Rechnung für Privatpersonen in KSeF – Praktischer Leitfaden 2026

Einführung

Ab 2026 wird Polens Nationales E-Rechnungssystem (KSeF) schrittweise verpflichtend: ab 1. Februar für große Steuerzahler (Umsatz über 200 Mio. PLN im Jahr 2024), ab 1. April für alle übrigen. Eine der häufigsten Fragen von Unternehmern lautet: Was ist mit Rechnungen an Privatpersonen (B2C)?

Nach geltendem Recht ist die Ausstellung von B2C-Rechnungen in KSeF freiwillig. Der Unternehmer kann eine Rechnung für eine Privatperson in KSeF ausstellen, muss es aber nicht.

Muss eine B2C-Rechnung in KSeF ausgestellt werden?

Nein – der Gesetzgeber hat solche Rechnungen von der Pflicht ausgenommen. Gemäß Art. 106ga Abs. 2 Nr. 4 des Umsatzsteuergesetzes gilt die Pflicht zur Ausstellung strukturierter Rechnungen in KSeF nicht für Rechnungen an natürliche Personen, die keine Geschäftstätigkeit ausüben.

Rechtsgrundlage: Art. 106ga Abs. 2 des Umsatzsteuergesetzes (geändert durch die Novelle 2025) stellt klar, dass die Dokumentation von Verkäufen an Nicht-Unternehmer von KSeF befreit ist. Das Finanzministerium bestätigt: Sowohl vor als auch nach dem 1. Februar 2026 ist die Ausstellung von B2C-Rechnungen in KSeF freiwillig.

Wer ist eine natürliche Person ohne Geschäftstätigkeit?

Einfach gesagt – ein Verbraucher. Eine Person, die kein Unternehmen betreibt. Nach dem Steuerrecht ist ein Steuerpflichtiger eine natürliche Person, die eine Geschäftstätigkeit ausübt. Wer dies nicht tut, ist ein Nicht-MwSt.-Steuerpflichtiger – ein typischer Privatkunde.

Beispiel: Ein Kunde, der Waren oder Dienstleistungen für den persönlichen Gebrauch kauft, nicht für ein Unternehmen.

Unternehmer kauft privat ein

Was, wenn der Vertragspartner formal ein Unternehmer ist (z. B. eigene Firma mit NIP), aber Waren oder Dienstleistungen für sich selbst ohne NIP kauft? In der Praxis wird ein solcher Kauf als B2C-Transaktion behandelt.

Auch in diesem Fall kann die Rechnung traditionell außerhalb von KSeF ausgestellt werden. Wie das Finanzministerium bestätigt: Die Ausstellung von Rechnungen an Personen mit Geschäftstätigkeit für deren privaten Gebrauch (also im Wesentlichen B2C) ist in KSeF freiwillig.

Wie stellt man eine Rechnung für eine Privatperson aus?

Option A – außerhalb von KSeF (Papier/PDF): Sie können die Rechnung wie bisher ausstellen – auf Papier oder elektronisch (PDF per E-Mail) ohne KSeF. Da B2C-Rechnungen vollständig von der KSeF-Pflicht ausgenommen sind, können Sie diese Methode ohne Betragseinschränkungen nutzen – das monatliche 10.000-PLN-Limit gilt nur für B2B-Rechnungen.

Option B – freiwillig in KSeF: Sie können die Rechnung auch freiwillig in KSeF ausstellen. Nach Erstellung erhalten Sie eine KSeF-Rechnungsnummer. Der Privatkunde hat kein eigenes KSeF-Konto (kein NIP) und kann sich nicht im System anmelden.

Um dem Verbraucher das Dokument zuzustellen, sollten Sie die KSeF-Rechnungsnummer mitteilen und anonymen Zugang ermöglichen. In der Praxis können Sie dem Kunden eine PDF-Visualisierung mit QR-Code senden, der die KSeF-Nummer enthält.

QR-Code und anonymer Zugang – wie funktioniert das?

Wenn Sie eine Rechnung in KSeF ausstellen (Option B), müssen Sie dem Verbraucher Zugang zum Dokument gewähren. Art. 106gb Abs. 6 des MwSt.-Gesetzes verlangt, dass der Verkäufer dem Käufer (wenn dieser kein aktiver MwSt.-Steuerpflichtiger ist) einen QR-Code mit Identifikationsdaten der Rechnung bereitstellt.

Der Verbraucher kann die Steuerzahler-Applikation (auf der MF-Website) im Modus anonymer Zugang nutzen – einfach die erhaltene Rechnungsnummer eingeben oder den QR-Code scannen. Kein Vertrauensprofil oder elektronische Signatur erforderlich.

Wenn der Käufer keinen Zugang zur Rechnung in KSeF benötigt, erlaubt der Gesetzgeber die Befreiung des Verkäufers von dieser Pflicht – eine gegenseitige Vereinbarung genügt.

10.000-PLN-Limit – Übergangserleichterung bis Ende 2026

Der Gesetzgeber hat eine Übergangsausnahme vorgesehen. Bis zum 31. Dezember 2026 müssen alle Steuerzahler (nicht nur Kleinstunternehmer) keine Rechnungen in KSeF ausstellen, wenn der monatliche Bruttoumsatz der KSeF-pflichtigen Rechnungen 10.000 PLN nicht übersteigt.

Achtung: Nach Überschreitung des Limits in einem beliebigen Monat wird die KSeF-Pflicht dauerhaft. Laut dem offiziellen FAQ des Finanzministeriums: Wenn der Steuerpflichtige im zweiten Monat das Limit überschreitet, muss er ab der überschreitenden Rechnung sowie alle folgenden Rechnungen in KSeF ausstellen. Die Nicht-Überschreitung im dritten Monat ist nicht mehr relevant. Es gibt kein Zurück.

Was zählt zum Limit? Nur Rechnungen, die verpflichtend in KSeF ausgestellt werden müssten. B2C-Rechnungen zählen nicht. Ebenso wenig Kassenrechnungen und Fiskalbelege mit NIP bis 450 PLN.

Beispiel: Wenn Sie in einem Monat B2B-Rechnungen über 8.000 PLN brutto und B2C-Rechnungen über 5.000 PLN ausgestellt haben, zählen nur 8.000 PLN zum Limit.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Sende ich dem Kunden eine PDF oder nutze ich KSeF? – Bei B2C-Rechnungen können Sie diese traditionell als PDF oder Ausdruck senden. Wenn Sie sich für KSeF entscheiden (freiwillig), können Sie dem Kunden eine PDF mit QR-Code und KSeF-Nummer bereitstellen.

Braucht eine Privatperson ein KSeF-Konto? – Nein. Eine natürliche Person ohne Geschäftstätigkeit hat kein KSeF-Konto. Sie empfängt Rechnungen über anonymen Zugang – per QR-Code oder KSeF-Nummer in der Steuerzahler-Applikation.

Was ist mit Fiskalbelegen mit NIP bis 450 PLN? – Bis 31.12.2026 gelten diese als vereinfachte Rechnungen und müssen nicht über KSeF ausgestellt werden. Ihr Wert zählt nicht zum 10.000-PLN-Limit.

Muss eine Mietrechnung an eine Privatperson über KSeF laufen? – Nein. Vermietung an eine Privatperson ist eine B2C-Transaktion. Die KSeF-Pflicht gilt nicht – unabhängig davon, ob die Leistung mehrwertsteuerpflichtig oder -befreit ist.

Zusammenfassung

B2C-Rechnungen unterliegen nicht der KSeF-Pflicht – Unternehmer können sie wie bisher (Papier/PDF) oder optional in KSeF ausstellen. Bei freiwilliger Nutzung von KSeF muss dem Kunden anonymer Zugang gewährt werden (QR-Code oder KSeF-Nummer).

Bis Ende 2026 können alle Steuerzahler B2B-Rechnungen außerhalb von KSeF ausstellen, solange der monatliche Bruttoumsatz 10.000 PLN nicht übersteigt. B2C-Rechnungen und Belege mit NIP bis 450 PLN werden nicht mitgezählt. Nach Überschreitung wird die KSeF-Pflicht dauerhaft.

Quellen: Offizielles KSeF-FAQ des Finanzministeriums (ksef.podatki.gov.pl), MF-Schulungsmaterialien, MwSt.-Gesetz – Art. 106ga Abs. 2, Art. 106gb Abs. 4 und 6, Art. 145m.