Як виставити рахунок для приватної особи в KSeF? Практичний посібник 2026

Вступ

З 2026 року Національна система е-рахунків Польщі (KSeF) стає обов'язковою поетапно: з 1 лютого для великих платників податків (продажі понад 200 млн злотих у 2024 р.), з 1 квітня для решти. Одне з найпоширеніших питань підприємців: що з рахунками для приватних осіб (B2C)?

Згідно з чинним законодавством, виставлення рахунків для споживачів у KSeF є добровільним. Підприємець може виставити рахунок для приватної особи в KSeF, але не зобов'язаний цього робити.

Чи потрібно виставляти рахунок B2C у KSeF?

Ні – законодавець виключив такі рахунки з обов'язку. Відповідно до ст. 106ga п. 2 пп. 4 Закону про ПДВ, обов'язок виставлення структурованих рахунків у KSeF не поширюється на рахунки, виставлені покупцю – фізичній особі, яка не провадить господарську діяльність.

Правова основа: ст. 106ga п. 2 Закону про ПДВ (зі змінами 2025 р.) чітко вказує, що документування продажів особам, які не провадять діяльність, звільнено від KSeF. Міністерство фінансів підтверджує: як до 1 лютого 2026 р., так і після цієї дати виставлення рахунків B2C у KSeF є добровільним.

Хто такий фізична особа, яка не провадить господарську діяльність?

Простіше кажучи – споживач. Особа, яка не веде бізнес. За податковим правом (ст. 15 п. 1 Закону про ПДВ) платником податку є фізична особа, яка провадить господарську діяльність. Той, хто цього не робить – не є платником ПДВ, тобто звичайний приватний клієнт.

Приклад: клієнт, який купує товар чи послугу для себе, а не для фірми.

Підприємець купує для приватних потреб

А якщо контрагент формально є підприємцем (має фірму та NIP), але купує товари чи послуги для себе без NIP? На практиці такий покупець вважається споживачем (B2C).

У цьому випадку рахунок також можна виставити традиційно, без KSeF. Як підтверджує Міністерство фінансів: виставлення рахунків фізичним особам-підприємцям на приватні покупки (тобто фактично B2C) є в KSeF добровільним.

Як виставити рахунок для приватної особи?

Варіант А – без KSeF (папір/PDF): Рахунок для фізичної особи можна виставити як і раніше – на папері або електронно (PDF на e-mail) без KSeF. Оскільки рахунки B2C повністю виключені з обов'язку KSeF, ви можете користуватися цим методом без обмежень за сумою – ліміт 10 000 злотих на місяць стосується лише рахунків B2B.

Варіант Б – добровільно в KSeF: Ви також можете добровільно виставити рахунок для споживача в KSeF. Після створення е-рахунку ви отримаєте номер KSeF. Приватний клієнт не має облікового запису KSeF (немає NIP) і не може увійти в систему.

Щоб доставити документ споживачу, потрібно: повідомити номер рахунку KSeF та забезпечити анонімний доступ. На практиці продавець може надіслати клієнту PDF-візуалізацію з QR-кодом, що містить номер KSeF.

QR-код та анонімний доступ – як це працює?

Якщо ви виставляєте рахунок у KSeF (варіант Б), ви повинні забезпечити споживачу доступ до документа. Ст. 106gb п. 6 Закону про ПДВ вимагає, щоб продавець надав покупцю (якщо він не є активним платником ПДВ) QR-код та дані для ідентифікації рахунку в KSeF.

Споживач може скористатися Додатком Платника Податків (на сайті МФ) у режимі анонімного доступу – достатньо ввести номер рахунку або відсканувати QR-код. Довірений профіль чи електронний підпис не потрібні.

Якщо покупець не потребує доступу до рахунку в KSeF, законодавець допускає звільнення продавця від цього обов'язку за взаємною домовленістю.

Ліміт 10 000 злотих – перехідне полегшення до кінця 2026 р.

Законодавець передбачив перехідний виняток. До 31 грудня 2026 р. всі платники податків (не лише мікропідприємці) не зобов'язані виставляти рахунки в KSeF, якщо загальна місячна сума продажів брутто за рахунками, що підлягають обов'язку KSeF, не перевищить 10 000 злотих.

Увага: після перевищення ліміту в будь-якому місяці обов'язок KSeF стає постійним. Як зазначає офіційне FAQ Міністерства фінансів: Якщо в другому місяці платник перевищить ліміт, він виставляє в KSeF рахунок, який перевищив ліміт, та всі наступні. Факт неперевищення ліміту в третьому місяці вже не має значення. Повернутися до виставлення поза KSeF неможливо.

Що враховується в ліміті? Лише рахунки, які обов'язково мали б бути виставлені в KSeF. Рахунки B2C не враховуються. Також не враховуються касові рахунки та фіскальні чеки з NIP до 450 злотих.

Приклад: якщо за місяць ви виставили рахунки B2B на 8 000 злотих брутто та B2C на 5 000 злотих, до ліміту зараховується лише 8 000 злотих.

Поширені запитання (FAQ)

Надсилати клієнту PDF чи через KSeF? – Якщо рахунок для приватної особи (B2C), можна надіслати традиційно як PDF або роздруківку. Реєструвати в KSeF не потрібно. Якщо вирішите виставити в KSeF (добровільно), можна надати клієнту PDF з QR-кодом та номером KSeF.

Чи потрібен приватній особі обліковий запис KSeF? – Ні. Фізична особа без діяльності не має облікового запису KSeF. Вона отримує рахунки через анонімний доступ – за QR-кодом або номером KSeF у Додатку Платника.

Що з фіскальними чеками з NIP до 450 злотих? – До 31.12.2026 р. вони вважаються спрощеними рахунками і не потребують KSeF. Їх вартість не враховується в ліміті 10 000 злотих.

Чи потрібно виставляти рахунок за оренду приватній особі через KSeF? – Ні. Оренда для приватної особи – це операція B2C. Обов'язок KSeF не поширюється на рахунки для фізичних осіб, які не провадять діяльність – незалежно від того, чи послуга оподатковується ПДВ.

Підсумок

Рахунки B2C не підлягають обов'язку KSeF – підприємець може виставляти їх як раніше (папір/PDF) або за бажанням у KSeF. При добровільному виставленні в KSeF потрібно забезпечити клієнту анонімний доступ (через QR-код або номер рахунку KSeF).

До кінця 2026 р. всі платники можуть виставляти рахунки B2B поза KSeF, якщо місячний оборот брутто не перевищує 10 000 злотих. Рахунки B2C та чеки з NIP до 450 злотих не враховуються. Після перевищення ліміту обов'язок KSeF стає постійним.

Джерела: офіційне FAQ KSeF Міністерства фінансів (ksef.podatki.gov.pl), навчальні матеріали МФ, Закон про ПДВ – ст. 106ga п. 2, ст. 106gb п. 4 і 6, ст. 145m.