KSeFGPT: імпорт, експорт, аналітика та AI для KSeF - все в одному застосунку

Що таке KSeFGPT? Більше ніж просто інтерфейс до KSeF

Більшість компаній після впровадження KSeF роблять одне й те саме: відкривають портал міністерства, завантажують XML, відкривають Excel, вручну передруковують дані. Потім повторюють це для кожного рахунку. KSeF мав спрощувати - натомість він став ще одним кроком у ручному процесі.

KSeFGPT був створений як відповідь на цю проблему. Це застосунок, який підключається безпосередньо до API KSeF - імпортує отримані та виставлені рахунки, експортує дані у вибраних форматах, генерує звіти та відповідає на запитання про ваш бізнес звичайною мовою. Без копіювання, без Excel, без ручних зведень.

Важливо: KSeFGPT є повністю багатомовним. Інтерфейс доступний польською, англійською, німецькою та українською мовами - що робить його корисним як для польських компаній з іноземними контрагентами, так і для іноземних підприємців, які управляють польськими юридичними особами.

Імпорт та експорт рахунків - пряме підключення до API KSeF

Основою KSeFGPT є пряма інтеграція з API Національної системи електронних рахунків. Авторизація здійснюється за допомогою токена або кваліфікованого сертифіката - так само, як при прямому доступі до KSeF, але без необхідності користуватися порталом міністерства.

Імпорт рахунків означає завантаження всіх отриманих рахунків (виставлених контрагентами на вашу компанію) та виставлених рахунків (вашою компанією) за будь-який діапазон дат. Рахунки автоматично парсяться з формату XML FA(3), нормалізуються та зберігаються у зрозумілій структурі - з повними даними продавця/покупця, позиціями, сумами ПДВ та номером KSeF.

Експорт працює в зворотному напрямку: ви можете надсилати рахунки до KSeF безпосередньо з KSeFGPT - поодиноко або масово. Модуль масового імпорту обробляє сотні документів за одну сесію: валідація перед надсиланням, черга, моніторинг статусу та підсумковий звіт з результатом для кожного документа.

Модуль Рахунки - повний контроль над документами

Модуль Рахунки є центральним вузлом для управління документами в KSeFGPT. Він відображає повний список рахунків, отриманих з KSeF - як отриманих, так і виставлених - з можливістю фільтрації за датою, контрагентом, сумою, статусом і номером KSeF.

Кожен рахунок доступний у трьох режимах перегляду: детальний перегляд даних (продавець, покупець, позиції, ставки ПДВ, суми нетто/брутто), вихідний XML FA(3) для перегляду або завантаження, а також згенерований PDF для друку та архівування. Не потрібно перемикатися між різними інструментами - все в одному місці. Для виставлених рахунків також доступне УПО (Urzędowe Poświadczenie Odbioru - Офіційне підтвердження отримання): юридичний доказ того, що KSeF прийняв документ, що є критично важливим для податкових і доказових цілей.

Модуль також підтримує масовий імпорт файлів - ви можете завантажити пакети XML або PDF. Конвертація PDF у XML ґрунтується на OCR і моделі AI, яка відображає розпізнані поля на структуру схеми FA(3). Це найбільш технічно вимогливий етап всього процесу - якість конвертації залежить від читабельності вихідного документа. Після конвертації кожен XML проходить валідацію перед надсиланням до KSeF. Кожна сесія імпорту генерує звіт: успішно надіслано, відхилено з кодом помилки, очікує - з конкретною причиною для кожної помилки.

Модуль Контрагенти - база компаній з історією транзакцій

Модуль Контрагенти агрегує всі компанії, з якими ваша компанія обмінювалась рахунками через KSeF. Кожен контрагент має свій профіль: NIP (ідентифікаційний номер платника), назва компанії, адреса та повна історія рахунків - як виставлених на нього, так і отриманих від нього.

Дані контрагентів синхронізуються автоматично при кожному імпорті з KSeF. Вам не потрібно вручну вести базу даних - кожна нова компанія з'являється автоматично. Це особливо корисно для бухгалтерських офісів, що обслуговують кількох клієнтів, та для компаній з великою ротацією постачальників.

З профілю контрагента ви можете одним кліком перейти безпосередньо до модуля Чат - наприклад: 'Скільки ми витратили у цього постачальника в Q1 2026?' або 'Покажи всі рахунки від цієї компанії з простроченою оплатою'. Контекст контрагента автоматично переноситься до розмови.

Модуль Чат - AI, яка розуміє ваші рахунки і ваш бізнес

Модуль Чат є найбільш просунутою частиною KSeFGPT. Це не чат-бот загального призначення - це AI-агент з доступом до всіх ваших рахунків, завантажених з KSeF, який відповідає на запитання в контексті реальних даних вашої компанії.

Ви можете запитувати про конкретні рахунки: 'Знайди рахунок від ABC Sp. z o.o. за березень за IT-послуги' - агент шукає в базі даних і повертає точний документ. Але ви також можете ставити аналітичні запитання: 'Яким був наш чистий дохід у Q1 2026?', 'Порівняй витрати на зовнішні послуги у 2025 та 2026 роках'. Слід зазначити, що у схемі FA(3) вузол Platnosc з полем терміну оплати (TerminPlatnosci) є необов'язковим - запитання щодо термінів оплати працюють для рахунків, у яких виставник заповнив ці дані.

Найбільш просунута функція - інтелектуальне зв'язування фактів. AI аналізує закономірності у ваших даних та відповідає на бізнес-запитання, які зазвичай вимагали б годин аналітичної роботи: 'Які контрагенти генерують найбільший дохід?', 'Яка структура нашої клієнтської бази - у яких галузях працюють компанії, яким ми виставляємо рахунки?', 'Які категорії послуг зростають рік за роком?'. Система зв'язує дані з сотень рахунків, виявляє закономірності і представляє висновки у зрозумілому форматі.

Чат також підтримує багатокрокові контекстні запитання: ви можете почати із запитання про конкретну компанію, а потім уточнити: 'А скільки з цих рахунків уже оплачено?'. Агент зберігає повний контекст розмови між запитаннями.

Аналітика та інтеграції із зовнішніми інструментами

Дані в KSeF - це сире золото, але тільки якщо ви можете їх обробити. KSeFGPT пропонує вбудований аналітичний модуль з візуалізаціями: дохід у часі, розбивка контрагентів, структура ПДВ, порівняння періодів. Графіки генеруються автоматично на основі імпортованих рахунків.

Інтеграції дозволяють експортувати дані до зовнішніх інструментів: Google Sheets, Excel, формати CSV, сумісні з популярними бухгалтерськими системами. Автоматизації (доступні в плані Pro) дозволяють налаштувати циклічний імпорт з KSeF - система автоматично отримує нові рахунки щогодини або щодня та повідомляє про нові документи.

Для компаній, що використовують ERP-системи або власні інструменти, доступний API KSeFGPT - для інтеграції з власними процесами без ручного використання інтерфейсу. Це напрямок для бухгалтерських фірм і більших організацій, що управляють десятками суб'єктів.

Доступний польською, англійською, німецькою та українською

KSeF є обов'язковою системою в Польщі, але рахунки, що в ній зберігаються, стосуються транзакцій з контрагентами з усієї Європи. Компанії з Німеччини, України та інших країн, що ведуть діяльність у Польщі або співпрацюють з польськими юридичними особами, повинні розуміти систему електронних рахунків - і саме для них призначений KSeFGPT їхньою рідною мовою.

Українська версія відповідає на потреби зростаючої присутності українських підприємців у Польщі, які ведуть бізнес та зобов'язані використовувати KSeF. Англійський інтерфейс призначений для компаній з англомовних ринків і міжнародних корпорацій, що управляють польськими дочірніми підприємствами. Німецька версія відповідає потребам численно представлених у Польщі компаній з DACH - Німеччини, Австрії та Швейцарії.

Зміна мови інтерфейсу не вимагає окремого облікового запису - просто перемкніть мову в меню, і весь застосунок, включно з повідомленнями про помилки, мітками та довідковими матеріалами, відображатиметься вибраною мовою. Дані рахунків і AI-асистент працюють однаково незалежно від вибраної мови інтерфейсу.

Для кого призначений KSeFGPT?

Для власників бізнесу та бухгалтерів, які хочуть мати чітку фінансову картину без годин ручної обробки рахунків. Замість експорту XML з міністерства та імпорту до Excel - ви ставите запитання і отримуєте відповідь.

Для бухгалтерських офісів, що обслуговують кількох клієнтів одночасно - модуль контрагентів і масовий імпорт дозволяють управляти десятками суб'єктів в одному інструменті, без перемикання між панелями KSeF кожного з клієнтів.

Для іноземних компаній з польською дочірньою компанією - англійська, німецька та українська версії дозволяють іноземному фінансовому директору або власнику самостійно переглядати рахунки польської юридичної особи без мовного бар'єру.

Безкоштовний план KSeFGPT дозволяє розпочати без кредитної картки. Імпорт перших рахунків, перегляд у модулі Рахунки та базові запитання до Чату доступні одразу після створення облікового запису.