Що робити, якщо в KSeF з'явився рахунок за не наші покупки?

Рахунок, який видно в KSeF на ваш польський NIP, ще не означає, що його треба автоматично обліковувати, приймати або відраховувати з нього VAT. Спочатку потрібно з'ясувати, чи це реальна покупка компанії, покупка працівника, помилка продавця, бізнес-спір або підозра на шахрайство.

Найбезпечніша реакція - позначити рахунок як такий, що потребує з'ясування, призупинити облік і відрахування VAT, перевірити продавця, суму, дату, номер KSeF та внутрішні замовлення.

З 24 квітня 2026 року Міністерство фінансів надає функцію повідомлення про scam-рахунки в Aplikacja Podatnika KSeF 2.0.

Вхідні рахунки в KSeF видимі для суб'єкта, який у рахунку вказаний як покупець, тобто Podmiot2. Якщо продавець ввів ваш NIP, документ може з'явитися у списку навіть тоді, коли ніхто в компанії не знає такої покупки.

Це не завжди шахрайство. Причиною може бути покупка працівника, помилковий вибір контрагента продавцем, помилка в NIP, покупка організаційної одиниці або замовлення, яке ще не дійшло до бухгалтерії.

Перший крок - не обліковувати і не видаляти, а класифікувати проблему та зберегти слід перевірки.

Офіційний посібник KSeF 2.0 прямо вказує, що система не має функції затвердження або відхилення рахунків після отримання їх покупцем. KSeF служить для виставлення, отримання і доступу до рахунків, а не для вирішення спорів між сторонами.

Якщо рахунок виставлено неправильному покупцю, пояснення відбувається поза KSeF. У системі пізніше може бути видно результат, наприклад корекцію до нуля і новий рахунок для правильного суб'єкта.

Приховування рахунку має лише організаційне значення. Воно не замінює контакту з продавцем, корекції, бухгалтерського рішення або повідомлення про зловживання.

Почніть з даних у списку вхідних рахунків: продавець, номер KSeF, номер рахунку, дата виставлення, дата запису в KSeF, дата отримання, суми netto, brutto і VAT, а також режим відправлення.

Порівняйте ці дані з внутрішніми джерелами: замовленнями, договорами, листуванням, корпоративними картками, звітами витрат, підтвердженнями отримання і погодженнями.

KSeF надає документ, але компанія повинна підтвердити економічний сенс покупки.

Якщо продавець відомий і ситуація схожа на помилку, спочатку зв'яжіться з ним. Подайте номер KSeF, номер рахунку, дату, суму і короткий опис: рахунок з'явився на наш NIP, але ми не підтверджуємо таку покупку.

Якщо продавець підтвердить помилку, узгодьте з бухгалтерією шлях корекції. У випадку неправильного покупця може знадобитися корекція до нуля і новий рахунок для правильного суб'єкта.

Повідомлення про зловживання використовуйте тоді, коли після перевірки залишається підозра шахрайства або зловживання.

Рахунок, який потребує пояснення, не повинен потрапляти до відрахування VAT або витрат лише тому, що він з'явився в KSeF. Спочатку треба підтвердити, що покупка була реальною і пов'язаною з діяльністю компанії.

Міністерство фінансів пояснює, що право на відрахування VAT залежить від загальних матеріальних умов і відсутності негативних умов. Одним із негативних прикладів є рахунок, що документує операцію, якої не було.

Зберігайте листування, корекції або підтвердження повідомлення. Для великих сум, повторюваних схем або підозри шахрайства варто проконсультуватися з податковим консультантом.

KSeF змінює обіг вхідних рахунків, бо документи можуть з'являтися в системі без email, паперу або окремого повідомлення від продавця. Варто мати робочі статуси: новий рахунок, потребує пояснення, підтверджений, очікує корекції, повідомлено як зловживання, не обліковувати.

Це важливо, бо KSeF не надсилає автоматичних системних повідомлень про кожен новий рахунок. Програмне забезпечення платника має опитувати KSeF щодо доступних рахунків.

У KSeFGPT такий процес можна будувати на списках рахунків, фільтрах, перевірці контрагентів і швидкому відокремленні спірних документів від готових до обліку.

Якщо чужий рахунок виявився помилкою продавця, прочитайте Коригувальний рахунок у KSeF. Для дат і моменту отримання документа корисний матеріал Строк оплати рахунку KSeF.

Якщо проблема стосується статусів, номерів KSeF і підтвердження прийняття документів, дивіться UPO в KSeF.