Was tun, wenn in KSeF eine Rechnung für nicht eigene Einkäufe erscheint?

Eine Rechnung, die in KSeF unter Ihrer polnischen NIP sichtbar ist, bedeutet nicht, dass Sie sie automatisch buchen, akzeptieren oder die Vorsteuer abziehen sollten. Zuerst muss geklärt werden, ob sie einen echten Unternehmenskauf, einen Mitarbeitereinkauf, einen Fehler des Verkäufers, einen Streitfall oder einen Betrugsverdacht betrifft.

Die sicherste Reaktion ist ein Status zur Klärung, das Zurückhalten von Buchung und Vorsteuerabzug sowie die Prüfung von Verkäufer, Betrag, Datum, KSeF-Nummer und internen Bestellungen.

Seit dem 24. April 2026 stellt das Finanzministerium in der KSeF 2.0-Steuerzahleranwendung eine Funktion zur Meldung von Scam-Rechnungen bereit.

Eingangsrechnungen in KSeF sind für den Rechtsträger sichtbar, der auf der Rechnung als Käufer, also Podmiot2, angegeben ist. Wenn der Verkäufer Ihre NIP einträgt, kann die Rechnung in Ihrer Liste erscheinen, obwohl niemand im Unternehmen den Einkauf kennt.

Nicht jeder Fall ist Betrug. Möglich sind ein Mitarbeitereinkauf, eine falsche Auswahl im System des Verkäufers, ein NIP-Fehler, ein Einkauf einer Organisationseinheit oder eine Bestellung, die noch nicht in der Buchhaltung angekommen ist.

Der erste Schritt lautet daher nicht buchen oder löschen, sondern einordnen und dokumentieren.

Das offizielle KSeF 2.0-Handbuch ist eindeutig: KSeF bietet keine Annahme oder Ablehnung empfangener Rechnungen durch den Käufer. Das System dient dem Ausstellen, Empfangen und Abrufen von Rechnungen, nicht der Streitbeilegung.

Wurde eine Rechnung auf den falschen Käufer ausgestellt, findet die Klärung außerhalb von KSeF statt. In KSeF wird später etwa eine Korrektur auf null und eine neue Rechnung an den richtigen Käufer sichtbar.

Das Ausblenden einer Rechnung ist nur eine Ordnungsfunktion. Es ersetzt nicht den Kontakt mit dem Verkäufer, die Korrektur, die Buchungsentscheidung oder eine Missbrauchsmeldung.

Beginnen Sie mit den Daten aus der Liste der Eingangsrechnungen: Verkäufer, KSeF-Nummer, Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum, Speicherdatum in KSeF, Empfangsdatum, Netto-, Brutto- und VAT-Beträge sowie Versandmodus.

Vergleichen Sie diese Daten mit internen Quellen: Bestellungen, Verträgen, E-Mails, Firmenkarten, Spesenberichten, Liefernachweisen und Freigaben.

KSeF liefert das Dokument. Das Unternehmen muss jedoch den wirtschaftlichen Hintergrund des Einkaufs bestätigen.

Ist der Verkäufer bekannt und sieht der Fall nach einem Fehler aus, kontaktieren Sie ihn zuerst. Nennen Sie KSeF-Nummer, Rechnungsnummer, Datum, Betrag und den Hinweis, dass Ihr Unternehmen diesen Einkauf nicht bestätigt.

Bestätigt der Verkäufer den Fehler, stimmen Sie den Korrekturweg mit der Buchhaltung ab. Bei falschem Käufer kann eine Korrektur auf null und eine neue Rechnung an den richtigen Käufer erforderlich sein.

Nutzen Sie die Missbrauchsmeldung, wenn nach der Prüfung ein Verdacht auf Betrug oder Missbrauch bleibt.

Eine Rechnung zur Klärung sollte nicht allein deshalb in den Vorsteuerabzug oder in Kosten eingehen, weil sie in KSeF sichtbar ist. Zuerst muss bestätigt werden, dass der Einkauf real war und mit der Tätigkeit des Unternehmens zusammenhing.

Das Finanzministerium erklärt, dass das Recht auf VAT-Abzug von den allgemeinen materiellen Voraussetzungen und dem Fehlen negativer Voraussetzungen abhängt. Ein negatives Beispiel ist eine Rechnung über eine Transaktion, die nicht stattgefunden hat.

Bewahren Sie Korrespondenz, Korrekturen oder Meldebestätigungen auf. Bei hohen Beträgen oder wiederholten Mustern sollte ein Steuerberater eingebunden werden.

KSeF verändert die Eingangsrechnungsverarbeitung, weil Dokumente ohne E-Mail, Papier oder separate Nachricht des Verkäufers im System erscheinen können. Arbeiten Sie mit Statuswerten wie neue Rechnung, in Klärung, bestätigt, wartet auf Korrektur, als Missbrauch gemeldet, nicht buchen.

Das ist wichtig, weil KSeF keine automatischen Systembenachrichtigungen über jede neue Rechnung sendet. Die Software des Steuerpflichtigen sollte KSeF regelmäßig abfragen.

KSeFGPT unterstützt diese Arbeit über Rechnungslisten, Filter, Geschäftspartnerprüfung und schnelle Trennung unklarer Fälle von buchungsreifen Rechnungen.

Wenn die fremde Rechnung ein Fehler des Verkäufers war, lesen Sie Korrekturrechnung in KSeF. Für Empfangsdatum und Zahlungsfristen hilft Zahlungsfrist einer KSeF-Rechnung.

Für Status, KSeF-Nummern und Annahmebestätigungen lesen Sie UPO in KSeF.