Коригувальний рахунок-фактура в KSeF - як створити і надіслати корекцію

Рахунок-фактуру, прийнятий KSeF, не виправляють редагуванням або повторним надсиланням того самого документа. Після присвоєння номера KSeF правильний шлях - коригувальний рахунок-фактура у структурі FA(3), пов'язаний з первинним документом номером рахунку, датою виставлення і, якщо первинний документ був у KSeF, його номером KSeF.

У KSeFGPT корекцію можна підготувати вручну, через вибір контрагента, з XML-файлу рахунку або зі списку рахунків, отриманих з KSeF. Можна зробити корекцію до нуля або вручну змінити позиції та суми.

З 1 лютого 2026 року коригувальні ноти не використовуються в KSeF як спосіб виправлення рахунків. Для помилки в е-рахунку підготуйте коригувальний рахунок, провалідуйте XML FA(3), надішліть до KSeF і завантажте UPO.

Коригувальний рахунок-фактура в KSeF - це новий структурований XML FA(3), який посилається на первинний рахунок і змінює його дані. Його виставляють, коли після надсилання до KSeF потрібно виправити суму, ставку ПДВ, дані контрагента, опис позиції, знижку, повернення або скасування продажу.

Головне правило: первинний рахунок у KSeF не редагується. Якщо він має номер KSeF і UPO, він залишається в системі. Корекція є окремим документом з власним номером, датою, UPO і номером KSeF після прийняття.

Корекцію виставляють щоразу, коли після виставлення рахунку потрібно змінити податково або бізнесово значущі дані: повернення товару, післяпродажна знижка, помилка в ціні, зміна кількості, неправильна ставка ПДВ, помилка в даних покупця або скасування транзакції.

У KSeF первинний рахунок зберігається постійно. Номер KSeF і UPO підтверджують прийняття, тому корекція не видаляє історію, а створює наступний документ із описом зміни.

Ні. Якщо XML був відхилений KSeF, документ не був прийнятий і не отримав номера KSeF. У такому випадку немає що коригувати в обігу KSeF. Файл потрібно виправити, пройти валідацію і надіслати знову як первинний рахунок.

Корекція потрібна лише тоді, коли первинний рахунок уже прийнятий KSeF.

Неправильний NIP покупця є чутливим випадком, бо ідентифікує сторону транзакції. Якщо рахунок прийнято з даними неправильного контрагента, практичний шлях часто полягає в обнуленні документа для неправильного покупця і виставленні нового первинного рахунку правильному контрагенту.

У KSeFGPT це можна зробити без переписування всього рахунку: спочатку корекція до нуля, потім новий рахунок із правильним контрагентом із довідника.

Коригувальний рахунок у FA(3) має містити дані корекції та посилання на виправлений рахунок: номер первинного рахунку, дату виставлення, причину корекції і, якщо рахунок був у KSeF, номер KSeF виправленого документа.

Якщо система вже знає первинний рахунок, ці поля не варто вводити вручну. Найзручніше починати корекцію зі списку KSeF або з імпортованого XML.

Найкоротший шлях починається з рахунку, який уже видно в KSeFGPT. Застосунок отримує рахунки з KSeF, тому користувач може почати з конкретного документа без ручного пошуку номера KSeF.

Виберіть рахунок, запустіть створення корекції, оберіть корекцію до нуля або ручне редагування позицій, введіть причину, перевірте суми, провалідуйте документ і тільки потім надішліть до KSeF. Після прийняття завантажте UPO.

Корекція з XML корисна, коли первинний рахунок є файлом FA(3), але ви не хочете переносити дані у форму вручну.

KSeFGPT читає продавця, покупця, номер рахунку, дату, номер KSeF, позиції, суми, валюту і дані оплати, а потім створює проєкт корекції.

Не кожна корекція має починатися зі списку KSeF або XML. У KSeFGPT можна створити корекцію вручну, вибравши контрагента з бази.

Вибір контрагента зменшує кількість помилок, бо застосунок підставляє назву, NIP, адресу та інші збережені дані.

Корекція до нуля означає, що коригувальний рахунок нейтралізує значення первинного рахунку. Її використовують при скасуванні транзакції, повному поверненні або повному відкликанні економічного ефекту.

Це не видалення рахунку. Первинний документ залишається в KSeF, а корекція показує, що його наслідки виправлено.

Ручне редагування позицій краще, коли первинний рахунок загалом правильний, але змінилася кількість, ціна, знижка, ставка ПДВ, опис, строк оплати або додаткові дані.

У KSeFGPT можна змінити позиції, застосунок перерахує нетто, ПДВ і брутто, а перед надсиланням виконується валідація.

Зведена корекція корисна, коли одна зміна стосується багатьох первинних рахунків, наприклад періодичної знижки для контрагента. Документи мають бути однозначно вказані номерами, датами і номерами KSeF.

Якщо кожен рахунок має іншу причину або іншу зміну, окремі корекції зазвичай зрозуміліші.

Перед надсиланням корекція має пройти ту саму перевірку якості, що й звичайний рахунок: відповідність FA(3), повні дані, правильні NIP, формати дат, узгодженість сум, правильні ставки ПДВ і коректне посилання на виправлений рахунок.

Після надсилання відстежуйте статус. Операційно корекція завершена лише після прийняття KSeF, номера KSeF і доступного UPO.

Для бухгалтерського бюро корекції особливо чутливі, бо стосуються документів клієнтів, контрагентів і часто вже закритих періодів. Найкращий процес починається з джерельних даних: списку KSeF або XML.

KSeFGPT об'єднує отримання рахунку, підготовку корекції, перевірку, валідацію, надсилання, UPO і архівацію в одному workflow.

Найдорожчі помилки зазвичай виникають через поспіх: повторне надсилання первинного рахунку або корекція без повного посилання на виправлений документ.

Корекцію до нуля не варто використовувати автоматично для кожної помилки. Якщо змінилася одна позиція, точкова корекція позиції зрозуміліша.

Корекції є частиною ширшого процесу роботи з рахунками в KSeFGPT: ручне виставлення, контрагенти, імпорт CSV/PDF/XML, надсилання до KSeF, UPO, вхідні й вихідні рахунки та AI-аналіз.

Для окремих завдань доступні безкоштовні інструменти: конвертер PDF у KSeF XML і валідатор XML KSeF.

KSeF змінює роботу з рахунками. Прийнятий системою рахунок уже не є файлом, який можна просто перезаписати, а подією з номером, історією і підтвердженням UPO.

Добрий застосунок має вести користувача через процес: знайти первинний рахунок, вибрати тип корекції, обґрунтувати її, змінити позиції, провалідувати, надіслати і заархівувати UPO.

Щоб упорядкувати процес корекцій, почніть із трьох правил: не надсилайте первинний рахунок повторно, завжди пов'язуйте корекцію з правильним номером KSeF і не використовуйте корекцію до нуля там, де достатньо змінити одну позицію.

Потім протестуйте процес у безпечному середовищі: виберіть рахунок, підготуйте корекцію до нуля, вручну виправте одну позицію, перевірте валідацію і місце зберігання UPO.