Рахунок KSeF англійською, німецькою та українською

KSeF працює зі структурованим рахунком-фактурою, тобто з даними у форматі XML FA(3). Контрагент часто не хоче аналізувати XML або польську візуалізацію документа, а потребує читабельного PDF мовою, яку використовує у своєму закупівельному процесі.

У KSeFGPT вхідний або вихідний рахунок можна завантажити як інформаційну візуалізацію польською, англійською, німецькою або українською. Це спрощує комунікацію, особливо якщо отримувач з Німеччини, працює англійською або має українську фінансову команду.

Перекладена версія не є новим рахунком, не змінює XML, надісланий до KSeF, і не замінює UPO. Це практичний комунікаційний шар: джерелом істини залишаються дані FA(3), номер KSeF і підтвердження прийняття документа.

Найбезпечніше розділяти три поняття: структурований рахунок, візуалізація і перекладена візуалізація. Структурований рахунок - це документ, виставлений із використанням KSeF і записаний у XML відповідно до логічної структури FA(3). Саме цей файл містить дані, які система може прийняти, перевірити і зберігати.

Візуалізація або PDF - це читабельне представлення цих даних для людини. Завдяки їй бухгалтерія, відділ закупівель або контрагент бачать номер рахунку, сторони операції, позиції, суми і строки без відкриття XML.

Перекладена візуалізація додає ще один шар: етикетки і опис документа показуються мовою контрагента. На практиці документ може бути зрозумілішим англійською, німецькою або українською, але все одно стосується того самого джерельного рахунку в KSeF.

Перекладена версія рахунку має найбільший сенс тоді, коли проблемою є не саме виставлення документа, а комунікація після нього. Польська компанія може правильно виставити рахунок у KSeF, але іноземному контрагенту все одно потрібно зрозуміти, про що документ, який строк оплати і як розпізнати сторони операції.

Німецька версія допомагає у співпраці з компаніями з Німеччини, Австрії або Швейцарії, де відділ закупівель природно працює з термінами Rechnung, Käufer, Verkäufer і Zahlungsfrist. Англійська версія працює як універсальна мова для компаній поза Польщею. Українська версія практична для фінансових команд, операційних працівників і контрагентів, які швидше перевірять документ українською.

Це не вирішує правил VAT, WDT, експорту послуг або місця постачання. Такі питання й надалі має окремо оцінювати бухгалтерія. Перекладений рахунок допомагає отримувачу прочитати документ, але не приймає податкового рішення за виставника.

Процес має бути простим: користувач працює з тим самим рахунком у модулі Фактури, але під час завантаження PDF вибирає мову, якою документ має бути зрозумілий отримувачу. Не потрібно створювати другий рахунок або вручну переписувати дані в окремий шаблон.

Відкрийте модуль Фактури з лівого головного меню. Потім відкрийте Вхідні або Вихідні, залежно від того, де знаходиться документ. Біля вибраного рахунку натисніть випадаючий список поруч із кнопкою PDF і виберіть мову: польську, англійську, німецьку або українську. Після завантаження надішліть файл як інформаційну копію документа, що обслуговується в KSeF.

Повідомлення до контрагента має чітко вказувати, що вкладення є читабельною версією рахунку, а не окремим документом, виставленим поза KSeF. Це важливо особливо тоді, коли контрагент архівує PDF у своєму процесі, а бухгалтерія виставника спирається на XML, номер KSeF і UPO. Номер KSeF ідентифікує прийнятий рахунок і не є елементом XML, що надсилається, а UPO підтверджує прийняття документа системою.

Коротке правильне повідомлення робить дві речі: передає файл і одразу пояснює його значення. Контрагент має розуміти, що отримує читабельну версію рахунку, виставленого в KSeF, підготовлену для зручної роботи його мовою.

Польською: W załączniku przesyłamy informacyjną wizualizację faktury wystawionej w KSeF. Wersja językowa ma ułatwić odczyt dokumentu. Dane źródłowe faktury pozostają w KSeF.

Англійською: Please find attached an informational visualization of the invoice issued in KSeF. The language version is provided to make the document easier to read. The source invoice data remains in KSeF.

Німецькою: Im Anhang senden wir Ihnen eine informative Visualisierung der in KSeF ausgestellten Rechnung. Die Sprachversion dient der besseren Lesbarkeit. Die Quelldaten der Rechnung bleiben in KSeF.

Українською: У вкладенні надсилаємо інформаційну візуалізацію рахунку-фактури, виставленого в KSeF. Мовна версія підготовлена для зручнішого читання документа. Джерельні дані рахунку залишаються в KSeF.

Перша помилка - трактувати PDF англійською або німецькою як окремий рахунок. Якщо документ є візуалізацією даних з KSeF, він не повинен отримувати новий номер, нову дату виставлення або інший обіг, який натякає на повторне виставлення.

Друга помилка - вручну створювати іншомовний документ у текстовому редакторі. Тоді легко помилитися в сумі, NIP, строку оплати або номері рахунку. Кращий процес - завантажити мовну версію з того самого джерела, з якого компанія обслуговує рахунок.

Третя помилка - надсилати файл без контексту. Якщо контрагент отримує лише вкладення, він може не знати, чи це новий рахунок, переклад, нота, дублікат або допоміжний матеріал. Одного речення в листі зазвичай достатньо, щоб уникнути такого непорозуміння.

Іноземні рахунки мають два незалежні рівні. Перший - податковий і дані: країна контрагента, податковий ідентифікатор, валюта, ставка VAT, reverse charge, WDT, експорт послуг або інший сценарій розрахунку. Другий - комунікаційний: чи розуміє контрагент документ, який отримав після виставлення.

Перекладена візуалізація переважно вирішує другу проблему. Вона не каже, чи операція має містити польський VAT, чи є послугою для платника з ЄС, або чи потребує додаткової примітки. Натомість вона допомагає фінансовій команді контрагента швидше прочитати рахунок і обробити платіж.

Тому цю статтю варто читати разом із матеріалами про структуру документа і надсилання. Щоб впорядкувати основи, почніть з XML і формат FA(3) у KSeF, потім перегляньте Надсилання рахунків до KSeF. Різницю між PDF і структурованим рахунком пояснює також Чи можна надіслати PDF до KSeF?. Для роботи з обігом документів корисний текст KSeFGPT - застосунок для імпорту, експорту та AI-аналітики рахунків.

Найбільша цінність перекладеної візуалізації не в тому, що вона замінює KSeF. Вона усуває дуже практичне тертя у відносинах з контрагентом: отримувач швидше розуміє, за що має заплатити, які дані є на документі і який строк оплати потрібно обробити.

У комунікації з іноземними компаніями це має значення. Якщо документ формально правильний, але потрапляє до людини, яка не знає польської, процес може зупинитися на простому питанні про значення етикеток. Мовна версія скорочує цей етап без створення другого документа.

Саме тому в статті послідовно використовується визначення інформаційна версія. Добра практика - зберегти формальний порядок у KSeF і водночас дати контрагенту файл, який він реально може прочитати.

Чи може рахунок-фактура з KSeF бути англійською? - Структурований рахунок-фактура в KSeF залишається файлом XML FA(3), але в KSeFGPT можна завантажити інформаційну візуалізацію рахунку англійською. Це стосується вхідних і вихідних рахунків. Така версія допомагає контрагенту зрозуміти документ, але не змінює дані, надіслані до KSeF.

Чи замінює перекладений PDF рахунку XML FA(3)? - Ні. Джерелом даних рахунку в KSeF є XML FA(3), а прийняття документа підтверджують номер KSeF і UPO. Перекладений PDF або візуалізація є читабельною інформаційною копією для людини.

Чи можу я надіслати контрагенту рахунок німецькою? - Так, можна передати контрагенту інформаційну версію рахунку німецькою, якщо цю мову вибрано під час завантаження документа в KSeFGPT. У повідомленні варто чітко написати, що вкладення є візуалізацією рахунку, виставленого в KSeF.

Чи підтримує KSeFGPT українську мову для рахунків? - Так. KSeFGPT підтримує завантаження інформаційної версії рахунку українською, а також польською, англійською та німецькою. У публічних URL сайту використовується locale `uk`, хоча в бекенд-інтеграціях українська мова може мапитися як `ua`.

Чи змінює переклад рахунку дані в KSeF? - Ні. Переклад стосується способу показу документа контрагенту. Дані рахунку, номер KSeF, UPO і структура XML FA(3) залишаються без змін.

Якщо хочете зрозуміти, чому перекладений PDF не замінює джерельні дані, прочитайте XML і формат FA(3) у KSeF. Цей матеріал показує різницю між структурою даних і візуалізацією документа.

Якщо у вашому процесі важливе підтвердження прийняття рахунку, перейдіть до тексту UPO в KSeF. Для повного процесу виставлення і передання рахунку корисне також Надсилання рахунків до KSeF.

Ширший контекст продукту, включно з імпортом, експортом і роботою з рахунками, є в статті KSeFGPT - застосунок для імпорту, експорту та AI-аналітики рахунків.