KSeF und JPK: Wie das Rechnungssystem mit der JPK-Strukturfamilie zusammenwirkt

JPK ist eine Familie von XML-Strukturen mit drei Gruppen: die regelmäßig übermittelte JPK_VAT mit Erklärung, verpflichtende jährliche JPK_PD-Dateien für Ertragsteuern sowie sieben Strukturen, die auf Anforderung übermittelt werden. JPK_PD wird stufenweise eingeführt und betrifft nicht alle Steuerpflichtigen im selben Jahr.

KSeF ersetzt JPK_VAT nicht. KSeF speichert und verarbeitet einzelne strukturierte Rechnungen, während JPK_V7 für einen bestimmten Zeitraum Verkaufs- und Einkaufsaufzeichnungen sowie die Umsatzsteuerabrechnung meldet, auch auf Grundlage von Belegen außerhalb von KSeF.

Für die Abrechnung ab Februar 2026 gelten JPK_V7M(3) und JPK_V7K(3). Hat eine Rechnung eine KSeF-Nummer, wird sie im Feld NrKSeF eingetragen. Liegt keine Nummer vor, wird stattdessen die passende Kennzeichnung OFF, BFK oder DI verwendet.

Ein Unternehmen sieht in KSeF 120 Dokumente für Mai, hat in den JPK-Aufzeichnungen für Mai aber eine andere Zahl von Datensätzen. Die Abweichung allein beweist keinen Fehler. Ein Teil der Rechnungen kann in einen anderen Umsatzsteuerzeitraum gehören, für einen Teil der Einkäufe wurde die Vorsteuer möglicherweise noch nicht abgezogen, und ein Teil der JPK-Datensätze kann aus Sammelbelegen, internen Belegen oder außerhalb von KSeF ausgestellten Rechnungen stammen.

Entscheidend ist die Trennung von vier Ebenen: der Rechnungsdatei FA(3), dem Ereignis und der Nummer in KSeF, dem Datensatz in den Umsatzsteueraufzeichnungen und der periodischen JPK-Datei. Die Daten können miteinander verknüpft sein, sind aber nicht dasselbe und entstehen nicht zum selben Zeitpunkt.

Dieser Leitfaden gibt den Rechts- und Technikstand vom 6. Juni 2026 wieder. Eine Feld-für-Feld-Zuordnung von FA(3) zu JPK wird nicht beschrieben, weil zwischen diesen Strukturen keine einfache Eins-zu-eins-Abbildung besteht.

1. JPK ist eine Familie von Strukturen, keine einzelne Datei

2. Was JPK_VAT mit Erklärung ist

3. Was KSeF speichert und was JPK meldet

4. GTU in FA(3) und JPK_V7 lässt sich nicht eins zu eins abbilden

5. Woher die Daten für KSeF und JPK stammen

6. Ausstellungs- und Empfangsdatum bestimmen nicht immer den JPK-Monat

7. Eigene Rechnungsnummer und KSeF-Nummer sind zwei verschiedene Kennungen

8. Wie eine Rechnung ab Februar 2026 in JPK_V7 auszuweisen ist

9. Offline-Modi, Störung und Totalausfall

10. Rechnungen außerhalb von KSeF und Sammelbelege

11. Rechnungsberichtigungen und JPK-Berichtigungen

12. JPK_FA und andere Strukturen auf Anforderung

13. Übergangszeiträume im Jahr 2026

14. Matrix zur Abstimmung von KSeF und JPK

15. Verfahren zum Monatsabschluss

16. Häufig gestellte Fragen

Die folgende Tabelle fasst die wichtigsten Unterscheidungen zusammen, die bei der Abstimmung von KSeF mit der Umsatzsteuerabrechnung erforderlich sind.

Der polnische Jednolity Plik Kontrolny, also der Standard Audit File for Tax, ist ein Datensatz, der durch direkten Export aus den IT-Systemen des Steuerpflichtigen in einem festgelegten XML-Aufbau erzeugt wird. Die Abkürzung JPK bezeichnet kein einzelnes Formular. Sie umfasst Strukturen für verschiedene Bücher, Aufzeichnungen und Dokumentarten.

Das Gesamtbild besteht aus drei Gruppen. Die erste ist die regelmäßig übermittelte JPK_VAT mit Erklärung. Die zweite umfasst die jährlichen JPK_PD-Strukturen JPK_KR_PD, JPK_ST_KR, JPK_PKPIR, JPK_EWP und JPK_ST, deren Pflicht vom Einführungsstadium und der Art der geführten Bücher abhängt. Die dritte Gruppe bilden sieben Strukturen auf Anforderung: JPK_KR, JPK_WB, JPK_MAG, JPK_FA, JPK_FA_RR, JPK_PKPIR und JPK_EWP.

Die JPK_PD-Pflicht wird stufenweise eingeführt. Die ersten JPK_KR_PD werden 2026 für ein nach dem 31. Dezember 2024 beginnendes Jahr von den größten CIT-Steuerpflichtigen und steuerlichen Kapitalgruppen eingereicht; für diese Gruppe ist JPK_ST_KR im ersten Berichtsjahr freiwillig. Für Jahre, die nach dem 31. Dezember 2025 beginnen, kommen die übrigen CIT- und PIT-Steuerpflichtigen hinzu, die JPK_V7M einreichen. Für Jahre, die nach dem 31. Dezember 2026 beginnen, folgen die übrigen Steuerpflichtigen, darunter Einreicher von JPK_V7K. Die konkreten Pflichten sind daher nach Buchführungsart, Steuer und Steuerjahr zu prüfen.

Den detaillierten Umfang und Zeitplan veröffentlicht das polnische Finanzministerium auf der Seite JPK für Ertragsteuern. Strukturen auf Anforderung kann die Behörde im Rahmen von Prüfungshandlungen, Steuerverfahren, Steuerprüfungen oder Zoll- und Steuerprüfungen anfordern. Die in der Aufforderung bestimmte Frist darf nicht kürzer als drei Tage sein.

In der Praxis ist die Frage KSeF oder JPK falsch gestellt. KSeF ist ein System für den Rechnungsumlauf; die einzelnen JPK-Strukturen dienen der Meldung steuerlicher Daten oder der Übermittlung von Büchern auf Anforderung.

JPK_VAT mit Erklärung ist ein elektronisches Dokument aus zwei Teilen. Der Aufzeichnungsteil enthält die Daten, die für die richtige Abrechnung der geschuldeten und abziehbaren Umsatzsteuer erforderlich sind. Der Erklärungsteil enthält die Positionen zur Berechnung der zu zahlenden Steuer, eines Überschusses oder einer Erstattung.

Seit dem 1. Oktober 2020 reichen aktive polnische Umsatzsteuerpflichtige nicht mehr getrennt die Erklärungen VAT-7 oder VAT-7K und die frühere JPK_VAT ein. Diese Daten wurden in den Strukturen JPK_V7M und JPK_V7K zusammengeführt.

JPK_V7M gilt für monatlich abrechnende Steuerpflichtige. JPK_V7K betrifft die vierteljährliche Abrechnung, ihr Aufzeichnungsteil wird jedoch weiterhin für jeden Monat übermittelt. Der Erklärungsteil für das gesamte Quartal wird der Datei für den dritten Monat des Quartals beigefügt.

Ab der Abrechnung für Februar 2026 gelten JPK_V7M(3) und JPK_V7K(3). Sie sind für die Angabe der Nummer im Feld NrKSeF oder einer alternativen Kennzeichnung für ein Dokument ohne diese Nummer ausgelegt. Einzelheiten enthält die Broschüre zu JPK_VAT mit Erklärung ab 1. Februar 2026.

KSeF dient in erster Linie der Ausstellung, dem Empfang und der Speicherung strukturierter Rechnungen. JPK_VAT mit Erklärung dient den periodischen Umsatzsteueraufzeichnungen und der Umsatzsteuerabrechnung. Es handelt sich um zwei getrennte Pflichten, auch wenn Rechnungsdaten aus KSeF in das Buchhaltungssystem einfließen.

KSeF kennt nicht alle Aufzeichnungsentscheidungen des Steuerpflichtigen. Das System entscheidet nicht automatisch, in welchem Zeitraum ein bestimmter Einkauf abzuziehen ist, wie ein interner Beleg zu erfassen ist, wie Einfuhren, innergemeinschaftliche Erwerbe oder Kassenumsätze abzurechnen sind und ob eine bestimmte Berichtigung die bereits übermittelte JPK verändert.

Die KSeF-Nummer erleichtert die Verknüpfung eines Aufzeichnungsdatensatzes mit der Rechnung. Das bedeutet jedoch nicht, dass die polnische Finanzverwaltung öffentlich beschrieben jede JPK-Position vollständig und automatisch mit jeder KSeF-Rechnung abstimmt.

FA(3) ist die Struktur einer einzelnen strukturierten Rechnung. Sie enthält Angaben zu den Parteien, Positionen, Beträgen, Steuersätzen, zur Zahlung und weitere verpflichtende oder freiwillig angegebene Informationen. Nach Annahme des Dokuments vergibt KSeF eine Nummer und speichert es im System.

JPK_V7 beschreibt Verkaufs- und Einkaufsdatensätze eines Zeitraums sowie den Erklärungsteil. JPK_FA ist dagegen eine auf Anforderung übermittelte Rechnungsstruktur für die von der Anforderung erfassten Dokumente.

Der Vergleich beruht auf der amtlichen Beschreibung der strukturierten Rechnung und FA(3) sowie der Broschüre zu JPK_VAT mit Erklärung. Das gemeinsame XML-Format bedeutet kein gemeinsames Schema. FA(3), JPK_V7 und JPK_FA haben andere Ziele, andere Knoten und einen anderen Umfang. Es darf nicht angenommen werden, dass jedes FA(3)-Feld eine genaue Entsprechung in JPK hat oder jede JPK-Zeile aus einem einzelnen Rechnungsfeld entsteht. Eine ausführlichere Darstellung bietet der Leitfaden XML und das FA(3)-Format in KSeF.

Die GTU-Kennzeichnungen zeigen gut, warum die technische Abbildung von FA(3) auf JPK_V7 kein einfaches Kopieren von Feldern ist. Die amtliche Broschüre zur Struktur FA(3) beschreibt GTU-Kennzeichnungen im Element FaWiersz als fakultative Felder, die sich auf eine konkrete Rechnungsposition beziehen.

In JPK_V7 bezieht sich die GTU-Kennzeichnung auf den Datensatz oder das Dokument in den Verkaufsaufzeichnungen. Unterliegt auch nur eine Rechnungsposition einer bestimmten GTU, muss das Buchhaltungssystem die richtige Kennzeichnung für den gesamten Datensatz bestimmen. Ein einzelner XML-Knoten kann daher nicht ohne Aggregationsregel übernommen werden.

FA(3) kann GTU unterstützend enthalten, doch die Freiwilligkeit dieses Feldes entbindet den Steuerpflichtigen nicht von der richtigen Kennzeichnung in JPK_V7, wenn die Aufzeichnungsvorschriften GTU verlangen. Umgekehrt bedeutet das Fehlen von GTU in FA(3) nicht, dass der JPK-Datensatz ohne Kennzeichnung bleiben darf.

KSeF erhält eine Rechnungsdatei, die der Struktur FA(3) entspricht. JPK entsteht aus den Umsatzsteueraufzeichnungen und den Daten des Finanzbuchhaltungssystems. Aus KSeF abgerufene Rechnungen können die manuelle Erfassung verringern, erstellen aber nicht selbstständig eine vollständige JPK.

Für JPK muss der steuerliche Kontext ergänzt werden: der richtige Zeitraum der Entstehung der Umsatzsteuerschuld, der Zeitpunkt des Rechnungsempfangs, das Abzugsrecht, Dokumentkennzeichnungen, Berichtigungen, Sammelbelege, interne Belege sowie Vorgänge wie Dienstleistungsimporte, innergemeinschaftliche Erwerbe und andere ohne KSeF-Rechnung abgerechnete Geschäfte.

Die Rechnungsanalyse in KSeFGPT kann dabei helfen, eingehende und ausgehende Daten vor der Übergabe an die Buchhaltung zu ordnen. Die folgende Abbildung zeigt eine Analyse von Rechnungsdaten, nicht ein Modul zur Erstellung oder Übermittlung von JPK.

Den Umfang der Aufzeichnungs- und Erklärungsdaten beschreibt die amtliche Seite JPK_VAT mit Erklärung.

Im standardmäßigen Online-Modus gilt eine strukturierte Rechnung grundsätzlich am Tag der Übermittlung an KSeF als ausgestellt, sofern das Übermittlungsdatum mit dem im Feld P_1 angegebenen Datum übereinstimmt. Für einen inländischen Erwerber mit NIP gilt bei Online-, offline24- und während der Nichtverfügbarkeit ausgestellten Rechnungen grundsätzlich der Tag der Vergabe der KSeF-Nummer als Empfangsdatum. Den genauen Ablauf erläutert der Leitfaden Wie empfängt man eine Rechnung Schritt für Schritt über KSeF?.

Im Störungsmodus wird die Rechnung dem Erwerber außerhalb von KSeF übermittelt. Empfangsdatum ist das frühere Datum aus tatsächlichem Empfang und Vergabe der KSeF-Nummer. Für Erwerber nach Art. 106gb Abs. 4 des polnischen Umsatzsteuergesetzes bleibt der tatsächliche Empfang maßgeblich. Bei einem Totalausfall werden Rechnungen nicht nachträglich an das System gesendet, sodass der tatsächliche Empfang entscheidet.

Diese Daten ersetzen die Umsatzsteuerregeln nicht. Verkäufe werden nach dem maßgeblichen Zeitpunkt der Entstehung der Umsatzsteuerschuld erfasst. Ein Einkauf kann frühestens nach Entstehung des Abzugsrechts und Empfang der Rechnung abgezogen werden; das Recht kann auch in späteren gesetzlich zulässigen Zeiträumen ausgeübt werden.

Beispiel Verkauf: Die Dienstleistung wurde am 29. Mai erbracht, die Rechnung aber am 2. Juni an KSeF übermittelt. Ist die Umsatzsteuerschuld für diese Dienstleistung im Mai entstanden, kann der Verkaufsdatensatz trotz des Ausstellungsdatums im Juni zum Mai gehören.

Beispiel Einkauf: KSeF hat der Rechnung am 31. Mai eine Nummer vergeben, der Steuerpflichtige hat die Vorsteuer aber nicht im Mai abgezogen, sondern das Recht in einem der nach dem polnischen Umsatzsteuergesetz zulässigen Folgezeiträume ausgeübt. Die Rechnung befindet sich seit Mai in KSeF, der Abzugsdatensatz kann jedoch später erscheinen.

Die Daten für die einzelnen Modi stellt die amtliche Vergleichstabelle des polnischen Finanzministeriums gegenüber.

Die eigene Rechnungsnummer vergibt der Aussteller. In der Struktur FA(3) steht sie im Feld P_2 und dient der Identifizierung des Dokuments in der Nummernfolge des Steuerpflichtigen.

Die KSeF-Nummer vergibt das System erst nach Annahme der Rechnung. Sie ist nicht die Nummer, die der Aussteller in das Feld P_2 der ausgestellten Rechnung einträgt. Die KSeF-Nummer wird in der Systembestätigung, darunter in der UPO, zurückgegeben.

In JPK_V7(3) hat die KSeF-Nummer eine andere Funktion: Sie verknüpft den Aufzeichnungsdatensatz mit dem von KSeF angenommenen Dokument. Daher sollten beide Kennungen in den Buchhaltungsdaten gespeichert werden, statt eine durch die andere zu ersetzen.

Die Unterscheidung bestätigt die amtliche Beschreibung der KSeF-Nummer und des Sammelidentifikators.

Ausgangspunkt ist der Dokumentstatus am Tag der Übermittlung der Aufzeichnungen. Hat die Rechnung bereits eine KSeF-Nummer, wird sie auf der Verkaufs- oder Einkaufsseite im Feld NrKSeF eingetragen. Liegt keine Nummer vor, bleibt NrKSeF leer und die passende alternative Kennzeichnung muss verwendet werden.

OFF, BFK und DI sind weder Werte des Feldes NrKSeF noch drei Bezeichnungen für denselben Fall einer fehlenden Nummer. OFF betrifft eine Rechnung aus dem Störungsmodus nach Art. 106nf Abs. 1 des polnischen Umsatzsteuergesetzes. BFK betrifft eine elektronische oder Papierrechnung, die außerhalb von KSeF ausgestellt wurde. DI umfasst einen anderen Beleg als eine Rechnung und in bestimmten Fällen auch eine offline24-Rechnung oder eine Rechnung aus einem Zeitraum der Nichtverfügbarkeit, die noch keine KSeF-Nummer hat.

Die Regeln in der Tabelle ergeben sich aus der amtlichen Matrix zur Verwendung der JPK_VAT-Kennzeichnungen. Nach OFF wird JPK nicht allein wegen der späteren Nummernvergabe berichtigt. Bei Verkäufen muss ein DI-Datensatz zu einer offline24-Rechnung oder einer Rechnung aus einem Zeitraum der Nichtverfügbarkeit nach Erhalt der Nummer durch Ausfüllen von NrKSeF berichtigt werden. Der Einkaufsteil der Matrix des polnischen Finanzministeriums begründet allein wegen einer späteren Nummer keine entsprechende Berichtigung.

Der umgangssprachliche Ausdruck Offline-Rechnung kann mehrere unterschiedliche rechtliche Verfahren bezeichnen. Den Modus offline24 wählt der Steuerpflichtige. Nichtverfügbarkeit und Störung betreffen für das System bekannt gegebene Ereignisse, während der Totalausfall eigenständige Folgen hat.

Die Unterschiede betreffen Dokumentformat, Nachsendefrist, Bestimmung des Ausstellungs- und Empfangsdatums sowie die JPK-Kennzeichnung. OFF darf deshalb nicht als allgemeine Kennzeichnung für jede Rechnung verwendet werden, die ohne aktuelle Verbindung zu KSeF ausgestellt wurde.

Die Tabelle beruht auf dem amtlichen Vergleich der Rechnungsausstellungsmodi. Für einen inländischen Erwerber mit NIP führen Online-Modus, offline24 und Nichtverfügbarkeit grundsätzlich zum Empfang bei Vergabe der KSeF-Nummer. Bei einer Störung zählt das frühere Datum aus tatsächlichem Empfang und KSeF-Nummer, bei einem Totalausfall ausschließlich der tatsächliche Empfang.

JPK_V7 ist nicht auf strukturierte Rechnungen beschränkt. In den Aufzeichnungen können weiterhin Verbraucherrechnungen, Dokumente mit gesetzlicher Ausnahme, Rechnungen aus Übergangszeiträumen und andere außerhalb von KSeF ausgestellte Dokumente erscheinen.

Die Pflicht zur Ausstellung über KSeF begann am 1. Februar 2026 für die größten Steuerpflichtigen und am 1. April 2026 für die übrigen. In die Grenze von 10.000 PLN brutto fließen ausschließlich Rechnungen ein, die ohne die Begünstigung der KSeF-Pflicht unterlägen. Nicht eingerechnet werden unter anderem B2C-Rechnungen, über Registrierkassen erfasste Verkäufe, Kassenbons mit NIP bis 450 PLN und Rechnungen mit einer anderen Ausnahme.

Überschreitet die Summe der einschlägigen Rechnungen die Grenze, müssen bereits die Rechnung, mit der die Schwelle überschritten wird, sowie alle folgenden Rechnungen über KSeF ausgestellt werden. Nach der Überschreitung kehrt der Steuerpflichtige in den Folgemonaten nicht zur Begünstigung zurück. Regeln und Beispiele veröffentlicht das polnische Finanzministerium auf der Seite Unter 10.000 PLN. Den weiteren Kontext der Ausnahmen erläutert der Artikel Kann man KSeF im Jahr 2026 vermeiden?.

Eine pflichtwidrig außerhalb von KSeF ausgestellte Rechnung verschwindet weder aus dem Geschäftsverkehr noch aus den Aufzeichnungen. Nach Auffassung des polnischen Finanzministeriums kann sie grundsätzlich als Grundlage für den Vorsteuerabzug des Erwerbers dienen, wenn die Voraussetzungen des Art. 86 des polnischen Umsatzsteuergesetzes erfüllt sind. Die Behörde kann jedoch im konkreten Sachverhalt die gebotene Sorgfalt prüfen.

JPK_V7 ist keine reine Rechnungsliste. Sie umfasst auch bestimmte Sammelbelege und interne Belege. RO kennzeichnet einen Sammelbeleg für Verkäufe aus Registrierkassen, WEW interne Belege und FP Rechnungen im Zusammenhang mit über eine Registrierkasse erfassten Verkäufen, soweit dies aus den Vorschriften folgt.

Die amtlichen Fragen und Antworten zu JPK_VAT unterscheiden drei Situationen. Ein Kassenbon mit NIP bis 450 PLN, der als vereinfachte Rechnung gilt, wird auf der Verkaufsseite grundsätzlich vom RO-Bericht umfasst und erhält kein separates FP. Eine gesonderte Rechnung zu einem Kassenbon oder eine von der Registrierkasse ausgegebene Rechnung wird mit FP gekennzeichnet. Bleibt eine solche Rechnung außerhalb von KSeF, wird zusätzlich BFK verwendet. Auf der Einkaufsseite erhält eine Rechnung außerhalb von KSeF, einschließlich einer vereinfachten Rechnung, BFK.

Das Feld NrKSeF verknüpft den Datensatz mit einer konkreten Rechnung. Daraus folgt jedoch nicht, dass jede KSeF-Rechnung in jedem denkbaren Fall ausnahmslos eine eigene Zeile bilden muss. Eine Aggregation gilt für die in den Vorschriften genannten Belegarten; deshalb ist stets der Charakter des Datensatzes zu prüfen.

Eine Korrekturrechnung ändert Angaben der ursprünglichen Rechnung. Die Berichtigung einer strukturierten Rechnung wird grundsätzlich ebenfalls als strukturierte Rechnung ausgestellt und sollte die KSeF-Nummer der berichtigten Rechnung enthalten, sofern eine solche vergeben wurde. Nach Annahme erhält die Berichtigung eine eigene KSeF-Nummer. Den praktischen Ablauf erläutert der Leitfaden Korrekturrechnung in KSeF.

Eine JPK-Berichtigung bedeutet die erneute Übermittlung der vollständigen Datei mit korrigierten Daten. Nach der Broschüre zu JPK_V7M(3) und JPK_V7K(3) wird keine Datei übermittelt, die nur die zu korrigierenden Positionen enthält. Die Ausstellung einer Korrekturrechnung allein beweist nicht, dass die frühere JPK fehlerhaft war.

Bei Umsatzsteuerberichtigungen sind Verkäufer und Erwerber, Richtung und Grund der Berichtigung, Ausstellungsmodus und Empfangsweise getrennt zu prüfen. Das polnische Umsatzsteuergesetz und das Änderungsgesetz vom 5. August 2025 enthalten besondere Regeln für Minderungsberichtigungen, die nach Ausstellung in besonderen Modi an KSeF übermittelt werden.

Auch Erhöhungsberichtigungen haben kein einheitliches Datum. Bestand der Grund bereits im Zeitpunkt des Verkaufs, kann eine rückwirkende Berichtigung des Zeitraums erforderlich sein. Ist der Grund erst später entstanden, kann die Abrechnung in den laufenden Zeitraum fallen. Das Datum der Vergabe der KSeF-Nummer an die Berichtigung darf daher nicht das einzige Kriterium sein.

Bei in KSeF ausgestellten Rechnungen hat die Behörde Zugriff auf die Daten und fordert sie daher nicht erneut als JPK_FA an. Das bedeutet jedoch nicht, dass JPK_FA abgeschafft wurde.

Die Behörde kann weiterhin JPK_FA für außerhalb von KSeF ausgestellte Rechnungen anfordern, etwa für Dokumente mit einer Ausnahme oder aus einem Übergangszeitraum. Der Umfang der Anforderung hängt von den durchgeführten Maßnahmen und den Daten ab, die außerhalb von KSeF verbleiben.

Die übrigen Strukturen auf Anforderung betreffen Hauptbücher, Bankkonten, Lager, das steuerliche Einnahmen- und Ausgabenbuch oder Einnahmenaufzeichnungen. KSeF speichert Rechnungen und ersetzt diese Bereiche daher nicht.

Den Umfang dieser Ausnahme erläutern die amtlichen Fragen und Antworten zu KSeF 2.0 sowie die Informationen zu JPK auf Anforderung.

Das Jahr 2026 verbindet den Start der verpflichtenden Nutzung von KSeF, neue JPK_V7-Versionen und mehrere Übergangsbegünstigungen. Bei der Monatsabstimmung sind daher nicht nur das Dokumentdatum, sondern auch der Status des Ausstellers und die Art der Rechnung zu prüfen.

Im Internet ist weiterhin eine Mitteilung des polnischen Finanzministeriums vom 4. Juli 2024 zu finden, nach der die KSeF-Nummer vom 1. Februar bis 31. Juli 2026 nicht verpflichtend in den Verkaufsaufzeichnungen angegeben werden sollte. Dies ist eine historische Information auf Grundlage des damaligen Zeitplans. Die spätere Verordnung vom 12. Dezember 2025, die JPK_V7(3)-Schemata, die Broschüre und die Matrix des polnischen Finanzministeriums sehen bereits für die ab der Abrechnung für Februar 2026 geltenden Strukturen das Feld NrKSeF oder eine alternative Kennzeichnung vor.

Eine Buchungsanweisung darf daher nicht auf die ältere Mitteilung gestützt werden, ohne die späteren Vorschriften und technischen Unterlagen zu prüfen.

Die Abstimmung sollte nicht allein im Vergleich der Rechnungszahl und Bruttosummen bestehen. Zuerst ist die Abweichung als zeitlich, dokumentbezogen, technisch oder steuerlich einzuordnen. Erst danach lässt sich beurteilen, ob sie korrekt ist.

Die folgende Matrix ist ein redaktionell entwickeltes operatives Verfahren, das unter anderem auf der Kennzeichnungsmatrix des polnischen Finanzministeriums und der Broschüre zu JPK_V7(3) beruht. Sie ist weder ein gesetzlicher Katalog noch ein Ersatz für die Prüfung des Einzelfalls.

Die folgende Liste ist ein redaktionell entwickeltes operatives Verfahren für Unternehmen oder Buchhaltungsbüros. Sie ist kein abschließender Katalog gesetzlich vorgeschriebener Tätigkeiten. Ihr Ziel ist es, Ausnahmen vor der Übermittlung von JPK zu erkennen.

1. Laden Sie die Liste der in KSeF verfügbaren Verkaufs- und Einkaufsrechnungen einschließlich eigener Rechnungsnummern, KSeF-Nummern, Daten und Status herunter.

2. Trennen Sie Dokumente ohne KSeF-Nummer. Stellen Sie fest, ob sie abgewiesen wurden, noch auf Übermittlung warten, in offline24, während einer Nichtverfügbarkeit, Störung oder eines Totalausfalls oder außerhalb von KSeF entstanden sind.

3. Füllen Sie bei einer Rechnung mit Nummer das Feld NrKSeF aus. Verwenden Sie bei einem Dokument ohne Nummer anhand von Dokumentart und Modus alternativ OFF, BFK oder DI.

4. Prüfen Sie bei Verkäufen den Zeitraum der Entstehung der Umsatzsteuerschuld und bei Einkäufen den Zeitraum der Ausübung des Abzugsrechts. Trennen Sie das Rechnungsdatum vom Umsatzsteuerzeitraum.

5. Identifizieren Sie Korrekturrechnungen. Prüfen Sie die Nummer des ursprünglichen Dokuments, die KSeF-Nummer, den Berichtigungsgrund und den richtigen Zeitraum auf Verkäufer- oder Erwerberseite.

6. Trennen Sie RO, WEW und FP von gewöhnlichen Rechnungsdatensätzen. Lassen Sie einen vereinfachten Kassenbon grundsätzlich in RO ohne FP und kennzeichnen Sie eine gesonderte Rechnung zum Kassenbon mit FP.

7. Kontrollieren Sie Rechnungen außerhalb von KSeF, darunter Ausnahmen, die nur anhand KSeF-pflichtiger Rechnungen berechnete Grenze von 10.000 PLN, die grenzüberschreitende Rechnung, Verbraucherdokumente und Rechnungen aus Registrierkassen.

8. Vergleichen Sie Netto- und Umsatzsteuerbeträge, die Zahl der Datensätze und die Zahl der Ausnahmen. Verlangen Sie ohne Ursachenanalyse keine identische Zahl von KSeF-Dokumenten und JPK-Datensätzen.

9. Prüfen Sie Verkaufs-DI, die auf eine KSeF-Nummer warten, sowie abgewiesene Dokumente. Einkaufs-DI dürfen nicht allein wegen einer späteren Nummer automatisch berichtigt werden.

10. Bewahren Sie einen Prüfpfad auf: Ausgangsdokument, Grundlage der Kennzeichnung, Vermerk zum Umsatzsteuerzeitraum, Berichtigungsstatus und freigebende Person.

Zur Vertiefung lesen Sie diese vier Beiträge: XML und das FA(3)-Format in KSeF, Korrekturrechnung in KSeF, Wie empfängt man eine Rechnung Schritt für Schritt über KSeF? und Kann man KSeF im Jahr 2026 vermeiden?.