Schriftliche Anleitung

Was Sie tun werden

Sie erstellen in KSeFGPT einen Rechnungsentwurf und bewahren das Dokument vor dem Versand an KSeF auf. Sie können eine Rechnung beim Ausstellen manuell speichern oder eine PDF-Datei hochladen, aus der OCR und KI automatisch einen Entwurf vorbereiten.

Zum Schluss prüfen Sie das Dokument unter Entwürfe. Dort sehen Sie den Namen, die Art, die Quelle und den Zeitpunkt der letzten Bearbeitung und können den Entwurf erneut zur Bearbeitung öffnen.

Voraussetzungen

Bevor Sie beginnen

Ein Rechnungsentwurf ist ein in KSeFGPT gespeichertes Arbeitsdokument. Durch das Erstellen eines Entwurfs wird die Rechnung weder an KSeF gesendet noch erhält sie eine KSeF-Nummer.

Element	Beschreibung
Zugriff	Ein aktives Rechnungsmodul. Ein Organisationsmitglied benötigt die Berechtigung, mit Rechnungsentwürfen zu arbeiten.
Unternehmen	Mindestens ein in KSeFGPT hinzugefügtes Unternehmen. Wählen Sie vor dem Start im Auswahlfeld über den Registerkarten das richtige Unternehmen aus.
Manuelle Methode	Die bereits vorhandenen Rechnungsdaten, zum Beispiel Nummer, Daten, Käufer und Positionen. Sie können auch einen unvollständigen Entwurf speichern.
PDF-Methode	Eine PDF-Datei bis 10 MB pro Auswahl. Weitere Dateien können Sie nacheinander hochladen.
KSeF-Autorisierung	Zum Speichern eines Entwurfs ist weder ein Token noch ein Zertifikat erforderlich. Diese werden erst beim Versand der Rechnung an KSeF benötigt.
Ausgangspunkt	Öffnen Sie nach der Anmeldung das Modul Rechnungen.
Dauer	Etwa 2 Minuten für einen manuellen Entwurf. Das Auslesen einer PDF-Datei kann einige Minuten dauern.
Folge des Versands	Nach dem erfolgreichen Versand des zugehörigen Dokuments an KSeF verschwindet der Entwurf aus Entwürfe, weil die ausgestellte Rechnung an seine Stelle tritt.

01Schritt

Öffnen Sie Rechnungen und wählen Sie ein Unternehmen

Wählen Sie nach der Anmeldung in der KSeFGPT-Hauptnavigation Rechnungen. Prüfen Sie über den Registerkarten das Auswahlfeld für das Unternehmen und wählen Sie den Betrieb, für den Sie den Rechnungsentwurf erstellen möchten.

Entwürfe sind einem Unternehmen zugeordnet. Wenn Sie einen anderen Betrieb auswählen, wird eine andere Liste von Arbeitsdokumenten angezeigt.

02Schritt

Wählen Sie die Methode zum Erstellen des Rechnungsentwurfs

Wählen Sie einen von zwei Wegen. Wenn Sie eine neue Rechnung in KSeFGPT eingeben, fahren Sie mit den Schritten 3 und 4 fort. Wenn Ihnen bereits eine PDF-Rechnung vorliegt, gehen Sie zu den Schritten 5 und 6.

Methode	Wo auswählen	Wann verwenden	Quelle unter Entwürfe
Entwurf manuell speichern	Rechnungen → Ausstellen → Rechnung	Wenn Sie eine neue Rechnung im bearbeitbaren KSeFGPT-Formular erstellen.	Manuell
Entwurf automatisch aus PDF erstellen	Rechnungen → Import → PDF-Datei	Wenn Sie ein PDF-Dokument haben und dessen Daten mit OCR und KI auslesen möchten.	PDF-Import

03Schritt

Beginnen Sie eine Rechnung unter Ausstellen

Wählen Sie Ausstellen und anschließend die Karte Rechnung mit der Beschreibung Neue Rechnung ausstellen. KSeFGPT öffnet eine bearbeitbare Vorschau der Umsatzsteuerrechnung und füllt die Verkäuferdaten anhand des ausgewählten Unternehmens aus.

Wählen Sie die Felder direkt in der Dokumentvorschau aus. Geben Sie die bereits vorhandenen Daten ein: Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum, Verkaufsdatum oder Abrechnungszeitraum, Käuferdaten und Rechnungspositionen. Den Käufer können Sie über Geschäftspartner auswählen wählen oder manuell eingeben.

Sie müssen vor dem Speichern nicht alle Felder ausfüllen. Wenn Sie keine Rechnungsnummer angeben, erscheint das Dokument in der Liste als Unbenannter Entwurf.

04Schritt

Wählen Sie Als Entwurf speichern

Suchen Sie in der Leiste über der Rechnungsvorschau Als Entwurf speichern. Die Option wird neben Bearbeiten, PDF und XML angezeigt. Wählen Sie sie aus, bevor Sie An KSeF senden verwenden.

Nach dem Speichern sehen Sie Entwurf gespeichert; neben dem Dokument wird der Status Gespeichert angezeigt. Ab diesem Zeitpunkt werden Änderungen am geöffneten Entwurf automatisch gespeichert. Währenddessen wechselt der Status zu Wird gespeichert... und anschließend wieder zu Gespeichert.

05Schritt

Laden Sie eine PDF-Datei hoch, um automatisch einen Entwurf zu erstellen

Um einen Entwurf aus einem vorhandenen Dokument zu erstellen, wählen Sie Import und anschließend PDF-Datei. Wählen Sie unter Rechnung importieren den Bereich Dateien ziehen oder klicken und geben Sie eine PDF-Datei an, oder ziehen Sie die Datei in diesen Bereich.

Fügen Sie pro Auswahl eine Datei bis 10 MB hinzu. Nach dem Hochladen sehen Sie Datei hochgeladen — Konvertierung läuft und den Status In Warteschlange oder Wird verarbeitet. OCR und KI lesen die Rechnungsdaten aus, erstellen eine FA(3)-XML-Datei und speichern das Ergebnis als Entwurf.

Um Entwürfe aus weiteren PDF-Rechnungen vorzubereiten, wiederholen Sie den Upload für jede Datei. Jede erfolgreich verarbeitete PDF-Datei erstellt einen eigenen Rechnungsentwurf.

06Schritt

Wählen Sie Im Assistenten fortfahren

Warten Sie, bis neben dem Dokumentnamen die Meldung Aus [Dateiname] wurde ein neuer Entwurf erstellt erscheint. Wählen Sie anschließend Im Assistenten fortfahren.

Damit sind die Aktionen unter Import abgeschlossen. Der Entwurf ist gespeichert, wird aber noch nicht im Editor geöffnet. Wechseln Sie zu Entwürfe, um die von OCR und KI erkannten Daten zu prüfen und zu ändern.

07Schritt

Öffnen Sie Entwürfe und wählen Sie die Rechnung aus

Wählen Sie im Modul Rechnungen die Registerkarte Entwürfe. Suchen Sie das Dokument anhand seines Namens oder seiner Rechnungsnummer und prüfen Sie die Spalten Art, Quelle und Zuletzt bearbeitet.

Ein beim Ausstellen gespeicherter Entwurf hat die Quelle Manuell. Bei einem Dokument, das per OCR aus einer PDF-Datei erstellt wurde, lautet die Quelle PDF-Import. Wählen Sie die Zeile des Entwurfs aus, um ihn unter Ausstellen zu öffnen, und bearbeiten Sie ihn dort weiter.

Endzustand

Ergebnis prüfen

Der Rechnungsentwurf wurde erfolgreich erstellt, wenn er unter Entwürfe für das richtige Unternehmen angezeigt wird. Die Zeile sollte den Dokumentnamen oder Unbenannter Entwurf, die Rechnungsart, die Quelle Manuell oder PDF-Import sowie den Zeitpunkt der letzten Bearbeitung enthalten.

Nach dem Öffnen des Entwurfs sollten seine Daten wieder in der bearbeitbaren Vorschau unter Ausstellen erscheinen. Gespeichert bestätigt, dass die aktuelle Dokumentversion gesichert wurde. Zu diesem Zeitpunkt hat die Rechnung weiterhin keine KSeF-Nummer und wurde noch nicht an das System des polnischen Finanzministeriums gesendet.

Fehlerdiagnose

Wenn etwas nicht funktioniert

Vergleichen Sie die Meldung oder das fehlende Oberflächenelement mit der folgenden Tabelle.

Problem	Wahrscheinliche Ursache	Was ist zu tun
Entwürfe oder Als Entwurf speichern ist nicht verfügbar	Die Funktion ist in Ihrem Tarif nicht verfügbar oder Ihre Organisationsrolle hat keine Berechtigung für Rechnungsentwürfe.	Prüfen Sie Ihren Kontotarif. Bitten Sie in einer Organisation den Eigentümer, den Zugriff auf Entwürfe im Modul Rechnungen zu gewähren.
Entwurf konnte nicht gespeichert werden erscheint	Die Speicheranfrage hat den Server nicht erreicht oder die Benutzersitzung ist abgelaufen.	Lassen Sie den Editor geöffnet. Prüfen Sie die Verbindung, melden Sie sich erneut an, um die Sitzung zu aktualisieren, und versuchen Sie das Speichern noch einmal.
Bei einem geöffneten Entwurf wird Nicht gespeichert angezeigt	Das automatische Speichern der letzten Änderung ist fehlgeschlagen.	Lassen Sie die Seite geöffnet. Ändern Sie nach Wiederherstellung der Verbindung ein Feld und warten Sie auf Wird gespeichert... und anschließend Gespeichert.
Die PDF-Datei wurde nicht angenommen	Die Datei hat das falsche Format oder überschreitet die Grenze von 10 MB.	Wählen Sie eine PDF-Datei bis 10 MB und laden Sie sie erneut hoch.
Konvertierung fehlgeschlagen erscheint	OCR konnte das Dokument nicht korrekt lesen oder die Verarbeitung wurde unterbrochen.	Verwenden Sie eine gut lesbare PDF-Datei und versuchen Sie es erneut. Wenn der Fehler wiederholt auftritt, erstellen Sie den Entwurf manuell unter Ausstellen.
Der Entwurf fehlt in der Liste	Es ist ein anderes Unternehmen als jenes ausgewählt, für das das Dokument erstellt wurde.	Wählen Sie im Auswahlfeld das richtige Unternehmen und öffnen Sie Entwürfe erneut.

Wie geht es weiter?

Öffnen Sie den Entwurf, ergänzen Sie die fehlenden Daten und warten Sie auf Gespeichert. Prüfen Sie vor dem Versand die Rechnungsnummer und die Daten, die Verkäufer- und Käuferdaten, die Positionen, die Umsatzsteuersätze, die Beträge und die Zahlungsinformationen.

Wenn das Dokument vollständig ist, aktivieren Sie die erforderliche Verantwortungsbestätigung und wählen Sie An KSeF senden. Nach erfolgreichem Versand wird der Entwurf aus der Liste der Arbeitsdokumente entfernt.

Weitere Informationen zum Ausstellen, Importieren und zu Dokumentstatus finden Sie auf der Seite des Moduls Rechnungen.

Rechnungsentwurf in KSeFGPT erstellen

Melden Sie sich an, öffnen Sie Rechnungen und speichern Sie das Dokument manuell oder erstellen Sie einen Entwurf aus einer PDF-Datei.

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