Benachrichtigungen über neue Rechnungen in KSeF

KSeF versendet keine automatischen Systembenachrichtigungen über den Eingang einer neuen Rechnung. Das Dokument kann für den Käufer bereits im System verfügbar sein, obwohl niemand im Unternehmen eine E-Mail, SMS oder andere Benachrichtigung erhalten hat.

KSeFGPT kann diese zusätzliche Ebene bereitstellen: Das Programm prüft regelmäßig die Rechnungsmetadaten in KSeF, erkennt ein neues Dokument und startet eine Automatisierung. Der Standardablauf versendet eine einzelne oder zusammengefasste E-Mail. Eine eigene Benachrichtigungsaktion kann E-Mail, Slack, Telegram oder einen Webhook verwenden.

Die Benachrichtigung hilft, die Dokumentbearbeitung zu beginnen, bedeutet aber nicht, dass die Rechnung gelesen, genehmigt oder verbucht wurde. Sie ist außerdem von einer Nachricht nach dem Versand einer Ausgangsrechnung sowie von Status, KSeF-Nummer und UPO zu unterscheiden.

Der Lieferant hat eine Rechnung ausgestellt, KSeF hat sie angenommen und das Dokument ist für das Unternehmen verfügbar. Dennoch haben weder die Buchhaltung noch die bestellende Person oder die Unternehmensleitung eine Nachricht erhalten. Das muss weder auf eine Störung noch auf einen Fehler des Verkäufers hindeuten, denn KSeF selbst fungiert nicht als Postfach, das bei jedem neuen Dokument eine Benachrichtigung versendet.

Das polnische Finanzministerium erläutert, dass die Software des Steuerpflichtigen KSeF abfragen sollte und die Benachrichtigungsfunktion lokal im Finanz- und Buchhaltungsprogramm umgesetzt werden kann. In der Praxis entstehen daher drei getrennte Zeitpunkte: die Bereitstellung der Rechnung in KSeF, ihre Erkennung durch die Anwendung und die Zustellung der Benachrichtigung an einen Menschen. Diese Unterscheidung sollte ein Unternehmen verstehen, bevor es seinen eigenen Dokumentenfluss festlegt.

1. Versendet KSeF Benachrichtigungen über neue Rechnungen?

2. Wie erkennt ein Programm eine neue Rechnung in KSeF?

3. Drei Ereignisse, die nicht verwechselt werden dürfen

4. Was sollte eine gute Benachrichtigung enthalten?

5. Wie werden Benachrichtigungen an die richtigen Personen geleitet?

6. Eine Benachrichtigung bedeutet weder Genehmigung noch Verbuchung

7. Wie macht KSeFGPT aus einer neuen Rechnung eine konkrete Aufgabe?

8. Häufig gestellte Fragen

Eine gut konzipierte Benachrichtigung verbindet ein Ereignis in KSeF mit einer konkreten Zuständigkeit im Unternehmen, ersetzt jedoch nicht die Prüfung des Dokuments.

Nein. Das KSeF-2.0-Handbuch, Teil II, Kapitel 6.4, Seite 98 stellt ausdrücklich fest: „KSeF versendet nicht automatisch Systembenachrichtigungen über den Eingang einer neuen Rechnung im System.“ Das Material des polnischen Finanzministeriums ergänzt, dass die Software des Steuerpflichtigen KSeF abfragen muss und die Benachrichtigungsfunktion in dem verwendeten Finanz- und Buchhaltungsprogramm eingeführt werden kann. Der Stand der Materialien wurde am 23. Juli 2026 geprüft.

Das Fehlen einer Benachrichtigung bedeutet nicht, dass die Rechnung nicht im System eingegangen ist. Im Standard-Onlinemodus steht eine von KSeF angenommene Rechnung dem über die NIP-Nummer bezeichneten Käufer zur Verfügung. Das Handbuch verknüpft ihren Eingang mit der Vergabe der KSeF-Nummer. Die Verfügbarkeit des Dokuments und eine an einen Menschen gesendete Nachricht sind jedoch zwei unterschiedliche Ereignisse.

Verfügbarkeit in KSeF: Das Dokument kann aufseiten des Käufers bereits vorliegen.

Benachrichtigung: Eine zusätzliche Information kann von einem Programm gesendet werden, das auf KSeF-Daten zugreift.

Handlung des Unternehmens: Eine zuständige Person muss das Dokument weiterhin prüfen und zur weiteren Bearbeitung weiterleiten.

Der offizielle Leitfaden des polnischen Finanzministeriums empfiehlt regelmäßig zu prüfen, ob das Unternehmen eine Rechnung erhalten hat, da diese Information für die weitere Dokumentenbearbeitung und Zahlung erforderlich ist. Ausführlicher beschreiben wir dies im Leitfaden Rechnungen über KSeF empfangen. Da KSeF keine Benachrichtigung versendet, stellt sich als Nächstes die Frage, wie Software neue Rechnungen erkennt.

Berechtigte Software fragt KSeF nach Rechnungsmetadaten ab und vergleicht das Ergebnis mit dem gespeicherten Stand. KSeFGPT verwendet dafür einen Startpunkt und bereits erkannte KSeF-Nummern, um neue Einträge zu bestimmen. Erst nach Erkennung des Dokuments kann das Programm eine Geschäftsregel auslösen, etwa eine Nachricht versenden oder Daten an ein anderes System übermitteln.

Datenquelle: KSeF stellt Informationen über Rechnungen über eine API bereit.

Synchronisierung: Die Anwendung ruft die für den jeweiligen Rechtsträger verfügbaren Daten ab und erkennt neue Dokumente.

Aktion: Das Programm startet den gewählten Kommunikationskanal oder einen nachgelagerten Prozess.

In der produktiven KSeF API 2.0 bestand nach dem am 23. Juli 2026 geprüften Stand eine Operation zum Abrufen von Rechnungsmetadaten anhand von Filtern. Die Dokumentation zum inkrementellen Abruf nennt außerdem die erforderliche Berechtigung und die Sortierung der Ergebnisse. Diese Angaben beschreiben den technischen Mechanismus von KSeF, nicht eine garantierte Benachrichtigungszeit in einer externen Anwendung.

Die Zustelldauer wird mindestens durch den Zeitpunkt der Rechnungsbereitstellung, die Synchronisierungsmethode des verwendeten Programms und die Funktion des gewählten Kanals beeinflusst. Deshalb lässt sich keine feste Dauer für jede Benachrichtigung versprechen. Wenn klar ist, woher die Nachricht stammt, können die Ereignisse getrennt werden, die im Alltag häufig als KSeF-Benachrichtigung bezeichnet werden.

Der Ausdruck Rechnungsbenachrichtigung kann drei unterschiedliche Situationen beschreiben. Ihre Trennung verhindert die falsche Annahme, dass eine Nachricht an den Geschäftspartner, eine interne Einkaufsbenachrichtigung und das UPO austauschbar sind.

Eingangsrechnung: Die Nachricht soll das Dokument an die Person leiten, die aufseiten des Käufers mit seiner Bearbeitung beginnt.

Ausgangsrechnung: Eine separate Mitteilung kann den Geschäftspartner oder das Team darüber informieren, dass der Versand an KSeF erfolgreich abgeschlossen wurde.

Systembestätigungen: Status, KSeF-Nummer und UPO dokumentieren einzelne Bestandteile des Prozesses, beweisen aber nicht, dass der Käufer die Rechnung gelesen hat.

Die richtige Abfolge für eine Einkaufsbenachrichtigung lautet: KSeF stellt die Rechnung bereit, die Anwendung erkennt sie, eine Regel bestimmt den Empfänger, der Kanal übermittelt die Benachrichtigung und ein Mensch führt die nächste Tätigkeit aus. Keine dieser Stufen sollte automatisch mit der Genehmigung des Dokuments gleichgesetzt werden. Separate Leitfäden erklären, wie Sie den Rechnungsstatus nach dem Versand prüfen und was das UPO in KSeF bestätigt. Nachdem die Ereignisse getrennt wurden, lässt sich der Inhalt einer hilfreichen Nachricht festlegen.

Eine gute Benachrichtigung sollte nicht aus einer an jeden Kanal gesendeten Kopie der gesamten Rechnung bestehen. Sie soll schnell zwei Fragen beantworten: Wer sollte reagieren und was ist anschließend zu tun? Der Nachrichtenumfang ist an den Unternehmensprozess, den Empfänger und die Datenschutzregeln anzupassen.

Dokumentkontext: Informationen, mit denen sich der Vorgang erkennen lässt, beispielsweise Geschäftspartner, Betrag oder Fälligkeit, sofern sie sich aus der Nachrichtenkonfiguration ergeben.

Empfänger: die Person oder Gruppe, die für die jeweilige Rechnungsart zuständig ist.

Erwartete Handlung: eine klare Information, ob das Dokument geprüft, genehmigt, geklärt oder weitergeleitet werden muss.

Sicherer Zugriff: ein Link zur richtigen Ansicht statt der automatischen Verteilung des vollständigen XML-Dokuments oder überflüssiger Daten.

Die nachstehenden Elemente sind eine Gestaltungsempfehlung und kein Versprechen eines festen Inhalts jeder KSeFGPT-Nachricht. Ihre Verfügbarkeit und ihr Umfang hängen vom gewählten Prozess und von der Konfiguration ab. Nachdem der Inhalt festgelegt wurde, muss noch entschieden werden, an wen die Benachrichtigung gehen soll.

Ein gemeinsames Postfach für alle Rechnungen verwandelt Benachrichtigungen schnell in Rauschen. Eine Regel sollte das Ereignis mit einer Bedingung, einem Zustellort und der nächsten Tätigkeit verbinden. In KSeFGPT gibt die Benachrichtigungsaktion eine E-Mail-Adresse oder eine konfigurierte Integration an: Slack, Telegram oder einen Webhook.

Der Bedingungseditor schlägt die Anzahl der Dokumente, die Rechnungsnummer und die KSeF-Nummer vor und ermöglicht außerdem die Angabe eines eigenen Feldes aus den Auslöserdaten. Da das Ereignis einer neuen Rechnung deren Metadaten enthält, kann eine erweiterte Regel beispielsweise auf den Bruttobetrag oder Verkäuferdaten zugreifen. Es handelt sich dabei jedoch nicht um die direkte Auswahl eines Benutzers oder einer Organisationsgruppe als Empfänger der Automatisierung.

Betrag: Eine eigene Bedingung kann den Bruttowert mit einem internen Schwellenwert des Unternehmens vergleichen. Dieser Schwellenwert ist eine Organisationsregel und keine gesetzliche Grenze.

Verkäufer: Eine eigene Bedingung kann die in den Metadaten verfügbaren Lieferantendaten erkennen und eine Benachrichtigung im gewählten Kanal auslösen.

Mehrere Dokumente: Der Standardablauf unterscheidet zwischen einer neuen Rechnung und mehreren Rechnungen, die bei derselben Prüfung erkannt wurden, und kann eine zusammengefasste E-Mail senden.

Zuständigkeit: Ein gemeinsamer Slack- oder Telegram-Kanal kann die Benachrichtigung dem Team auch dann zugänglich machen, wenn eine einzelne Person nicht verfügbar ist.

Die folgenden Szenarien zeigen ein Modell für die Prozessgestaltung und keine Anleitung zur Funktionskonfiguration. Sobald Empfänger und nächste Tätigkeit feststehen, muss die Grenze zwischen Benachrichtigung und buchhalterischer Entscheidung gewahrt bleiben.

Eine Benachrichtigung signalisiert ein technisches oder betriebliches Ereignis. Sie entscheidet nicht, ob die Rechnung einen tatsächlichen Einkauf des Unternehmens betrifft, ob die Angaben richtig sind, ob die Ausgabe genehmigt wurde oder wie das Dokument in der Buchhaltung zu erfassen ist. Diese Entscheidungen erfordern eine eigene Stufe und eine verantwortliche Person.

Diese Abgrenzung ist besonders wichtig, wenn in KSeF ein Dokument eines unbekannten Verkäufers oder eine nicht zur Bestellung passende Rechnung erscheint. Die bloße Bereitstellung des Dokuments durch das System bestätigt nicht die wirtschaftliche Berechtigung des Einkaufs. Das weitere Vorgehen beschreibt der Leitfaden Was tun, wenn in KSeF eine Rechnung für Einkäufe erscheint, die nicht von uns stammen?.

Ein ausgereifter Dokumentenfluss trennt die Erkennung des Dokuments, die Zuweisung eines Verantwortlichen, die sachliche Prüfung und die buchhalterische Entscheidung. Automatisierung kann den Informationsweg zur richtigen Person verkürzen, sollte aber Kontrollen nicht beseitigen, wenn Vertrag, Lieferung oder Berechtigung der Ausgabe beurteilt werden müssen.

Auch aus dem bloßen Fehlen einer Benachrichtigung lassen sich keine allgemeingültigen Schlüsse über den Verlust des Vorsteuerabzugs, die Verletzung einer Zahlungsfrist oder Sanktionen ziehen. Die Folgen hängen vom konkreten Sachverhalt und den einschlägigen Vorschriften ab. In diesem Prozess sollte die Benachrichtigung als Beginn der Bearbeitung und nicht als ihr Ergebnis betrachtet werden.

KSeFGPT wartet nicht auf eine Push-Benachrichtigung von KSeF, weil KSeF keine solche Benachrichtigung versendet. Der Produktmechanismus ruft regelmäßig Rechnungsmetadaten ab, speichert bereits erkannte KSeF-Nummern und startet den Automatisierungsablauf nur für neue Dokumente.

Nach dem Speichern der KSeF-Zugangsdaten legt das Produkt einen aktiven Standardablauf für Benachrichtigungen an die E-Mail-Adresse des Benutzers an. Beim Start der Überwachung setzt KSeFGPT einen Ausgangspunkt, damit keine Benachrichtigungen über ältere Rechnungen nachträglich ausgelöst werden. Der Standardablauf versendet eine einzelne E-Mail für eine neue Rechnung oder eine zusammengefasste Nachricht, wenn bei einer Prüfung mehrere erkannt werden.

Erkennung: KSeFGPT prüft die in KSeF verfügbaren Metadaten und vergleicht sie mit dem gespeicherten Stand.

Bedingung: Die Standardregel unterscheidet eine einzelne Rechnung von mehreren Rechnungen; eigene Bedingungen können Felder aus den Auslöserdaten verwenden.

Empfänger: Die Information geht an die konfigurierte E-Mail-Adresse, einen Slack-Kanal oder -Chat, einen Telegram-Kanal oder über einen Webhook an ein verbundenes System.

Aktion: Das Team beginnt mit Prüfung, Genehmigung, Klärung oder einer anderen im Unternehmen vorgesehenen Tätigkeit.

Dieser Ablauf betrifft eine neue Eingangsrechnung. Er darf nicht mit einer Nachricht an den Geschäftspartner nach Ausstellung einer Ausgangsrechnung oder mit Status beziehungsweise UPO gleichgesetzt werden. Dies sind getrennte Ereignisse und Prozesse.

In der Ablaufansicht von KSeFGPT können Aktivität, Ausführungen und Prozessfehler kontrolliert werden, ohne diesen Artikel in eine Konfigurationsanleitung zu verwandeln. Eine vollständige Beschreibung der Möglichkeiten finden Sie auf der Seite KSeFGPT-Automatisierungen.

Wie empfangen Sie Rechnungen über KSeF? - erfahren Sie, wie sich die Verfügbarkeit eines Dokuments im System von seiner weiteren Bearbeitung im Unternehmen unterscheidet.

Was tun, wenn in KSeF eine Rechnung für Einkäufe erscheint, die nicht von uns stammen? - lesen Sie, warum ein neues Dokument eine sachliche Prüfung erfordert.

Wie prüfen Sie den Rechnungsstatus in KSeF nach dem Versand? - erfahren Sie, wie das Prozessergebnis einer Ausgangsrechnung zu lesen ist.

UPO in KSeF - erfahren Sie, was das UPO bestätigt und wie es sich von einer betrieblichen Benachrichtigung unterscheidet.