Häufige Fragen zu KSeF und KSeFGPT

KSeFGPT ist in erster Linie ein Werkzeug, das mithilfe künstlicher Intelligenz Unternehmer bei der täglichen Arbeit mit Rechnungen und KSeF unterstützt. Es hilft beim Ausstellen, Senden, Empfangen und Ordnen von FA(3)-Dokumenten, und die KI erleichtert die Analyse von Eingangs- und Ausgangsrechnungen sowie die Datenaufbereitung vor der Übergabe an die Buchhaltung.

Ja. Im KSeFGPT-Chat können Sie eine Rechnung für einen Geschäftspartner ausstellen, ohne sich manuell durch ein Formular zu klicken. Beschreiben Sie dem KI-Assistenten einfach in natürlicher Sprache, für wen die Rechnung bestimmt ist, welche Positionen enthalten sein sollen, welche Daten gesetzt werden müssen und welche Zahlungsbedingungen gelten. Der Assistent bereitet die Rechnungsdaten vor, ergänzt die FA(3)-Struktur, zeigt eine XML-Vorschau und ermöglicht eine schnelle Prüfung vor dem Versand an KSeF.

KSeFGPT arbeitet mit kostenpflichtigen Plänen und einer eintägigen PRO-Testphase, mit der Sie die volle App testen. Mehrere Tools sind jedoch völlig kostenlos und erfordern keine Registrierung.

Ohne Konto nutzen Sie u. a. den KSeF-XML-Validator, die Konverter PDF-zu-XML und XML-zu-PDF, den XML-Rechnungsgenerator und das Korrektur-Tool. Sie finden sie unter /darmowe-narzedzia.

Ja. In der App stellen Sie eine strukturierte FA(3)-Rechnung aus, senden sie an KSeF, prüfen den Status und laden die UPO herunter sowie empfangen Eingangsrechnungen Ihrer Geschäftspartner.

Ja. KSeFGPT unterstützt den Import und Massenversand von Rechnungen, auch aus Excel-Dateien, was die Arbeit bei größeren Mengen beschleunigt.

Am schnellsten geht es mit einem präzisen Prompt im Chat. Zum Beispiel: "Stelle eine Rechnung für <Name des Geschäftspartners> aus. Rechnungsnummer: <Rechnungsnummer>, füge <Anzahl der Positionen> Positionen hinzu. Hier sind die Positionen: <hier die Liste der Positionen mit Menge und allen übrigen Angaben>, Ausstellungsort: <Stadt>, Ausstellungsdatum: <Ausstellungsdatum>, Leistungsdatum: <Leistungsdatum>, Zahlungsfrist: <Zahlungsfrist>, Zahlungsart: <Zahlungsart>. Verwende das diesem Konto zugeordnete Bankkonto. Zeige die XML-Vorschau an. Füge in der Fußzeile folgende Informationen hinzu: <Informationen>." Je genauer die Angaben sind, desto schneller erstellt der Assistent einen fertigen Rechnungsentwurf zur Prüfung und zum Versand.

Stufenweise: ab 1. Februar 2026 für die größten Steuerpflichtigen (Umsatz über 200 Mio. PLN) und ab 1. April 2026 für die übrigen. Der verpflichtende Empfang gilt für alle bereits ab 1. Februar 2026, die kleinsten Steuerpflichtigen ab 1. Januar 2027.

Eine Rechnung in einem einheitlichen XML-Format gemäß der logischen Struktur FA(3), die an KSeF gesendet wird. Nach der Annahme vergibt das System eine KSeF-Nummer und speichert das Dokument einheitlich für jeden Aussteller.

Die eigene Rechnungsnummer vergibt der Aussteller im Feld P_2, während die KSeF-Nummer erst nach Annahme vom System vergeben und u. a. in der UPO zurückgegeben wird. Es lohnt sich, beide Kennungen aufzubewahren.

Nein. KSeF verarbeitet einzelne Rechnungen, während JPK_VAT die VAT-Aufzeichnungen und -Abrechnung für einen Zeitraum meldet. Ab der Abrechnung für Februar 2026 gelten die Versionen JPK_V7M(3) und JPK_V7K(3) mit dem Feld NrKSeF und den Kennzeichen OFF, BFK und DI.

Nein. Das verpflichtende KSeF betrifft den B2B-Verkehr. Verbraucherrechnungen bleiben außerhalb der Pflicht, können aber freiwillig in KSeF ausgestellt werden.

Es ist eine monatliche Bruttogrenze, die nur für KSeF-pflichtige Rechnungen gilt. Nach Überschreiten müssen die überschreitende Rechnung und alle folgenden an KSeF gehen, ohne Rückkehr zur Vergünstigung in den Folgemonaten. Die Vergünstigung gilt bis zum 31. Dezember 2026.

Das Gesetz sieht Sondermodi vor. Im Modus offline24 und bei Nichtverfügbarkeit senden Sie die Rechnung spätestens am nächsten Werktag, bei einer angekündigten Störung haben Sie 7 Werktage, bei einer Totalstörung wird die Rechnung nicht an das System gesendet.

Eine Korrektur zu einer strukturierten Rechnung wird grundsätzlich ebenfalls als strukturierte Rechnung mit der KSeF-Nummer der korrigierten Rechnung ausgestellt. Der VAT-Zeitraum der Korrektur hängt von Art und Ursache ab, nicht nur vom Datum der Nummer.