Schlussrechnung nach Anzahlung in KSeF ausstellen

Eine Schlussrechnung nach einer Anzahlung in KSeF sollte nicht wie eine weitere normale Verkaufsrechnung behandelt werden. Wenn frühere Anzahlungsrechnungen nicht die gesamte Zahlung abdecken, rechnet das Schlussdokument die gesamte Transaktion ab und reduziert den verbleibenden Betrag um frühere Anzahlungen.

In der FA(3)-Struktur gilt die einfache Regel: Eine Anzahlungsrechnung ist der Typ ZAL, und eine Abrechnungsrechnung nach Anzahlungen ist meistens der Typ ROZ. Danach verwendet dieser Artikel vor allem die verständlichen Namen: Anzahlungsrechnung, Abrechnungsrechnung und Schlussrechnung.

Das größte Risiko ist eine doppelte Abrechnung derselben Verkaufstransaktion oder eine fehlende Verbindung zwischen der Schlussrechnung und früheren Anzahlungsrechnungen. Vor dem Versand müssen Rechnungsnummern, KSeF-Nummern, Beträge, VAT, Daten und UPO gesammelt werden.

Eine Schlussrechnung nach einer Anzahlung wird verwendet, wenn der Kunde einen Teil des Preises vor der Leistung gezahlt hat und der Rest nach Dienstleistung oder Lieferung abgerechnet werden muss. Die Anzahlungsrechnung allein zeigt dann nicht die vollständige Endabrechnung.

Wenn der Kunde 30% vor der Lieferung und 70% nach der Lieferung gezahlt hat, kann die erste Zahlung mit einer Anzahlungsrechnung dokumentiert werden, und nach Abschluss der Transaktion kann eine Schlussrechnung erforderlich sein. Bei mehreren Anzahlungen sollte das Schlussdokument den gesamten Satz früherer Rechnungen berücksichtigen.

Wenn die Anzahlung die gesamte Zahlung abgedeckt hat, sollte nicht automatisch eine weitere Rechnung erstellt werden, nur weil das Projekt beendet wurde. Dieser Fall sollte mit der Buchhaltung geprüft werden.

Eine Anzahlungsrechnung und eine Abrechnungsrechnung beschreiben zwei verschiedene Momente derselben Transaktion. Die Anzahlungsrechnung dokumentiert eine Zahlung vor Ausführung. Die Abrechnungsrechnung erscheint später, wenn die Transaktion ausgeführt wurde und der volle Wert der Bestellung oder des Vertrags abgerechnet werden muss.

Praktisch beantwortet die Anzahlungsrechnung die Frage, wie viel der Kunde vor der Leistung gezahlt hat. Die Abrechnungsrechnung beantwortet, wie hoch der gesamte Transaktionswert ist, wie viel bereits über frühere Dokumente abgerechnet wurde und was noch zu zahlen bleibt.

Die breitere Unterscheidung der Rechnungsarten beschreibt Rechnungsarten in KSeF, der Anzahlungsprozess selbst steht in Anzahlungsrechnung in KSeF.

In KSeFGPT stellen Sie die Schlussrechnung nach einer Anzahlung unter Rechnungen > Ausstellen > Rechnung aus. Im Bereich Rechnungsart wählen Sie Abrechnung (ROZ), nicht Basis (VAT) oder Anzahlung (ZAL).

Danach ergänzen Sie Verkäufer, Käufer, Rechnungsnummer, Daten, Positionen und Endwerte. In den Abrechnungsdaten bleibt die Verbindung zu früheren Anzahlungsrechnungen erhalten: Nummern, KSeF-Nummern, Beträge und Daten.

Vor dem Versand prüfen Sie Vorschau und XML. Wenn die Beträge nicht zu den Anzahlungen passen, stoppen Sie den Versand und klären die Differenz mit der Buchhaltung. Nach dem Versand an KSeF speichern Sie KSeF-Nummer, Status und UPO der Abrechnungsrechnung.

Der erste Fehler ist eine normale VAT-Rechnung statt einer Abrechnungsrechnung. Sie kann in einer PDF-Ansicht korrekt wirken, rechnet aber frühere Anzahlungen nicht klar ab.

Der zweite Fehler ist der Abzug nur einer Anzahlung, obwohl der Kunde mehrfach gezahlt hat. Der dritte ist das Fehlen von KSeF-Nummern oder UPO in der internen Übersicht. Der vierte ist ein Schlussdokument bei unklarem Status einer Anzahlungsrechnung.

Wenn nach dem Versand ein Fehler sichtbar wird, schreiben Sie die Historie nicht manuell um und stellen Sie nicht ohne Analyse eine weitere normale Rechnung aus. Prüfen Sie zuerst, ob eine Korrektur nötig ist. Der allgemeine Prozess steht in Korrekturrechnung in KSeF.