KSeFGPT
Rozpocznij za darmo

Kontrahenci

Baza nabywców i dostawców, która uzupełnia się podczas pracy z fakturami

Kontrahenci w KSeFGPT pomagają utrzymać porządek w danych firm, z którymi wystawiasz i importujesz faktury. Dane firmy z GUS uzupełniają się po NIP-ie, bazę można zasilić z Excela lub CSV, dodać rekord ręcznie albo pozwolić aplikacji dopisać nabywcę automatycznie podczas pracy z fakturą. Po uzupełnieniu adresu e-mail ustawienia kontrahenta mogą też uruchamiać powiadomienia o nowych fakturach wysłanych do KSeF, a użytkownik może je wyłączyć dla konkretnego odbiorcy.

Jedna lista, wiele źródeł

Ostatnio dodani kontrahenci

Dane firm dopisują się z faktur, formularza, arkuszy i rejestrów.

Ostatnio dodani kontrahenciNIPŹródło
Mavo Logistics sp. z o.o.5273012841import faktury
Nord Print S.A.7831729304GUS
Sfera Office sp. k.9542814408CSV

Wpisujesz NIP albo importujesz plik z kontrahentami.

Wysyłasz nową fakturę, klient dodawany jest automatycznie do listy kontrahentów.

GUS
uzupełnianie danych po NIP
CSV/XLSX
import istniejącej bazy
AUTOMATYCZNIE
dopisywanie nabywcy z faktury

Adres e-mail uruchamia powiadomienia o fakturach

Kontrahent może trafić do bazy ręcznie, z importu, przez dane z GUS albo automatycznie przy wystawianiu faktury.

  1. 01

    Kontrahent trafia do bazy

    Dodajesz go ręcznie, importujesz z pliku albo KSeFGPT dopisuje nabywcę podczas wystawiania lub importu faktury.

    E-mailfaktury@kontrahent.pl
  2. 02

    Uzupełniasz adres e-mail

    W ustawieniach kontrahenta zapisujesz adres, na który mają trafiać informacje o nowych dokumentach, i decydujesz, czy powiadomienia mają być aktywne.

    Powiadomieniawłączone lub wyłączone
  3. 03

    KSeFGPT zapamiętuje dane

    Przy kolejnych fakturach system wie, do którego kontrahenta należy dokument i czy ma komplet danych do powiadomienia.

    Statusgotowy do komunikacji
  4. 04

    Po KSeF idzie wiadomość

    Po skutecznej wysyłce faktury do KSeF kontrahent dostaje e-mail z KSeFGPT.pl o nowo wystawionej fakturze.

    Po KSeFwiadomość do odbiorcy

Brak adresu e-mail lub wyłączone powiadomienia nie blokują wystawienia faktury, ale oznaczają brak automatycznej wiadomości do tego kontrahenta.

Jak baza buduje się w praktyce

1

Wpisujesz NIP albo importujesz plik z kontrahentami.

2

KSeFGPT uzupełnia dane z GUS tam, gdzie może.

3

Wysyłasz nową fakturę, klient dodawany jest automatycznie do listy kontrahentów.

Uzupełnianie danych z GUS

Po wpisaniu NIP-u dane firmowe uzupełniają się automatycznie z rejestrów. To ogranicza literówki w nazwach i adresach, więc mniej faktur wraca do poprawy przed wysyłką lub archiwizacją.

Import z Excela i CSV

Możesz przenieść istniejącą listę klientów i dostawców z arkusza zamiast odtwarzać ją po jednej firmie. Zespół szybciej zaczyna pracę na tej samej bazie i nie traci czasu na uzgadnianie, który wpis jest aktualny.

Ręczne dodawanie i porządkowanie

Nowego kontrahenta dodasz ręcznie wtedy, gdy nie masz go jeszcze na fakturze albo chcesz przygotować dane wcześniej. To pomaga wystawić dokument bez szukania NIP-u, adresu i nazwy w mailach.

Automatyczne dopisywanie z faktur

Gdy importujesz fakturę z pliku albo wystawiasz ją w formularzu, nabywca zostanie dodany do kontrahentów, jeśli nie istnieje. Baza rośnie przy okazji codziennej pracy, więc kolejne faktury wystawiasz szybciej i z mniejszym ryzykiem duplikatów.

Powiadomienia po adresie e-mail

Po uzupełnieniu adresu e-mail kontrahenta KSeFGPT może poinformować go o nowo wystawionej fakturze, gdy dokument zostanie wysłany do KSeF.

Zacznij korzystać z modułu Kontrahenci

Załóż konto KSeFGPT i odblokuj pełną moc platformy.

Rozpocznij za darmo