Najczęstsze pytania o KSeF i KSeFGPT

KSeFGPT to przede wszystkim narzędzie zbudowane po to, by za pomocą sztucznej inteligencji wspierać przedsiębiorców w codziennej pracy z fakturami i KSeF. Pomaga wystawiać, wysyłać, odbierać i porządkować dokumenty FA(3), a AI ułatwia analizę faktur przychodzących i wychodzących oraz przygotowanie danych do wystawienia faktury.

Tak. Czat w KSeFGPT pozwala wystawić fakturę kontrahentowi bez ręcznego przeklikiwania formularza. Wystarczy napisać do Asystenta AI w języku naturalnym, komu chcesz wystawić dokument, jakie pozycje dodać, jakie daty ustawić i jakie warunki płatności zastosować. Asystent przygotuje dane faktury, uzupełni strukturę FA(3), pokaże podgląd XML i pozwoli szybko przejść do dalszej weryfikacji przed wysyłką do KSeF.

KSeFGPT działa w modelu płatnych planów z jednodniowym trialem PRO, dzięki któremu przetestujesz pełne możliwości aplikacji. Część narzędzi jest jednak całkowicie darmowa i nie wymaga rejestracji.

Bez zakładania konta skorzystasz m.in. z walidatora XML KSeF, konwertera PDF do XML, konwertera XML do PDF, generatora faktur XML oraz narzędzia do korekt. Znajdziesz je na stronie /darmowe-narzedzia.

Tak. W aplikacji wystawisz fakturę ustrukturyzowaną FA(3), wyślesz ją do KSeF, sprawdzisz status i pobierzesz UPO, a także odbierzesz faktury przychodzące wystawione przez kontrahentów.

Tak. KSeFGPT obsługuje import i masową wysyłkę faktur, w tym z plików Excel, co przyspiesza pracę przy większej liczbie dokumentów.

Najszybciej zrobić to jednym precyzyjnym promptem w czacie. Możesz użyć np.: "Wystaw fakturę dla <nazwa kontrahenta>. Numer faktury: <numer faktury>, dodaj <ilość> pozycji. Oto pozycje: <tutaj lista pozycji: z ilością sztuk i wszystkimi pozostałymi danymi>, miejsce wystawienia: <miasto>, data wystawienia: <data wystawienia>, data wykonania usługi: <data wykonania usługi>, termin płatności: <termin płatności>, forma zapłaty: <forma zapłaty>. Użyj konta bankowego przypisanego do tego konta. Wyświetl podgląd XML. W stopce dodaj następujące informacje: <informacje>." Im dokładniej opiszesz dane, tym szybciej Asystent przygotuje gotowy projekt faktury do sprawdzenia i wysyłki.

Etapami: od 1 lutego 2026 r. dla największych podatników (sprzedaż powyżej 200 mln zł) i od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych. Obowiązkowy odbiór faktur dotyczy wszystkich już od 1 lutego 2026 r., a najmniejsi podatnicy wchodzą od 1 stycznia 2027 r.

To faktura w jednolitym formacie XML zgodnym ze strukturą logiczną FA(3), przesłana do KSeF. Po przyjęciu system nadaje jej numer KSeF i przechowuje dokument w jednolitej postaci dla każdego wystawcy.

Numer własny faktury nadaje wystawca w polu P_2, a numer KSeF nadaje system dopiero po przyjęciu dokumentu i zwraca go m.in. w UPO. Warto przechowywać oba identyfikatory.

Nie. KSeF obsługuje pojedyncze faktury, a JPK_VAT raportuje za okres ewidencję i rozliczenie VAT. Od rozliczenia za luty 2026 r. obowiązują wersje JPK_V7M(3) i JPK_V7K(3) z polem NrKSeF oraz oznaczeniami OFF, BFK i DI.

Nie. Obowiązkowy KSeF dotyczy obrotu B2B. Faktury konsumenckie pozostają poza obowiązkiem, choć można wystawiać je w KSeF dobrowolnie.

To miesięczny limit brutto liczony tylko dla faktur podlegających obowiązkowemu KSeF. Po przekroczeniu progu faktura przekraczająca limit i wszystkie kolejne muszą trafić do KSeF, bez powrotu do preferencji w następnych miesiącach. Preferencja obowiązuje do 31 grudnia 2026 r.

Przepisy przewidują tryby szczególne. W offline24 i przy niedostępności fakturę dosyłasz najpóźniej następnego dnia roboczego, przy ogłoszonej awarii masz 7 dni roboczych, a przy awarii całkowitej faktury nie dosyła się do systemu.

Korektę do faktury ustrukturyzowanej co do zasady również wystawia się jako fakturę ustrukturyzowaną z numerem KSeF faktury korygowanej. Okres ujęcia korekty w VAT zależy od jej rodzaju i przyczyny, a nie tylko od daty numeru.