Як перетворити XML KSeF на читабельний рахунок PDF

XML-файл з KSeF містить дані рахунка-фактури у структурі FA(3), але його незручно читати як традиційний документ. Конвертер може впорядкувати ці дані в читабельному PDF з інформацією про продавця, покупця, позиції, податок і підсумкові суми.

Створення PDF не змінює вихідний документ, не виправляє помилки й не підтверджує прийняття рахунка-фактури системою KSeF. Для повної перевірки все одно потрібні XML-файл, валідація та системні дані, зокрема статус, номер KSeF і UPO, тобто офіційне підтвердження прийняття.

Після конвертації порівняйте з XML-файлом дані сторін, номер рахунка-фактури, дати, валюту, кількість позицій, ставки ПДВ і суми. Якщо PDF буде передано контрагенту або використано поза KSeF, також перевірте, чи потрібен у цій ситуації належний QR-код перевірки.

Ви отримуєте файл із розширенням XML і замість читабельного рахунка-фактури бачите теги, технічні назви полів і довгу послідовність даних. Це нормально. Структурований рахунок-фактура призначений передусім для автоматичного зчитування системою KSeF і бухгалтерськими програмами, а не для перегляду як текстовий документ.

PDF розв'язує проблему читабельності лише на одному рівні. Він показує дані людині, але самостійно не відповідає на питання, чи відповідає структура FA(3), чи прийняла система KSeF рахунок-фактуру та чи правильним є податкове трактування операції.

1. Що відбувається під час конвертації XML у PDF

2. Як крок за кроком перетворити XML KSeF на PDF

3. Що перевірити у візуалізації перед завантаженням PDF

4. Чого не підтверджує PDF

5. Коли візуалізації потрібен QR-код

6. Погляд експерта

7. Найчастіші запитання

У таблиці розділено елементи процесу, щоб відрізнити робочий перегляд даних від візуалізації рахунка-фактури, який уже опрацювала система KSeF.

Структура FA(3) зберігає дані у впорядкованих розділах. Заголовок містить технічну інформацію, розділи про суб'єктів описують продавця, покупця та інші сторони, а розділ рахунка-фактури охоплює, зокрема, номер документа, дати, валюту, позиції, ставки ПДВ і підсумкові суми.

Конвертер зчитує ці поля й розміщує їх у формі, схожій на традиційний рахунок-фактуру. Він не використовує OCR, оскільки дані вже записані у файлі. Його завдання полягає у відображенні структури XML як заголовків, таблиць і підсумків, зрозумілих людині.

Сторони операції: перевірте назву, ідентифікатор і адресу продавця та покупця.

Документ: порівняйте номер рахунка-фактури, дати, валюту й платіжні дані.

Позиції та підсумки: перевірте описи, кількість, ціни, ставки ПДВ, а також суми нетто, ПДВ і брутто.

Конвертація змінює спосіб представлення, а не зміст рахунка-фактури. Коли зрозуміло, що робить генератор, можна безпечно перейти до самого процесу.

У конвертері XML у PDF KSeF можна вставити вміст рахунка-фактури або завантажити файл із пристрою. Інструмент призначений передусім для рахунків-фактур у поточній структурі FA(3).

У поточній версії інструмента вміст XML зчитується й обробляється у браузері. Сервер перевіряє ліміт використання, а сам PDF створюється на пристрої користувача. Перед завантаженням результату потрібно вказати адресу електронної пошти. Безкоштовний ліміт становить 3 використання протягом 24 годин.

Підготовка: збережіть оригінальний XML-файл без змін і працюйте з його копією.

Завантаження: відкрийте конвертер, вставте вміст або виберіть файл на пристрої.

Створення та завантаження: запустіть процес, укажіть адресу електронної пошти й завантажте підготовлений PDF.

Перевірка: порівняйте візуалізацію з вихідними даними перед подальшим передаванням.

Інструмент приймає файли розміром до 5 МБ. Якщо файл більший, нетиповий або містить значний обсяг додаткових даних, перевірте його окремо й не вважайте, що неповна візуалізація автоматично означає помилку самого рахунка-фактури.

Найкраща перевірка полягає не в читанні PDF від початку до кінця. Спершу виберіть поля, помилка в яких змінює значення документа, а потім порівняйте їх з XML-файлом, замовленням, договором або даними в бухгалтерській системі.

Сторони: порівняйте назву, NIP або інший ідентифікатор та адресу продавця й покупця.

Документ: перевірте власний номер рахунка-фактури продавця, дати й валюту.

Позиції: порівняйте кількість рядків, одиниці виміру, кількість товару, ціни та знижки.

Податок і оплата: перевірте ставки ПДВ, суми нетто, ПДВ і брутто, а також строк і рахунок для оплати.

Приклад із бухгалтерського бюро: клієнт надсилає рахунок-фактуру витрат у форматі XML. Бухгалтер створює PDF, щоб швидко перевірити сторони, позиції та суми, але для документації також зберігає незмінений XML-файл. Перед проведенням документа виконує валідацію, а якщо рахунок-фактура походить із KSeF, також порівнює номер KSeF і статус документа.

Такий процес триває на кілька десятків секунд довше, ніж бездумне завантаження PDF, але зменшує ризик проведення читабельного документа з неправильними даними. Після перевірки візуалізації потрібно ще встановити, чого сам PDF не може довести.

PDF може виглядати правильно, навіть якщо XML-файл не проходить валідацію або містить дані, що потребують уточнення. Генератор відповідає за представлення. Валідатор відповідає за технічну відповідність. KSeF відповідає за статус обробки й присвоєння системного номера.

Структура: PDF не підтверджує відповідності повній схемі FA(3) або заповнення всіх обов'язкових полів.

Статус: PDF не доводить прийняття системою KSeF, присвоєння номера KSeF або доступності UPO.

Податок: читабельна візуалізація не підтверджує правильності ставки ПДВ або класифікації операції.

Щоб перевірити структуру, прочитайте матеріал Валідація та обробка XML у KSeF. Якщо потрібно розібратися в полях і номерах, допоможе стаття Як читати XML KSeF.

Розділення цих рівнів дозволяє оцінити останнє важливе питання: чи можна без додаткових дій передати створений PDF контрагенту?

PDF, створений лише для внутрішнього перегляду, не є автоматично тим самим документом, який компанія використовує поза KSeF. Міністерство фінансів Польщі вказує, що у визначених законом ситуаціях рахунок-фактура, наданий покупцеві або використаний поза KSeF, має бути позначений відповідним кодом перевірки.

Код надає доступ до рахунка-фактури й дозволяє перевірити дані, збережені в KSeF. Для онлайн-рахунка, який використовується поза системою, цей код пов'язаний із номером KSeF. В офлайн-режимах кількість і позначення кодів залежать, зокрема, від того, чи рахунок-фактуру вже надіслано до системи.

Мета: документ потрібен лише для внутрішньої перевірки чи буде переданий одержувачу?

Статус: чи рахунок-фактура вже міститься в KSeF і має системний номер?

Позначення: чи містить візуалізація код, правильний для способу виставлення й передавання?

Безкоштовний конвертер допомагає отримати читабельний документ, але не варто автоматично вважати кожен завантажений із нього PDF повною візуалізацією для всіх сценаріїв KSeF. Якщо документ буде передано за межі компанії, перевірте QR-код і статус рахунка-фактури.

Найпоширеніша помилка полягає в ототожненні читабельності з правильністю. Коли документ має таблицю позицій і підсумки, що виглядають правильно, легко вирішити, що весь процес уже завершено. Насправді генератор міг лише правильно показати значення, отримані з XML-файлу.

Безпечний робочий комплект складається з кількох рівнів. XML-файл зберігає дані рахунка-фактури. Валідація відповідає на технічні питання. Номер KSeF, статус і UPO документують процес у системі. PDF дозволяє людині швидко прочитати й порівняти документ.

У малій компанії це може бути простий ручний процес. Бухгалтерському бюро або організації, що обробляє багато рахунків-фактур, варто його стандартизувати: зберігати оригінальний XML-файл, створювати попередній перегляд, перевіряти визначений набір полів і лише потім передавати документ на подальше погодження або проведення.

Чи є PDF, створений з XML, рахунком-фактурою KSeF? PDF є читабельною візуалізацією даних рахунка-фактури. Структурований рахунок-фактура в польській Національній системі електронних рахунків-фактур KSeF має формат XML, відповідає структурі FA(3), а після прийняття системою отримує номер KSeF. PDF не замінює XML-файл або системні дані.

Чи виправляє конвертер XML у PDF помилки у файлі? Ні. Конвертер показує дані, які може прочитати з XML-файлу. Не варто вважати, що він виправляє структуру, доповнює відсутні поля або підтверджує правильність рахунка-фактури з погляду оподаткування. Для перевірки структури призначений валідатор.

Чи можна надіслати створений PDF контрагенту? Ви можете передати контрагенту читабельну візуалізацію, але спершу перевірте спосіб виставлення рахунка-фактури, його статус і вимоги до QR-коду. Звичайний PDF без належного коду перевірки може бути неповною візуалізацією для використання поза KSeF.

Чи надсилає конвертер мій XML-файл на сервер? У поточній версії інструмента KSeFGPT файл зчитується, а PDF створюється у браузері користувача. Сервер обслуговує ліміт використання, а не вміст конвертованого XML-файлу. Завжди оцінюйте роботу цієї функції відповідно до актуальної версії інструмента та політики конфіденційності.

Щоб спершу зрозуміти структуру файлу, прочитайте Як читати XML KSeF. Ширший опис полів і схеми містить стаття XML і формат FA(3) у KSeF.

Перед використанням документа в бухгалтерії також ознайомтеся з валідацією та обробкою XML у KSeF. Якщо починаєте з PDF і потребуєте зворотного процесу, прочитайте Чи можна надіслати PDF до KSeF?.