ORLEN і KSeF. Що ви отримуєте на касі та де знайти сам рахунок-фактуру?

ORLEN S.A. повідомляє, що з 1 квітня 2026 року оформлює продажі на АЗС польським підприємцям через KSeF. Це правило стосується звичайних покупок, а не продажів за програмами обслуговування автопарків. На касі покупець отримує роздруковане підтвердження операції з QR-кодом, польським податковим номером NIP покупця, датою та сумою покупки.

Підтвердження допомагає знайти рахунок, але саме рахунком не є. Отримайте рахунок-фактуру з KSeF, а роздруківку збережіть, щоб зіставити його з покупкою. Сам QR-код не гарантує, що документ уже доступний для завантаження.

Для продажів за програмами обслуговування автопарків діє окрема модель: рахунок у KSeF із додатком, який містить перелік операцій. Додаткова відомість із порталу для автопарків дає змогу отримати ширші дані.

Ви заправили автомобіль для компанії та повернулися з роздруківкою, яка відрізняється від звичного рахунку. Бухгалтерії потрібен документ на цю покупку, а листа від АЗС немає. За описаною ORLEN процедурою так і має починатися отримання документів: підтвердження видають на касі, а рахунок отримують у KSeF. Нижче пояснюємо, як їх зіставити та що перевірити, якщо рахунок не вдається знайти. Правила наведено станом на 1 жовтня 2026 року.

Що ORLEN видає на касі?

Як визначити, який документ ви отримали?

Де знайти рахунок за покупку на ORLEN?

Як отримувати рахунки за програмами для автопарків?

Що змінюється для приватної покупки або іноземного клієнта?

Чи впливає чек із NIP на спосіб отримання рахунку?

Що робити, якщо рахунку немає у списку?

Як передавати документи бухгалтерії?

Поширені запитання

Визначте, хто в компанії отримує рахунки за покупки. Водій може передавати дані заправки, а уповноважена особа завантажувати документи з KSeF. Не кожному працівникові потрібен доступ до всіх рахунків компанії.

Підтвердження операції, рахунок із KSeF та його візуалізація можуть стосуватися однієї покупки. Пов'яжіть їх у документообігу, щоб не відобразити ту саму операцію в обліку двічі.

У повідомленні, оновленому 30 березня 2026 року, ORLEN S.A. описує видачу покупцеві роздрукованого підтвердження операції. Серед його даних компанія називає QR-код, NIP покупця, дату та суму операції. Роздруківка підтверджує покупку й допомагає завантажити рахунок із KSeF.

Для такого обслуговування продажів на АЗС компанія вказує 1 квітня 2026 року. Хоча заголовок усього повідомлення стосується правил від 1 лютого, розділ про АЗС, за винятком продажів за програмами для автопарків, має власну дату. Саме вона стосується документа, який видають на касі за звичайну покупку для бізнесу.

Опис охоплює продажі ORLEN S.A. польським підприємцям. Перевірте назву та NIP фактичного продавця. Якщо рахунок виставляє інша компанія, уточніть спосіб отримання безпосередньо в неї.

Роль документа залежить від його змісту та зв'язку з рахунком. Самого паперу, формату PDF або наявності QR-коду недостатньо, щоб визначити, що вам видали. Міністерство фінансів Польщі розрізняє підтвердження операції, рахунок і його візуалізацію.

Почніть із QR-коду на підтвердженні та вказівок, які з'являться після сканування. ORLEN зазначає, що роздруківка допомагає завантажити рахунок. Якщо документ поки недоступний, збережіть підтвердження й перевірте ще раз.

Описаний Міністерством фінансів механізм доступу через QR-код дозволяє перевірити наявність рахунку в системі, а потім завантажити його без входу до системи, ввівши додаткові дані. Для типового рахунку польській компанії це номер рахунку, присвоєний продавцем, NIP покупця та сума брутто. Номер, присвоєний продавцем, відрізняється від номера KSeF.

Інший спосіб: отримати рахунок у KSeF для відповідної компанії через Aplikacja Podatnika, підключену до системи програму або уповноважену бухгалтерію. Так можна збирати рахунки за покупки без окремого сканування кожного підтвердження. Докладніше про способи доступу читайте в посібнику з отримання рахунків через KSeF.

Не будуйте процес отримання лише на очікуванні електронного листа. ORLEN S.A. зазначає, що, як правило, не повідомляє контрагента про виставлення рахунку в KSeF. Навіть якщо ваша невелика компанія ще користується послабленням і виставляє власні рахунки поза системою, це не відкладає отримання тих рахунків, які інші продавці вже виставляють їй у KSeF.

ORLEN окремо описує продажі за програмами обслуговування автопарків. Їх оформлюють структурованим рахунком із додатком, який є невіддільною частиною документа в KSeF. Додаток містить перелік охоплених рахунком операцій зі скороченим набором даних. Під час обліку конкретної заправки перевірте, до якого рахунку за програмою обслуговування автопарку вона належить.

Клієнтам, яким потрібна докладніша інформація, ORLEN надає додаткові відомості за попередніми правилами. Можна погодити склад даних, формат і адресу електронної пошти, а також завантажити відомість у PDF на порталі ORLEN для автопарків. Така відомість і додаток, що є частиною рахунку в KSeF, мають різне призначення. Пов'яжіть їх із відповідним рахунком, а не шукайте окремий рахунок для кожного рядка відомості.

За інформацією ORLEN, іноземні клієнти та фізичні особи, які не ведуть підприємницької діяльності, отримують рахунок у погодженій паперовій формі або в електронній формі на електронну пошту. Йдеться про спосіб передачі рахунку, якщо його виставляють. Загалом використання KSeF для рахунків споживачам є добровільним. Приватна покупка підприємця також може бути споживчою покупкою.

Компанія також передбачає передачу контрагентові візуалізації рахунку KSeF із належним QR-кодом у випадках, обґрунтованих потребами бізнесу, та в погоджений спосіб. Тому не потрібно після кожної покупки для компанії чекати ще й окремого PDF від ORLEN.

Чек із NIP є окремим видом документа. До кінця 2026 року він може залишатися поза KSeF як спрощений рахунок, якщо відповідає всім передбаченим умовам, зокрема ліміту 450 злотих брутто або 100 євро, коли суму визначено в євро. Інший виняток до кінця 2026 року дозволяє виставляти повні рахунки через касові апарати без цього обмеження суми.

Це можливості, передбачені польським законодавством. Для описаних продажів ORLEN S.A. орієнтуйтеся на процедуру оператора та вид отриманого документа. Наявність NIP і суми на підтвердженні операції автоматично не перетворює його на чек, що є спрощеним рахунком.

Відсутність результату пошуку сама собою не пояснює, що сталося з документом. Наведені дії допоможуть перевірити, чи ви шукаєте потрібний рахунок, і підготувати конкретне звернення до продавця.

1. Визначте документ і продавця. Прочитайте назву постачальника, його NIP та назву документа. Збережіть підтвердження й дані АЗС.

2. Перевірте NIP покупця. Порівняйте його з компанією, вибраною в застосунку. Якщо ви обслуговуєте кілька компаній, переконайтеся, що переглядаєте рахунки за покупки саме потрібної компанії та маєте право читання.

3. Уточніть спосіб розрахунку. Якщо покупку здійснено за програмою для автопарку, знайдіть рахунок, який охоплює цю операцію, та перевірте його відомість. Звичайна покупка на касі й розрахунки за автопарк мають окремі правила.

4. Перевірте QR-код, дати та фільтри. Скористайтеся доступом із підтвердження. У програмі, підключеній до KSeF, встановіть відповідний період, перевірте фільтр NIP або номера рахунку та повторно завантажте документи. Надто вузькі критерії можуть приховувати потрібну покупку.

5. З'ясуйте причину з продавцем. Якщо рахунок досі не знайдено, передайте дату й суму операції, NIP покупця, дані АЗС та номер отриманого документа, якщо він зазначений. Попросіть уточнити статус і спосіб отримання рахунку.

У цьому повідомленні ORLEN не встановлює єдиного строку появи рахунку після покупки. Не вважайте кожну відсутність документа ознакою збою та не припускайте, що обов'язково потрібно чекати певну кількість годин. Зберігайте підтвердження до з'ясування ситуації.

Якщо працівник повернувся із заправки з підтвердженням, він може передати його відповідальному за документи разом з інформацією про покупку. Бухгалтерія або інший уповноважений працівник отримує рахунок для відповідного NIP та звіряє продавця, дату й суму. Після перевірки позначає підтвердження як пов'язане з рахунком. Це приклад документообігу, який допомагає уникнути пропусків і подвійного обліку операції.

Для автопарку звіряють також перелік заправок. Якщо водій передав додатковий PDF або пізніше завантажено візуалізацію, долучіть їх до тієї самої покупки. Новий файл не означає нової витрати.

Не замінюйте відсутній рахунок ORLEN власною копією документа продавця, яку ви виставите й надішлете до KSeF. Рахунок за покупку потрібно отримати від продавця або із системи, а розбіжності з'ясувати з продавцем.

У KSeFGPT уповноважений користувач може завантажувати вхідні рахунки для компанії, підключеної до KSeF. Виберіть потрібну компанію, відкрийте Вхідні, встановіть період і синхронізуйте список. Дати, номер рахунку та фільтр NIP впливають на обсяг завантаження. Усі кроки наведено в інструкції із синхронізації рахунків із KSeF.

Після завантаження зіставте рахунки з підтвердженнями від водіїв. Окремо з'ясовуйте операції, які поки не вдалося пов'язати з рахунком. Так одна особа може збирати документи з KSeF, а інші працівники передавати потрібні дані про покупки.

Правила отримання рахунків на інших АЗС допоможуть порівняти способи передачі документів за пальне.

Отримання рахунків через KSeF пояснює доступ до рахунків за покупки компанії.

Зручна для читання візуалізація рахунку показує зв'язок документа XML із його версією PDF.

Спрощений рахунок і чек із NIP допомагає розібратися в окремих правилах для невеликих покупок.