Schriftliche Anleitung

Was Sie tun werden

Sie stellen eine Rechnung aus, bei der der tatsächliche Käufer in Podmiot2 bleibt und die untergeordnete Gebietskörperschaft als eigener Podmiot3 mit Rolle 8 — Gebietskörperschaft – Empfänger — hinzugefügt wird.

Sie wählen die Rolle aus der Liste im Formular, prüfen die Empfängerdaten, senden die Rechnung an KSeF und kontrollieren abschließend den Status.

Voraussetzungen

Bevor Sie beginnen

Nach der Auswahl von Empfänger hinzufügen zeigt das Formular die Felder Name, Adresse, NIP und Rolle an. Wählen Sie unter Rolle die Option Gebietskörperschaft – Empfänger (8).

Element	Beschreibung
Zugriff	Ein aktives Rechnungsmodul und Zugriff auf Ausstellen. Ein Organisationsmitglied benötigt Zugriff auf Rechnungen.
Unternehmen	Wählen Sie das Unternehmen aus, das das Dokument ausstellt. Für den Versand benötigt es ein aktives KSeF-Token oder -Zertifikat.
Käufer	Bereiten Sie Name, NIP und Adresse des tatsächlichen Käufers vor, der in Podmiot2 eingetragen wird, zum Beispiel einer Gemeinde.
Gebietskörperschaft	Bereiten Sie Name, polnische NIP und Adresse der untergeordneten Einheit vor, die die Rechnung als Podmiot3 erhalten soll. Das Formular unterstützt derzeit keine IDWew.
Weitere Daten	Rechnungsnummer und -daten, mindestens eine Position, Umsatzsteuersätze, Beträge und Zahlungsangaben.
Ausgangspunkt	Wählen Sie nach der Anmeldung das richtige Unternehmen und öffnen Sie Rechnungen → Ausstellen.
Dauer	Etwa 5–10 Minuten.
Wichtig	Ersetzen Sie nicht die Daten im Hauptblock Käufer. Fügen Sie die Einheit in einem eigenen Block Empfänger hinzu und weisen Sie ihr Rolle 8 zu.

01Schritt

Beginnen Sie mit dem Ausstellen einer neuen Rechnung

Wählen Sie in der Hauptnavigation Rechnungen und öffnen Sie anschließend Ausstellen. Wählen Sie auf dem Bildschirm Neues Dokument ausstellen die Karte Rechnung mit der Beschreibung Neue Rechnung ausstellen.

KSeFGPT öffnet Bearbeiten und füllt die Verkäuferdaten anhand des aktiven Unternehmens aus. Wenn kein Unternehmen ausgewählt ist, wählen Sie es zuerst im Auswahlfeld über den Registerkarten aus.

02Schritt

Tragen Sie Käufer und Rechnungsdaten ein

Geben Sie Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum, Verkaufsdatum oder Abrechnungszeitraum sowie mindestens eine Position ein. Ergänzen Sie außerdem die Zahlungsinformationen und alle weiteren für das Dokument erforderlichen Angaben.

Wählen Sie im Hauptblock Käufer über Geschäftspartner auswählen den richtigen Geschäftspartner aus oder geben Sie seine Daten manuell ein. Dieser Block entspricht Podmiot2 in FA(3). Bei einer untergeordneten Gebietskörperschaft ist die übergeordnete Stelle, zum Beispiel die Gemeinde, der Käufer und nicht die Einheit, die das Dokument erhalten soll.

Prüfen Sie vor dem nächsten Schritt Name, NIP und Adresse des Käufers. Der zusätzliche Empfänger im nächsten Schritt ersetzt diese Daten nicht.

03Schritt

Wählen Sie Empfänger hinzufügen

Wählen Sie unter den Blöcken Verkäufer und Käufer die Option Empfänger hinzufügen. Ein neuer Block mit den Feldern Name, Adresse, NIP und Rolle wird angezeigt.

Trotz der Bezeichnung Empfänger hinzufügen werden die Daten dieses Blocks als Podmiot3 gespeichert, also als eine andere Stelle als der Verkäufer und der tatsächliche Käufer. Ändern Sie hier nicht die Podmiot2-Daten.

04Schritt

Wählen Sie Rolle 8 und tragen Sie die Daten der Einheit ein

Geben Sie im zusätzlichen Block Name, Adresse und NIP der untergeordneten Gebietskörperschaft ein. Öffnen Sie anschließend Rolle und wählen Sie unter Auf Käuferseite die Option Gebietskörperschaft – Empfänger (8).

Die Überschrift des Blocks wechselt zur vollständigen Rollenbezeichnung. Wählen Sie nicht Zusätzlicher Käufer (4), denn dies ist eine andere FA(3)-Rolle. In diesem Ablauf unterstützt das aktuelle Formular die Identifikation der Einheit per NIP, aber nicht per IDWew.

05Schritt

Prüfen Sie Empfänger und ausgewählte Rolle

Prüfen Sie unter Bearbeiten, ob der zusätzliche Block die Überschrift Gebietskörperschaft – Empfänger trägt und den richtigen Namen, die richtige Adresse und die NIP der Einheit enthält.

Sie können Rolle vor dem Versand erneut öffnen, um sicherzustellen, dass Gebietskörperschaft – Empfänger (8) ausgewählt ist. Sie müssen dazu weder das XML öffnen noch bearbeiten.

06Schritt

Senden Sie die Rechnung an KSeF

Prüfen Sie oben rechts die gewählte Autorisierungsmethode: KSeF-Token oder Zertifikat. Falls für das Unternehmen beide Methoden verfügbar sind, wählen Sie die richtige aus.

Aktivieren Sie Ich übernehme die volle Verantwortung für die Richtigkeit der an KSeF übermittelten Daten und wählen Sie anschließend An KSeF senden. Aktualisieren Sie die Seite während des Versands nicht.

Zuerst erscheint Rechnung an KSeF gesendet mit dem Hinweis, dass die Verarbeitung aussteht. KSeFGPT prüft den Dokumentstatus ungefähr alle 10 Sekunden.

Endzustand

Ergebnis prüfen

Der Vorgang ist abgeschlossen, wenn Rechnung von KSeF akzeptiert angezeigt wird. Prüfen Sie die Referenznummer und die abschließende Statusbeschreibung. Nach der Vergabe einer KSeF-Nummer ist das Dokument eine ausgestellte strukturierte Rechnung; die UPO bestätigt ihre Annahme.

Die zusätzliche Einheit sollte als eigener Podmiot3 mit Rolle 8 gespeichert bleiben und den tatsächlichen Käufer nicht ersetzen. Rechnung an KSeF gesendet bedeutet nur, dass die Verarbeitung begonnen hat; warten Sie auf die Annahme oder Ablehnung.

Fehlerdiagnose

Wenn etwas nicht funktioniert

Vergleichen Sie das Problem mit der folgenden Tabelle.

Problem	Wahrscheinliche Ursache	Was ist zu tun
Rolle wird nicht angezeigt	Es wurde kein eigener Empfänger hinzugefügt.	Wählen Sie unter Käufer die Option Empfänger hinzufügen. Rolle erscheint zusammen mit Name, Adresse und NIP.
Rolle 8 wird nicht angezeigt	Die Rollenliste ist geschlossen oder Sie sehen eine andere Gruppe.	Öffnen Sie Rolle und wählen Sie unter Auf Käuferseite die Option Gebietskörperschaft – Empfänger (8).
Die Daten der Einheit haben den Käufer ersetzt	Die Einheit wurde im Hauptblock Käufer statt im zusätzlichen Block Empfänger eingetragen.	Stellen Sie die Daten des tatsächlichen Käufers wieder her, wählen Sie Empfänger hinzufügen und tragen Sie erst dort die Einheit mit Rolle 8 ein.
An KSeF senden ist deaktiviert	Die Verantwortungsbestätigung wurde nicht aktiviert, ein Pflichtfeld fehlt oder die XML-Validierung hat einen Fehler erkannt.	Füllen Sie die über der Rechnung genannten Felder aus, beheben Sie die XML-Validierungsfehler und aktivieren Sie die Verantwortungsbestätigung.
Ein Fehler der KSeF-Verbindung wird angezeigt	Das ausgewählte Unternehmen hat kein aktives Token oder Zertifikat oder die Zugangsdaten sind abgelaufen.	Konfigurieren Sie die KSeF-Verbindung des Unternehmens in den Einstellungen, kehren Sie zur Rechnung zurück und versuchen Sie den Versand erneut.
Der Endstatus lautet Rechnung von KSeF abgelehnt	KSeF hat einen Dokument- oder Berechtigungsfehler zurückgegeben.	Lesen Sie Fehlercode und -beschreibung. Senden Sie dasselbe Dokument nicht erneut; beheben Sie die genannte Ursache und prüfen Sie Empfängerdaten und Rolle vor dem nächsten Versuch.

Wie geht es weiter?

Laden Sie nach der Annahme XML und UPO herunter und bewahren Sie beide gemäß dem Buchhaltungsprozess Ihres Unternehmens auf. Prüfen Sie außerdem, ob das Dokument unter den ausgehenden Rechnungen des richtigen Unternehmens angezeigt wird.

Wenn Sie häufig Dokumente für untergeordnete Gebietskörperschaften ausstellen, halten Sie deren korrekte Namen, NIP und Adressen in Ihren Arbeitsunterlagen fest. Prüfen Sie bei jeder neuen Rechnung, ob Gebietskörperschaft – Empfänger (8) ausgewählt ist.

Wie Sie ein Dokument ohne sofortigen Versand vorbereiten, erfahren Sie unter Wie erstelle ich in KSeFGPT vor dem Versand an KSeF einen Rechnungsentwurf?.

Rechnung für eine Gebietskörperschaft in KSeFGPT ausstellen

Melden Sie sich an, fügen Sie einen Empfänger hinzu und wählen Sie Gebietskörperschaft – Empfänger (8).

Bei KSeFGPT anmelden

Wie stelle ich eine Rechnung mit Rolle 8 aus — Gebietskörperschaft als Empfänger?