Schriftliche Anleitung

Was Sie tun werden

Sie fügen mehrere PDF-Rechnungen zur Verarbeitungswarteschlange in KSeFGPT hinzu. Jede Datei erstellt eine eigene Aufgabe. Nach erfolgreicher Verarbeitung bereitet die Anwendung das XML vor und speichert das Ergebnis als Rechnungsentwurf mit der Quelle PDF-Import.

Anschließend öffnen Sie Entwürfe und prüfen, ob alle erfolgreich verarbeiteten Dokumente zur Kontrolle verfügbar sind. Durch das Auslesen wird keine Rechnung an KSeF übermittelt.

Voraussetzungen

Bevor Sie beginnen

Bereiten Sie gut lesbare Rechnungen im PDF-Format vor. KSeFGPT nimmt bei jeder Auswahl eine Datei an, Sie können das nächste Dokument jedoch sofort zur selben Warteschlange hinzufügen.

Element	Beschreibung
Zugriff	Ein aktives Modul Rechnungen mit den verfügbaren Registerkarten Import und Entwürfe. Der Unternehmensinhaber hat direkten Zugriff. Ein Organisationsmitglied benötigt die Berechtigungen invoices:read und invoices:import.
Unternehmen	Mindestens ein in KSeFGPT hinzugefügtes Unternehmen. Alle Aufgaben und Entwürfe werden dem Unternehmen zugeordnet, das oberhalb der Registerkarten ausgewählt ist.
Dateien	PDF-Rechnungen mit jeweils höchstens 10 MB. Wählen Sie bei einer Auswahl eine Datei aus und fügen Sie die übrigen Dateien nacheinander hinzu.
Tariflimit	Jede angenommene Datei verbraucht einen verfügbaren PDF-Rechnungsimport aus dem Limit Ihres Tarifs.
KSeF-Autorisierung	Für das Erstellen der Entwürfe benötigen Sie weder ein KSeF-Token noch ein Zertifikat. Diese werden erst bei der späteren Übermittlung benötigt.
Ausgangspunkt	Öffnen Sie nach der Anmeldung das Modul Rechnungen und wählen Sie das richtige Unternehmen.
Zeitaufwand	Das Hinzufügen mehrerer Dateien dauert etwa 2 Minuten. Jedes Dokument wird im Hintergrund verarbeitet, was einige Minuten dauern kann.
Ergebnis	Jede erfolgreich verarbeitete PDF-Datei erstellt einen eigenen Entwurf. Kein Entwurf wird automatisch an KSeF übermittelt.

01Schritt

Öffnen Sie Rechnungen und wählen Sie ein Unternehmen

Wählen Sie in der Hauptnavigation von KSeFGPT Rechnungen. Öffnen Sie oberhalb der Registerkarten die Unternehmensauswahl und wählen Sie das Unternehmen, für das Sie die Entwürfe vorbereiten möchten.

Prüfen Sie den Namen des ausgewählten Unternehmens, bevor Sie die erste Datei hochladen. Die Warteschlange und alle daraus erstellten Entwürfe werden diesem Unternehmen zugeordnet.

02Schritt

Wählen Sie Import und PDF-Datei

Wählen Sie in der oberen Leiste des Moduls Rechnungen die Registerkarte Import und anschließend PDF-Datei. Wählen Sie nicht Massenimport, denn dieser Modus importiert Rechnungsdaten aus Tabellen und fügt keine PDF-Dokumente zur Verarbeitungswarteschlange hinzu.

Sie sehen den Bereich Rechnungsimport und das Feld Dateien ziehen oder klicken. Darunter wird das Limit von einer Datei bis 10 MB pro Auswahl angezeigt.

03Schritt

Fügen Sie die erste PDF-Rechnung hinzu

Wählen Sie Dateien ziehen oder klicken und anschließend die erste PDF-Rechnung aus. Sie können eine Datei auch direkt in dieses Feld ziehen.

Nach der Annahme des Dokuments sehen Sie Datei hochgeladen — Konvertierung läuft. Unter dem Feld erscheint eine eigene Zeile mit dem Dateinamen und dem Status In Warteschlange oder Wird verarbeitet.

04Schritt

Fügen Sie weitere Dateien zur Warteschlange hinzu

Wählen Sie erneut das Uploadfeld und anschließend die nächste PDF-Rechnung. Sie müssen nicht warten, bis die vorherige Aufgabe abgeschlossen ist. Wiederholen Sie diesen Vorgang für alle Dokumente, die Sie vorbereiten möchten.

Wählen Sie die Dateien einzeln aus. Jeder erfolgreiche Upload erstellt eine eigene Zeile. Dadurch können gleichzeitig Dokumente mit dem Status In Warteschlange und Wird verarbeitet sowie abgeschlossene Aufgaben angezeigt werden.

05Schritt

Warten Sie auf die Erstellung der Entwürfe

Beobachten Sie den Status jeder Aufgabe. Sobald KSeFGPT ein Dokument fertig verarbeitet hat, wird die Aufgabenzeile durch Aus [Dateiname] wurde ein neuer Entwurf erstellt ersetzt.

Im Assistenten fortfahren öffnet das betreffende Dokument zur sofortigen Kontrolle. Bei mehreren Dateien müssen Sie diese Schaltfläche jedoch nicht nach jeder Konvertierung verwenden. Sie können in der Warteschlange bleiben, bis die übrigen Aufgaben abgeschlossen sind.

Wenn Sie die Meldung schließen oder die Seite aktualisieren, wird der erstellte Entwurf nicht gelöscht. Sie finden ihn weiterhin unter Entwürfe für das ausgewählte Unternehmen.

06Schritt

Öffnen Sie Entwürfe

Wählen Sie nach Abschluss der Verarbeitung in der oberen Leiste des Moduls Rechnungen die Registerkarte Entwürfe. Suchen Sie die Dokumente unter Rechnungsentwürfe anhand der Namen der hochgeladenen Dateien.

Prüfen Sie die Spalten Name, Art, Quelle und Zuletzt bearbeitet. Dokumente aus der PDF-Warteschlange haben die Quelle PDF-Import. Wählen Sie eine Zeile aus, um den Entwurf im Editor zu öffnen und die ausgelesenen Daten zu kontrollieren.

Endzustand

Prüfen Sie das Ergebnis

Der Vorgang wurde erfolgreich abgeschlossen, wenn unter Entwürfe für jedes Dokument mit der Meldung Aus [Dateiname] wurde ein neuer Entwurf erstellt eine eigene Zeile angezeigt wird. Als Quelle dieser Dokumente sollte jeweils PDF-Import angegeben sein.

Öffnen Sie jeden Entwurf und vergleichen Sie ihn mit der Quelldatei. Prüfen Sie insbesondere Verkäufer- und Käuferdaten, NIP-Nummern, Daten, Rechnungsnummer, Positionen, Umsatzsteuersätze und Summen. Ein fertiger Entwurf und vorbereitetes XML bedeuten noch nicht, dass die Rechnung an KSeF übermittelt oder von KSeF angenommen wurde.

Fehlerdiagnose

Wenn etwas nicht funktioniert

Vergleichen Sie die angezeigte Meldung oder das fehlende Dokument mit der folgenden Tabelle.

Problem	Wahrscheinliche Ursache	Was ist zu tun
Die Datei wurde nicht angenommen	Das Dokument ist keine PDF-Datei oder überschreitet 10 MB.	Wählen Sie eine Rechnung im PDF-Format bis 10 MB und laden Sie sie erneut hoch.
Sie sehen Importlimit erreicht. Bitte upgraden Sie Ihren Plan.	Das verfügbare Limit für einzelne PDF-Importe in Ihrem Tarif wurde ausgeschöpft.	Prüfen Sie die Nutzung auf dem Dashboard und warten Sie auf die Erneuerung des Limits oder wechseln Sie den Tarif.
Sie sehen Datei konnte nicht hochgeladen werden	Der Upload wurde unterbrochen oder der Server hat die Anfrage nicht angenommen.	Prüfen Sie die Verbindung und fügen Sie dieselbe Datei erneut hinzu. Vergewissern Sie sich, dass die Liste nicht bereits eine Aufgabe mit diesem Namen enthält.
Sie sehen Konvertierungsaufträge konnten nicht geladen werden.	Die Warteschlange konnte nicht vom Server abgerufen werden.	Wählen Sie Erneut versuchen. Fügen Sie die Dateien nicht erneut hinzu, bevor Sie geprüft haben, ob die vorherigen Aufgaben sichtbar sind.
Sie sehen Konvertierung fehlgeschlagen	Die KI konnte das Dokument nicht auslesen oder die Aufgabe wurde unterbrochen.	Laden Sie eine gut lesbare PDF-Datei erneut hoch. Wenn das Problem weiterhin auftritt, erstellen Sie den Entwurf manuell unter Ausstellen.
Ein Entwurf fehlt in der Liste	Es ist ein anderes Unternehmen ausgewählt oder die Datei wurde nicht erfolgreich fertig verarbeitet.	Wählen Sie das beim Import verwendete Unternehmen und prüfen Sie, ob für die Datei die Meldung über den erstellten Entwurf angezeigt wurde.
Import oder Entwürfe wird nicht angezeigt	Das Modul, die Funktion oder die erforderliche Berechtigung ist für das Konto nicht verfügbar.	Prüfen Sie Ihren Tarif und den Zugriff auf das Modul Rechnungen. Bitten Sie als Organisationsmitglied den Inhaber um die Berechtigungen invoices:read und invoices:import.

Wie geht es weiter?

Öffnen Sie jeden Entwurf mit der Quelle PDF-Import, korrigieren Sie mögliche Auslesefehler und warten Sie, bis Ihre Änderungen gespeichert sind, bevor Sie die Rechnung übermitteln.

Einen breiteren Überblick über diese Funktion bietet der Artikel Mehrere PDF-Rechnungen in KSeFGPT zu XML verarbeiten.

Wie Sie ein Dokument manuell speichern, erfahren Sie in der Anleitung Wie erstellen Sie einen Rechnungsentwurf in KSeFGPT vor dem Versand an KSeF?.

PDF-Rechnungen zur KSeFGPT-Warteschlange hinzufügen

Melden Sie sich an, wählen Sie ein Unternehmen und erstellen Sie aus den einzelnen PDF-Dokumenten separate Entwürfe.

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Wie verarbeiten Sie mehrere PDF-Rechnungen in KSeFGPT zu KSeF-XML?