Jak wystawić fakturę końcową po zaliczce w KSeF?

Faktura końcowa po zaliczce w KSeF nie powinna być traktowana jak kolejna zwykła faktura sprzedaży. Jeżeli wcześniejsze faktury zaliczkowe nie obejmują całej zapłaty, końcowy dokument rozlicza całą transakcję i pomniejsza kwotę pozostałą do zapłaty o wcześniejsze zaliczki.

W strukturze FA(3) warto zapamiętać prostą zasadę: faktura zaliczkowa to typ ZAL, a faktura rozliczeniowa po zaliczkach to zwykle typ ROZ. Dalej w artykule używamy przede wszystkim nazw: faktura zaliczkowa, faktura rozliczeniowa i faktura końcowa.

Największe ryzyko to podwójne rozliczenie tej samej sprzedaży albo brak powiązania faktury końcowej z wcześniejszymi fakturami zaliczkowymi. Dlatego przed wysyłką trzeba zebrać numery faktur, numery KSeF, kwoty, VAT, daty i UPO.

Faktura końcowa po zaliczce pojawia się wtedy, gdy klient zapłacił część ceny przed wykonaniem transakcji, a reszta ma zostać rozliczona po wykonaniu usługi albo wydaniu towaru. Wtedy sama faktura zaliczkowa nie pokazuje pełnego końcowego rozliczenia.

Jeżeli klient zapłacił 30% przed realizacją i 70% po realizacji, pierwsza wpłata może być udokumentowana fakturą zaliczkową, a po wykonaniu transakcji pojawia się potrzeba faktury końcowej. Jeżeli były dwie albo trzy zaliczki, dokument końcowy powinien odnosić się do całego zestawu wcześniejszych faktur.

Przy zaliczce obejmującej całość zapłaty nie należy mechanicznie wystawiać kolejnej faktury tylko dlatego, że projekt został zakończony. Taki przypadek wymaga sprawdzenia z księgowością, bo dodatkowy dokument może zdublować sprzedaż zamiast ją uporządkować.

Faktura zaliczkowa i faktura rozliczeniowa opisują dwa różne momenty tej samej transakcji. Faktura zaliczkowa dokumentuje otrzymanie zapłaty przed wykonaniem czynności. Faktura rozliczeniowa pojawia się później, gdy transakcja jest wykonana i trzeba rozliczyć pełną wartość zamówienia lub umowy.

W praktyce faktura zaliczkowa odpowiada na pytanie, ile klient zapłacił przed wykonaniem usługi. Faktura rozliczeniowa odpowiada na pytanie, jaka jest pełna wartość transakcji, ile już było rozliczone wcześniejszymi dokumentami i jaka kwota pozostaje do zapłaty.

Szersze rozróżnienie typów faktur opisuje artykuł Rodzaje faktur w KSeF, a sam proces zaliczki opisuje poradnik Faktura zaliczkowa w KSeF.

Najgorszym momentem na szukanie danych zaliczek jest ekran wysyłki faktury końcowej. Dane trzeba zebrać wcześniej, bo dokument końcowy powinien być spójny z historią transakcji widoczną w KSeF, w systemie płatności i w dokumentach księgowych.

Minimum operacyjne to numer zamówienia lub umowy, pełna wartość transakcji, lista faktur zaliczkowych, kwoty netto, VAT i brutto każdej zaliczki, daty wystawienia, numery własne faktur, numery KSeF oraz UPO. Przy kilku zaliczkach warto prowadzić jedną tabelę rozliczenia.

Jeżeli brakuje numeru KSeF którejś faktury zaliczkowej, najpierw ustal status tamtego dokumentu. Faktura końcowa nie powinna być sposobem na ukrycie niezamkniętej albo odrzuconej wcześniejszej wysyłki.

W KSeFGPT fakturę końcową po zaliczce wystawiasz w module Faktury > Wystaw > Faktura. W sekcji Rodzaj faktury wybierz Rozliczeniowa (ROZ), a nie Podstawowa (VAT) ani Zaliczkowa (ZAL).

Następnie uzupełnij sprzedawcę, nabywcę, numer faktury, daty, pozycje i wartości końcowe. W danych rozliczenia zachowaj powiązanie z wcześniejszymi fakturami zaliczkowymi: ich numerami, numerami KSeF, kwotami i datami.

Przed wysyłką przejdź przez podgląd i XML. Jeżeli kwoty nie zgadzają się z zaliczkami, zatrzymaj wysyłkę i wyjaśnij różnicę z księgowością. Po wysyłce do KSeF zapisz numer KSeF, status i UPO dla faktury rozliczeniowej.

Najważniejsza kontrola dotyczy tego, czy faktura końcowa nie powiela kwot już udokumentowanych fakturami zaliczkowymi. Warto porównać pełną wartość zamówienia z sumą zaliczek oraz kwotą pozostałą do zapłaty.

Jeżeli w transakcji były różne stawki VAT, kilka etapów lub zmiana zakresu, sprawdź nie tylko sumę brutto. Porównaj pozycje, stawki, podstawy opodatkowania i VAT. Sama zgodność kwoty końcowej nie wystarczy, jeżeli struktura pozycji nie odpowiada rzeczywistemu zamówieniu.

Jeżeli pracujesz na gotowym XML, użyj walidatora XML KSeF, żeby wykryć błędy struktury przed dalszą wysyłką. Walidacja techniczna nie zastępuje decyzji księgowej, ale pomaga uniknąć oczywistych problemów z plikiem.

Pierwszy błąd to wystawienie zwykłej faktury VAT zamiast faktury rozliczeniowej. Taki dokument może wyglądać poprawnie dla osoby patrzącej tylko na PDF, ale procesowo nie rozlicza wcześniejszych zaliczek w sposób czytelny dla księgowości.

Drugi błąd to odjęcie tylko jednej zaliczki, gdy klient zapłacił kilka razy. Trzeci to brak numerów KSeF wcześniejszych faktur albo brak UPO w wewnętrznym zestawieniu. Czwarty to wystawienie dokumentu końcowego mimo niejasnego statusu faktury zaliczkowej.

Jeżeli po wysyłce okaże się, że faktura końcowa ma błąd, nie poprawiaj historii ręcznie ani nie wystawiaj kolejnej zwykłej faktury bez analizy. Zacznij od ustalenia, czy potrzebna jest korekta. Ogólny proces opisuje artykuł Faktura korygująca w KSeF.