Як виставити рахунок із роллю 8 — орган місцевого самоврядування як отримувач?
Додайте підпорядкований орган місцевого самоврядування як окремий Podmiot3 і виберіть офіційну роль 8.
- Модуль
- Рахунки-фактури
- Час читання
- 7 хв
- Рівень складності
- Уважно виконуйте інструкцію, і у вас обов’язково все вийде
- Опубліковано
- 8 серпня 2026
- Автор
- Rafał Zeidler
- Формат
- Текстова інструкція
Письмова процедура
Що ви зробите
Ви виставите рахунок, у якому фактичний покупець залишиться в Podmiot2, а підпорядкований орган місцевого самоврядування буде додано як окремий Podmiot3 із роллю 8 — Орган місцевого самоврядування – отримувач.
Ви виберете роль зі списку у формі, перевірите дані одержувача, надішлете рахунок до KSeF і перевірите його кінцевий статус.
Вимоги
Перш ніж почати
Після вибору Додати одержувача у формі з’являться поля Ім'я та прізвище або назва, Адреса, NIP і Роль. У полі Роль виберіть Орган місцевого самоврядування – отримувач (8).
| Елемент | Опис |
|---|---|
| Доступ | Активний модуль Рахунки й доступ до вкладки Виставити. Учаснику організації потрібен доступ до рахунків. |
| Компанія | Виберіть компанію, яка виставляє документ. Для надсилання їй потрібен активний токен або сертифікат KSeF. |
| Покупець | Підготуйте назву, NIP і адресу фактичного покупця, якого буде внесено до Podmiot2, наприклад ґміни. |
| Орган місцевого самоврядування | Підготуйте назву, польський NIP і адресу підпорядкованої установи, яка має отримати рахунок як Podmiot3. Наразі форма не підтримує IDWew. |
| Інші дані | Номер і дати рахунку, щонайменше одна позиція, ставки ПДВ, суми й платіжні дані. |
| Початкова точка | Після входу виберіть потрібну компанію та відкрийте Рахунки → Виставити. |
| Час виконання | Близько 5–10 хвилин. |
| Важливо | Не замінюйте дані в головному блоці Покупець. Додайте установу в окремому блоці Одержувач і призначте їй роль 8. |
Розпочніть виставлення нового рахунку
У головній навігації виберіть Рахунки, а потім відкрийте вкладку Виставити. На екрані виставлення нового документа виберіть картку Рахунок-фактура з описом Виставити новий рахунок.
KSeFGPT відкриє режим Редагування та заповнить дані продавця на підставі активної компанії. Якщо компанію не вибрано, спочатку вкажіть її в перемикачі над вкладками.
Заповніть дані покупця та рахунку
Введіть номер рахунку, дату виставлення, дату продажу або розрахунковий період і щонайменше одну позицію. Заповніть також платіжні дані й інші обов’язкові відомості документа.
У головному блоці Покупець виберіть потрібного контрагента в полі Виберіть контрагента або введіть його дані вручну. Цей блок відповідає Podmiot2 у FA(3). Для підпорядкованої установи покупцем є вищий орган, наприклад ґміна, а не установа, яка має отримати документ.
Перш ніж продовжити, перевірте назву, NIP і адресу покупця. Додатковий одержувач, якого ви додасте на наступному кроці, не замінить ці дані.
Виберіть Додати одержувача
Під блоками Продавець і Покупець виберіть Додати одержувача. З’явиться новий блок із полями Ім'я та прізвище або назва, Адреса, NIP і Роль.
Попри назву Додати одержувача, дані цього блока зберігаються як Podmiot3, тобто як суб’єкт, відмінний від продавця та фактичного покупця. Не змінюйте тут дані Podmiot2.
Виберіть роль 8 і введіть дані установи
У додатковому блоці введіть назву, адресу й NIP підпорядкованого органу місцевого самоврядування. Потім відкрийте Роль і в групі З боку покупця виберіть Орган місцевого самоврядування – отримувач (8).
Заголовок блока зміниться на повну назву ролі. Не вибирайте Додатковий покупець (4), оскільки це інша роль FA(3). У цьому процесі поточна форма підтримує ідентифікацію установи за NIP, але не за IDWew.
Перевірте одержувача та вибрану роль
У режимі Редагування перевірте, чи додатковий блок має заголовок Орган місцевого самоврядування – отримувач і містить правильну назву, адресу й NIP установи.
Перед надсиланням можна ще раз відкрити поле Роль і переконатися, що вибрано Орган місцевого самоврядування – отримувач (8). Для цього не потрібно відкривати або редагувати XML.
Надішліть рахунок до KSeF
У правому верхньому куті перевірте вибраний спосіб авторизації: токен KSeF або сертифікат. Якщо для компанії доступні обидва способи, виберіть потрібний.
Установіть прапорець Я беру повну відповідальність за правильність даних, надісланих до KSeF, а потім виберіть Відправити до KSeF. Не оновлюйте сторінку під час надсилання.
Спочатку з’явиться повідомлення Рахунок відправлено до KSeF та інформація про очікування обробки. KSeFGPT перевірятиме статус документа приблизно кожні 10 секунд.
Кінцевий стан
Перевірте результат
Операцію завершено, коли на екрані з’явиться Рахунок прийнято KSeF. Перевірте номер посилання та кінцевий опис статусу. Після присвоєння номера KSeF документ стає виставленим структурованим рахунком, а UPO підтверджує його прийняття.
Додаткова установа має залишитися окремим Podmiot3 із роллю 8 і не замінювати фактичного покупця. Статус Рахунок відправлено до KSeF означає лише початок обробки; дочекайтеся прийняття або відхилення.
Діагностика
Якщо щось не працює
Порівняйте ознаку з наведеною нижче таблицею.
| Ознака | Імовірна причина | Що зробити |
|---|---|---|
| Поле Роль не відображається | Окремого одержувача не додано. | Під блоком Покупець виберіть Додати одержувача. Поле Роль з’явиться разом із полями назви, адреси та NIP. |
| Роль 8 не відображається | Список ролей не відкрито або ви переглядаєте іншу групу. | Відкрийте Роль і в групі З боку покупця виберіть Орган місцевого самоврядування – отримувач (8). |
| Дані установи замінили покупця | Установу внесено до головного блока Покупець замість додаткового блока Одержувач. | Відновіть дані фактичного покупця, виберіть Додати одержувача й лише там введіть дані установи та виберіть роль 8. |
| Кнопка Відправити до KSeF неактивна | Не підтверджено відповідальність, не заповнено обов’язкове поле або перевірка XML виявила помилку. | Заповніть поля, перелічені над рахунком, усуньте помилки перевірки XML і підтвердьте відповідальність. |
| З’являється помилка підключення до KSeF | Вибрана компанія не має активного токена чи сертифіката або облікові дані втратили чинність. | Налаштуйте підключення компанії до KSeF у Налаштуваннях, поверніться до рахунку й повторіть надсилання. |
| Кінцевий статус — Рахунок відхилено KSeF | KSeF повернув помилку документа або дозволів. | Прочитайте код і опис помилки. Не надсилайте той самий документ повторно; усуньте вказану причину та перевірте дані одержувача й роль перед новою спробою. |
Що далі
Після прийняття завантажте XML і UPO та зберігайте їх відповідно до бухгалтерського процесу компанії. Також перевірте, чи документ відображається серед вихідних рахунків потрібної компанії.
Якщо ви часто виставляєте документи для підпорядкованих органів місцевого самоврядування, зберігайте їхні правильні назви, NIP та адреси у своїх робочих даних. У кожному новому рахунку перевіряйте, чи вибрано Орган місцевого самоврядування – отримувач (8).
Як підготувати документ без негайного надсилання, описано в інструкції Як створити чернетку рахунку в KSeFGPT перед надсиланням до KSeF?.
Виставте рахунок для органу місцевого самоврядування в KSeFGPT
Увійдіть, додайте одержувача та виберіть Орган місцевого самоврядування – отримувач (8).
Пов’язані інструкції
Як масово перетворити PDF-рахунки на XML KSeF у KSeFGPT?
Додавайте PDF-рахунки один за одним до спільної черги, дочекайтеся підготовки XML і перевірте окремі документи в Чернетках. Файли вибираються по одному, але чекати завершення опрацювання попереднього файлу не потрібно.
Як створити чернетку рахунку в KSeFGPT перед надсиланням до KSeF?
Збережіть розпочатий рахунок як чернетку або автоматично створіть чернетку з PDF-файлу. Документ залишиться в KSeFGPT і не потрапить до KSeF, доки ви не перевірите та самостійно не надішлете його.