Як масово перетворити PDF-рахунки на XML KSeF у KSeFGPT?
Додавайте PDF-рахунки один за одним до спільної черги, дочекайтеся підготовки XML і перевірте окремі документи в Чернетках. Файли вибираються по одному, але чекати завершення опрацювання попереднього файлу не потрібно.
- Модуль
- Рахунки-фактури
- Час читання
- 5 хв
- Рівень складності
- Ви зробите це із заплющеними очима :)
- Опубліковано
- 27 липня 2026
- Автор
- Rafał Zeidler
- Формат
- Текстова інструкція
Письмова процедура
Що ви зробите
Ви додасте кілька PDF-рахунків до черги опрацювання в KSeFGPT. Кожен файл створить окреме завдання. Після успішного опрацювання застосунок підготує XML і збереже результат як чернетку рахунку з джерелом Імпорт PDF.
Наприкінці ви відкриєте Чернетки та перевірите, чи всі успішно опрацьовані документи доступні для контролю. Завершення зчитування не надсилає рахунки до KSeF.
Вимоги
Перш ніж почати
Підготуйте чіткі рахунки у форматі PDF. KSeFGPT приймає один файл за одне завантаження, але відразу після цього можна додати наступний документ до тієї самої черги.
| Елемент | Опис |
|---|---|
| Доступ | Активний модуль Рахунки з доступними вкладками Імпорт і Чернетки. Власник компанії має безпосередній доступ, а учаснику організації потрібні дозволи invoices:read та invoices:import. |
| Компанія | Щонайменше одна компанія, додана до KSeFGPT. Усі завдання та чернетки буде прив’язано до компанії, вибраної над вкладками. |
| Файли | PDF-рахунки розміром до 10 МБ кожен. За одне завантаження вкажіть один файл, а решту додавайте послідовно. |
| Ліміт плану | Кожен прийнятий файл використовує один доступний імпорт PDF-рахунку з ліміту вашого плану. |
| Авторизація KSeF | Для підготовки чернеток не потрібні токен або сертифікат KSeF. Вони знадобляться лише під час подальшого надсилання рахунку. |
| Початкова точка | Після входу відкрийте модуль Рахунки та виберіть потрібну компанію. |
| Час виконання | Додавання кількох файлів триває близько 2 хвилин. Кожен документ опрацьовується у фоновому режимі, і це може тривати кілька хвилин. |
| Результат | Кожен успішно опрацьований PDF створює окрему чернетку. Жодна чернетка не надсилається до KSeF автоматично. |
Відкрийте Рахунки та виберіть компанію
У головній навігації KSeFGPT виберіть Рахунки. Відкрийте перемикач компанії над вкладками та виберіть суб’єкта, для якого потрібно підготувати чернетки.
Перевірте назву вибраної компанії перед завантаженням першого файлу. Чергу та створені чернетки буде прив’язано саме до цієї компанії.
Виберіть Імпорт і Файл PDF
У верхній панелі модуля Рахунки виберіть вкладку Імпорт, а потім Файл PDF. Не вибирайте Масовий імпорт, оскільки цей режим призначений для імпорту даних рахунків із таблиць, а не для додавання PDF-документів до черги опрацювання.
Ви побачите розділ Імпорт рахунку та поле Перетягніть файли або натисніть. Під полем указано обмеження: один файл розміром до 10 МБ за одне завантаження.
Додайте перший PDF-рахунок
Виберіть поле Перетягніть файли або натисніть і вкажіть перший PDF-рахунок. Один файл також можна перетягнути безпосередньо до цього поля.
Після прийняття документа з’явиться повідомлення Файл завантажено — конвертація триває. Під полем з’явиться окремий рядок із назвою файлу та статусом У черзі або Обробка.
Додайте наступні файли до черги
Знову виберіть поле завантаження та вкажіть наступний PDF-рахунок. Не потрібно чекати, доки завершиться попереднє завдання. Повторіть цю дію для всіх документів, які потрібно підготувати.
Вибирайте файли по одному. Кожне успішне завантаження створює окремий рядок, тому одночасно можна побачити документи зі статусами У черзі та Обробка, а також завершені завдання.
Дочекайтеся створення чернеток
Стежте за статусом кожного завдання. Коли KSeFGPT завершить опрацювання документа, замість рядка завдання з’явиться повідомлення Створено нову чернетку з файлу [назва файлу].
Кнопка Продовжити в майстрі відкриває конкретний документ для негайної перевірки, але під час роботи з кількома файлами її не потрібно вибирати після кожної конвертації. Можна залишатися в черзі, доки не завершаться решта завдань.
Якщо закрити повідомлення або оновити сторінку, створена чернетка не зникне. Вона й далі буде доступна в Чернетках для вибраної компанії.
Відкрийте Чернетки
Після завершення опрацювання виберіть Чернетки у верхній панелі модуля Рахунки. Знайдіть документи в розділі Чернетки рахунків за назвами завантажених файлів.
Перевірте стовпці Назва, Тип, Джерело та Останні зміни. Документи, створені з черги PDF, мають джерело Імпорт PDF. Виберіть рядок, щоб відкрити чернетку в редакторі та перевірити розпізнані дані.
Кінцевий стан
Перевірте результат
Процес завершився успішно, якщо для кожного документа з повідомленням Створено нову чернетку з файлу [назва файлу] у Чернетках є окремий рядок. Джерелом кожного з цих документів має бути Імпорт PDF.
Відкрийте кожну чернетку та порівняйте її з вихідним файлом. Особливо уважно перевірте дані продавця й покупця, номери NIP, дати, номер рахунку, позиції, ставки ПДВ та підсумкові суми. Готова чернетка й підготовлений XML ще не означають, що рахунок надіслано до KSeF або прийнято системою.
Діагностика
Якщо щось не працює
Порівняйте видиме повідомлення або відсутній документ із наведеною нижче таблицею.
| Ознака | Імовірна причина | Що зробити |
|---|---|---|
| Файл не прийнято | Документ не є PDF-файлом або перевищує 10 МБ. | Виберіть рахунок у форматі PDF розміром до 10 МБ і завантажте його ще раз. |
| Відображається Досягнуто ліміт імпорту. Оновіть свій план. | Використано доступний у вашому плані ліміт окремих імпортів PDF. | Перевірте використання ліміту на панелі керування та дочекайтеся його поновлення або змініть план. |
| Відображається Не вдалося завантажити файл | Завантаження перервано або сервер не прийняв запит. | Перевірте з’єднання та додайте той самий файл ще раз. Переконайтеся, що в списку ще не створено завдання з такою назвою. |
| Відображається Не вдалося завантажити завдання конвертації. | Список черги не отримано із сервера. | Виберіть Спробувати ще раз. Не додавайте файли повторно, доки не перевірите, чи відображаються попередні завдання. |
| Відображається Конвертація не вдалася | ШІ не зміг розпізнати документ або виконання завдання було перервано. | Завантажте чіткий PDF ще раз. Якщо проблема повторюється, створіть чернетку вручну на вкладці Виставити. |
| Чернетки немає у списку | Вибрано іншу компанію або опрацювання цього файлу не завершилося успішно. | Виберіть компанію, використану під час імпорту, і перевірте, чи з’явилося для файлу повідомлення про створення чернетки. |
| Вкладки Імпорт або Чернетки не відображаються | Модуль, функція або потрібний дозвіл недоступні для цього облікового запису. | Перевірте план і доступ до модуля Рахунки. Як учасник організації попросіть власника надати дозволи invoices:read та invoices:import. |
Що далі
Відкрийте кожну чернетку з джерелом Імпорт PDF, виправте можливі помилки розпізнавання та дочекайтеся збереження змін перед надсиланням.
Ширший огляд цієї функції наведено в статті Масове опрацювання PDF у XML у KSeFGPT.
Як зберегти документ вручну, пояснює інструкція Як створити чернетку рахунку в KSeFGPT перед надсиланням до KSeF?.
Додайте PDF-рахунки до черги KSeFGPT
Увійдіть, виберіть компанію та підготуйте окремі чернетки з послідовно доданих PDF-документів.
Пов’язані інструкції
Як виставити рахунок із роллю 8 — орган місцевого самоврядування як отримувач?
Додайте підпорядкований орган місцевого самоврядування як окремий Podmiot3 і виберіть офіційну роль 8.
Як створити чернетку рахунку в KSeFGPT перед надсиланням до KSeF?
Збережіть розпочатий рахунок як чернетку або автоматично створіть чернетку з PDF-файлу. Документ залишиться в KSeFGPT і не потрапить до KSeF, доки ви не перевірите та самостійно не надішлете його.