Письмова процедура

Що ви зробите

Ви створите чернетку рахунку в KSeFGPT і збережете документ перед надсиланням до KSeF. Рахунок можна зберегти вручну під час виставлення або завантажити PDF, з якого OCR і ШІ автоматично підготують чернетку.

Наприкінці ви перевірите документ на вкладці Чернетки. Там відображаються його назва, тип, джерело й час останньої зміни; звідти чернетку можна знову відкрити для редагування.

Вимоги

Перш ніж почати

Чернетка рахунку — це робочий документ, збережений у KSeFGPT. Створення чернетки не надсилає рахунок до KSeF і не надає йому номер KSeF.

Елемент	Опис
Доступ	Активний модуль Рахунки. Учаснику організації потрібен дозвіл на роботу з чернетками рахунків.
Компанія	Щонайменше одна компанія, додана до KSeFGPT. Перед початком виберіть правильну компанію в перемикачі над вкладками.
Ручний спосіб	Дані рахунку, які у вас уже є, наприклад номер, дати, покупець і позиції. Можна зберегти й неповну чернетку.
Спосіб із PDF	Один PDF-файл розміром до 10 МБ за одне завантаження. Наступні файли можна завантажувати по одному.
Авторизація KSeF	Для збереження чернетки токен або сертифікат не потрібен. Він знадобиться лише під час надсилання рахунку до KSeF.
Початкова точка	Після входу відкрийте модуль Рахунки.
Час виконання	Близько 2 хвилин для ручної чернетки. Розпізнавання PDF може тривати кілька хвилин.
Наслідок надсилання	Після успішного надсилання пов’язаного документа до KSeF чернетка зникає зі списку Чернетки, оскільки її місце займає виставлений рахунок.

01Крок

Відкрийте Рахунки та виберіть компанію

Після входу виберіть Рахунки в головній навігації KSeFGPT. Над вкладками перевірте перемикач компанії та виберіть суб’єкта, для якого потрібно створити чернетку рахунку.

Чернетки прив’язані до компанії. Якщо вибрати іншого суб’єкта, відобразиться інший список робочих документів.

02Крок

Виберіть спосіб створення чернетки рахунку

Виберіть один із двох шляхів. Якщо ви вводите дані нового рахунку в KSeFGPT, перейдіть до кроків 3 і 4. Якщо у вас уже є рахунок у PDF, перейдіть до кроків 5 і 6.

Спосіб	Де вибрати	Коли використовувати	Джерело в Чернетках
Зберегти чернетку вручну	Рахунки → Виставити → Рахунок-фактура	Коли ви створюєте новий рахунок у редагованій формі KSeFGPT.	Вручну
Автоматично створити чернетку з PDF	Рахунки → Імпорт → Файл PDF	Коли у вас є PDF-документ і потрібно розпізнати його дані за допомогою OCR та ШІ.	Імпорт PDF

03Крок

Розпочніть створення рахунку на вкладці Виставити

Виберіть вкладку Виставити, а потім картку Рахунок-фактура з описом Виставити новий рахунок. KSeFGPT відкриє редагований перегляд рахунку з ПДВ і заповнить дані продавця на підставі вибраної компанії.

Вибирайте поля безпосередньо в перегляді документа. Введіть доступні дані: номер рахунку, дату виставлення, дату продажу або розрахунковий період, дані покупця й позиції рахунку. Покупця можна вибрати в полі Виберіть контрагента або ввести вручну.

Перед збереженням не обов’язково заповнювати всі поля. Якщо не ввести номер рахунку, документ відображатиметься у списку як Чернетка без назви.

04Крок

Виберіть Зберегти як чернетку

На панелі над переглядом рахунку знайдіть Зберегти як чернетку. Ця дія відображається поруч з елементами Редагування, PDF і XML. Виберіть її до використання кнопки Відправити до KSeF.

Після збереження з’явиться повідомлення Чернетку збережено, а біля документа — статус Збережено. Відтепер зміни у відкритій чернетці зберігаються автоматично. Під час збереження статус змінюється на Збереження..., а після завершення — знову на Збережено.

05Крок

Завантажте PDF, щоб автоматично створити чернетку

Щоб створити чернетку з наявного документа, виберіть вкладку Імпорт, а потім Файл PDF. У розділі Імпорт рахунку виберіть поле Перетягніть файли або натисніть і вкажіть PDF-файл або перетягніть його в це поле.

За один раз додайте один файл розміром до 10 МБ. Після завантаження з’явиться повідомлення Файл завантажено — конвертація триває і статус У черзі або Обробка. OCR і ШІ розпізнають дані рахунку, підготують XML FA(3) і збережуть результат як чернетку.

Щоб підготувати чернетки з інших PDF-рахунків, повторіть завантаження для кожного файлу. Кожен успішно оброблений PDF створює окрему чернетку рахунку.

06Крок

Виберіть Продовжити в майстрі

Дочекайтеся, поки біля назви документа з’явиться повідомлення Створено нову чернетку з файлу [назва файлу]. Потім виберіть Продовжити в майстрі.

На цьому дії на вкладці Імпорт завершуються. Чернетку збережено, але вона ще не відкриється в редакторі. Щоб перевірити й змінити дані, розпізнані OCR та ШІ, перейдіть до Чернеток.

07Крок

Відкрийте Чернетки та виберіть рахунок

У модулі Рахунки виберіть вкладку Чернетки. Знайдіть документ за назвою або номером рахунку та перевірте стовпці Тип, Джерело й Останні зміни.

Чернетка, збережена під час виставлення, має джерело Вручну. Документ, створений OCR із PDF-файлу, має джерело Імпорт PDF. Виберіть рядок чернетки, щоб відкрити її на вкладці Виставити, і продовжте редагування там.

Кінцевий стан

Перевірте результат

Чернетку рахунку створено правильно, якщо вона відображається в Чернетках для потрібної компанії. Рядок має містити назву документа або Чернетка без назви, тип рахунку, джерело Вручну чи Імпорт PDF та час останньої зміни.

Після відкриття чернетки її дані мають знову з’явитися в редагованому перегляді на вкладці Виставити. Статус Збережено підтверджує, що поточну версію документа збережено. На цьому етапі рахунок усе ще не має номера KSeF і його не надіслано до системи Міністерства фінансів Польщі.

Діагностика

Якщо щось не працює

Порівняйте повідомлення або відсутній елемент інтерфейсу з наведеною нижче таблицею.

Ознака	Імовірна причина	Що зробити
Чернетки або Зберегти як чернетку недоступні	Функція недоступна у вашому тарифі або ваша роль в організації не має дозволу на роботу з чернетками рахунків.	Перевірте тариф облікового запису. В організації попросіть власника надати доступ до чернеток у модулі Рахунки.
З’являється Не вдалося зберегти чернетку	Запит на збереження не надійшов до сервера або сеанс користувача завершився.	Не закривайте редактор. Перевірте з’єднання, увійдіть ще раз, щоб оновити сеанс, і повторіть збереження.
У відкритій чернетці відображається Не збережено	Автоматичне збереження останньої зміни завершилося помилкою.	Залиште сторінку відкритою. Після відновлення з’єднання змініть одне поле й дочекайтеся статусу Збереження..., а потім Збережено.
PDF не прийнято	Файл має неправильний формат або перевищує обмеження 10 МБ.	Виберіть PDF-файл розміром до 10 МБ і завантажте його ще раз.
З’являється Конвертація не вдалася	OCR не зміг правильно розпізнати документ або обробку було перервано.	Використайте чіткий PDF-файл і спробуйте ще раз. Якщо помилка повторюється, створіть чернетку вручну на вкладці Виставити.
Чернетки немає у списку	Вибрано іншу компанію, ніж ту, для якої було створено документ.	Виберіть потрібну компанію в перемикачі й знову відкрийте Чернетки.

Що далі

Відкрийте чернетку, заповніть відсутні дані й дочекайтеся статусу Збережено. Перед надсиланням перевірте номер і дати рахунку, дані продавця та покупця, позиції, ставки ПДВ, суми й інформацію про оплату.

Коли документ буде повним, установіть обов’язкове підтвердження відповідальності та виберіть Відправити до KSeF. Після успішного надсилання чернетку буде видалено зі списку робочих документів.

Докладніше про виставлення, імпорт і статуси документів читайте на сторінці модуля Рахунки.

Створіть чернетку рахунку в KSeFGPT

Увійдіть, відкрийте Рахунки та збережіть документ вручну або створіть чернетку з PDF-файлу.

Увійти до KSeFGPT