Як виставити кінцеву фактуру після авансу в KSeF

Кінцеву фактуру після авансу в KSeF не слід трактувати як ще одну звичайну фактуру продажу. Якщо попередні авансові фактури не охоплюють всю оплату, кінцевий документ розраховує всю операцію і зменшує суму, що залишилася до оплати, на попередні аванси.

У структурі FA(3) варто запам'ятати просте правило: авансова фактура має тип ZAL, а розрахункова фактура після авансів зазвичай має тип ROZ. Далі в статті використовуються насамперед зрозумілі назви: авансова фактура, розрахункова фактура і кінцева фактура.

Найбільший ризик - подвійний розрахунок того самого продажу або відсутність зв'язку кінцевої фактури з попередніми авансовими фактурами. Перед надсиланням потрібно зібрати номери фактур, номери KSeF, суми, VAT, дати і UPO.

Кінцева фактура після авансу з'являється тоді, коли клієнт заплатив частину ціни до виконання операції, а решта має бути розрахована після виконання послуги або видачі товару. Сама авансова фактура тоді не показує повний кінцевий розрахунок.

Якщо клієнт заплатив 30% до реалізації і 70% після реалізації, перший платіж може бути задокументований авансовою фактурою, а після виконання операції може знадобитися кінцева фактура. Якщо було кілька авансів, кінцевий документ має враховувати весь набір попередніх фактур.

Якщо аванс покрив всю оплату, не варто механічно виставляти ще одну фактуру лише тому, що проєкт завершено. Такий випадок потрібно перевірити з бухгалтерією.

Авансова фактура і розрахункова фактура описують два різні моменти однієї операції. Авансова фактура документує оплату, отриману до виконання. Розрахункова фактура з'являється пізніше, коли операція виконана і потрібно розрахувати повну вартість замовлення або договору.

На практиці авансова фактура відповідає на питання, скільки клієнт заплатив до виконання послуги. Розрахункова фактура відповідає, яка повна вартість операції, скільки вже було розраховано попередніми документами і яка сума залишилася до оплати.

Ширше розрізнення типів фактур описує стаття Типи фактур у KSeF, а сам процес авансу описує Авансова фактура в KSeF.

У KSeFGPT кінцеву фактуру після авансу виставляють у Фактури > Виставити > Фактура. У секції Тип фактури виберіть Розрахункова (ROZ), а не Базова (VAT) або Авансова (ZAL).

Потім заповніть продавця, покупця, номер фактури, дати, позиції і кінцеві значення. У даних розрахунку збережіть зв'язок з попередніми авансовими фактурами: їхніми номерами, номерами KSeF, сумами і датами.

Перед надсиланням перевірте перегляд і XML. Якщо суми не збігаються з авансами, зупиніть надсилання і поясніть різницю з бухгалтерією. Після надсилання до KSeF запишіть номер KSeF, статус і UPO для розрахункової фактури.

Перша помилка - звичайна фактура VAT замість розрахункової фактури. Вона може виглядати правильно у PDF, але процесно не розраховує попередні аванси.

Друга помилка - віднято лише один аванс, хоча клієнт платив кілька разів. Третя - відсутність номерів KSeF або UPO у внутрішньому реєстрі. Четверта - кінцевий документ при неясному статусі авансової фактури.

Якщо після надсилання виявлено помилку, не переписуйте історію вручну і не виставляйте ще одну звичайну фактуру без аналізу. Спочатку визначте, чи потрібна корекція. Загальний процес описує Коригувальна фактура в KSeF.

Чи після кожної авансової фактури потрібно виставляти кінцеву фактуру? Ні. Кінцева або розрахункова фактура потрібна тоді, коли попередні авансові фактури не розрахували всю вартість операції. Якщо аванс покрив 100% вартості, не створюйте додатковий документ автоматично без перевірки конкретного випадку з бухгалтерією.

Який тип фактури вибрати для кінцевої фактури після авансу? Зазвичай це розрахункова фактура, тобто документ, який показує повний розрахунок операції після попередніх оплат. Перед надсиланням потрібно перевірити, чи враховано всі попередні авансові фактури.

Чи у кінцевій фактурі потрібен номер KSeF авансової фактури? На практиці потрібно зберегти зв'язок з попередніми авансовими фактурами: внутрішніми номерами, датами, сумами, VAT, номерами KSeF і UPO. Без цього кінцевий документ складно узгодити з історією операції.

Що робити, якщо кінцева фактура після авансу має помилку? Якщо розрахункова фактура була прийнята в KSeF, її не виправляють редагуванням надісланого документа. Потрібно оцінити, чи потрібна корекція і як пов'язати її з попередньою історією операції.

Чи KSeFGPT виставляє розрахункову фактуру? У модулі Фактури в KSeFGPT під час виставлення фактури можна вибрати тип Розрахункова, перевірити перегляд і XML, а потім надіслати документ до KSeF після підтвердження відповідальності за дані.