Типи рахунків у KSeF: VAT, KOR, ZAL, ROZ і UPR

У схемі FA(3) поле RodzajFaktury визначає, з яким типом документа ви працюєте: звичайним рахунком-фактурою, коригуванням, авансовим рахунком-фактурою, розрахунковим рахунком-фактурою, спрощеним рахунком-фактурою або коригуванням документів після авансів.

VAT є найпоширенішим типом, але не кожен рахунок-фактура з ПДВ повинен мати цей код. Після прийняття документа системою KSeF виправлення зазвичай потребує KOR, KOR_ZAL або KOR_ROZ залежно від типу документа, який коригують.

Перед надсиланням перевірте тип рахунка-фактури у файлі XML і в попередньому перегляді документа. Неправильний вибір RodzajFaktury може спричинити не лише технічну помилку, а й неправильне відображення продажу, авансу, розрахунку або коригування.

RodzajFaktury є елементом польського XML-рахунка-фактури FA(3), а не описом, доданим лише для зручності користувача. В офіційній схемі FA(3) поле має тип TRodzajFaktury, який допускає конкретні значення: VAT, KOR, ZAL, ROZ, UPR, KOR_ZAL і KOR_ROZ.

Це важливо, оскільки KSeF працює зі структурованими даними, а не із зовнішнім виглядом документа. Для людини два рахунки-фактури можуть виглядати подібно у PDF, але для системи інший код означає інший процес: первинний продаж, коригування, аванс, розрахунок авансу або спрощений рахунок-фактуру.

Якщо спочатку потрібно розібратися з основними поняттями, прочитайте XML і схема FA(3) у KSeF. Ця стаття зосереджується на наступному практичному питанні: який тип вибрати перед виставленням або коригуванням рахунка-фактури.

Наведена нижче таблиця є практичною картою, а не повним тлумаченням польського закону про ПДВ. Вона дає вихідну точку для вибору типу документа та посилання на докладніші пояснення.

Спочатку визначте, чи документ відображає першу подію, чи виправляє документ, уже прийнятий KSeF. Для першого звичайного рахунка-фактури за продаж вихідною точкою найчастіше буде VAT. Якщо ви виправляєте прийнятий документ, перейдіть до групи коригувань.

Друге питання стосується авансів. Якщо ви отримуєте частину оплати до постачання товару або надання послуги, перевірте ZAL. Якщо після авансу ви виставляєте документ, що розраховує всю операцію, перевірте ROZ. При коригуванні одного з цих документів не вибирайте автоматично звичайний KOR, оскільки схема FA(3) має окремі типи KOR_ZAL і KOR_ROZ.

Третє питання стосується спрощеного рахунка-фактури. Якщо документ є спрощеним рахунком-фактурою, перевірте UPR, але не вважайте кожен фіскальний чек з NIP однаковим випадком. На практиці потрібно розрізняти фіскальний документ, спрощений рахунок-фактуру, повний рахунок-фактуру та перехідні правила.

VAT у схемі FA(3) означає звичайний рахунок-фактуру. Це відповідна вихідна точка для типового рахунка-фактури за продаж, якщо ви не виставляєте авансовий, розрахунковий, спрощений або коригувальний рахунок-фактуру.

Однак не слід вважати VAT позначенням кожного рахунка-фактури, що містить ПДВ. Авансовий рахунок-фактура також може містити ПДВ, але у FA(3) має інший тип. Так само коригування звичайного рахунка-фактури не повинно надсилатися як ще один рахунок-фактура VAT, а як коригувальний документ.

Повний процес описано в посібнику Як виставити рахунок-фактуру VAT у KSeF крок за кроком. Ця стаття лише допомагає визначити, коли VAT є правильним вибором, а коли потрібен інший тип.

KOR означає коригувальний рахунок-фактуру. Цей тип застосовується, коли первинний рахунок-фактуру вже прийнято KSeF, а його дані або наслідки потрібно виправити за процедурою коригування.

Практична межа дуже важлива: рахунок-фактуру, прийнятий KSeF, не виправляють редагуванням старого документа або повторним надсиланням того самого XML. Якщо документ має номер KSeF і потребує виправлення, потрібно визначити правильний тип коригування.

Для звичайного рахунка-фактури за продаж вихідною точкою є KOR. Для авансового або розрахункового рахунка-фактури після авансу окремо перевірте KOR_ZAL і KOR_ROZ. Докладний процес описано у статті Коригувальний рахунок-фактура у KSeF.

ZAL стосується рахунка-фактури, що документує отримання всієї оплати або її частини до здійснення операції. На практиці це аванси, передоплати та подібні ситуації, у яких документ виникає до остаточного постачання товару або надання послуги.

ROZ використовується для рахунка-фактури, який розраховує операцію після попереднього авансу. У діловій мові його часто називають остаточним або розрахунковим рахунком-фактурою, але у файлі XML потрібно забезпечити правильний код і зв'язки з попередніми документами.

Поширена помилка полягає у спрощеному правилі: був аванс, отже завжди ZAL. Цього недостатньо. Коли ви документуєте сам аванс, використовуйте ZAL. Коли розраховуєте операцію після авансу, перевірте ROZ. Більше інформації містить стаття Авансовий рахунок-фактура у KSeF.

UPR у схемі FA(3) стосується рахунка-фактури, передбаченого статтею 106e частиною 5 пунктом 3 польського закону про ПДВ. На практиці слід пам'ятати, що UPR стосується польських правил для спрощених рахунків-фактур, а точний обсяг норми потрібно звіряти з чинним текстом закону.

Цей код не можна автоматично присвоювати кожному фіскальному чеку з NIP. Для KSeF потрібно розрізняти документ B2C, спрощений рахунок-фактуру, повний рахунок-фактуру та перехідні випадки. Тема має окремий практичний контекст, особливо після змін для найменших платників податків і завершення окремих перехідних пільг з 2027 року.

Необхідне тут розрізнення докладніше пояснено у статті Чек з NIP після 1 січня 2027 року, яка описує процес і ризики.

KOR_ZAL і KOR_ROZ потрібні тому, що аванси утворюють окремий ланцюжок документів. Коригування звичайного рахунка-фактури за продаж відрізняється від коригування авансового або остаточного рахунка-фактури після авансу.

KOR_ZAL стосується коригування рахунка-фактури, що документує аванс або оплату до здійснення операції. KOR_ROZ стосується коригування розрахункового рахунка-фактури, виставленого після авансу. В обох випадках перевірте зв'язок з документом, який коригується, суми після коригування та за потреби позиції до і після зміни.

Ці типи визначено тут, щоб усі коригування не сприймалися як одна категорія. Докладні приклади мають бути в окремих посібниках, оскільки правильний перебіг коригування важливіший за саму назву коду.

Перша помилка полягає у використанні VAT для документа, який є коригуванням. Якщо рахунок-фактуру вже прийнято KSeF і ви змінюєте суми, дані або наслідки документа, зазвичай потрібне коригування, а не другий звичайний рахунок-фактура.

Друга помилка полягає у плутанні ZAL і ROZ. Авансовий рахунок-фактура документує оплату до здійснення операції, а розрахунковий рахунок-фактура завершує або розраховує операцію після авансів. Якщо авансів кілька, неправильний тип може ускладнити подальше пов'язування документів.

Третя помилка полягає у сприйнятті KOR_ZAL і KOR_ROZ лише як технічних варіантів звичайного коригування. Це окремі коди, оскільки документ, який коригують, має інший характер. Валідація XML може виявити частину проблем, але не замінює бухгалтерського рішення.

Четверта помилка полягає в автоматичному пов'язуванні UPR з кожним фіскальним чеком з NIP. Спрощений рахунок-фактура має власні правила, тому потрібно визначити, чи має документ узагалі потрапити до KSeF і в якій формі.

KSeFGPT підтримує роботу з типами рахунків-фактур FA(3) на кількох етапах. Валідатор XML розпізнає RodzajFaktury, показує його у звіті та повідомляє про непідтримуване значення. Попередній перегляд перетворює такі коди, як KOR_ZAL і KOR_ROZ, на зрозумілі назви, завдяки чому легше помітити помилку до подальшої роботи.

У повній програмі KSeFGPT можна впорядкувати процес виставлення рахунків-фактур і коригувань у межах типів FA(3): від підготовки документа через перевірку XML і попередній перегляд до роботи з коригуваннями. Публічний генератор у розділі безплатних інструментів є простішим і призначений переважно для звичайного рахунка-фактури VAT, тому його не слід ототожнювати з повним обсягом програми.

Найбезпечніший процес простий: виберіть правильний тип, перевірте XML, перегляньте рахунок-фактуру і лише потім надсилайте документ до KSeF або передавайте його далі в компанії. Докладніше про можливості читайте на сторінці Рахунки-фактури KSeFGPT.

Перед надсиланням переконайтеся, що код RodzajFaktury відповідає реальному процесу, а не лише назві документа в бухгалтерській системі. Назва шаблону в ERP і код у файлі XML не завжди є одним і тим самим.

Для коригування перевірте номер рахунка-фактури, який коригується, причину коригування, суми після коригування та дані покупця. Для авансу визначте, чи документуєте ви саму оплату до операції, чи розраховуєте попередній аванс. Для UPR переконайтеся, що не плутаєте спрощений рахунок-фактуру з фіскальним чеком з NIP або повним рахунком-фактурою.

На завершення виконайте валідацію XML за схемою FA(3). Валідатор не прийме за вас податкове рішення, але швидко покаже технічні помилки, відсутні поля та непідтримуване значення RodzajFaktury.

Чи VAT означає кожен рахунок-фактуру з ПДВ? Ні. У FA(3) VAT означає звичайний рахунок-фактуру. Авансовий, розрахунковий або коригувальний рахунок-фактура може містити ПДВ, але мати інше значення RodzajFaktury.

Коли слід використовувати KOR замість VAT? Коли ви коригуєте рахунок-фактуру, уже прийнятий KSeF, і це не коригування авансового або розрахункового рахунка-фактури.

Чим ROZ відрізняється від ZAL? ZAL документує оплату до здійснення операції. ROZ стосується розрахункового або остаточного рахунка-фактури після попереднього авансу.

Чи UPR завжди означає фіскальний чек з NIP? Ні. UPR стосується спрощеного рахунка-фактури, а чек з NIP потребує окремого визначення, особливо з огляду на зміни KSeF і правила для найменших платників податків.

Чи KSeFGPT перевіряє RodzajFaktury? Так. Валідатор і попередній перегляд KSeFGPT показують тип рахунка-фактури з XML та допомагають виявити непідтримуване значення до подальшої роботи з документом.