Спрощений рахунок у KSeF. Коли його можна виставити?

Ви можете виставити спрощений рахунок, якщо загальна сума до сплати не перевищує 450 злотих або 100 євро, коли її визначено в євро, і виконано решту умов закону. Це можливість не зазначати частину даних. Ви також можете обрати повний рахунок.

Сума до 450 злотих не звільняє автоматично від KSeF. У 2026 році окремо діють місячний ліміт 10 000 злотих брутто та виняток для рахунків з касових апаратів і чеків з NIP, які визнаються спрощеними рахунками.

Обидва тимчасові послаблення завершуються 31 грудня 2026 року. Сам спрощений рахунок не зникає: його можна виставляти в KSeF. 16 вересня 2026 року Міністерство фінансів Польщі підтвердило обов'язок найменших компаній користуватися системою із січня 2027 року, попри оголошений намір ще раз відстрочити штрафи за помилки. Таке відстрочення потребує зміни закону.

Що таке спрощений рахунок і що означає UPR?

Які дані має містити спрощений рахунок?

Коли спрощений рахунок потрібно виставити в KSeF?

Як рахувати ліміт 10 000 злотих у 2026 році?

Приклади розрахунку ліміту 10 000 злотих

Що змінюється з 1 січня 2027 року?

Як підготувати компанію до виставлення рахунків?

Поширені запитання

Ви продаєте компанії послугу за 300 злотих і хочете знати, чи достатньо зазначити NIP клієнта та чи може рахунок залишитися поза KSeF. NIP є польським податковим ідентифікатором, а KSeF є національною системою електронних рахунків Польщі. Це два окремі питання: перше стосується даних у документі, друге стосується обов'язку користуватися системою. Наведені правила ґрунтуються на польському законодавстві й повідомленнях Міністерства фінансів Польщі (MF), доступних 16 вересня 2026 року.

Ст. 106e ч. 5 п. 3 польського закону про ПДВ дозволяє виставити рахунок зі скороченим набором даних, якщо загальна сума до сплати не перевищує 450 злотих або 100 євро, коли її визначено в євро. Документ має містити дані, які дозволяють визначити ПДВ (VAT) за кожною ставкою. Рівно 450 злотих вкладається в ліміт, а 450,01 злотого вже ні.

У KSeF такий рахунок має позначення UPR у структурі FA(3). Це назва типу документа, а не окрема система розрахунку податку. Сума нижче ліміту не зобов'язує обирати цей тип: повний рахунок на 300 злотих також дозволений.

На практиці варто розрізняти три норми, наведені в таблиці. Спрощення даних, місячне послаблення для продавця та виняток для касових апаратів мають різні умови. Інші типи документів порівнюємо в посібнику про типи рахунків у KSeF.

У спрощеному рахунку можна не зазначати назву або ім'я та прізвище, а також адресу покупця. Це не стосується даних продавця. Обов'язковий податковий ідентифікатор покупця залишається потрібним; для типового продажу в Польщі це NIP. Самі лише NIP і сума не утворюють повного рахунку.

Посібник KSeF 2.0, частина II, у розділі 2.10, пояснює, які дані можна пропустити та як виконати вимогу щодо визначення податку. Приклади 15 і 16 з офіційного набору файлів MF показують два способи запису спрощеного рахунку на однакову суму 450 злотих.

Приклад 15 MF: документ містить підсумки 365,85 злотого нетто, 84,15 злотого ПДВ та 450 злотих брутто. Покупця визначено за NIP, без назви й адреси. У рядку рахунку зазначено назву товару.

Приклад 16 MF: документ містить загальну суму 450 злотих брутто, а в рядку рахунку зазначено ставку 23%. Такий набір даних також дозволяє визначити податок. Це приклади MF, які ілюструють різні способи запису потрібної інформації.

Якщо застосовується кілька ставок ПДВ, однієї загальної суми брутто без розподілу за ставками недостатньо. Потрібно зберегти дані, які дозволяють визначити податок за кожною ставкою. Спрощення усуває частину полів, але не цю інформацію з документа.

Ст. 106e ч. 6 не дозволяє застосовувати це спрощення, зокрема, до внутрішньоспільнотного постачання товарів у межах ЄС, внутрішньоспільнотного дистанційного продажу товарів, дистанційного продажу імпортованих товарів, продажу без обов'язкового податкового номера покупця та в особливому випадку зі ст. 106a п. 2 підп. a. Отже, не всі продажі за кордон оцінюються однаково. Інші позначки, обов'язкові для конкретної операції, також потрібно зазначити.

Для спрощеного рахунку, який виставляють у програмі без використання касового апарата, обов'язок KSeF визначають так само, як для інших рахунків. Сума 100, 200 чи 450 злотих не створює окремого винятку. Якщо продавець і операція підлягають системі та немає іншого послаблення чи винятку, документ потрібно виставити в KSeF.

Перед виставленням документа дайте відповідь на чотири запитання:

1. Який документ ви виставляєте? У 2026 році перевірте, чи це рахунок, виставлений за допомогою касового апарата, або фіскальний чек з NIP, що відповідає умовам спрощеного рахунку. Для цих документів діє власний виняток зі ст. 145n. Звичайний друк рахунку з програми не перетворює його на рахунок з касового апарата.

2. Чи поширюється на продавця або операцію інший виняток? Наприклад, рахунки для споживачів не підлягають обов'язковому KSeF. Потрібно визначити фактичний характер продажу, а не дивитися лише на суму документа.

3. Чи можете ви ще користуватися лімітом 10 000 злотих? Якщо без цього послаблення рахунок підлягав би KSeF, порахуйте суму документів, які враховуються в ліміті та виставлені в цьому місяці. Врахуйте запланований рахунок і перевірте, чи не втратили ви право на послаблення раніше.

4. Чи дозволено спростити дані? Окремо перевірте поріг 450 злотих або 100 євро, дані покупця й законодавчі обмеження. Залежно від попередніх відповідей можна обрати повний або спрощений рахунок, у KSeF чи поза системою.

Зміни щодо чека з NIP після 1 січня 2027 року розглядаємо окремо. Наведена нижче таблиця стосується періоду до кінця 2026 року й показує, чому сама сума покупки не визначає обов'язок.

Ст. 145m дозволяє з 1 квітня до 31 грудня 2026 року виставляти рахунки, на які вона поширюється, поза KSeF, якщо вартість підтверджених ними продажів разом із податком не перевищує 10 000 злотих на місяць. Рівно 10 000 злотих вкладається в ліміт. Норма не встановлює додаткової умови, щоб кожен окремий рахунок був на суму не більше 450 злотих.

За відповідями MF щодо ліміту, рахунок відносять до місяця за датою його виставлення. Це не дата оплати й не дата продажу. Наприклад, рахунок, виставлений у вересні за серпневу послугу, включають до вересневої суми, навіть якщо клієнт заплатить у жовтні.

Не враховуйте автоматично весь оборот компанії. MF вказує на рахунки, які без цього послаблення підлягали б обов'язковому KSeF. Роз'яснення перед початком другого етапу виключають з розрахунку, зокрема, документи для споживачів, а також рахунки й чеки, на які поширюється окремий виняток для касових апаратів.

Перед кожним наступним рахунком порівняйте суму з порогом. Уже документ, який спричиняє перевищення, потрібно виставити в KSeF. Не слід чекати наступного рахунку чи нового місяця. Після втрати права на послаблення менші продажі наступного місяця його не відновлюють; інші винятки й надалі оцінюють окремо.

Звільнення від ПДВ або ведення одноосібної підприємницької діяльності саме по собі не звільняє від KSeF. Послаблення стосується виставлення документів: отримувати рахунки від контрагентів через KSeF потрібно вміти вже у 2026 році. Підготовку детальніше розглядаємо в посібнику KSeF для малого бізнесу.

Приклади ілюструють правила розрахунку ліміту. Усі суми наведено брутто. Припускаємо продаж між підприємцями в Польщі, відсутність інших винятків і збережене право на послаблення до описаного перевищення.

Найлегше переплутати два випадки: рахунок на 200 злотих, який перевищує місячний ліміт, і рахунок на 5000 злотих, який його не перевищує. Перший може вимагати KSeF, хоча спрощення даних дозволене. Другий не може бути спрощеним на підставі порогу 450 злотих, але його ще можна законно виставити поза системою.

Якщо ви перевищили поріг у вересні, а в жовтні виставили рахунки лише на 3000 злотих, повернутися до послаблення зі ст. 145m не можна. Тому разом із місячною сумою потрібно контролювати, чи не було право на послаблення втрачено раніше.

Наприкінці 2026 року припиняють діяти два різні послаблення: місячний ліміт 10 000 злотих і виняток для касових апаратів. Найменші підприємці, які користувалися лімітом і не підпадають під інший виняток, з 1 січня 2027 року мають виставляти рахунки в KSeF. Це не скасовує решту винятків, наприклад для рахунків споживачам.

Не зникають і всі спрощені рахунки. Скорочений набір даних і надалі передбачений ст. 106e, а KSeF має для таких рахунків тип UPR. Натомість змінюється статус фіскального чека з NIP. У відповіді № 17 від 27 квітня 2026 року MF пояснює, що з 2027 року такий чек і надалі можна буде видати, але він не вважатиметься спрощеним рахунком.

16 вересня 2026 року MF опублікувало повідомлення про заплановане продовження відстрочення штрафів за помилки в KSeF до кінця 2027 року. Міністерство прямо зазначило, що пропозиція потребує змін до закону, і повідомило про початок роботи над законопроєктом. Отже, на дату публікації цієї статті йдеться про законодавчий намір, а не про ухвалене продовження.

Те саме повідомлення підтверджує обов'язок найменших платників користуватися KSeF з 1 січня 2027 року та вказує, що відстрочення штрафів не означає відсутності такого обов'язку. Компанії слід готуватися до дати початку обов'язкового виставлення рахунків, а не розраховувати, що оголошена зміна санкцій дозволить ще рік ігнорувати систему.

Належний порядок роботи починається з визначення характеру продажу й типу документа. Не будуйте його лише на правилі «до 450 злотих поза KSeF», адже такого загального правила немає. Перед виставленням наступного рахунку перевірте такі елементи:

Покупець і документ: визначте, чи це продаж підприємцю або споживачеві та чи документ виставляється за допомогою касового апарата.

Підстава для виставлення поза KSeF: визначте конкретний виняток або підтвердьте право на місячне послаблення. Зберігайте інформацію про попереднє перевищення порогу.

Місячна сума: враховуйте належні рахунки за датою виставлення та перевіряйте результат до виставлення документа, який може перевищити ліміт.

Набір даних: для спрощеного рахунку перевірте суму, ідентифікатор покупця, дані продавця й можливість визначити податок. Якщо ви обираєте повний рахунок на невелику суму, заповніть усі обов'язкові дані.

Доступ і програма: підготуйте автентифікацію та права на виставлення й отримання рахунків. Якщо плануєте використовувати спрощені рахунки, перевірте підтримку цього типу документа у своїй програмі. Наявність стандарту в KSeF не означає, що кожна форма має таку опцію.

KSeFGPT дозволяє підготувати рахунок у формі або Чаті AI, надіслати його до KSeF і завантажити зручну для читання візуалізацію польською, англійською, німецькою або українською. Такий процес допомагає впорядкувати щоденне виставлення рахунків незалежно від того, коли припиняється послаблення, яким користується компанія.

Типи рахунків у KSeF Порівняйте спрощений рахунок зі звичайним, авансовим, остаточним і коригувальним.

Чек з NIP після 1 січня 2027 року Перевірте, як завершення перехідного періоду впливає на документи, які видають на касі.

KSeF для малого бізнесу Розберіться зі строками, правами доступу, отриманням і виставленням рахунків у невеликій компанії.

Рахунок-фактура VAT у KSeF крок за кроком Дізнайтеся, як підготувати звичайний рахунок і перевірити результат його надсилання до системи.