На якій АЗС ви не отримаєте рахунок-фактуру в KSeF?

На АЗС AMIC ви можете отримати рахунок-фактуру за пальне, якого не буде в польській Національній системі електронних рахунків-фактур KSeF (Krajowy System e-Faktur). AMIC Polska заявляє, що рахунки-фактури, виставлені за допомогою фіскального касового апарата, залишаються поза системою протягом перехідного періоду, щонайдовше до 31 грудня 2026 року. Це стосується саме такого способу виставлення документа, а не всіх рахунків-фактур оператора.

Водночас AMIC підтверджує використання KSeF, зокрема для автоматичних платіжних терміналів OPT на АЗС, корпоративних паливних карток і коригувань. ORLEN S.A. заявляє про рахунки-фактури в KSeF за покупки польських підприємців на АЗС із 1 квітня, а BP із 1 вересня 2026 року. Самої вивіски АЗС недостатньо, щоб визначити, де буде ваш рахунок-фактура.

Паперовий документ після заправлення може бути повним рахунком-фактурою поза KSeF, чеком із NIP (польським 10-значним податковим ідентифікаційним номером), підтвердженням операції або візуалізацією рахунку-фактури, що міститься в системі. Спочатку перевірте тип документа, NIP продавця та спосіб розрахунку за покупку.

Огляд відображає публікації операторів станом на 5 вересня 2026 року. Для частини мереж, зокрема Circle K, AVIA та Pieprzyk, статус не встановлено на підставі однозначного публічного повідомлення. Це не означає, що їхні рахунки-фактури не надходять до KSeF.

Ви заправляєте службовий автомобіль, повідомляєте NIP і повертаєтеся до роботи з роздруківкою. Під час обліку витрат з'ясовується, що рахунку-фактури в KSeF немає. Перш ніж повідомляти про відсутність документа, з'ясуйте, що саме вам видали на АЗС. У вересні 2026 року не всі покупки пального документуються однаково. Нижче ви знайдете порівняння заяв операторів і поради, як відрізнити рахунок-фактуру, що залишається поза KSeF, від документа, який має з'явитися в системі.

На якій АЗС рахунок-фактура може залишатися поза KSeF?

Які АЗС підтверджують виставлення рахунків-фактур у KSeF?

Що відомо про інші мережі?

Чому АЗС може виставити рахунок-фактуру поза KSeF у 2026 році?

Чи означає паперовий документ із каси, що рахунку-фактури немає в KSeF?

Що перевірити, якщо рахунку-фактури за пальне немає в KSeF?

Чи виключає відсутність рахунку-фактури в KSeF можливість урахувати витрати на пальне?

Як збирати рахунки-фактури за пальне після змін?

Поширені запитання

Наявність рахунку-фактури в KSeF залежить від конкретного документа та процедури того, хто його виставляє. П'ять відмінностей допоможуть не шукати рахунок-фактуру в неналежному місці.

Однозначний приклад наводить AMIC Polska. У повідомленні щодо KSeF оператор пише, у перекладі українською: «Рахунки-фактури й надалі виставлятимуться за допомогою фіскального касового апарата та не надсилатимуться до KSeF». Перехідний період триватиме щонайдовше до 31 грудня 2026 року.

Якщо ви отримаєте саме такий рахунок-фактуру, його відсутність у KSeF випливає з описаної процедури. Збережіть отриманий документ для обліку. Однак не припускайте, що кожен рахунок-фактура з логотипом AMIC оброблятиметься однаково.

Окремий випадок становить рахунок-фактура, який виставляють пізніше до чека з NIP на суму понад 450 злотих. AMIC описує його передання до KSeF та надсилання візуалізації з номером KSeF електронною поштою. Цю процедуру не слід плутати з виставленням повного рахунку-фактури безпосередньо за допомогою касового апарата.

Повідомлення опублікувала AMIC Polska. На франчайзинговій АЗС перевірте назву та NIP продавця в документі, оскільки незалежний оператор може мати власні правила. Ця відмінність також важлива для порівняння інших мереж.

Таблиця нижче охоплює вісім мереж або операторів, чиї власні публікації однозначно описують щонайменше один спосіб виставлення рахунків-фактур. Огляд актуальний на 5 вересня 2026 року. Слово «так» стосується обсягу повідомлення, а не незалежної перевірки кожної АЗС під відповідною вивіскою.

WATIS: повідомлення про касу й автоматичний платіжний термінал із 1 липня стосується саме АЗС у Рибнику. Воно не визначає правил усіх інших точок цієї мережі.

Для MOYA та MOL власні матеріали підтверджують використання KSeF в описаних програмах паливних карток. Правила користування «паливними картками MOYA firma з готівковими розрахунками» все одно стосуються карток. Назва документа не означає, що ці правила охоплюють кожну звичайну купівлю за готівку.

Дати ORLEN та BP у таблиці вказані операторами для конкретних процесів. Вони не встановлюють додаткових законодавчих строків переходу на KSeF. Для мереж без настільки ж однозначної позиції потрібна окрема категорія результатів.

Для наведених нижче брендів публічна інформація станом на 5 вересня 2026 року не дає змоги однозначно описати правила KSeF щодо рахунків-фактур за пальне. Це не перелік АЗС, які відмовляються виставляти рахунки-фактури в системі. Щодо конкретної операції відповідь має надати той, хто виставляє документ.

Електронний рахунок-фактура на порталі: сама доступність електронного файлу не свідчить, чи міститься його оригінал також у KSeF.

Навчальний матеріал про KSeF: роз'яснення законодавства на сайті компанії не є заявою про спосіб виставлення її власних рахунків-фактур за заправлення.

Спільний бренд: вивіска партнерської мережі не визначає, яка компанія або підприємець продає пальне та виставляє рахунок-фактуру.

Повний перелік 74 мереж і операторів польською мовою містить також менші мережі та обмеження інформації щодо кожної позиції. Наведені правила випливають із публічних заяв зазначених суб'єктів, які виставляють рахунки-фактури, і стосуються описаних каналів продажу.

Допоміжний реєстр паливної інфраструктури Управління регулювання енергетики Польщі (URE) дає змогу ідентифікувати операторів та адреси, але не містить статусу KSeF. У вивантаженні від 5 вересня 748 операторів мали щонайменше дві непорожні адреси інфраструктури. Це не означає 748 перевірених правил виставлення рахунків-фактур і не стосується виключно загальнодоступних АЗС. Той самий об'єкт може бути зазначений у різних операторів.

Міністерство фінансів Польщі у відповідях про виставлення рахунків-фактур пояснює, що до кінця 2026 року повні рахунки-фактури, виставлені за допомогою касових апаратів, можуть залишатися поза KSeF незалежно від суми. Окреме правило стосується чеків із NIP, які визнаються спрощеними рахунками-фактурами.

Повний рахунок-фактура з каси: перехідний виняток не має ліміту 450 злотих. Документ може бути виставлений, наприклад, на 600 злотих і все одно залишатися поза KSeF, якщо його оформлено за допомогою касового апарата на умовах цього винятку.

Чек із NIP: ліміт 450 злотих або 100 євро стосується визнання чека спрощеним рахунком-фактурою за умови виконання решти вимог. Такий документ може залишатися поза KSeF до 31 грудня 2026 року.

Саме тому твердження «кожен рахунок-фактура за пальне на суму понад 450 злотих обов'язково має бути в KSeF» є неправильним. Потрібно розрізняти суму в чеку, який є спрощеним рахунком-фактурою, та суму повного рахунку-фактури, виставленого з каси.

Упровадження обов'язкового KSeF має власні графік і сферу застосування, визначені Міністерством фінансів Польщі. Зміна процедури BP з вересня не є новим законодавчим строком. Так само можливість користуватися винятком до кінця року не означає, що кожна мережа зобов'язана застосовувати його протягом усього цього періоду.

Ні. Папір може бути лише підтвердженням операції або читабельною візуалізацією документа, що міститься в KSeF. ORLEN описує роздруковане підтвердження з даними операції та QR-кодом. BP з вересня видає на касі документ «Підтвердження операції до РАХУНКУ-ФАКТУРИ VAT» (назву перекладено з польської), а сам рахунок-фактуру передає до системи.

Заголовок документа: перевірте, чи це рахунок-фактура, чек, підтвердження операції або візуалізація.

Номери та позначення: номер, присвоєний продавцем, не є номером KSeF. Сам QR-код також не замінює визначення типу документа.

Спосіб отримання: вказівки на роздруківці або в повідомленні оператора можуть вести до рахунку-фактури, який стане доступним після обробки.

У цьому допоможе роз'яснення зі статті про номер KSeF у рахунку-фактурі. PDF-файл і роздруківка є способами представлення даних. Самі собою вони не свідчать, чи виставив продавець структурований рахунок-фактуру в KSeF.

Згідно з відповідями BP на поширені запитання, рахунки-фактури, надіслані до KSeF, більше не доступні в BPme. Якщо раніше ви отримували документи в застосунку, їхня відсутність після зміни процедури не доводить відсутності рахунку-фактури. Наступний крок полягає в пошуку належного документа в KSeF.

Почніть із документа та операції. Сама відсутність результату пошуку не дає змоги визначити, чи рахунок-фактура залишається поза системою, очікує на обробку або потребує з'ясування з продавцем.

1. З'ясуйте, хто виставив документ. Перевірте назву та NIP продавця. Якщо користуєтеся паливною карткою, з'ясуйте, хто виставляє рахунок-фактуру за заправлення, оскільки це не обов'язково оператор, зазначений на АЗС.

2. Визначте тип документа. Відрізніть повний рахунок-фактуру від чека з NIP, підтвердження операції та візуалізації. Збережіть номер документа, дату, суму й адресу АЗС.

3. Перевірте спосіб і дату купівлі. Каса, автоматичний платіжний термінал та розрахунок паливною карткою можуть мати різні процедури. Урахуйте зміну BP з 1 вересня та обсяг місцевого повідомлення WATIS для Рибника.

4. Шукайте документ для належної компанії. Перевірте NIP покупця, доступ до вхідних рахунків-фактур і діапазон дат. Якщо користуєтеся програмою, підключеною до KSeF, переконайтеся, що вона завантажила нові документи. Основи описує посібник про отримання рахунків-фактур через KSeF.

5. Порівняйте результат із процедурою того, хто виставляє документ. Якщо оператор передбачає KSeF, а документ і далі недоступний, надайте АЗС або службі підтримки дані операції та попросіть пояснити статус рахунку-фактури.

Єдиного строку очікування для всіх мереж немає. BP у відповідях на поширені запитання зазначає, що зазвичай ідеться про кілька чи кільканадцять хвилин, і радить звернутися до оператора, якщо рахунку-фактури немає наступного дня. WATKEM заявляє про доступність наступного робочого дня. Це інформація про порядок роботи цих операторів, а не універсальний законодавчий строк.

Наприклад, підприємець отримує на касі AMIC повний рахунок-фактуру на 600 злотих, виставлений поза KSeF відповідно до повідомлення оператора. Він має зберегти цей рахунок-фактуру. Під час наступного заправлення на BP після 1 вересня підприємець отримує підтвердження операції та має знайти належний рахунок-фактуру в KSeF. Подібна сума й дві паперові роздруківки потребують двох різних дій.

Якщо документ має надійти до системи, відрізняйте підтвердження продажу від підтвердження прийняття рахунку-фактури. У цьому допоможе опис статусів рахунку-фактури в KSeF. З'ясувавши, де міститься документ, можна оцінити порядок його обліку.

Сама відсутність рахунку-фактури в KSeF не означає автоматичної втрати права на відрахування VAT, тобто польського податку на додану вартість. Міністерство фінансів Польщі у відповідях для покупців зазначає, що покупець не зобов'язаний перевіряти, хто має виставляти рахунок-фактуру в KSeF, а хто в іншій формі, і що така перевірка не є умовою відрахування.

Ця відповідь не звільняє від решти умов податкового обліку. Як і раніше, потрібні належний документ, реальна покупка та підстава для відрахування. Автомобільні витрати мають власні обмеження, які залежать, зокрема, від способу використання транспортного засобу. Сама наявність рахунку-фактури в KSeF не дає права на повне відрахування VAT або на включення всієї суми до податкових витрат.

Тому в щоденній роботі варто розділяти два питання: де отримати рахунок-фактуру та як облікувати конкретну витрату. Перше пояснюють процедура продавця й статус документа. Друге оцінюють на підставі податкових правил, що застосовуються до компанії та автомобіля.

У 2026 році документообіг компанії має охоплювати як рахунки-фактури, отримані з KSeF, так і належним чином виставлені поза системою. Домовтеся з тими, хто заправляє автомобілі, що підтвердження операції потрібно зберігати, доки його не буде пов'язано з рахунком-фактурою, а повний рахунок-фактуру поза KSeF слід передати до бухгалтерії.

У модулі «Рахунки» в KSeFGPT ви можете отримувати рахунки-фактури з KSeF, переглядати їх і завантажувати читабельну візуалізацію. Шукаючи документ про витрату, почніть із продавця та даних заправлення. Документи, виставлені поза KSeF, передайте за погодженою в компанії процедурою, щоб вони не загубилися під час обліку за місяць.

Перетворення отриманого рахунку-фактури з PDF на XML не розміщує рахунок-фактуру продавця в KSeF. Не виставляйте й не надсилайте до системи власну копію його рахунку-фактури, щоб додати відсутню витрату. Якщо документ має міститися в KSeF, з'ясуйте його статус із тим, хто його виставив.

Як отримати рахунок-фактуру з KSeF крок за кроком? Дізнайтеся, де шукати вхідні рахунки-фактури та як організувати їх регулярне отримання.

Статус рахунку-фактури в KSeF Перевірте, як відрізнити надсилання документа від його прийняття системою.

Номер KSeF у рахунку-фактурі Дізнайтеся, чим системний ідентифікатор відрізняється від номера рахунку-фактури продавця.

Немає UPO в KSeF Дізнайтеся, яке значення має офіційне підтвердження отримання та як з'ясувати статус надісланого рахунку-фактури.