KI-Tools zur Rechnungsstellung - Überblick 2026
Erfahren Sie, wofür die kostenlosen KSeFGPT-Tools gedacht sind, welches Limit gilt und wie sie sich vom 7-tägigen PRO-Test und einem bezahlten Konto unterscheiden.
Kostenlose Tools für die Arbeit mit Rechnungen
XML erstellen, eine Rechnung lesen und sie an KSeF senden sind unterschiedliche Aufgaben. Öffentliche Tools helfen bei einzelnen Dateioperationen. Versand, Dokumentenverlauf und die Arbeit mit Unternehmensrechnungen erfordern ein mit KSeF verbundenes Konto und entsprechende Berechtigungen.
Wo KI bei Rechnungen hilft
KI kann Daten aus PDF-Rechnungen auslesen und bei der XML-Erstellung helfen. Das Ergebnis hängt von der Lesbarkeit ab. Vergleichen Sie Angaben der Parteien, Positionen, Daten, Steuersätze und Beträge mit dem Original. Nicht jede Prüfung benötigt KI: Eine NIP-Prüfsumme wird mathematisch berechnet.
Sechs Tools auf der Website
Wählen Sie das Tool nach Eingabeformat und gewünschtem Ergebnis. Jedes erstellt eine Datei oder ein Prüfergebnis. Die Nutzung eines öffentlichen Tools allein sendet keine Rechnung an KSeF.
PDF zu XML: PDF-Daten auslesen und FA(3)-XML erstellen.
XML zu PDF: Lesbare Visualisierung der Rechnungsdaten.
XML-Validator: Datei prüfen und gemeldete Fehler erkennen.
XML-Generator: XML mit einem Formular erstellen.
XML-Korrektur: XML einer Korrekturrechnung erstellen.
NIP-Validator: NIP-Format und Prüfsumme prüfen.
Anwendungsbereiche im Vergleich
| Tool | Anwendung |
|---|---|
| PDF zu XML | PDF-Daten auslesen und FA(3)-XML erstellen |
| XML zu PDF | Lesbare Visualisierung der Rechnungsdaten |
| XML-Validator | Datei prüfen und gemeldete Fehler erkennen |
| XML-Generator | XML mit einem Formular erstellen |
| XML-Korrektur | XML einer Korrekturrechnung erstellen |
| NIP-Validator | NIP-Format und Prüfsumme prüfen |
Von der Datei zur Rechnung in KSeF
Prüfen Sie zuerst die Daten und validieren Sie die XML-Datei. Der Konverter selbst sendet keine Rechnungen. Nutzen Sie eine Software mit entsprechendem Zugriff oder die KSeFGPT-App nach Anmeldung und Verbindung mit KSeF. KSeF bestätigt die Annahme des Dokuments.
Laden Sie die XML-Datei herunter, prüfen Sie sie und nutzen Sie anschließend eine mit KSeF verbundene Software wie KSeFGPT. Sie benötigen Zugriff und Berechtigungen zur Rechnungsausstellung für das betreffende Unternehmen. Prüfen Sie nach dem Senden den Status und den UPO-Beleg.
Tool-Limits und Kontozugriff
Öffentliche Tools haben ein gemeinsames Limit von 2 Nutzungen innerhalb von 24 Stunden. Mit der Registrierung beginnen 7 kostenlose Tage im Tarif PRO. Danach erfordert der Kontozugriff ein aktives, bezahltes Abonnement. Funktionen sowie Import- und KI-Limits richten sich nach dem Tarif. Es gibt kein dauerhaft kostenloses Konto und keine Zusage einer unbegrenzten PDF-Verarbeitung.
Das passende Tool auswählen
Für eine einzelne NIP-Prüfung genügt der Nummernvalidator. Zum Lesen von XML wählen Sie PDF. Zur XML-Erstellung aus Daten verwenden Sie das Formular oder den PDF-Konverter. Für regelmäßige Abläufe vergleichen Sie Kontofunktionen, Teamberechtigungen und Tariflimits mit Ihrem Bedarf.
Kostenlose Tools ansehen
Wählen Sie das Tool nach Eingabeformat und gewünschtem Ergebnis. Jedes erstellt eine Datei oder ein Prüfergebnis. Die Nutzung eines öffentlichen Tools allein sendet keine Rechnung an KSeF.
Kostenlose Tools ansehenMit einem KSeFGPT-Konto beginnen
Registrieren Sie ein Konto und ergänzen Sie die Unternehmensdaten. Lesen Sie die Bedingungen des 7-tägigen PRO-Tests.
Verbinden Sie das Unternehmen mit KSeF und prüfen Sie die Berechtigungen für den gewünschten Vorgang.
Erstellen oder importieren Sie das Dokument, prüfen Sie die Daten, senden Sie es und kontrollieren Sie Status und UPO-Beleg.
Häufig gestellte Fragen
Was ist bei KSeFGPT kostenlos?
Öffentliche Tools haben ein gemeinsames Limit von 2 Nutzungen innerhalb von 24 Stunden. Mit der Registrierung beginnen 7 kostenlose Tage im Tarif PRO. Danach erfordert der Kontozugriff ein aktives, bezahltes Abonnement. Funktionen sowie Import- und KI-Limits richten sich nach dem Tarif. Es gibt kein dauerhaft kostenloses Konto und keine Zusage einer unbegrenzten PDF-Verarbeitung.
Welche PDF-Dateien werden unterstützt?
Sie können eine PDF-Rechnung aus einer Buchhaltungssoftware oder einen als PDF gespeicherten Scan hochladen. Die Erkennungsqualität hängt von der Lesbarkeit ab. Erstellen Sie bei einem schlechten Scan eine deutlichere Kopie.
Was tun, wenn die KI Daten falsch ausliest?
Vergleichen Sie die Vorschau mit dem Original. Korrigieren Sie Fehler dort, wo das Tool eine Bearbeitung erlaubt, oder wiederholen Sie die Konvertierung mit einer besser lesbaren Datei. Sie können Daten auch manuell im Rechnungsgenerator eingeben.
Sendet der Generator die Rechnung an KSeF?
Nein. Der kostenlose Generator erstellt eine XML-Datei. Den Versand übernehmen Sie in einer mit KSeF verbundenen App wie KSeFGPT mit den entsprechenden Unternehmensberechtigungen.
Erkennt der Validator eine ungültige NIP?
Das Tool prüft unter anderem Länge und Prüfsumme der NIP. Ein mathematisch gültiges Ergebnis bestätigt weder die Existenz eines Unternehmens noch seinen Umsatzsteuerstatus oder die Zuordnung zum gewünschten Geschäftspartner.
Kann ich das PDF an einen Geschäftspartner senden?
Ja, als lesbare Visualisierung der Rechnungsdaten. PDF ersetzt nicht das strukturierte XML in KSeF. Prüfen Sie vor der Weitergabe die Anforderungen für Ihre Situation, einschließlich Kennzeichnungen und QR-Codes.
KSeFGPT 7 Tage kostenlos mit PRO testen
Öffentliche Tools haben ein gemeinsames Limit von 2 Nutzungen innerhalb von 24 Stunden. Mit der Registrierung beginnen 7 kostenlose Tage im Tarif PRO. Danach erfordert der Kontozugriff ein aktives, bezahltes Abonnement. Funktionen sowie Import- und KI-Limits richten sich nach dem Tarif. Es gibt kein dauerhaft kostenloses Konto und keine Zusage einer unbegrenzten PDF-Verarbeitung.
Konto erstellen