Wie wählen Sie ein CRM für Ihr kleines Unternehmen? Kontakte, Verkaufschancen und Aufgaben

Wählen Sie ein CRM-System zur Verwaltung Ihrer Kundenbeziehungen, in dem Sie den Kunden, Gesprächsvereinbarungen, die aktuelle Verkaufschance und den nächsten Schritt finden. Prüfen Sie auch Mitarbeiterzugriffe, Import, Export und die Kosten des Tarifs mit den benötigten Funktionen. Testen Sie das System vor dem Kauf mit einer kleinen Datenstichprobe.

Excel kann weiterhin ausreichen, wenn Ihr Prozess einfach ist und Informationen sowie Zuständigkeiten klar erkennbar sind. Ein Anlass, ein CRM zu prüfen, sind eher Schwierigkeiten bei der Bearbeitung von Kundenvorgängen als die bloße Zahl der Kunden oder Mitarbeiter.

Vergleichen Sie CRM-Systeme für kleine Unternehmen anhand desselben Arbeitsablaufs. Die Länge der Funktionsliste sagt wenig darüber aus, ob ein System passt. Ein Kontakt, ein konkreter Verkaufsvorgang und eine Aufgabe erfüllen unterschiedliche Zwecke. Prüfen Sie, ob sich diese Elemente so verknüpfen lassen, dass Ihr Team die Zusammenhänge versteht.

Ein Kunde spricht mit einer Person, eine andere verschickt das Angebot, und die Vereinbarungen bleiben im Postfach und in einer Tabelle. Beim nächsten Kontakt muss jemand rekonstruieren, was bereits vereinbart wurde und wer anrufen sollte. Das ist ein geeigneter Ablauf, um ein CRM zu beurteilen: Kann eine zweite Person den Vorgang ohne Rätselraten fortsetzen? Im Folgenden finden Sie Auswahlkriterien, ein Beispiel für die Zusammenarbeit und einen Vorschlag für den Pilotbetrieb.

Die Beispiele zu Funktionen, Import und Abrechnung bei Pipedrive beruhen auf der am 2. Oktober 2026 geprüften Dokumentation. Sie zeigen, welche Fragen Sie einem CRM-Anbieter stellen können. Die Bedingungen anderer Systeme können davon abweichen.

CRM oder Excel?

Kontakt, Verkaufschance und Aufgabe

Kriterien für die CRM-Auswahl

Beispiel für die Zusammenarbeit

Pilotbetrieb vor dem Kauf

Der Wechsel von Excel

Kosten für das gesamte Team

Regeln für den Arbeitsalltag

CRM und Rechnungserstellung

Zwei Vorgänge desselben Kunden sollten sich unterscheiden lassen, ohne den Status des gesamten Unternehmens zu ändern. Verwenden Sie im Test deshalb einen Kontakt und zwei getrennte Verkaufschancen.

Die Übergabe eines Vorgangs an eine zweite Person prüft mehr als eine vom Anbieter geführte Vorführung. Bitten Sie einen Mitarbeiter, die Vereinbarungen, die zuständige Person und den nächsten Schritt selbstständig zu finden.

Beurteilen Sie Import und Export anhand der Inhalte und Datenverknüpfungen, nicht nur anhand der Zahl der Datensätze. Halten Sie auch fest, welche Informationen fehlen und welche Exporte separat erforderlich sind.

Fehlt eine unverzichtbare Funktion und ist dafür keine Lösung gefunden, sollten Sie den Kauf zurückstellen. Unterscheiden Sie diesen Fall von Konfigurationsproblemen oder Arbeitsregeln, die Ihr Team selbst verbessern kann.

Beginnen Sie mit einigen laufenden Kundenvorgängen. Können Sie bei jedem die betreuende Person, die letzten Vereinbarungen, die Verkaufsphase und den nächsten Schritt benennen? Findet diese Informationen auch ein Mitarbeiter, der beim Gespräch nicht dabei war?

Wenn die Antworten klar sind, kann eine Tabelle weiterhin zu den Bedürfnissen Ihres Unternehmens passen. Sie müssen das Werkzeug nicht allein deshalb wechseln, weil weitere Kontakte hinzugekommen sind. Zeigt die Tabelle jedoch nur die Kundendaten und müssen Sie Vereinbarungen in Nachrichten erfragen oder in persönlichen Notizen suchen, lohnt es sich, ein gemeinsames System zu testen.

Prüfen Sie insbesondere, ob folgende Schwierigkeiten auftreten:

Es ist unklar, wer einen Vorgang derzeit betreut.

Ein Unternehmen hat mehrere Aufträge, in der Tabelle gibt es dafür aber nur einen Status.

Ein Angebot wurde versandt, doch ein Termin für die erneute Kontaktaufnahme fehlt.

Während der Abwesenheit eines Mitarbeiters lässt sich der Gesprächsverlauf nur schwer nachvollziehen.

Verschiedene Personen speichern dieselben Daten an mehreren Stellen.

Bitten Sie einen Mitarbeiter während des Tests, ein Gespräch zu dokumentieren und eine Aufgabe zu planen. So erkennen Sie, ob die tägliche Nutzung ständig Hilfe von der Person erfordert, die das System eingerichtet hat.

Der Kontakt beantwortet die Frage, mit wem Sie sprechen. Das Unternehmen bezeichnet die Organisation, zu der der Vorgang gehört. Eine Verkaufschance beschreibt einen konkreten möglichen Auftrag, etwa eine Schulung oder eine Dienstleistung. Eine Aufgabe legt fest, was zu erledigen ist. Diese Trennung hilft, das System zu beurteilen, ohne einen Kunden mit dem Ergebnis eines einzelnen Verkaufs gleichzusetzen. Prüfen Sie die Datenstruktur jedes anderen CRM gesondert.

Im Datenmodell von Pipedrive sind Kontaktperson, Unternehmen und Verkaufschance eigenständige, miteinander verknüpfte Elemente. Für eine Person können mehrere Verkaufschancen gleichzeitig offen sein. Eine Verkaufschance durchläuft Verkaufsphasen bis zum Ergebnis gewonnen oder verloren. Eine Aktivität, zum Beispiel ein Anruf oder ein Treffen, lässt sich planen und unter anderem mit einer Person, einem Unternehmen oder einer Verkaufschance verknüpfen.

Notieren Sie nach einem Gespräch das Datum, die wichtigsten Vereinbarungen und den nächsten Schritt. Ordnen Sie die Notiz dem richtigen Kunden oder Vorgang zu und legen Sie den vereinbarten Anruf als Aufgabe mit Termin an. Eine zweite Person sollte erkennen können, welche Vereinbarungen zu welchem von zwei Aufträgen desselben Kunden gehören.

Eine Telefonnotiz und der E-Mail-Verlauf können auf unterschiedlichen Wegen ins CRM gelangen. Prüfen Sie im Pilotbetrieb, welche Informationen Sie von Hand ergänzen müssen und welche über eine Verbindung zum Postfach übernommen werden.

Pipedrive beschreibt die Übernahme von Nachrichten über die E-Mail-Synchronisierung oder Smart Bcc, also das Weiterleiten einer Nachrichtenkopie an das CRM. Der verfügbare Weg hängt vom Tarif ab. Einige Funktionen setzen ein bestimmtes Abonnement voraus. Prüfen Sie im gewählten Angebot deshalb Notizen, den Nachrichtenverlauf und die Art seiner Erfassung jeweils gesondert.

Legen Sie fest, was Sie für die Bearbeitung Ihrer Kundenvorgänge unbedingt benötigen. Zeigen Sie anschließend jedem Anbieter denselben Ablauf und testen Sie ihn in dem Tarif, den Sie kaufen möchten. Eine Funktionsvorführung in einem anderen Tarif beantwortet noch nicht die Frage, was Ihr Angebot umfasst.

Nutzen Sie die folgende Tabelle zum Vergleich der Angebote. Notieren Sie bei jedem Test das Ergebnis, festgestellte Lücken und offene Fragen. Ersetzen Sie eine unverzichtbare Funktion nicht durch die Zusage, sie werde später ergänzt.

Stellen wir uns ein kleines Dienstleistungsunternehmen vor, das Schulungen für Geschäftskunden vorbereitet. Dies ist ein hypothetisches Beispiel für die Arbeitsorganisation. Es beschreibt weder eine tatsächlich durchgeführte Einführung noch den Test einer konkreten Anwendung.

Ein Mitarbeiter erfasst das Kundenunternehmen und die Person, mit der er gesprochen hat. Nach dem Telefonat ergänzt er eine Notiz: Der Kunde benötigt eine Schulung für ein neues Team, erwartet einen Vorschlag zu den Inhalten und möchte das Angebot am Freitag besprechen. Anschließend erstellt der Mitarbeiter eine Verkaufschance für diese Schulung, anstatt den Status des gesamten Unternehmens auf „Angebot“ zu setzen.

Nachdem er den Vorschlag versandt hat, setzt er die Verkaufsphase auf „Angebot“ und plant für Freitag eine Aufgabe zur erneuten Kontaktaufnahme, die einer bestimmten Person zugewiesen ist. Die Bezeichnung der Phase ist ein Vorschlag. In Ihrem Unternehmen sollte eine Phase einem tatsächlichen Ereignis entsprechen, das die Mitarbeiter eindeutig erkennen können.

Während der Abwesenheit des bisherigen Betreuers übernimmt eine zweite Person den Vorgang. Sie sollte den Kontakt, die letzten Vereinbarungen, die richtige Verkaufschance und den geplanten Anruf finden. Muss sie den Kunden erneut nach bereits mitgeteilten Informationen fragen, prüfen Sie, ob eine Aufzeichnung fehlt, eine Verknüpfung falsch ist oder der Zugriff eingeschränkt wurde.

Das erwartete Testergebnis ist in diesem Beispiel konkret: Die Vertretung findet das Schulungsangebot und weiß, dass sie am Freitag dessen Umfang besprechen soll. Ein zweiter Auftrag desselben Kunden bleibt eine eigene Verkaufschance. Dieses Ergebnis zeigt, dass die gespeicherten Informationen die Fortsetzung der Arbeit ermöglichen. Das bloße Anlegen eines Kontakts prüft dies noch nicht.

Der Pilotbetrieb soll zeigen, ob das gewählte System zu Ihrer Arbeit passt. Er muss weder den gesamten Datenbestand noch alle verfügbaren Funktionen umfassen. Bereiten Sie eine kleine Stichprobe vor: einen gewöhnlichen Vorgang, mehrere Verkaufschancen bei demselben Kunden und einen Fall, bei dem die Zuständigkeit übergeben werden muss. Für den Einstieg können Sie Demodaten verwenden.

1. Bilden Sie einen Kundenvorgang ab. Erfassen Sie Unternehmen, Kontakt, Notiz, Verkaufschance und den nächsten Schritt. Prüfen Sie, ob die Informationen an den richtigen Stellen stehen.

2. Beziehen Sie eine zweite Person ein. Sie soll die Vereinbarungen selbstständig finden und erklären, was als Nächstes zu tun ist. Prüfen Sie auch, ob sie nur die benötigten Daten sieht.

3. Ändern Sie Phase und Zuständigkeit. Stellen Sie fest, ob danach weiterhin klar ist, wer den Vorgang betreut und wer die Aufgabe erledigt.

4. Führen Sie einen Probeimport durch. Kontrollieren Sie die Zuordnung der Spalten, die Verknüpfungen, Duplikate und vom System übersprungene Datensätze.

5. Führen Sie einen Probeexport durch. Öffnen Sie die heruntergeladenen Daten und vergleichen Sie sie mit der Stichprobe. Beziehen Sie Notizen, Aktivitäten und Dateien ein, soweit Sie diese benötigen.

6. Halten Sie das Testergebnis fest. Unterscheiden Sie fehlende Funktionen von Konfigurationsproblemen und noch nicht vereinbarten Arbeitsregeln.

Der Pilotbetrieb kann eine ausreichende Entscheidungsgrundlage liefern, wenn das Team Vereinbarungen und nächste Schritte findet, die Sichtbarkeit zu den Anforderungen passt und Fehler sowie Datenlücken bekannt sind. Klären Sie ungelöste Probleme bei unverzichtbaren Anforderungen vor dem Kauf. Ein erfolgreicher Kontaktimport allein reicht nicht aus, um den gesamten Prozess zu beurteilen.

Bewahren Sie eine Kopie der Tabelle auf und legen Sie zunächst den Umfang der Migration fest. Übertragen Sie nur Kontakte oder auch Unternehmen, offene Verkaufschancen, Notizen und Aktivitäten? Für jedes dieser Elemente können andere Felder erforderlich sein. Nicht jede Spalte der alten Tabelle muss ein Pflichtfeld im neuen System werden.

Bei der hypothetischen Migration des Schulungsunternehmens enthält eine Zeile das Unternehmen, die Kontaktperson und das Auftragsthema. Vor dem Import muss geklärt werden, welche Daten den Kontakt, welche das Unternehmen und welche die konkrete Verkaufschance beschreiben. So werden zwei Schulungen für denselben Kunden nicht als zwei unabhängige Unternehmen behandelt.

Die Importdokumentation von Pipedrive beschreibt die Vorbereitung der Tabellenstruktur, das Ergänzen von Pflichtfeldern, die Spaltenzuordnung, die Vorschau der Verknüpfungen und die Auswahl des Umgangs mit Duplikaten. Übersprungene Zeilen werden mit dem jeweiligen Fehlergrund in einer Datei erfasst. Nach der Korrektur können sie erneut importiert werden.

In diesem System erfordert der Import die entsprechende globale Berechtigung. Pipedrive nennt die Formate XLS, XLSX oder CSV, ein Arbeitsblatt pro Import, Spaltenüberschriften, höchstens 50.000 Zeilen und eine Dateigröße von weniger als 50 MB. Dies sind die Bedingungen von Pipedrive. Prüfen Sie für ein anderes CRM dessen eigene Anforderungen.

Teilen Sie die Datenvorbereitung in folgende Schritte auf:

Daten vereinheitlichen: Bereinigen Sie Unternehmensnamen, Kontaktdaten und die Bedeutung der Statusangaben.

Duplikate erkennen: Nutzen Sie verfügbare Merkmale wie E-Mail-Adresse oder Telefonnummer und prüfen Sie die Regeln für das Zusammenführen von Datensätzen.

Felder zuordnen: Ordnen Sie die Spalten den richtigen Elementen des Systems zu. Legen Sie benötigte zusätzliche Felder vor dem Import an.

Stichprobe kontrollieren: Prüfen Sie neben der Zahl der Datensätze auch deren Inhalt und Verknüpfungen.

Fehler bearbeiten: Stellen Sie fest, welche Daten übersprungen wurden, warum dies geschah und wie Sie sie korrigieren können.

Testen Sie den Export noch vor der vollständigen Migration. In Pipedrive kann ein Benutzer mit Exportberechtigung nur Daten herunterladen, die für ihn sichtbar sind. Die Dokumentation beschreibt den Export als XLSX oder CSV. Aktivitäten, Notizen und Dateien, die mit Kontakten und Verkaufschancen verknüpft sind, müssen separat exportiert werden.

Betrachten Sie deshalb eine einzelne Tabelle nicht als vollständige Sicherung, mit der sich das Konto wiederherstellen lässt. Wenn Sie sich einen späteren Systemwechsel offenhalten möchten, prüfen Sie den Umfang der heruntergeladenen Daten, den Erhalt der Verknüpfungen und die Möglichkeit, die Daten in ein anderes Werkzeug zu übertragen.

Fordern Sie ein Angebot für alle Personen und Funktionen an, die Sie im Pilotbetrieb benötigen. Der Preis des Basistarifs allein sagt noch nichts über die Kosten Ihres Prozesses aus. Prüfen Sie auch, wie sich die Abrechnung verändert, wenn ein Mitarbeiter hinzukommt oder ausscheidet.

Bei Pipedrive wird das Abonnement anhand der Zahl der Plätze im Konto berechnet. Es kann weniger aktive Benutzer als kostenpflichtige Plätze geben. Dieses Beispiel zeigt, warum Sie zwischen tatsächlich arbeitenden Personen und berechneten Einheiten unterscheiden sollten. Setzen Sie dieses Modell nicht bei jedem Anbieter voraus.

Bestätigen Sie vor der Entscheidung:

Die Abrechnungseinheit und die Zahl der kostenpflichtigen Einheiten für das gesamte Team.

Den Tarif mit den benötigten Funktionen, insbesondere dem Nachrichtenverlauf und der erforderlichen Art der E-Mail-Nutzung.

Den Abrechnungszeitraum, die Vertragsbindung und die Bedingungen für Änderungen am Abonnement.

Mögliche Gebühren für Zusatzfunktionen, Einrichtung, Schulung und Unterstützung bei der Migration.

Den Umfang der im Angebot enthaltenen Unterstützung.

Berücksichtigen Sie außerdem die Zeit Ihres eigenen Teams für Datenbereinigung, Einrichtung und Einarbeitung. Sie gehört zur Planung der Einführung, auch wenn sie nicht als eigener Posten auf der Rechnung des Anbieters erscheint.

Vergleichen Sie Angebote für denselben Zeitraum, zum Beispiel das erste Jahr: die Gebühr für den Tarif des gesamten Teams zuzüglich Zusatzfunktionen, Migration, Einrichtung und Schulung. Berechnen Sie das Folgejahr ohne die einmaligen Startkosten separat. Vergleichen Sie Beträge durchgängig entweder netto oder brutto.

Wenn Sie KSeFGPT in Betracht ziehen, prüfen Sie die Tarife und Limits. Vergleichen Sie diese mit den im Pilotbetrieb festgelegten Anforderungen, anstatt die Verfügbarkeit aller Bereiche in jedem Tarif vorauszusetzen.

Die Übertragung der Kontakte legt noch nicht fest, wer Daten aktualisiert. Vereinbaren Sie einige einfache Regeln, bevor das gesamte Team mit dem System arbeitet: Wer ist für einen Vorgang zuständig, wann werden Vereinbarungen dokumentiert und wie wird der nächste Schritt geplant?

Verkaufsphasen sollten für alle dieselbe Bedeutung haben. Die vorgeschlagene Phase „Angebot“ könnte zum Beispiel bedeuten, dass ein konkreter Vorschlag an den Kunden versandt wurde. Der bloße Beginn der Angebotserstellung würde dann noch nicht genügen. Wählen Sie die für Ihr Unternehmen passende Bedeutung und beschreiben Sie diese in einem Satz.

Legen Sie auch fest, wann Gespräche dokumentiert und wie Kunden übergeben werden. Prüfen Sie bei einer Übernahme sowohl die betreuende Person als auch die Zuständigkeit für die nächste Aufgabe. Gehen Sie nicht davon aus, dass eine Änderung in einem Feld automatisch alle anderen Felder anpasst.

Sehen Sie sich nach Beginn der gemeinsamen Arbeit einige Vorgänge an und prüfen Sie, ob jeweils klar ist, was als Nächstes ansteht. Wenn Mitarbeiter wichtige Vereinbarungen außerhalb des CRM speichern, klären Sie den Grund: unklare Regeln, zu viele Pflichtfelder, Zugriffsprobleme oder eine fehlende Möglichkeit zur Erfassung.

Wenn Sie auch Verkaufsdokumente mit dem Werkzeug bearbeiten möchten, nehmen Sie die Rechnungserstellung als eigenen Test auf. Die Bezeichnung „CRM mit KSeF-Rechnungen“ erklärt noch nicht, welche Daten übernommen werden, ob eine Rechnung einer Verkaufschance zugeordnet wird und welches Ereignis deren Status ändert. KSeF ist das polnische nationale System für elektronische Rechnungen, Krajowy System e-Faktur. Entscheidend ist hier, wie die Prozesse zusammenhängen, nicht allein das Vorhandensein beider Funktionen im Angebot.

Bei KSeFGPT stellt die Seite zum CRM-Modul die Bereiche Geschäftspartner, Verkaufschancen und Aufgaben vor. Für einzelne Schritte gibt es eigene Anleitungen: eine Notiz zum Geschäftspartner speichern, eine Verkaufschance erstellen und eine Aufgabe mit Termin hinzufügen.

Die Anleitung zum Ausstellen einer Rechnung aus dem CRM beschreibt den Einstieg über die Geschäftspartnerkarte und die Übernahme der Käuferdaten in das Formular. Positionen, Datumsangaben und Zahlungsdaten müssen weiterhin ergänzt oder geprüft werden. Eine auf diesem Weg ausgestellte Rechnung wird nicht automatisch einer Verkaufschance zugeordnet.

Wenn Sie zusätzlich das Dokument mit einer bestimmten Verkaufschance verknüpfen und deren Status ändern müssen, nehmen Sie diese Schritte in den Pilotbetrieb auf. Das Ausstellen einer Rechnung für einen Geschäftspartner allein bestätigt noch nicht, dass der gesamte Verkaufsprozess unterstützt wird.

Die Kriterien für die Dokumentenbearbeitung erläutern wir im Vergleich von KSeF-Software für kleine Unternehmen. Er hilft Ihnen weiter, wenn Sie ein Werkzeug für Kundenbetreuung und Rechnungen suchen.

Datenvorbereitung und CRM-Auswahl hängen zusammen, sind aber eigenständige Aufgaben. Wählen Sie Ihre weitere Lektüre danach, was Sie ordnen möchten:

Die Vorbereitung der Kundendatenbank auf eine Migration vertieft das Bereinigen und Zuordnen von Daten vor ihrer Übertragung.

Der Beitrag zu Geschäftspartnerdaten und Transaktionshistorie ergänzt die Unterscheidung zwischen einer Kundenkartei und den in Rechnungen dokumentierten Vorgängen.

Die Rechnungsbearbeitung im kleinen Unternehmen erläutert den weiteren KSeF-Kontext, wenn Sie die CRM-Auswahl mit der Organisation der Rechnungserstellung verbinden.

Eine Verkaufschance im CRM erstellen ist eine Anleitung für einen konkreten Arbeitsschritt in KSeFGPT. Damit können Sie einen Teil des beschriebenen Pilotablaufs nachvollziehen.

Legen Sie die wichtigsten Anforderungen fest und vergleichen Sie Angebote anhand derselben Stichprobe Ihres Prozesses. Führen Sie einen Pilotbetrieb durch, klären Sie Lücken, prüfen Sie Import und Export und bestätigen Sie die Kosten des vollständigen benötigten Tarifs. Planen Sie erst danach die Übertragung der übrigen Daten und den Beginn der gemeinsamen Arbeit.

Wählen Sie ein System, in dem Sie Ihre benötigten Vorgänge bearbeiten können und Ihr Team die Informationen, Zuständigkeiten und nächsten Schritte versteht. Die größtmögliche Zahl von Funktionen sollte nicht den Ausschlag geben.