ORLEN und KSeF. Was erhalten Sie an der Kasse und wo ist die eigentliche Rechnung?

ORLEN S.A. erklärt, Verkäufe an polnische Unternehmen an seinen Tankstellen außerhalb der Flottenabrechnung seit dem 1. April 2026 mit Rechnungen in KSeF zu dokumentieren. An der Kasse erhalten Käufer eine ausgedruckte Transaktionsbestätigung mit QR-Code, der polnischen Steueridentifikationsnummer NIP des Empfängers sowie Datum und Wert des Einkaufs.

Die Bestätigung hilft Ihnen, die Rechnung zu finden, ist aber selbst keine Rechnung. Rufen Sie das eigentliche Dokument aus KSeF ab und bewahren Sie den Ausdruck auf, um ihn dem Einkauf zuzuordnen. Der QR-Code allein garantiert keine sofortige Verfügbarkeit der Rechnung.

Für die Flottenabrechnung gilt ein eigenes Verfahren: Die Rechnung in KSeF enthält eine Anlage mit der Transaktionsliste. Eine zusätzliche Aufstellung aus dem Flottenportal liefert bei Bedarf ausführlichere Angaben.

Sie tanken für Ihr Unternehmen und erhalten einen Ausdruck, der anders aussieht als die bisherige Rechnung. Ihre Buchhaltung benötigt einen Beleg für diesen Einkauf, doch im E-Mail-Postfach liegt keine Nachricht der Tankstelle. Das entspricht dem von ORLEN beschriebenen Ablauf: Die Bestätigung erhalten Sie an der Kasse, die Rechnung in KSeF. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie beides zusammenführen und was Sie prüfen können, wenn Sie die Rechnung nicht finden. Die Darstellung beruht auf den am 1. Oktober 2026 verfügbaren Informationen und betrifft das polnische KSeF-System.

Was erhalten Sie bei ORLEN an der Kasse?

Wie erkennen Sie, welches Dokument Sie erhalten haben?

Wo finden Sie die Rechnung für Ihren ORLEN-Einkauf?

Wie erhalten Sie Flottenrechnungen?

Was gilt für private Einkäufe und ausländische Kunden?

Ändert ein Kassenbon mit NIP den Rechnungsabruf?

Was tun, wenn die Rechnung in der Liste fehlt?

Wie organisieren Sie die Belege im Unternehmen?

Häufig gestellte Fragen

Legen Sie fest, wer in Ihrem Unternehmen Eingangsrechnungen abruft. Fahrer können die Angaben zum Tankvorgang weitergeben, während eine berechtigte Person die Dokumente aus KSeF herunterlädt. Nicht jeder Mitarbeiter benötigt Zugriff auf sämtliche Rechnungen des Unternehmens.

Die Transaktionsbestätigung, die aus KSeF abgerufene Rechnung und ihre Visualisierung können denselben Einkauf betreffen. Ordnen Sie diese Unterlagen einander zu, damit die Transaktion nicht doppelt verbucht wird.

In seiner am 30. März 2026 aktualisierten Mitteilung beschreibt ORLEN S.A. einen Ausdruck der Transaktionsbestätigung, den der Käufer erhält. Genannt werden ein QR-Code, die NIP des Empfängers, das Datum und der Wert der Transaktion. Der Ausdruck soll den Einkauf bestätigen und den Abruf der Rechnung aus KSeF erleichtern.

Für dieses Verfahren bei Tankstellenverkäufen nennt das Unternehmen den 1. April 2026. Der Titel der gesamten Mitteilung bezieht sich zwar auf Regeln ab dem 1. Februar, doch der Abschnitt zu Tankstellen außerhalb der Flottenabrechnung hat einen eigenen Starttermin. Er ist für das Dokument maßgeblich, das Sie bei einem gewöhnlichen geschäftlichen Einkauf an der Kasse erhalten.

Die Beschreibung betrifft Verkäufe von ORLEN S.A. an polnische Unternehmen. Prüfen Sie den Namen und die NIP des tatsächlichen Verkäufers. Stellt ein anderer Rechtsträger die Rechnung aus, klären Sie den Abruf direkt mit ihm.

Entscheidend sind der Inhalt des Dokuments und sein Zusammenhang mit der Rechnung. Papier, das PDF-Format oder ein QR-Code allein sagen noch nicht, welche Art von Dokument vorliegt. Das polnische Finanzministerium unterscheidet ausdrücklich zwischen der Transaktionsbestätigung, der Rechnung und ihrer Visualisierung.

Beginnen Sie mit dem QR-Code auf der Bestätigung und den Hinweisen, die nach dem Scannen erscheinen. Laut ORLEN erleichtert der Ausdruck den Rechnungsabruf. Ist das Dokument zu diesem Zeitpunkt noch nicht verfügbar, bewahren Sie die Bestätigung auf und prüfen Sie es später erneut.

Beim vom Finanzministerium beschriebenen Zugang über QR-Code lässt sich zunächst prüfen, ob die Rechnung im System vorliegt. Anschließend können Sie sie ohne Anmeldung herunterladen, nachdem Sie weitere Daten eingegeben haben. Bei einer gewöhnlichen Rechnung an ein polnisches Unternehmen sind dies die vom Verkäufer vergebene Rechnungsnummer, die NIP des Käufers und der Bruttobetrag. Die Rechnungsnummer des Verkäufers ist von der KSeF-Nummer zu unterscheiden.

Alternativ rufen Sie die Rechnung in KSeF für das richtige Unternehmen ab: über die Aplikacja Podatnika, ein mit KSeF verbundenes Programm oder Ihre entsprechend berechtigte Buchhaltung. So können Sie Eingangsrechnungen sammeln, ohne jede Bestätigung einzeln zu scannen. Die Zugangswege erläutert unser Leitfaden zum Empfang von Rechnungen über KSeF.

Verlassen Sie sich beim Rechnungseingang nicht allein auf eine E-Mail. ORLEN S.A. weist darauf hin, Geschäftspartner grundsätzlich nicht über die Ausstellung einer Rechnung in KSeF zu benachrichtigen. Auch wenn Ihr kleines Unternehmen seine eigenen Rechnungen aufgrund einer Erleichterung noch außerhalb des Systems ausstellen darf, verschiebt dies nicht den Empfang der Rechnungen, die andere Verkäufer ihm in KSeF ausstellen.

ORLEN beschreibt die Flottenabrechnung gesondert. Dafür stellt das Unternehmen eine strukturierte Rechnung mit einer Anlage aus, die integraler Bestandteil der in KSeF verfügbaren Rechnung ist. Die Anlage enthält eine Liste der erfassten Transaktionen mit reduziertem Datenumfang. Prüfen Sie bei der Zuordnung eines Tankvorgangs deshalb, zu welcher Flottenrechnung er gehört.

Für Kunden, die ausführlichere Informationen benötigen, stellt ORLEN zusätzliche Aufstellungen nach den bisherigen Regeln bereit. Datenumfang, Format und Empfängeradresse für E-Mails können vereinbart werden; außerdem lässt sich im ORLEN-Flottenportal eine PDF-Aufstellung herunterladen. Die zusätzliche Aufstellung und die Anlage innerhalb der KSeF-Rechnung erfüllen unterschiedliche Aufgaben. Ordnen Sie beide der richtigen Rechnung zu, statt für jede Position der Aufstellung nach einer eigenen Rechnung zu suchen.

ORLEN erklärt, ausländischen Kunden und Privatpersonen ohne wirtschaftliche Tätigkeit eine Rechnung in der vereinbarten Form bereitzustellen: auf Papier oder elektronisch per E-Mail. Dies beschreibt den Übermittlungsweg, wenn eine Rechnung ausgestellt wird. Für Verbraucherrechnungen ist KSeF grundsätzlich freiwillig. Auch ein privater Einkauf einer unternehmerisch tätigen Person kann ein Verbrauchergeschäft sein.

Das Unternehmen sieht außerdem vor, Geschäftspartnern in geschäftlich begründeten Fällen eine Visualisierung der KSeF-Rechnung mit dem entsprechenden QR-Code auf vereinbartem Weg bereitzustellen. Sie müssen deshalb aber nicht bei jedem betrieblichen Einkauf auf eine zusätzliche PDF-Datei von ORLEN warten.

Ein Kassenbon mit NIP ist eine eigene Dokumentart. Bis Ende 2026 kann er als vereinfachte Rechnung außerhalb von KSeF bleiben, wenn er deren Voraussetzungen erfüllt. Dazu gehört die Grenze von 450 PLN brutto oder 100 Euro, wenn der Rechnungsbetrag in Euro angegeben ist. Eine gesonderte Ausnahme erlaubt bis Ende 2026 vollständige Rechnungen, die mithilfe von Registrierkassen ausgestellt werden, ohne diese Betragsgrenze.

Dabei handelt es sich um gesetzlich vorgesehene Möglichkeiten in Polen. Für die hier beschriebene Verkaufspraxis von ORLEN S.A. sind das Verfahren des Unternehmens und die Art des tatsächlich erhaltenen Dokuments maßgeblich. Eine NIP und ein Betrag auf einer Transaktionsbestätigung machen diese nicht automatisch zu einem Kassenbon, der als vereinfachte Rechnung gilt.

Ein fehlendes Suchergebnis erklärt noch nicht, was mit der Rechnung geschehen ist. Die folgenden Schritte helfen Ihnen zu prüfen, ob Sie nach dem richtigen Dokument suchen, und eine konkrete Anfrage an den Aussteller vorzubereiten.

1. Prüfen Sie Dokumentart und Verkäufer. Lesen Sie den Namen des Ausstellers, seine NIP und die Bezeichnung des Dokuments. Bewahren Sie die Bestätigung und die Angaben zur Tankstelle auf.

2. Kontrollieren Sie die NIP des Käufers. Vergleichen Sie sie mit dem in der Anwendung ausgewählten Unternehmen. Betreuen Sie mehrere Unternehmen, stellen Sie sicher, dass Sie die Eingangsrechnungen des richtigen Unternehmens anzeigen und die nötigen Leseberechtigungen haben.

3. Klären Sie die Abrechnungsart. Suchen Sie bei einem Flottenkauf nach der Rechnung, die den betreffenden Tankvorgang umfasst, und prüfen Sie die zugehörige Aufstellung. Für einen gewöhnlichen Einkauf an der Kasse und die Flottenabrechnung gelten unterschiedliche Verfahren.

4. Prüfen Sie QR-Code, Zeitraum und Filter. Versuchen Sie den auf der Bestätigung angebotenen Zugang. Wählen Sie im verbundenen KSeF-Programm einen passenden Zeitraum, kontrollieren Sie Filter für NIP und Rechnungsnummer und aktualisieren Sie den Dokumentabruf. Zu enge Suchkriterien können den gesuchten Einkauf ausblenden.

5. Klären Sie den fehlenden Beleg mit dem Aussteller. Finden Sie die Rechnung weiterhin nicht, übermitteln Sie Datum und Wert der Transaktion, die NIP des Käufers, die Angaben zur Tankstelle und gegebenenfalls die Nummer des erhaltenen Dokuments. Bitten Sie um Auskunft zum Status und zum Abruf der Rechnung.

In der behandelten Mitteilung nennt ORLEN keine einheitliche Frist, nach der eine Rechnung nach dem Einkauf verfügbar ist. Gehen Sie daher nicht davon aus, dass jeder fehlende Beleg eine Störung bedeutet oder dass Sie eine bestimmte Zahl von Stunden warten müssen. Bewahren Sie die Bestätigung bis zur Klärung auf.

Bringt ein Mitarbeiter nach dem Tanken eine Bestätigung mit, kann er sie zusammen mit den Angaben zum Einkauf an die für Belege zuständige Person weitergeben. Die Buchhaltung oder ein anderer berechtigter Mitarbeiter ruft die Rechnung für die richtige NIP ab und vergleicht Verkäufer, Datum und Betrag. Nach dem Abgleich wird die Bestätigung der Rechnung zugeordnet. Dieser beispielhafte Ablauf hilft, fehlende Belege und eine doppelte Erfassung derselben Transaktion zu vermeiden.

Bei der Flottenabrechnung gehört auch die Liste der Tankvorgänge zum Abgleich. Hat der Fahrer eine zusätzliche PDF-Datei weitergegeben oder wurde später eine Visualisierung abgerufen, ordnen Sie diese demselben Einkauf zu. Eine weitere Datei bedeutet keine zusätzliche Betriebsausgabe.

Ersetzen Sie eine fehlende ORLEN-Rechnung nicht dadurch, dass Sie selbst eine Kopie des Verkäuferdokuments als Rechnung ausstellen und an KSeF senden. Eine Eingangsrechnung erhalten Sie vom Aussteller oder aus dem System. Unstimmigkeiten klären Sie mit dem Aussteller.

In KSeFGPT kann ein berechtigter Benutzer Eingangsrechnungen für ein mit KSeF verbundenes Unternehmen abrufen. Wählen Sie das richtige Unternehmen, öffnen Sie Eingang, legen Sie den Zeitraum fest und synchronisieren Sie die Liste. Datumsangaben sowie Filter für Rechnungsnummer und NIP bestimmen, welche Dokumente abgerufen werden. Die einzelnen Schritte zeigt die Anleitung zum Synchronisieren von Rechnungen mit KSeF.

Gleichen Sie die abgerufenen Rechnungen mit den Bestätigungen der Fahrer ab. Klären Sie Transaktionen, die sich noch nicht zuordnen lassen, gesondert. So kann eine Person die Dokumente aus KSeF sammeln, während die übrigen Mitarbeiter die benötigten Angaben zu ihren Einkäufen weitergeben.

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