Mehrere PDF-Rechnungen in KSeFGPT zu XML verarbeiten

Mit KSeFGPT können Sie nacheinander PDF-Rechnungen zu einer Verarbeitungswarteschlange hinzufügen. Sie müssen nicht warten, bis die KI ein Dokument vollständig ausgelesen hat, bevor Sie das nächste hochladen.

Jede erfolgreich verarbeitete PDF erstellt einen separaten Eintrag unter Entwürfe. Als Quelle wird PDF-Import angezeigt, und der Entwurf lässt sich im Rechnungseditor öffnen.

Das Auslesen ist nicht mit der Übermittlung an KSeF gleichzusetzen. KSeFGPT bereitet Rechnungsdaten und XML vor, doch Geschäftspartner, Daten, Positionen und Summen sollten vor der weiteren Bearbeitung geprüft werden.

Bei einer einzelnen Rechnung ist die Wartezeit meist kein großes Problem. Wenn ein Unternehmen jedoch mehrere oder ein Dutzend PDF-Dokumente erhält, bindet derselbe wiederholte Ablauf schnell Aufmerksamkeit, die in der Buchhaltung an anderer Stelle gebraucht wird.

KSeFGPT verarbeitet PDF-Rechnungen deshalb jetzt über eine Warteschlange. Jedes hochgeladene Dokument erhält eine eigene Aufgabe. Sie können die nächste Datei hinzufügen, ohne auf das Ende der vorherigen Analyse zu warten. Die Anwendung zeigt, welche Dokumente in der Warteschlange stehen und welche bereits verarbeitet werden.

Die Änderung in der Oberfläche ist klein, macht aber bei Lieferantenrechnungen, Dokumenten aus E-Mails oder archivierten PDFs für die weitere Bearbeitung einen deutlichen Unterschied.

1. Wie die Warteschlange für PDF-Rechnungen funktioniert

2. Was unter Entwürfe gespeichert wird

3. Die wichtigste Grenze der Automatisierung

4. Häufig gestellte Fragen

Der neue Ablauf trennt den Upload, das Auslesen im Hintergrund und die Prüfung der fertigen Entwürfe.

Jede hinzugefügte PDF-Rechnung wird zu einer separaten Aufgabe. Nach dem Upload übergibt KSeFGPT die Datei zum Auslesen, und die Aufgabenliste zeigt den aktuellen Status des Dokuments. Sie müssen nicht einen Bildschirm beobachten oder sich merken, welche Datei zuletzt verarbeitet wurde.

In Warteschlange: Die Datei wurde angenommen und wartet auf den Beginn der Verarbeitung.

Wird verarbeitet: Die KI analysiert das Dokument, erkennt Rechnungsdaten und bereitet XML vor.

Konvertierung fehlgeschlagen: Die Anwendung kennzeichnet das betroffene Dokument, ohne die übrigen Aufgaben zu blockieren.

Dateien werden derzeit einzeln hinzugefügt. Sobald eine Datei angenommen wurde, können Sie jedoch die nächste hochladen, ohne auf den vollständigen Abschluss der vorherigen Verarbeitung zu warten. Die Warteschlange ermöglicht die Arbeit mit einer größeren Anzahl von PDFs, nicht die einmalige Auswahl eines ganzen Ordners.

Nach erfolgreicher Verarbeitung bleibt das Ergebnis nicht in einem temporären Konverterfenster. KSeFGPT erstellt einen separaten Rechnungsentwurf und speichert ihn unter Entwürfe. Die Quelle PDF-Import unterscheidet ihn von einem manuell, durch eine Automatisierung oder aus einer E-Mail erstellten Entwurf.

Der Entwurf enthält die aus dem generierten XML rekonstruierten Daten. Er lässt sich im Editor öffnen und wie eine direkt in KSeFGPT vorbereitete Rechnung prüfen.

Name: Der Entwurf behält die Verbindung zum Dateinamen der hochgeladenen PDF.

Quelle: Die Kennzeichnung PDF-Import zeigt, wie das Dokument erstellt wurde.

Nächster Schritt: Nach der Datenprüfung kann der Entwurf geöffnet, korrigiert und für die Übermittlung vorbereitet werden.

Wenn Sie nur ein einzelnes Dokument außerhalb der vollständigen Anwendung prüfen möchten, können Sie weiterhin den kostenlosen PDF-zu-KSeF-XML-Konverter verwenden. Die Warteschlange in der Anwendung ist für die regelmäßige Arbeit mit mehr Rechnungen gedacht und ordnet die fertigen Ergebnisse unter Entwürfe.

Die Verarbeitung mehrerer Dateien reduziert wiederholte Arbeit, sollte aber die menschliche Kontrolle nicht ersetzen. Eine PDF kann ein Scan sein, ein ungewöhnliches Layout verwenden oder Daten enthalten, die sich nicht eindeutig erkennen lassen. Vergleichen Sie deshalb jeden Entwurf mit dem Quelldokument.

Besondere Aufmerksamkeit verdienen Geschäftspartnerdaten, die polnische Steueridentifikationsnummer NIP, Datumsangaben, Rechnungsnummern, Positionen, Umsatzsteuersätze und Summen. Ein separater Leitfaden beschreibt die häufigsten Fehler bei der PDF-zu-XML-Konvertierung und erklärt, was vor der Übermittlung geprüft werden sollte.

Ein fertiger Entwurf bedeutet, dass KSeFGPT das Dokument verarbeitet und für die weitere Bearbeitung vorbereitet hat. Er bedeutet nicht, dass die Rechnung bereits an KSeF übermittelt oder dort angenommen wurde. Die Warteschlange automatisiert den wiederholbaren Teil des Prozesses, während die Entscheidung über die Übermittlung beim Benutzer bleibt.

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