Który program do KSeF się opłaca? Cena, funkcje i najtańsze opcje dla JDG

Najniższy koszt samego programu do KSeF może wynosić 0 zł. Bezpłatna Aplikacja Podatnika MF umożliwia wystawianie, odbieranie i przeglądanie faktur oraz korekt. Płatny program warto rozważyć wtedy, gdy jego dodatkowe funkcje odpowiadają na konkretną potrzebę firmy.

W porównanych ofertach IFIRMA Faktura+ kosztuje 150 zł netto za rok, wFirma Fakturowanie i CRM 25 zł netto miesięcznie, a KSeFGPT Medium 99 zł netto miesięcznie. To różne zakresy: wFirma wymaga pakietu z księgowością za 60 zł netto miesięcznie do pobierania kosztów z KSeF.

Budżet powinien obejmować 12 miesięcy płatnej pracy, potrzebne dodatki, wdrożenie i czas obsługi. Przedpłata, promocja i bezpłatny okres próbny są odrębnymi warunkami. Ceny oraz zakres ofert w tym zestawieniu odnoszą się do 18 września 2026 r.

JDG może wystawiać trzy faktury miesięcznie, a jednocześnie odbierać kilkadziesiąt kosztów i prowadzić rozmowy z klientami. Sam licznik sprzedaży nie mówi więc, ile pracy ma wykonać program. Najpierw określ, co ma zostać zrobione, a dopiero później porównuj ceny właściwych pakietów. Szersze kryteria opisujemy w poradniku wyboru oprogramowania KSeF dla małej firmy.

Wydawcą artykułu jest KSeFGPT, którego oferta również znajduje się w porównaniu. Zestawienie opiera się na publicznych cenach i opisach funkcji dostawców. Nie jest testem jakości obsługi, dokładności odczytu ani rankingiem wszystkich programów na rynku. Przykłady kosztowe są modelami do własnego przeliczenia.

Ile kosztuje pierwszy rok?

Co zmienia przedpłata i promocja?

Trzy budżety dla JDG

Jak policzyć PDF i OCR?

Kiedy CRM uzasadnia wyższą cenę?

Gdzie kupić i co sprawdzić?

Perspektywa autora

Pytania o ceny programów KSeF

Porównanie ma sens dopiero po przypisaniu ceny do zestawu zadań i warunków płatności.

Poniżej liczymy 12 płatnych miesięcy przy stawkach z dnia porównania, bez zakładania przyszłych podwyżek, rabatów i dopłat. Kwoty są netto. Model nie odejmuje okresu próbnego i nie oznacza, że każdy dostawca sprzedaje taki abonament jako roczną przedpłatę.

Zakres: porównujemy koszt programu. Obsługa przez zewnętrzną księgową, przeniesienie danych i płatne dodatki nie są automatycznie wliczone.

Podatki: przy założeniu 23% VAT abonament 99 zł netto oznacza 121,77 zł brutto za miesiąc i 1461,24 zł brutto za 12 płatności. W swoim budżecie oddziel kwotę do zapłaty od ewentualnego odliczenia VAT. Nie zakładaj prawa do odliczenia tylko dlatego, że zakup służy firmie.

Fakturownia pokazuje w cenniku m.in. 12,49 zł dla Start i 28,46 zł dla Standard netto za miesiąc w wariancie bez kodu. Końcowa kwota zależy od okresu i warunków zamówienia. Tych stawek nie używamy do wyznaczenia gwarantowanego rocznego rachunku. To właśnie okres płatności warto sprawdzić jako następny.

Miesięczna kwota na karcie produktu może być przeliczeniem dłuższego zobowiązania. IFIRMA Faktura+ wymaga płatności 150 zł netto za rok. W samodzielnej księgowości IFIRMA model 12 płatności po 54 zł daje 648 zł, a opłata roczna 588 zł. Różnica 60 zł dotyczy kosztu abonamentu, ale wymaga większego wydatku na początku.

Kanał zakupu: dokumentacja Fakturowni podaje dla WWW minimum 12 miesięcy w Start i 6 miesięcy w pozostałych płatnych planach. Płatność miesięczna jest dostępna przez aplikację mobilną. Nie należy zakładać, że sklep mobilny stosuje tę samą kwotę co karta WWW.

Promocja: sprawdź, na jak długo obowiązuje kod, jaką kwotę trzeba zapłacić teraz i jaka cena dotyczy odnowienia. Hasło o rabacie nie jest dowodem niższego kosztu każdego kolejnego roku.

Próba: KSeFGPT oferuje po rejestracji 7 dni PRO, a nie stały plan bezpłatny. Użyj tego czasu do sprawdzenia własnych faktur i CRM. Sposób wyboru między abonamentem a licencją opisuje osobny artykuł o modelach zakupu oprogramowania KSeF. Z takim rozróżnieniem można ułożyć budżet dla konkretnej JDG.

Poniższe scenariusze są przykładami redakcyjnymi. W każdym właściciel obsługuje jedną firmę; nie zakładamy dodatkowych pracowników ani przeniesienia usługi księgowej do dostawcy programu. Koszt księgowej pozostaje osobną pozycją.

Niewielka sprzedaż: przy trzech fakturach miesięcznie najpierw sprawdź bezpłatne narzędzie MF lub plan darmowy. Jeżeli w jednym miesiącu pojawi się czwarta faktura, limit komercyjnego planu może już nie wystarczyć. Nie oznacza to, że trzeba kupić abonament: narzędzie MF pozostaje bezpłatną alternatywą.

Regularna sprzedaż i koszty: gdy właściciel wystawia 10 faktur i odbiera 20 kosztów z KSeF miesięcznie, liczy się obsługa obu kierunków. IFIRMA Faktura+ ma deklarowaną integrację i koszt 150 zł netto rocznie. W wFirma potrzebny jest moduł księgowy za 60 zł netto miesięcznie, czyli modelowo 720 zł rocznie. W tym przypadku samego pakietu za 25 zł nie można uznać za równoważną ofertę.

Samodzielne rozliczenia: jeśli właściciel chce także prowadzić KPiR albo ewidencję ryczałtu i deklaracje, porównuj programy księgowe. KSeFGPT porządkuje faktury i pracę wokół nich; nie jest usługą prowadzenia księgowości ani zamiennikiem kompletnego programu księgowego.

Kwoty pokazują koszt wskazanego zakresu, nie przewagę jakościową. Do każdego budżetu dopisz dokumenty spoza KSeF, bo ich odczyt może mieć własną cenę.

Nie każdy dokument jest liczony tak samo. Fakturownia nalicza OCR według liczby stron dokumentu kosztowego. KSeFGPT ma limit importowanych PDF, odrębny od liczby faktur wystawianych w formularzu. Pobranie gotowej faktury z KSeF nie jest odczytem skanu.

Rodzaj pliku: ustal, czy chodzi o koszt otrzymany od kontrahenta, czy materiał do przygotowania własnej sprzedaży przed jej pierwszą wysyłką. OCR wydatków nie jest automatycznie konwerterem każdej faktury sprzedażowej do KSeF. Faktury już przyjętej przez KSeF nie wystawiaj ponownie z jej PDF.

Ważność paczki: Fakturownia OCR 250 kosztuje 100 zł netto i obejmuje 250 stron ważnych 90 dni. Przy wykorzystaniu całej paczki wychodzi 0,40 zł za stronę. Jeśli z tej dodatkowej paczki wykorzystasz tylko 60 stron przed wygaśnięciem, wydatek na wykorzystaną stronę wyniesie około 1,67 zł. To model zużycia, nie zmiana cennika.

Próg planu: Medium KSeFGPT obejmuje do 20 importów PDF miesięcznie, Pro do 100. Regularne zapotrzebowanie na 21 PDF wymaga rozwiązania wykraczającego poza limit Medium. Jeśli wybierzesz Pro wyłącznie z tego powodu, różnica cen wyniesie 400 zł netto miesięcznie, czyli 4800 zł w modelu roku. Warto wcześniej ocenić inne dostępne formaty danych oraz pozostałe funkcje planu.

Przedpłacony limit ma wartość tylko wtedy, gdy go potrzebujesz i wykorzystasz. Podobnie należy policzyć CRM.

W firmie usługowej praca zaczyna się przed fakturą: zapisujesz ustalenia, prowadzisz rozmowę o zamówieniu i planujesz termin kolejnego kontaktu. KSeFGPT łączy kontrahentów, szanse sprzedaży i zadania z pracą nad fakturami. Faktura z karty klienta przenosi dane nabywcy do formularza. Nadal trzeba uzupełnić dokument i zatwierdzić wysyłkę; wygrana szansa sama nie wystawia faktury.

Zakres: Medium ma do 10 szans i 10 zadań, Pro deklaruje CRM bez limitów. Nie traktuj limitu Medium jako miesięcznego ani odnoszącego się wyłącznie do aktywnych elementów. wFirma i IFIRMA również oferują CRM, dlatego nie należy uznawać samej obecności tej funkcji za wyłączną przewagę KSeFGPT.

Zastąpione narzędzia: odlicz tylko te abonamenty, które faktycznie zakończysz po sprawdzeniu funkcji i przeniesieniu potrzebnych danych. Jeżeli zostawisz dotychczasowy CRM, nowy program będzie dodatkowym kosztem.

Czas: zmierz cały proces, łącznie z poprawkami odczytu i sprawdzeniem faktury. W poniższym czysto modelowym przykładzie firma płaci obecnie 70 zł netto miesięcznie za narzędzia, które może w całości zastąpić. Medium kosztuje 99 zł. Dodatkowe 29 zł można zestawić z 29 minutami miesięcznie przy własnej wycenie czasu 60 zł za godzinę. Uwolniony czas nie jest automatycznie oszczędnością gotówkową ani dodatkowym przychodem.

Nie wybieraj Pro tylko dlatego, że ma więcej pozycji w katalogu. Sprawdź, czy liczba szans, zadań, PDF i użytkowników uzasadnia potrzebny zakres, a następnie sprawdź warunki zakupu.

Najtańszego oprogramowania zgodnego z KSeF szukaj w oficjalnym cenniku dostawcy i podsumowaniu zamówienia. Do narzędzia MF przechodź z oficjalnego portalu KSeF. Porównuj dostęp, który rzeczywiście otrzymasz, zamiast samego kodu rabatowego z obcego portalu.

Zakres: zapisz nazwę planu, liczbę firm, użytkowników, importów i potrzebne dodatki. Oddziel obsługę KSeF od prowadzenia księgowości przez człowieka.

Płatność: zapisz kwotę netto i brutto, okres opłacany z góry, termin odnowienia oraz zasady zakończenia dostępu. Nie zakładaj zwrotu niewykorzystanej przedpłaty bez sprawdzenia warunków.

Próba: wykonaj własny przykład od utworzenia faktury do sprawdzenia wyniku wysyłki, odbioru kosztu i przekazania danych księgowej. Jeśli wybierasz CRM, dodaj też szansę i zadanie. Aktualny cennik KSeFGPT pozwala odnieść wynik takiej próby do dostępnych pakietów.

Przy wyborze kieruj się kosztem zadań, które program ma wykonać w Twojej firmie. Najniższa cena ma sens, gdy cały potrzebny proces mieści się w ofercie.

Rafał Zeidler, wydawca KSeFGPT: przy kilku prostych fakturach nie uzasadniałbym zakupu naszego programu samym dostępem do KSeF. Taki dostęp można uzyskać bezpłatnie.

KSeFGPT warto sprawdzić, gdy firma chce pracować z fakturami, importem, AI oraz relacjami z klientami w jednym miejscu. O wartości tego połączenia decyduje potrzebny zakres i wynik własnej próby, a nie liczba funkcji w reklamie.

Cena, limity i publiczny opis potwierdzają warunki oferty. Nie dowodzą jakości każdej operacji ani gwarantowanego zwrotu abonamentu. Z tego powodu nie przyznajemy programom gwiazdek i nie ogłaszamy uniwersalnego zwycięzcy.

KSeF dla małych firm

KSeF dla freelancera i JDG

Darmowy program do faktur z KSeF

Jak udostępnić faktury księgowości