KSeF і JPK. Як система фактур працює із сімейством структур JPK?

JPK — це сімейство XML-структур, що охоплює три групи: періодичний JPK_VAT із декларацією, обов'язкові щорічні файли JPK_PD для податків на доходи та сім структур, що подаються на вимогу. Обсяг JPK_PD впроваджується поетапно й не охоплює всіх платників податків в одному році.

KSeF не замінює JPK_VAT. KSeF зберігає та обробляє окремі структуровані фактури, тоді як JPK_V7 звітує за певний період про облік продажів і покупок та розрахунок ПДВ, зокрема на підставі документів поза KSeF.

Починаючи з розрахунку за лютий 2026 року застосовуються JPK_V7M(3) і JPK_V7K(3). Якщо фактура має номер KSeF, його вказують у полі NrKSeF. Якщо номера немає, замість нього застосовують відповідну позначку OFF, BFK або DI.

Компанія бачить у KSeF 120 документів за травень, але в обліку JPK за травень має іншу кількість записів. Сама різниця не доводить помилки. Частина фактур може належати до іншого періоду ПДВ, частину покупок могли ще не включити до відрахування, а частина записів JPK може походити зі зведених документів, внутрішніх документів або фактур, виставлених поза KSeF.

Найважливіше — розділяти чотири рівні: файл фактури FA(3), подію та номер у KSeF, запис в обліку ПДВ і періодичний файл JPK. Дані можуть бути пов'язані, але це не одне й те саме, і вони не виникають одночасно.

Цей посібник відображає правовий і технічний стан на 6 червня 2026 року. Він не описує зіставлення FA(3) із JPK поле за полем, оскільки між цими структурами немає простого відображення 1:1.

1. JPK — це сімейство структур, а не один файл

2. Що таке JPK_VAT із декларацією

3. Що зберігає KSeF, а про що звітує JPK

4. GTU у FA(3) та JPK_V7 не відображається 1:1

5. Звідки беруться дані для KSeF і JPK

6. Дата виставлення та отримання не завжди визначає місяць JPK

7. Власний номер фактури та номер KSeF — два різні ідентифікатори

8. Як відображати фактуру в JPK_V7 із лютого 2026 року

9. Офлайн-режими, збій і повний збій

10. Фактури поза KSeF і зведені документи

11. Коригувальні фактури та коригування JPK

12. JPK_FA та інші структури на вимогу

13. Перехідні періоди у 2026 році

14. Матриця узгодження KSeF із JPK

15. Процедура закриття місяця

16. Найчастіші запитання

У таблиці нижче зібрано найважливіші відмінності, потрібні для узгодження KSeF із розрахунком ПДВ.

Єдиний контрольний файл JPK — це набір даних, створений шляхом безпосереднього експорту з інформаційних систем платника податків у визначеній XML-структурі. Скорочення JPK не означає одного формуляра. Воно охоплює структури для різних книг, реєстрів і видів документів.

Повна картина охоплює три групи. Перша — періодичний JPK_VAT із декларацією. Друга — щорічні структури JPK_PD: JPK_KR_PD, JPK_ST_KR, JPK_PKPIR, JPK_EWP і JPK_ST, обов'язок подання яких залежить від етапу впровадження та виду обліку. Третя — сім структур на вимогу: JPK_KR, JPK_WB, JPK_MAG, JPK_FA, JPK_FA_RR, JPK_PKPIR і JPK_EWP.

Обов'язок JPK_PD впроваджується поетапно. Перші JPK_KR_PD подаються у 2026 році за рік, що починається після 31 грудня 2024 року, найбільшими платниками CIT і податковими групами капіталу, причому JPK_ST_KR для цієї групи є факультативним за перший звітний рік. За роки, що починаються після 31 грудня 2025 року, приєднуються інші платники CIT і PIT, які подають JPK_V7M, а за роки, що починаються після 31 грудня 2026 року, — решта платників, зокрема ті, хто подає JPK_V7K. Тому конкретні обов'язки слід перевіряти за видом обліку, податку та податкового року.

Докладний обсяг і графік Міністерство фінансів публікує на сторінці JPK для податків на доходи. Структури на вимогу орган може отримати під час перевірочних дій, податкового провадження, податкової або митно-податкової перевірки. Строк, указаний у вимозі, не може бути коротшим за 3 дні.

На практиці питання «KSeF чи JPK» поставлене неправильно. KSeF є системою обігу фактур, а окремі структури JPK служать для податкової звітності або передання облікових книг на вимогу.

JPK_VAT із декларацією — це один електронний документ, що складається з двох частин. Облікова частина містить дані, потрібні для правильного розрахунку нарахованого та вхідного ПДВ. Деклараційна частина містить позиції, потрібні для обчислення податку до сплати, надлишку або відшкодування.

Із 1 жовтня 2020 року активні платники ПДВ не подають окремо декларації VAT-7 або VAT-7K і колишній JPK_VAT. Ці дані об'єднано в структурах JPK_V7M і JPK_V7K.

JPK_V7M застосовує платник, який розраховує ПДВ щомісяця. JPK_V7K стосується платника з квартальним розрахунком ПДВ, але його облікова частина все одно подається за кожен місяць. Деклараційна частина за весь квартал додається до файла за третій місяць кварталу.

Починаючи з розрахунку за лютий 2026 року діють версії JPK_V7M(3) і JPK_V7K(3), підготовлені для відображення номера в полі NrKSeF або альтернативної позначки документа без такого номера. Докладні правила містить брошура JPK_VAT із декларацією від 1 лютого 2026 року.

KSeF насамперед відповідає за виставлення, отримання та зберігання структурованих фактур. JPK_VAT із декларацією відповідає за періодичний облік і розрахунок ПДВ. Це два окремі обов'язки, навіть якщо дані фактур із KSeF надходять до бухгалтерської системи.

KSeF не знає всіх облікових рішень платника податків. Система автоматично не визначає, у якому періоді відрахувати конкретну покупку, як відобразити внутрішній документ, імпорт, внутрішньоспільнотне придбання товарів, продаж через касу або чи змінює певне коригування вже поданий JPK.

Номер KSeF полегшує пов'язання облікового запису з фактурою. Однак це не означає, що Національна податкова адміністрація проводить публічно описане, повне й автоматичне узгодження кожного запису JPK із кожною фактурою KSeF.

FA(3) є структурою окремої структурованої фактури. Вона містить дані сторін, позиції, суми, ставки, платіжні дані та іншу інформацію, обов'язково або добровільно надану продавцем. Після прийняття документа KSeF присвоює йому номер і зберігає в системі.

JPK_V7 описує записи обліку продажів і покупок за період та деклараційну частину. JPK_FA натомість є структурою фактур, що подається на вимогу для документів, охоплених такою вимогою.

Порівняння ґрунтується на офіційному описі структурованої фактури та FA(3) і брошурі JPK_VAT із декларацією. Спільний формат XML не означає спільної схеми. FA(3), JPK_V7 і JPK_FA мають різні цілі, вузли й обсяг. Не слід припускати, що кожне поле FA(3) має точний відповідник у JPK або що кожен рядок JPK створюється з одного поля фактури. Докладніше структуру фактури описано в посібнику XML і формат FA(3) у KSeF.

Позначки GTU добре показують, чому технічне зіставлення FA(3) із JPK_V7 не є простим копіюванням полів. Офіційна брошура структури FA(3) описує позначки GTU в елементі FaWiersz як факультативні поля, що стосуються конкретної позиції фактури.

У JPK_V7 позначка GTU стосується запису або документа в обліку продажів. Якщо хоча б одна позиція фактури підпадає під певний GTU, бухгалтерська система має визначити відповідну позначку для всього запису. Тому недостатньо перенести один XML-вузол без правила агрегації.

FA(3) може додатково містити GTU, але факультативність цього поля не звільняє платника від правильного позначення JPK_V7, якщо правила обліку вимагають GTU. І навпаки, відсутність GTU у FA(3) не означає, що запис JPK має залишитися без позначки.

KSeF отримує файл фактури, що відповідає структурі FA(3). JPK формується з обліку ПДВ і даних фінансово-бухгалтерської системи. Фактури, завантажені з KSeF, можуть зменшити обсяг ручного введення, але самостійно не створюють повного JPK.

До JPK потрібно додати податковий контекст: відповідний період виникнення податкового зобов'язання, момент отримання фактури, право на відрахування, позначки документів, коригування, зведені документи, внутрішні документи й такі операції, як імпорт послуг, внутрішньоспільнотне придбання товарів або інші операції, що розраховуються без фактури KSeF.

Аналітичний перегляд фактур у KSeFGPT може допомагати впорядковувати вхідні й вихідні дані перед переданням до бухгалтерії. На знімку нижче показано аналіз даних фактур, а не модуль створення чи надсилання JPK.

Обсяг облікових і деклараційних даних описує офіційна сторінка JPK_VAT із декларацією.

У стандартному онлайн-режимі структурована фактура за загальним правилом вважається виставленою в день надсилання до KSeF, якщо дата надсилання відповідає даті в полі P_1. Для польського покупця з NIP датою отримання онлайн-фактури, фактури offline24 і фактури, виставленої під час недоступності, за загальним правилом є день присвоєння номера KSeF. Докладний процес отримання описує посібник Як отримати фактуру з KSeF крок за кроком?.

В аварійному режимі фактура передається покупцеві поза KSeF. Датою отримання є раніша з двох дат: фактичне отримання або присвоєння номера KSeF. Для покупців зі статті 106gb частини 4 залишається дата фактичного отримання. За повного збою фактури не досилаються до системи, тому вирішальним є фактичне отримання.

Ці дати не замінюють правил ПДВ. Продаж відображається відповідно до належного моменту виникнення податкового зобов'язання. Покупку можна відрахувати не раніше, ніж виникло право на відрахування та було отримано фактуру, із можливістю скористатися цим правом у наступних дозволених періодах.

Приклад продажу: послугу виконано 29 травня, а фактуру надіслано до KSeF 2 червня. Якщо податкове зобов'язання за цією послугою виникло в травні, запис продажу може належати до травня попри червневу дату виставлення фактури.

Приклад покупки: KSeF присвоїв фактурі номер 31 травня, але платник не відрахував ПДВ у травні та скористався правом в одному з наступних періодів, дозволених законом. Фактура є в KSeF із травня, але запис відрахування може з'явитися пізніше.

Дати для окремих режимів наведено в офіційній порівняльній таблиці Міністерства фінансів.

Власний номер фактури присвоює продавець. У структурі FA(3) він міститься в полі P_2 і служить для ідентифікації документа в нумерації платника.

Номер KSeF система присвоює лише після прийняття фактури. Це не номер, який продавець уводить у поле P_2 під час виставлення фактури. Номер KSeF повертається в системному підтвердженні, зокрема в UPO.

У JPK_V7(3) номер KSeF виконує іншу роль: пов'язує обліковий запис із документом, прийнятим KSeF. Тому в бухгалтерських даних варто зберігати обидва ідентифікатори, а не замінювати один іншим.

Відмінність підтверджує офіційний опис номера KSeF і зведеного ідентифікатора.

Вихідною точкою є стан документа на день подання обліку. Якщо фактура вже має номер KSeF, його вказують у полі NrKSeF на стороні продажу або покупок. Якщо номера немає, поле NrKSeF залишається порожнім і потрібно застосувати відповідну альтернативну позначку.

OFF, BFK і DI не є значеннями поля NrKSeF або трьома назвами однієї й тієї самої відсутності номера. OFF стосується фактури з аварійного режиму, визначеного статтею 106nf частиною 1. BFK стосується електронної або паперової фактури, виставленої поза KSeF. DI охоплює документ, відмінний від фактури, а у визначених випадках також фактуру offline24 або фактуру з періоду недоступності, яка ще не має номера KSeF.

Правила в таблиці випливають з офіційної матриці застосування позначок JPK_VAT. Після OFF JPK не виправляють лише через пізніше присвоєння номера. Для продажу запис із DI щодо фактури offline24 або фактури з періоду недоступності після отримання номера слід скоригувати, заповнивши поле NrKSeF. Частина матриці Міністерства фінансів щодо покупок не встановлює аналогічного коригування лише через пізніше присвоєння номера.

Побутове поняття «офлайн-фактура» може означати кілька різних юридичних процедур. Режим offline24 обирає платник податків. Недоступність і збій стосуються подій, оголошених для системи, а повний збій має окремі наслідки.

Відмінності охоплюють формат документа, строк досилання, спосіб визначення дати виставлення й отримання та позначку в JPK. Тому OFF не можна використовувати як універсальну позначку для кожної фактури, виставленої без поточного з'єднання з KSeF.

Таблиця ґрунтується на офіційному порівнянні режимів виставлення фактур. Для польського покупця з NIP режими online, offline24 і недоступність за загальним правилом означають отримання в момент присвоєння номера KSeF. Під час збою враховується раніша дата фактичного отримання або присвоєння номера KSeF, а за повного збою — лише фактичне отримання.

JPK_V7 не обмежується структурованими фактурами. В обліку й надалі можуть з'являтися споживчі фактури, документи, охоплені законодавчим винятком, фактури з перехідних періодів та інші документи, виставлені поза KSeF.

Обов'язкове виставлення в KSeF почалося 1 лютого 2026 року для найбільших платників, а 1 квітня 2026 року — для решти. До ліміту 10 000 PLN брутто включаються лише фактури, які без пільги підлягали б обов'язковому KSeF. Не включаються, зокрема, фактури B2C, продажі, зареєстровані на касі, чеки з NIP до 450 PLN і фактури, охоплені іншим винятком.

Якщо сума відповідних фактур перевищить ліміт, уже фактура, що перевищує поріг, і всі наступні фактури мають бути виставлені в KSeF. Після перевищення платник не повертається до пільги в наступних місяцях. Правила та приклади Міністерство фінансів публікує на сторінці Менше 10 000 PLN. Ширший контекст винятків описує стаття Чи можна не користуватися KSeF у 2026 році?.

Фактура, виставлена поза KSeF із порушенням обов'язку, не зникає з господарського обігу чи обліку. Міністерство фінансів зазначає, що вона за загальним правилом може бути підставою для відрахування покупцем, якщо виконано умови статті 86 Закону про ПДВ. Однак орган може перевіряти належну обачність у конкретній фактичній ситуації.

JPK_V7 — це не список лише фактур. Він охоплює також визначені зведені та внутрішні документи. RO використовується для позначення зведеного документа продажів із кас, WEW — для внутрішніх документів, а FP — для фактур, пов'язаних із продажем, зареєстрованим на касі, у передбаченому правилами обсязі.

Офіційні запитання та відповіді щодо JPK_VAT розрізняють три ситуації. Чек із NIP до 450 PLN, визнаний спрощеною фактурою, на стороні продажу зазвичай охоплюється звітом RO і не отримує окремого FP. Окрема фактура, виставлена до чека, або фактура, створена касою, позначається FP. Якщо така фактура залишається поза KSeF, застосовується також BFK. На стороні покупок фактура поза KSeF, зокрема спрощена фактура, отримує BFK.

Поле NrKSeF пов'язує запис із конкретною фактурою, але не дає підстав стверджувати, що кожна фактура KSeF у кожному можливому випадку без винятку має бути окремим рядком. Агрегація застосовується до видів документів, указаних у правилах, тому завжди потрібно перевіряти характер запису.

Коригувальна фактура змінює дані первинного документа. Коригування структурованої фактури за загальним правилом також виставляється як структурована фактура та має містити номер KSeF фактури, що коригується, якщо такий номер їй присвоєно. Після прийняття коригувальна фактура отримує власний номер KSeF. Практичний процес описує посібник Коригувальна фактура в KSeF.

Коригування JPK означає повторне подання повного файла з виправленими даними. Відповідно до брошури JPK_V7M(3) і JPK_V7K(3) файл, що містить лише виправлені позиції, не надсилається. Сам факт виставлення коригувальної фактури не доводить, що попередній JPK був неправильним.

Під час коригувань ПДВ потрібно окремо аналізувати продавця й покупця, напрям коригування, причину, режим виставлення та спосіб отримання. Закон про ПДВ і зміни від 5 серпня 2025 року передбачають спеціальні правила для коригувань у бік зменшення, надісланих до KSeF після виставлення в особливих режимах.

Коригування в бік збільшення також не мають однієї універсальної дати. Якщо причина існувала вже на момент продажу, період може потребувати ретроспективного коригування. Якщо причина виникла пізніше, розрахунок може припадати на поточний період. Тому дата присвоєння номера KSeF коригувальній фактурі не може бути єдиним критерієм.

Для фактур, виставлених у KSeF, орган має доступ до даних, тому не вимагає їх повторно в JPK_FA. Однак це не означає скасування JPK_FA.

Орган і надалі може вимагати JPK_FA для фактур, виставлених поза KSeF, наприклад документів, охоплених винятком або перехідним періодом. Обсяг вимоги залежить від дій, що проводяться, та даних, які залишаються поза KSeF.

Інші структури на вимогу стосуються бухгалтерських книг, банківських рахунків, складу, податкової книги доходів і витрат або обліку доходів. KSeF зберігає фактури, тому не замінює цих сфер.

Обсяг цього винятку описують офіційні запитання та відповіді KSeF 2.0 та інформація про JPK на вимогу.

2026 рік поєднує запуск обов'язкового KSeF, нові версії JPK_V7 і кілька перехідних пільг. Під час узгодження місяця потрібно перевіряти не лише дату документа, а й статус продавця та вид фактури.

В інтернеті й досі можна знайти повідомлення Міністерства фінансів від 4 липня 2024 року, згідно з яким із 1 лютого до 31 липня 2026 року номер KSeF не мав бути обов'язково відображений в обліку продажів. Це історична інформація, що ґрунтувалася на тодішньому графіку. Пізніше розпорядження від 12 грудня 2025 року, шаблони JPK_V7(3), брошура та матриця Міністерства фінансів передбачають поле NrKSeF або альтернативну позначку вже для структур, що застосовуються з розрахунку за лютий 2026 року.

Тому бухгалтерська інструкція не повинна ґрунтуватися на старішому повідомленні без перевірки пізніших правил і технічної документації.

Узгодження не повинно полягати лише в порівнянні кількості фактур і сум брутто. Спочатку потрібно класифікувати різницю: часова, документальна, технічна чи податкова. Лише потім можна оцінити, чи є вона правильною.

Матриця нижче є авторською операційною процедурою, що ґрунтується, зокрема, на матриці позначок Міністерства фінансів і брошурі JPK_V7(3). Вона не є законодавчим каталогом або заміною аналізу конкретного випадку.

Наведений нижче список є авторською операційною процедурою для компанії або бухгалтерського бюро. Він не становить закритого переліку дій, обов'язкових за законом. Його мета — виявити винятки до надсилання JPK.

1. Завантажте список фактур продажу та покупок, доступних у KSeF, разом із власними номерами, номерами KSeF, датами та статусами.

2. Виокремте документи без номера KSeF. Установіть, чи їх відхилено, чи вони очікують на надсилання, виникли в offline24, під час недоступності, збою, повного збою або поза KSeF.

3. Для фактури з номером заповніть поле NrKSeF. Для документа без номера застосуйте альтернативну позначку OFF, BFK або DI відповідно до виду документа та режиму.

4. Перевірте період виникнення податкового зобов'язання для продажів і період реалізації права на відрахування для покупок. Відокремте дату фактури від дати відображення в ПДВ.

5. Визначте коригувальні фактури. Перевірте номер первинного документа, номер KSeF, причину коригування та правильний період на стороні продавця або покупця.

6. Відокремте RO, WEW і FP від звичайних записів фактур. Спрощений чек за загальним правилом залиште в RO без FP, а окрему фактуру до чека позначте FP.

7. Перевірте фактури поза KSeF, зокрема винятки, ліміт 10 000 PLN, розрахований лише для фактур, що підлягають KSeF, фактуру, яка перевищує поріг, споживчі документи та фактури з кас.

8. Порівняйте суми нетто й ПДВ, кількість записів і кількість винятків. Не вимагайте однакової кількості документів KSeF і записів JPK без аналізу причин.

9. Перевірте продажі з DI, що очікують на номер KSeF, і відхилені документи. Не коригуйте покупки з DI автоматично лише через пізніше присвоєння номера.

10. Збережіть слід пояснення: первинний документ, підставу позначки, примітку про період ПДВ, статус коригування та особу, яка затвердила.

Чи замінює KSeF файл JPK_VAT? - Ні. KSeF обробляє структуровані фактури, а JPK_VAT звітує про облік і розрахунок ПДВ за період.

Чи кожна фактура з KSeF потрапляє до JPK у тому самому місяці? - Ні. Період визначають правила виникнення податкового зобов'язання та права на відрахування.

Чи є номер KSeF номером фактури? - Ні. Номер фактури присвоює продавець у P_2, а номер KSeF — система після прийняття документа.

Що вказати в JPK, якщо фактура ще не має номера KSeF? - Поле NrKSeF залишається порожнім, а залежно від документа та режиму застосовується OFF, BFK або DI.

Чи можна й надалі отримати вимогу подати JPK_FA? - Так, для фактур, виставлених поза KSeF і охоплених вимогою.

Чи дає фактура поза KSeF право на відрахування ПДВ? - Може давати після виконання загальних умов, попри порушення на стороні продавця, із можливістю перевірки належної обачності.

Чи завжди потрібно коригувати JPK після присвоєння номера KSeF? - Ні. OFF не коригується лише з цієї причини. Коригування DI шляхом заповнення NrKSeF стосується визначених записів продажу й не є автоматичним правилом для покупок.

Чим коригувальна фактура відрізняється від коригування JPK? - Коригувальна фактура є новим документом, а коригування JPK — повторним поданням повного файла з виправленими даними.

Щоб поглибити тему, уважно прочитайте ці чотири матеріали: XML і формат FA(3) у KSeF, Коригувальна фактура в KSeF, Як отримати фактуру з KSeF крок за кроком? та Чи можна не користуватися KSeF у 2026 році?.