Schriftliche Anleitung

Was Sie tun werden

Sie fügen Ihrem KSeFGPT-Konto ein Unternehmen hinzu. Nach Eingabe der NIP können Sie Firmenname und Anschrift aus dem GUS abrufen oder die Daten selbst eingeben.

Nach dem Speichern erscheint das Unternehmen unter Ihre Unternehmen. Sie können es in der Anwendung auswählen, seine Daten ergänzen oder anschließend die KSeF-Verbindung einrichten.

Voraussetzungen

Bevor Sie beginnen

Diese Anleitung zeigt den dauerhaften Pfad, der nach der Anmeldung verfügbar ist. Beim ersten Start von KSeFGPT kann ein Einrichtungsassistent mit dem Schritt Unternehmen erscheinen. Er verwendet dieselben Pflichtangaben, enthält aber keine Felder für Bankkonto oder Firmen-E-Mail.

Element	Voraussetzung
Zugriff	Kontoinhaber oder ein Benutzer, der nicht ausschließlich Organisationsmitglied ist. Ein Organisationsmitglied benötigt die Berechtigung companies:create, damit das Formular zum Hinzufügen eines Unternehmens angezeigt wird.
Pflichtangaben	Vollständiger Firmenname und die 10-stellige polnische NIP.
Optionale Angaben	Straße, Postleitzahl, Stadt, Firmen-E-Mail, Bankkontonummer, SWIFT-Code und Bankname.
Ausgangspunkt	Öffnen Sie nach der Anmeldung Einstellungen und anschließend die Registerkarte Unternehmensdaten.
Dauer	Etwa 2 Minuten.
Wichtige Auswirkung	Das Hinzufügen eines Unternehmens verbindet es nicht automatisch mit KSeF. Token oder Zertifikat werden separat unter KSeF-Verbindung hinzugefügt.

01Schritt

Unternehmensdaten öffnen

Wählen Sie in der KSeFGPT-Hauptnavigation Einstellungen und anschließend Unternehmensdaten. Einstellungen können standardmäßig eine andere Registerkarte öffnen; prüfen Sie deshalb, ob Unternehmensdaten aktiv ist.

Oben sehen Sie Ihre Unternehmen. Darunter befindet sich das Formular Unternehmen hinzufügen mit dem Hinweis Neue Unternehmensdaten eingeben.

Unternehmensdaten in den KSeFGPT-Einstellungen mit leerer Liste Ihre Unternehmen und dem Formular Unternehmen hinzufügen — Schritt 1

02Schritt

NIP eingeben und Daten aus dem GUS abrufen

Geben Sie im Feld Steuer-ID * die 10 Ziffern der polnischen NIP des Unternehmens ein. KSeFGPT zeigt die Nummer automatisch mit Bindestrichen an, zum Beispiel 123-456-32-18.

Sobald die NIP 10 Ziffern enthält, wird Aus GUS abrufen aktiv. Wählen Sie die Schaltfläche, um Firmenname *, Straße, Postleitzahl und Stadt mit den vom GUS zurückgegebenen Daten auszufüllen.

Nach einem erfolgreichen Abruf erscheint Daten aus GUS abgerufen. Wenn Sie GUS nicht verwenden möchten, geben Sie Firmenname und weitere Daten manuell ein.

03Schritt

Unternehmensdaten prüfen und ergänzen

Vergleichen Sie Firmenname, NIP und Anschrift mit den aktuellen Unternehmensdaten. Firmenname * und Steuer-ID * sind Pflichtfelder; ohne beide Werte bleibt Unternehmen hinzufügen deaktiviert.

Ergänzen Sie bei Bedarf die optionalen Felder Straße, E-Mail, Postleitzahl, Stadt, Bankkontonummer, SWIFT-Code und Bankname. GUS liefert weder die E-Mail-Adresse noch Bankdaten.

Der SWIFT-Code wird automatisch in Großbuchstaben umgewandelt. Prüfen Sie vor dem Speichern besonders NIP und Bankkonto, da diese in Dokumenten und Vorgängen für dieses Unternehmen verwendet werden.

Ausgefülltes Formular Unternehmen hinzufügen in KSeFGPT mit Name, NIP, Anschrift, E-Mail und demonstrativen Bankdaten — Schritt 3

04Schritt

Unternehmen hinzufügen auswählen

Wählen Sie unten im Formular Unternehmen hinzufügen. Während des Speicherns ändert sich die Beschriftung in Wird hinzugefügt... und die Schaltfläche ist vorübergehend deaktiviert.

Nach erfolgreichem Speichern werden die Formularfelder geleert und unter Ihre Unternehmen erscheint ein neuer Eintrag. Die Zeile zeigt Firmenname, NIP sowie die eingegebenen Anschrift- und Bankdaten.

Beim neuen Unternehmen werden Fehlende KSeF-Zugangsdaten und der Link Einrichten angezeigt. Das ist der erwartete Zustand—die KSeF-Verbindung wird in einem separaten Schritt eingerichtet.

Liste Ihre Unternehmen in KSeFGPT mit neu hinzugefügtem Demonstrationsunternehmen und Hinweis Fehlende KSeF-Zugangsdaten — Schritt 4

Endzustand

Ergebnis prüfen

Suchen Sie unter Ihre Unternehmen den neuen Eintrag und vergleichen Sie Firmenname und NIP mit den Formularangaben. Wenn Sie Anschrift oder Bankdaten angegeben haben, sollten diese unter der NIP erscheinen.

Das Unternehmen ist außerdem im Kontowechsler der Anwendung verfügbar. Nach der Auswahl können Sie mit seinen Daten arbeiten; Vorgänge, die KSeF erfordern, bleiben jedoch bis zum Hinzufügen eines Tokens oder Zertifikats nicht verfügbar.

Fehlerdiagnose

Wenn etwas nicht funktioniert

Vergleichen Sie den angezeigten Zustand oder die Meldung mit der folgenden Tabelle.

Problem	Wahrscheinliche Ursache	Was ist zu tun
Das Formular Unternehmen hinzufügen ist nicht sichtbar	Sie arbeiten ausschließlich als Organisationsmitglied und haben nicht die Berechtigung companies:create.	Bitten Sie den Organisationsinhaber, Sie einer Gruppe mit companies:create zuzuweisen, oder melden Sie sich mit dem Konto des Unternehmensinhabers an.
Aus GUS abrufen ist deaktiviert	Die NIP enthält noch keine 10 Ziffern oder ein Abruf läuft bereits.	Prüfen Sie die Anzahl der NIP-Ziffern und warten Sie, bis der aktuelle Abruf abgeschlossen ist.
NIP-Nummer nicht im GUS gefunden wird angezeigt	GUS hat für die eingegebene NIP keine Daten zurückgegeben.	Prüfen Sie die NIP. Ist sie korrekt, geben Sie Firmenname und Anschrift manuell ein.
GUS-Dienst vorübergehend nicht verfügbar wird angezeigt	KSeFGPT hat keine Antwort vom GUS-Dienst erhalten.	Geben Sie die Daten manuell ein oder versuchen Sie den Abruf später erneut.
Unternehmen hinzufügen ist deaktiviert	Firmenname * oder Steuer-ID * ist leer oder das Unternehmen wird gerade gespeichert.	Füllen Sie beide Pflichtfelder aus. Warten Sie bei einem laufenden Speichervorgang, bis die Schaltfläche wieder Unternehmen hinzufügen anzeigt.
Planlimit erreicht. Bitte upgraden Sie Ihren Plan. wird angezeigt	Die im aktuellen Plan verfügbare Anzahl von Unternehmen ist ausgeschöpft.	Prüfen Sie Ihren Plan unter Abonnement und erhöhen Sie das Limit, bevor Sie es erneut versuchen.

Wie geht es weiter?

Um Rechnungen für das neue Unternehmen zu senden und zu empfangen, fahren Sie mit Wie richte ich eine KSeF-Verbindung in KSeFGPT ein? fort.

Wenn sich Unternehmensdaten ändern, kehren Sie zu Einstellungen → Unternehmensdaten zurück und wählen Sie beim richtigen Eintrag das Stiftsymbol. Die Bearbeitung von Unternehmensdaten ist ein separater Vorgang.

Unternehmen zu KSeFGPT hinzufügen

Melden Sie sich an, öffnen Sie Unternehmensdaten und füllen Sie das Formular anhand der NIP aus.

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