SAP-Rechnungen über KSeFGPT an KSeF senden

KSeFGPT bietet derzeit keine direkte Integration mit SAP. In SAP ausgestellte Ausgangsrechnungen können jedoch als PDF, CSV, XLS oder XLSX exportiert werden, sofern die Systemkonfiguration dies zulässt. Anschließend lässt sich die Datei in KSeFGPT importieren, prüfen und an KSeF senden.

PDF-Dateien werden mit OCR und KI gelesen. Tabellendateien durchlaufen eine Spaltenzuordnung und die Prüfung der Rechnungsentwürfe. Keines dieser Quellformate wird direkt an KSeF gesendet. Nach der Kontrolle bereitet KSeFGPT die Rechnungsdaten für die Übermittlung in der erforderlichen XML-Struktur FA(3) vor.

Dieser Ablauf betrifft Ausgangsrechnungen, die das Unternehmen ausstellt. Eingangsrechnungen werden vom Käufer nicht erneut an KSeF gesendet. Nach Ausstellung und Annahme durch KSeF ruft der Käufer sie als eingehende Rechnungen aus dem System ab.

Die geplante Integration soll ausgestellte Rechnungen direkt aus SAP übernehmen und nach der Annahme durch KSeF die KSeF-Nummer am richtigen SAP-Dokument speichern. Ein Starttermin und eine Liste unterstützter SAP-Versionen wurden noch nicht veröffentlicht.

Eine SAP-KSeF-Integration kann zwei unterschiedliche Aufgaben meinen. Zum einen müssen ausgestellte Rechnungen kontrolliert an KSeF gesendet werden. Zum anderen kann der Datenaustausch automatisiert werden, sodass Daten SAP verlassen und das Annahmeergebnis ohne manuelles Kopieren zum selben Dokument zurückkehrt.

Der aktuelle Rechnungsimport in KSeFGPT nimmt Daten von Ausgangsrechnungen auf, die aus SAP exportiert wurden. Die direkte SAP-Integration befindet sich noch in Planung. Der Dateiimport ruft keine Dokumente automatisch aus SAP ab und schreibt die KSeF-Nummer nicht zurück.

SAP bietet außerdem eigene Lösungen über eDocument und DRC. KSeFGPT ist daher nicht der einzige Weg zu KSeF. Die Auswahl hängt von SAP-Version, Architektur, Rechnungsvolumen, Kontrollanforderungen und dem Ort der Fehlerbearbeitung ab.

1. Unterstützt SAP KSeF

2. Wie KSeFGPT Rechnungsexporte aus SAP verarbeitet

3. Wie der aktuelle Ablauf von SAP zu KSeF aussieht

4. Was das Senden allein nicht bestätigt

5. Wie die geplante Integration von KSeFGPT und SAP funktionieren soll

6. Wie SAP auf eine künftige Integration vorbereitet wird

7. Wie Sie das richtige Betriebsmodell auswählen

8. Perspektive für die Einführung

9. Häufig gestellte Fragen

Die Übersicht trennt den verfügbaren Dateiimport von der geplanten Integration und den nativen SAP-Möglichkeiten.

Ja, aber nicht jede SAP-Produktlinie und Installation hat denselben Funktionsumfang. Die offizielle SAP-Dokumentation beschreibt die Verarbeitung polnischer E-Rechnungen unter anderem für SAP ERP, SAP S/4HANA und SAP Business One. Je nach Umgebung kommen eDocument, eDocument Cockpit, Manage Electronic Documents oder SAP Document and Reporting Compliance zum Einsatz.

Produktfamilie: Stellen Sie fest, ob Ihr Unternehmen SAP ERP, S/4HANA, Business One oder eine andere Variante nutzt. Aktualisierungsstand: Prüfen Sie Version, SP- oder FPS-Stand und erforderliche SAP Notes. Prozessumfang: Klären Sie, ob die Lösung das Dokument erstellt und sendet, den Status abruft, die KSeF-Nummer speichert und das amtliche Empfangsdokument UPO bereitstellt.

Die SAP-Dokumentation beschreibt auch die Speicherung der von der Steuerverwaltung zurückgegebenen KSeF-Nummer in den Dokumentdaten. Daraus folgt nicht, dass diese Funktion in jeder Umgebung ohne Konfiguration, Aktualisierung oder Einführungsprojekt aktiv ist.

Der aktuelle Prozess beginnt mit einer in SAP ausgestellten Ausgangsrechnung. Wird sie als einzelne PDF-Datei exportiert, liest KSeFGPT die Rechnungsfelder mit OCR und KI. Anschließend sollten Sie Käufer, Steuer-ID, Daten, Positionen, Steuersätze, Beträge und Bankkonto prüfen.

Für wiederkehrende oder größere Mengen eignen sich häufig CSV, XLS oder XLSX besser. KSeFGPT liest die Spalten, ordnet sie den Rechnungsfeldern zu, zeigt Rechnungsentwürfe und trennt fehlerhafte Positionen. Der Leitfaden zum Massenversand aus Excel erklärt die Vorbereitung der Tabelle ausführlicher.

Eingangsrechnungen dürfen auf diesem Weg nicht erneut an KSeF gesendet werden. Der Aussteller übermittelt sie, der Käufer ruft sie nach der Annahme aus KSeF ab.

PDF eignet sich für einzelne Ausgangsrechnungen, erfordert aber eine sorgfältige Kontrolle der erkannten Daten. CSV, XLS und XLSX passen zu wiederholbaren Daten und benötigen eine korrekte Spaltenzuordnung. XML FA(3) ist die strukturierte Rechnung für KSeF und ersetzt nicht die Prüfung der Quelldaten.

Der aktuelle Ablauf enthält eine manuelle Dateiübergabe. Zuerst exportiert ein Benutzer das Verkaufsdokument oder seine Daten aus SAP und startet danach den Import in KSeFGPT. Erst nach Prüfung des Entwurfs kann die Rechnung an KSeF gesendet werden.

Schritt 1: Exportieren Sie PDF- oder CSV/XLS/XLSX-Daten aus dem richtigen SAP-Dokument. Schritt 2: Importieren Sie die Datei in KSeFGPT. Schritt 3: Prüfen Sie OCR-Erkennung oder Spaltenzuordnung. Schritt 4: Korrigieren Sie Rechnungsdaten und entfernen Sie Duplikate. Schritt 5: Führen Sie die Validierung aus. Schritt 6: Bestätigen Sie den KSeF-Versand. Schritt 7: Prüfen Sie Verarbeitungsergebnis, KSeF-Nummer und UPO.

SAP -> Dateiexport -> KSeFGPT -> Prüfung -> KSeF beschreibt den aktuellen Ablauf. Die KSeF-Nummer wird dabei nicht automatisch nach SAP zurückgeschrieben. Dafür ist die geplante Integration oder eine individuell für den Kunden erstellte Verbindung erforderlich.

Das Senden startet eine asynchrone Verarbeitung. Die technische Antwort enthält eine Referenznummer für die Nachverfolgung. Sie ist jedoch nicht die KSeF-Nummer und bestätigt noch nicht die Annahme.

SAP-Dokumentnummer: identifiziert das Dokument im Quellsystem. Referenznummer: identifiziert den technischen Sendevorgang. KSeF-Nummer: wird nach der Annahme vergeben. UPO: dokumentiert das Annahmeergebnis und enthält die KSeF-Nummer.

Ein Zuordnungsmodell sollte die SAP-Dokument-ID, KSeFGPT-Import-ID, Referenznummer, KSeF-Nummer nach Erfolg und die Zielreferenz in SAP speichern. Die ersten vier Elemente lassen sich im heutigen Prozess verfolgen. Die automatische Speicherung des letzten Elements gehört zur geplanten Integration.

Erst ein erfolgreicher Abschluss, eine KSeF-Nummer und ein verfügbares UPO schließen den Weg einer angenommenen Rechnung ab. Läuft die Verarbeitung noch oder endet sie mit einem Fehler, kann ein automatischer Neuversand ohne Statusprüfung ein Duplikat erzeugen. Lesen Sie mehr unter KSeF-Nummer auf der Rechnung und Rechnungsstatus in KSeF prüfen.

Die geplante Integration soll manuellen Export und manuelle Ergebnisübernahme beseitigen. Der angenommene Ablauf beginnt mit der Übernahme der Daten einer ausgestellten Ausgangsrechnung aus SAP, führt über Zuordnung, Prüfung und Versand in KSeFGPT und endet mit dem Verarbeitungsergebnis aus KSeF.

Die bestätigte Produktrichtung sieht vor, die KSeF-Nummer nach der Annahme an SAP zurückzugeben und mit dem richtigen Dokument zu verknüpfen. Unterstützte Produkte und Versionen, Verbindungstechnik, Zielfeld, Synchronisierung von Status, Daten, UPO und Fehlern sowie Wiederholungsregeln sind noch festzulegen.

Bis Spezifikation und Starttermin veröffentlicht sind, ist die Integration als Entwicklungsplan zu behandeln. Gehen Sie nicht davon aus, dass SAP ECC, S/4HANA, Business One, Cloud- und lokale Installationen denselben Umfang erhalten.

Wenn Sie eine SAP-KSeF-Integration benötigen, schreiben Sie an contact@flippi.co. Nennen Sie Ihre SAP-Version, das ungefähre monatliche Volumen an Ausgangsrechnungen und den erwarteten Datenaustausch.

Vor Projektbeginn kann das Unternehmen die wichtigsten Entscheidungen klären. Nicht die Verbindung selbst nimmt gewöhnlich die meiste Zeit in Anspruch, sondern Datenquellen, Verantwortlichkeiten, Zuordnung und Ausnahmebehandlung.

Umgebung: Dokumentieren Sie SAP-Familie, Version, Aktualisierungsstand, Betriebsmodell und lokale Erweiterungen. Dokumente: Erfassen Sie Rechnungsarten, Gesellschaften, polnische Steuer-IDs, Währungen, Korrekturen und Mengen. Daten: Benennen Sie den Verantwortlichen für jedes Feld und eine stabile Dokument-ID. Ergebnis: Legen Sie fest, wo die KSeF-Nummer gespeichert wird und wer Ablehnungen bearbeitet.

Tests sollten Annahme, Validierungsfehler, fehlende Berechtigung, Duplikat, Verbindungsabbruch und Wiederholung umfassen. Vor einem erneuten Versand muss das System den vorherigen Vorgang prüfen, damit dasselbe Dokument nicht doppelt übermittelt wird.

Der Dateiimport eignet sich als Übergang, wenn das Volumen kontrollierbar ist und SAP einen zuverlässigen Export von Ausgangsrechnungen liefert. Gleichzeitig zeigt er Daten- und Zuordnungsprobleme vor einem größeren Integrationsprojekt.

Eine native SAP-Lösung ist sinnvoll, wenn die Organisation den Prozess in ihrer SAP-Landschaft halten will, über passende Versionen und Kompetenzen verfügt und eDocument oder DRC ausbauen möchte. Prüfen Sie den vollständigen Ablauf, nicht nur Erstellung und Versand.

Die geplante KSeFGPT-Integration kann passen, wenn KSeFGPT die Prüf-, Versand- und Überwachungsschicht bleiben soll, während manueller Export und manuelle Erfassung der KSeF-Nummer entfallen. Eine Entscheidung erfordert den veröffentlichten Integrationsumfang und Tests in der eigenen SAP-Umgebung.

Vergleichen Sie Zeit und Kosten für denselben Umfang: Eingangsdaten, Rechnungsarten, Berechtigungen, Status, UPO, Fehler, Wiederholungen, Überwachung und Support. Der Artikel Kosten der KSeF-Einführung im Produktionsunternehmen bietet dafür ein breiteres Modell.

Beginnen Sie das Projekt nicht mit der Wahl der Verbindungstechnik. Bestimmen Sie zuerst Quelldokument, Datenverantwortung und Abschlussbedingung. Wenn unklar ist, welcher SAP-Datensatz die KSeF-Nummer erhält und wer auf Ablehnungen reagiert, löst die technische Verbindung das operative Problem nicht.

Der Dateiimport kann vor der Automatisierung als Beobachtungsphase dienen. Er zeigt fehlende Exportdaten, Unterschiede bei der Zuordnung und Entscheidungen vor dem Versand. Daraus lassen sich Regeln für die künftige Integration ableiten, statt sie ausschließlich aus technischer Dokumentation zu entwerfen.

Nehmen Sie eine fertige Integration anhand geschäftlicher Szenarien ab, nicht mit nur einem korrekten Dokument. Erfolg, Ablehnung, Duplikat, Verbindungsabbruch und Wiederholung müssen in KSeFGPT und SAP zu einem eindeutigen Zustand führen. Erst dann schließt die automatische Speicherung der KSeF-Nummer den Rechnungsprozess.

Diese vier Artikel helfen bei den nächsten Entscheidungen für SAP und KSeF:

Viele Rechnungen aus Excel an KSeF senden - Vorbereitung und Prüfung tabellarischer Daten vor dem Versand.

Kann man eine PDF-Datei an KSeF senden? - Unterschied zwischen Quelldokument und strukturierter Rechnung.

KSeF-Nummer auf der Rechnung - Zeitpunkt der Vergabe und Bedeutung im Prozess.

Kosten der KSeF-Einführung im Produktionsunternehmen - Analyse, Integration, Tests und Wartung.