KSeF-Nummer auf der Rechnung: wo sie steht und was zu speichern ist

Die KSeF-Nummer wird erst nach Annahme der Rechnung durch das System vergeben. Der Aussteller erstellt sie nicht, traegt sie nicht in den Rechnungsentwurf ein und sollte sie nicht mit der eigenen Rechnungsnummer aus P_2 verwechseln.

Die KSeF-Nummer ist kein Element derselben FA(3)-XML-Rechnung. Sie kann in XML als Verweis auf eine andere Rechnung erscheinen, etwa in einer Korrektur, aber die Nummer der aktuellen Rechnung entsteht erst nach der Pruefung in KSeF.

Ein kleines Unternehmen sollte die KSeF-Nummer zusammen mit Rechnungsnummer, UPO, Status, Annahmedatum, Auftragnehmer, Betrag und Daten fuer JPK und Zahlungen speichern. Ohne diesen Satz wird ein Entwurf leicht mit einer angenommenen Rechnung verwechselt.

Ein Dienstleistungsunternehmen stellt eine Rechnung aus, sendet sie an KSeF und die Buchhaltung fragt nach der KSeF-Nummer. Der Inhaber sieht FV/06/2026, XML, PDF und Versandstatus, weiss aber nicht, welche Kennung fuer JPK, UPO oder Zahlung relevant ist.

Diese Unsicherheit ist normal, denn in KSeF gibt es mehrere Identifikatoren. Eine Nummer vergibt der Verkaeufer in seiner Serie, eine andere kann eine technische Sitzung beschreiben, und KSeF vergibt nach Annahme des Dokuments eine eigene Nummer. Dieser Leitfaden beschreibt den Informationsstand vom 23. Juni 2026.

Die wichtigste Regel: Speichern Sie die KSeF-Nummer erst dann, wenn die Rechnung von KSeF angenommen wurde und das System sie zurueckgegeben hat.

1. Was die KSeF-Nummer ist und wann sie entsteht

2. KSeF-Nummer, Rechnungsnummer, UPO und Sitzungsreferenz

3. Ob die KSeF-Nummer in XML oder auf PDF steht

4. Wo Sie die KSeF-Nummer nach Ausstellung oder Empfang finden

5. Was fuer Buchhaltung, JPK und Zahlungen zu speichern ist

6. Der Prozess von UPO bis Zahlung

7. Wie KSeFGPT KSeF-Nummern ordnet

8. Haeufige Fragen

Die Tabelle fasst zusammen, was ein Unternehmen klaeren sollte, bevor es eine KSeF-Nummer in Buchhaltung, JPK oder Zahlung uebernimmt.

Die KSeF-Nummer ist ein eindeutiger Rechnungsidentifikator im polnischen nationalen e-Rechnungssystem. Sie entsteht nach positiver Pruefung und Verarbeitung des XML, wenn das System das Dokument annimmt. Das KSeF-2.0-Handbuch beschreibt diesen Moment als erfolgreiche Verarbeitung, Zuweisung der KSeF-Nummer und Bereitstellung des UPO.

Eine im Rechnungsprogramm vorbereitete Rechnung hat daher noch keine KSeF-Nummer. Sie kann bereits eine eigene Rechnungsnummer, Kaeuferdaten, Positionen und Zahlungsfrist enthalten, aber der Systemidentifikator erscheint erst nach der Annahme.

Das technische Format sollte vorsichtig beschrieben werden. Das aktuelle KSeF-2.0-OpenAPI akzeptiert fuer `KsefNumber` 35 oder 36 Zeichen, waehrend KSeF 2.0 Nummern ausschliesslich im 35-Zeichen-Format erzeugt. Das Beispiel lautet `5555555555-20250828-010080615740-E4`.

Pruefen Sie Annahmestatus, speichern Sie UPO, uebernehmen Sie die KSeF-Nummer aus dem System, verbinden Sie sie mit P_2 und erzeugen Sie sie nie manuell aus einem Muster.

Der haeufigste Fehler besteht darin, eine Nummer wie FV/06/2026 als KSeF-Nummer zu behandeln. Das sind zwei verschiedene Identifikatoren. Die Rechnungsnummer in P_2 vergibt der Steuerpflichtige. Die KSeF-Nummer vergibt das System nach Annahme.

Auch UPO ist keine KSeF-Nummer. Es ist ein separates XML-Dokument, das die Annahme der Rechnung durch KSeF bestaetigt. Eine Sitzungs- oder Paketreferenz hilft bei der technischen Nachverfolgung, identifiziert die Rechnung aber nicht wie eine KSeF-Nummer.

Wenn die Buchhaltung nach der Rechnung FV/12/06/2026 fragt, sollte das Unternehmen P_2, KSeF-Nummer und UPO liefern koennen.

Die einer e-Rechnung zugewiesene KSeF-Nummer ist kein Element dieser Rechnung. Die FA(3)-Struktur hat kein Feld, in das der Aussteller vor dem Versand die KSeF-Nummer desselben Dokuments eintraegt.

In XML kann eine KSeF-Nummer als Verweis auf eine andere Rechnung erscheinen, zum Beispiel bei einer Korrektur. Das aendert nicht die Grundregel: Die Nummer der gerade versendeten Rechnung wird nicht vom Steuerpflichtigen in XML vergeben.

Bei PDF ist besondere Vorsicht noetig. Eine Visualisierung kann Prozessinformationen zeigen, sollte aber nicht die einzige Quelle fuer die Annahme sein. Wenn Sie nur ein PDF haben, pruefen Sie KSeF, UPO oder Metadaten. Zur Struktur siehe KSeF-XML lesen.

Die sichersten Orte sind UPO, Rechnungsmetadaten in KSeF und die Anwendung oder Integration, mit der die Firma Dokumente sendet oder empfaengt. KSeF 2.0 OpenAPI zeigt die Nummer unter anderem beim Abruf einer Rechnung nach Nummer, in Metadatenabfragen, in Statusdaten und beim Abruf des UPO.

Beim API-Export werden Rechnungen als Dateien mit dem Namen `{ksefNumber}.xml` in ein Paket gelegt. Daneben steht `_metadata.json` mit Rechnungsmetadaten. Das ist wichtig, wenn Pakete an Buchhaltung oder Archiv gehen.

In der KSeF-2.0-Steuerzahleranwendung wird die KSeF-Nummer auch fuer anonymen Rechnungszugriff ohne Login benoetigt. Die Prozedur verlangt KSeF-Nummer, P_2, Kaeuferdaten und Gesamtbetrag. Exakte Klickpfade werden hier nicht beschrieben, weil sich die Oberflaeche aendern kann.

Suchen Sie die Nummer in UPO, Metadaten, Export, Rechnungsstatus oder dem KSeF-System Ihrer Firma. Suchen Sie sie nicht im Entwurf vor dem Versand.

Eine kleine Firma sollte die KSeF-Nummer nicht isoliert speichern. Der Mindestsatz ist P_2, KSeF-Nummer, UPO, Status, Annahmedatum, Auftragnehmer, Betrag, Zahlungsfrist und moegliche Sammelkennung.

In JPK_V7M(3) und JPK_V7K(3) gibt es NrKSeF sowie OFF, BFK und DI fuer Situationen ohne Nummer. Wenn die Rechnung am Abgabetag eine KSeF-Nummer hat, wird sie operativ im Feld NrKSeF verwendet. Details behandelt KSeF und JPK.

Fuer Zahlungen ab dem 1. Januar 2027 umfasst Artikel 108g des Umsatzsteuergesetzes die Pflicht, bei bestimmten Zahlungen fuer strukturierte Rechnungen zwischen aktiven Umsatzsteuerzahlern die KSeF-Kennung oder Sammelkennung anzugeben, wenn ein Verwendungszweck moeglich ist. Fuer Zahlungsfristen siehe KSeF-Rechnung und Zahlungsfrist.

Speichern Sie beide Nummern, verknuepfen Sie UPO, pruefen Sie Status und Zahlungsfrist und tragen Sie keine unbestaetigte Nummer in eine Zahlung ein.

Behandeln Sie die KSeF-Nummer als Kontrollpunkt im Prozess, nicht als einzelnes Kopierfeld. Erst Status pruefen, dann KSeF-Nummer speichern, dann an Buchhaltung oder Zahlung weitergeben.

Beispiel: Eine Dienstleistungsfirma stellt FV/24/06/2026 aus, gibt sie aber nicht direkt nach PDF-Erstellung weiter. Sie wartet auf Annahme, laedt UPO herunter, speichert die KSeF-Nummer im selben Datensatz und markiert das Dokument erst dann als bereit fuer JPK und Forderungen.

Das groesste Risiko ist manuelles Kopieren. Wenn Rechnungsnummer, KSeF-Nummer, UPO und Status in verschiedenen Ordnern liegen, wird der Fehler oft erst beim Monatsabschluss sichtbar.

KSeFGPT ist ein Arbeitsbereich fuer KSeF-Rechnungsdaten, nicht die Quelle neuer Steuerregeln. Die Anwendung kann Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Status, XML, PDF, UPO und Daten fuer die Buchhaltung ordnen.

Bei KSeF-Nummern ist weniger manuelle Arbeit entscheidend. Die Firma sollte Rechnungsnummer, KSeF-Nummer, Status, UPO, Auftragnehmer, Betrag und Zahlungsfrist an einem Datensatz sehen.

KSeFGPT ist kein Dienst des Finanzministeriums und ersetzt keine Buchhaltung. Es hilft, operative Informationen zur angenommenen Rechnung, UPO und KSeF-Nummer zusammenzuhalten.

Was ist eine KSeF-Nummer? - Die KSeF-Nummer ist der eindeutige Identifikator einer Rechnung im polnischen KSeF-System. Sie entsteht nach erfolgreicher Pruefung und Annahme der Rechnung. Sie wird nicht vom Aussteller vergeben und ist nicht die eigene Rechnungsnummer aus dem Feld P_2.

Wo finde ich die KSeF-Nummer, wenn sie nicht auf dem PDF steht? - Pruefen Sie zuerst das UPO, dann die Metadaten der Rechnung in KSeF oder die Anwendung, mit der Sie Rechnungen bearbeiten. Ein PDF kann nur eine Visualisierung sein. Eine fehlende Nummer auf dem PDF bedeutet daher nicht automatisch, dass die Rechnung keine KSeF-Nummer hat.

Ist die KSeF-Nummer Bestandteil der XML-Rechnung? - Die einer konkreten e-Rechnung zugewiesene KSeF-Nummer ist kein Element derselben FA(3)-Rechnung. Sie kann in XML als Verweis auf eine andere Rechnung erscheinen, zum Beispiel bei einer Korrektur, aber nicht als Nummer, die der Aussteller vor dem Versand selbst eintraegt.

Wie unterscheidet sich die KSeF-Nummer von der Rechnungsnummer? - Die Rechnungsnummer vergibt der Steuerpflichtige und zeigt sie im Feld P_2. Die KSeF-Nummer vergibt das System nach Annahme der Rechnung. In der Buchhaltung sollten beide Identifikatoren gespeichert werden, weil sie unterschiedliche Aufgaben haben.

Muss die KSeF-Nummer im Verwendungszweck der Zahlung stehen? - Fuer Zahlungen ab dem 1. Januar 2027 umfasst Artikel 108g des polnischen Umsatzsteuergesetzes die Pflicht, bei bestimmten Zahlungen zwischen aktiven Umsatzsteuerzahlern die KSeF-Rechnungskennung oder eine Sammelkennung anzugeben, wenn das Zahlungsinstrument einen Verwendungszweck erlaubt.

Was ist bei einer Zahlung fuer mehrere KSeF-Rechnungen einzutragen? - Bei einer Zahlung fuer mehrere Rechnungen sieht der gesetzliche Mechanismus eine Sammelkennung vor. Pruefen Sie immer, ob die konkrete Zahlung die Bedingungen aus Artikel 108g des Umsatzsteuergesetzes erfuellt.

Was tun, wenn die Rechnung noch keine KSeF-Nummer hat? - Erfinden Sie keine Nummer. Pruefen Sie den Versandstatus, das UPO, Validierungsmeldungen und ob die Rechnung bereits von KSeF angenommen wurde. Fuer JPK gelten NrKSeF oder die passenden Kennzeichnungen OFF, BFK oder DI.

Ist die KSeF-Nummer fuer eine Korrekturrechnung erforderlich? - Bei Korrekturen hilft die KSeF-Nummer, die Korrektur eindeutig mit dem Ursprungsdokument zu verbinden. Die eigene Nummer der korrigierten Rechnung und die KSeF-Nummer sind jedoch nicht dasselbe.

Lesen Sie diese vier Leitfaeden, wenn Sie das Thema vertiefen wollen:

KSeF fuer kleine Unternehmen - wie kleine Firmen Rechnungen, UPO, KSeF-Nummern und Buchhaltung ordnen.

UPO in KSeF - was UPO bestaetigt und wie es sich von der KSeF-Nummer unterscheidet.

KSeF und JPK - wie die KSeF-Nummer mit NrKSeF sowie OFF, BFK und DI funktioniert.

KSeF-Rechnung und Zahlungsfrist - wann das Datum der KSeF-Nummer fuer Erhalt und Zahlung wichtig ist.