KSeF-XML in eine lesbare PDF-Rechnung umwandeln

Eine KSeF-XML-Datei enthält Rechnungsdaten in der Struktur FA(3), lässt sich aber nicht so bequem lesen wie ein herkömmliches Dokument. Ein Konverter kann diese Daten als übersichtliche PDF-Datei mit Angaben zu Verkäufer, Käufer, Positionen, Steuern und Summen darstellen.

Die Erzeugung einer PDF-Datei ändert das Quelldokument nicht, behebt keine Fehler und bestätigt nicht die Annahme der Rechnung durch KSeF. Für eine vollständige Kontrolle benötigen Sie weiterhin die XML-Datei, eine Validierung und Systemdaten wie Status, KSeF-Nummer und UPO, die amtliche Empfangsbestätigung.

Vergleichen Sie nach der Konvertierung die Parteien, Rechnungsnummer, Datumsangaben, Währung, Zahl der Positionen, Umsatzsteuersätze und Beträge mit der XML-Datei. Soll die PDF-Datei an einen Geschäftspartner gehen oder außerhalb von KSeF verwendet werden, prüfen Sie außerdem, ob im konkreten Fall der richtige QR-Verifizierungscode erforderlich ist.

Sie erhalten eine Datei mit der Endung XML und sehen statt einer lesbaren Rechnung Tags, technische Feldnamen und eine lange Datenfolge. Das ist normal. Eine strukturierte Rechnung ist vor allem für die automatische Verarbeitung durch KSeF und Buchhaltungsprogramme bestimmt, nicht für die Ansicht wie ein Textdokument.

Eine PDF-Datei löst das Problem der Lesbarkeit nur auf einer Ebene. Sie zeigt die Daten einem Menschen. Sie beantwortet für sich allein nicht, ob die Struktur FA(3) entspricht, ob KSeF die Rechnung angenommen hat oder ob die steuerliche Behandlung richtig ist.

1. Was bei der Konvertierung von XML in PDF geschieht

2. Wie Sie KSeF-XML Schritt für Schritt in PDF umwandeln

3. Was Sie vor dem Herunterladen in der Visualisierung prüfen sollten

4. Was eine PDF-Datei nicht bestätigt

5. Wann eine Visualisierung einen QR-Code benötigt

6. Fachliche Einordnung

7. Häufig gestellte Fragen

Die folgende Tabelle trennt die Prozessbestandteile, damit Sie eine Arbeitsvorschau von der Visualisierung einer bereits in KSeF verarbeiteten Rechnung unterscheiden können.

Die Struktur FA(3) speichert Daten in geordneten Bereichen. Der Kopf enthält technische Informationen, die Abschnitte zu den Beteiligten beschreiben Verkäufer, Käufer und weitere Parteien, und der Rechnungsabschnitt umfasst unter anderem Dokumentnummer, Datumsangaben, Währung, Positionen, Umsatzsteuersätze und Summen.

Der Konverter liest diese Felder und ordnet sie in einer Form an, die einer herkömmlichen Rechnung ähnelt. OCR wird nicht benötigt, weil die Daten bereits in der Datei gespeichert sind. Seine Aufgabe besteht darin, die XML-Struktur auf Überschriften, Tabellen und für Menschen lesbare Summen abzubilden.

Transaktionsparteien: Prüfen Sie Name, Kennung und Anschrift von Verkäufer und Käufer.

Dokument: Vergleichen Sie Rechnungsnummer, Datumsangaben, Währung und Zahlungsdaten.

Positionen und Summen: Prüfen Sie Beschreibungen, Mengen, Preise, Umsatzsteuersätze sowie Netto-, Steuer- und Bruttobeträge.

Die Konvertierung ändert die Darstellung, nicht den Inhalt der Rechnung. Wenn die Aufgabe des Generators klar ist, können Sie sicher zum eigentlichen Ablauf übergehen.

Im KSeF-Konverter von XML zu PDF können Sie den Rechnungsinhalt einfügen oder eine Datei von Ihrem Gerät hochladen. Das Werkzeug ist vor allem für Rechnungen in der aktuellen Struktur FA(3) vorgesehen.

In der aktuellen Werkzeugversion wird der XML-Inhalt im Browser gelesen und verarbeitet. Der Server prüft das Nutzungslimit, während die PDF-Datei selbst auf dem Gerät des Benutzers entsteht. Vor dem Herunterladen müssen Sie eine E-Mail-Adresse angeben. Das kostenlose Limit beträgt 3 Nutzungen innerhalb von 24 Stunden.

Vorbereitung: Bewahren Sie die ursprüngliche XML-Datei unverändert auf und arbeiten Sie mit einer Kopie.

Einlesen: Öffnen Sie den Konverter, fügen Sie den Inhalt ein oder wählen Sie eine Datei auf Ihrem Gerät.

Erzeugung und Download: Starten Sie den Vorgang, geben Sie Ihre E-Mail-Adresse an und laden Sie die vorbereitete PDF-Datei herunter.

Kontrolle: Vergleichen Sie die Visualisierung mit den Quelldaten, bevor Sie sie weitergeben.

Das Werkzeug akzeptiert Dateien bis 5 MB. Ist eine Datei größer, ungewöhnlich oder enthält sie umfangreiche Zusatzdaten, prüfen Sie sie getrennt. Eine unvollständige Visualisierung bedeutet nicht automatisch, dass die Rechnung selbst fehlerhaft ist.

Eine gute Kontrolle besteht nicht darin, die PDF-Datei einfach von oben nach unten zu lesen. Wählen Sie zunächst die Felder aus, deren Verwechslung die Bedeutung des Dokuments verändert, und vergleichen Sie sie dann mit XML-Datei, Bestellung, Vertrag oder den Daten im Buchhaltungssystem.

Parteien: Vergleichen Sie Name, NIP oder eine andere Kennung sowie die Anschrift von Verkäufer und Käufer.

Dokument: Prüfen Sie die eigene Rechnungsnummer des Verkäufers, Datumsangaben und Währung.

Positionen: Vergleichen Sie die Zahl der Zeilen, Maßeinheiten, Mengen, Preise und Rabatte.

Steuer und Zahlung: Prüfen Sie Umsatzsteuersätze, Netto-, Steuer- und Bruttobeträge sowie Fälligkeit und Zahlungskonto.

Beispiel aus einer Steuerkanzlei: Ein Mandant übermittelt eine Eingangsrechnung als XML-Datei. Die Buchhalterin erzeugt eine PDF-Datei, um Parteien, Positionen und Beträge schnell zu prüfen, bewahrt für die Dokumentation aber auch die unveränderte XML-Datei auf. Vor der Buchung validiert sie die Datei. Stammt die Rechnung aus KSeF, vergleicht sie zusätzlich KSeF-Nummer und Dokumentstatus.

Dieser Ablauf dauert einige Dutzend Sekunden länger als das ungeprüfte Herunterladen einer PDF-Datei, verringert aber das Risiko, ein lesbares Dokument mit falschen Daten zu verbuchen. Nach der Prüfung der Visualisierung müssen Sie noch klären, was die PDF-Datei selbst nicht beweisen kann.

Eine PDF-Datei kann korrekt aussehen, obwohl die XML-Datei die Validierung nicht besteht oder klärungsbedürftige Daten enthält. Der Generator ist für die Darstellung zuständig. Der Validator prüft die technische Konformität. KSeF liefert den Verarbeitungsstatus und vergibt die Systemnummer.

Struktur: Die PDF-Datei bestätigt weder die Übereinstimmung mit dem vollständigen Schema FA(3) noch das Ausfüllen aller Pflichtfelder.

Status: Die PDF-Datei beweist nicht die Annahme durch KSeF, die Vergabe einer KSeF-Nummer oder die Verfügbarkeit einer UPO.

Steuer: Eine lesbare Visualisierung bestätigt weder den richtigen Umsatzsteuersatz noch die korrekte Einordnung der Transaktion.

Zur Strukturprüfung lesen Sie den Leitfaden zur XML-Validierung und -Verarbeitung in KSeF. Wenn es um das Erkennen von Feldern und Nummern geht, hilft der Beitrag KSeF-XML lesen.

Die Trennung dieser Ebenen führt zur letzten wichtigen Frage: Darf die erzeugte PDF-Datei ohne weitere Schritte an den Geschäftspartner übermittelt werden?

Eine ausschließlich für die interne Ansicht erstellte PDF-Datei ist nicht automatisch dasselbe Dokument, das ein Unternehmen außerhalb von KSeF verwendet. Das polnische Finanzministerium weist darauf hin, dass eine dem Käufer bereitgestellte oder außerhalb von KSeF verwendete Rechnung in gesetzlich festgelegten Situationen mit dem entsprechenden Verifizierungscode gekennzeichnet sein muss.

Der Code ermöglicht den Zugriff auf die Rechnung und die Prüfung der in KSeF gespeicherten Daten. Bei einer außerhalb des Systems verwendeten Online-Rechnung ist er mit der KSeF-Nummer verknüpft. In Offline-Verfahren hängen Zahl und Kennzeichnung der Codes unter anderem davon ab, ob die Rechnung bereits an das System übermittelt wurde.

Zweck: Dient das Dokument nur der internen Kontrolle oder wird es dem Empfänger übermittelt?

Status: Befindet sich die Rechnung bereits in KSeF und hat sie eine Systemnummer?

Kennzeichnung: Enthält die Visualisierung den richtigen Code für die Ausstellungs- und Bereitstellungsart?

Der kostenlose Konverter hilft bei der Erstellung eines lesbaren Dokuments. Sie sollten jedoch nicht automatisch davon ausgehen, dass jede damit erzeugte PDF-Datei für jedes KSeF-Szenario vollständig ist. Wenn das Dokument das Unternehmen verlässt, prüfen Sie QR-Code und Rechnungsstatus.

Der häufigste Fehler ist die Gleichsetzung von Lesbarkeit und Richtigkeit. Wenn ein Dokument eine Positionstabelle und plausibel aussehende Summen enthält, entsteht leicht der Eindruck, der gesamte Prozess sei abgeschlossen. Der Generator hat möglicherweise jedoch nur die Werte korrekt angezeigt, die er aus der XML-Datei erhalten hat.

Ein sicherer Arbeitsbestand besteht aus mehreren Ebenen. Die XML-Datei speichert die Rechnungsdaten. Die Validierung beantwortet technische Fragen. KSeF-Nummer, Status und UPO dokumentieren den Ablauf im System. Die PDF-Datei erlaubt Menschen, das Dokument schnell zu lesen und zu vergleichen.

In einem kleinen Unternehmen kann dies ein einfacher manueller Ablauf sein. Eine Steuerkanzlei oder ein Unternehmen mit vielen Rechnungen sollte ihn standardisieren: ursprüngliche XML-Datei aufbewahren, Vorschau erzeugen, einen festgelegten Feldsatz prüfen und das Dokument erst danach zur weiteren Freigabe oder Buchung weiterleiten.

Wenn Sie zunächst die Dateistruktur verstehen möchten, lesen Sie KSeF-XML lesen. Eine breitere Erklärung der Felder und des Schemas bietet der Beitrag XML und das Format FA(3) in KSeF.

Prüfen Sie vor der Verwendung in der Buchhaltung auch die XML-Validierung und -Verarbeitung in KSeF. Wenn Sie mit einer PDF-Datei beginnen und den umgekehrten Prozess benötigen, lesen Sie Kann man eine PDF-Datei an KSeF senden?.