UPO fehlt in KSeF: Wie lädt man die amtliche Empfangsbestätigung herunter?

Eine fehlende UPO nach dem Senden einer Rechnung an KSeF ist keine Diagnose für sich. Prüfen Sie zuerst den Status der Rechnung oder Sitzung, die KSeF-Nummer, die Referenznummer, den NIP-Kontext und das Tool, über das das Dokument gesendet wurde.

UPO kann erst für eine erfolgreich von KSeF angenommene Rechnung oder für eine geschlossene und verarbeitete Sitzung heruntergeladen werden, wenn eine Sitzungs-UPO entstanden ist. Status 100 oder 150 bedeutet, dass dieselbe Übermittlung weiter überwacht werden muss.

Wenn die Rechnung abgelehnt wurde, erhält sie keine KSeF-Nummer und keine UPO. Lesen Sie den Fehlercode, beheben Sie die Ursache und senden Sie erst danach die korrigierte FA(3)-XML erneut.

Die schlechteste Reaktion auf eine fehlende UPO ist ein automatisches erneutes Senden ohne Statusprüfung. Dadurch kann ein Duplikat entstehen oder die ursprüngliche Operation schwerer auffindbar werden.

Eine nicht sichtbare UPO kann aus Verarbeitung, Dokumentfehler, falscher Sitzung, abgelaufenem Link oder Einschränkungen des verwendeten Tools resultieren. Der Prozess beginnt deshalb immer mit dem Status derselben Rechnung oder Sitzung.

Der Übermittlungsstatus sagt mehr aus als die Meldung, dass eine Datei an das System übergeben wurde. In der KSeF-API bedeutet Status 100 Annahme zur weiteren Verarbeitung, Status 150 laufende Verarbeitung und Status 200 Erfolg.

Erst eine erfolgreiche Rechnung führt zur KSeF-Nummer und UPO. Fehlerstatus erfordern Diagnose. Dann ist die Suche nach UPO sinnlos, solange nicht klar ist, ob das Dokument überhaupt angenommen wurde.

Beim manuellen Weg beginnen Sie mit dem richtigen Steuerzahlerkontext. Melden Sie sich in der KSeF-2.0-Steuerzahleranwendung an, wählen Sie die richtige Einheit oder NIP und suchen Sie die Rechnung nach eigener Nummer, KSeF-Nummer, Datum oder Sendedaten.

Prüfen Sie anschließend den Dokumentstatus. Wenn die Rechnung angenommen wurde und eine KSeF-Nummer hat, laden Sie UPO über die Aktion an der Rechnung oder Sitzung herunter. Wenn der Status einen Fehler zeigt, diagnostizieren Sie die Ablehnung.

Die Bezeichnungen von Schaltflächen werden hier nicht als dauerhaft angegeben, weil sich die Oberfläche ändern kann. Für eine Klickanleitung muss die aktuelle MF-Dokumentation oder der aktuelle Bildschirm geprüft werden.

In einer API-Integration rufen Sie zuerst die Sitzungsliste oder den Status einer bestimmten Sitzung ab, danach Rechnungen in der Sitzung oder den Status einer einzelnen Rechnung. Erst nach bestätigter Annahme des Dokuments verwenden Sie den UPO-Endpunkt.

Die CIRF-Dokumentation beschreibt zwei Wege für die UPO einer einzelnen Rechnung: nach Rechnungsreferenznummer und nach KSeF-Nummer. Für die Sitzungs-UPO gibt es einen separaten Endpunkt mit UPO-Referenznummer.

Praktisch sollte die Integration Sitzungsreferenz, Rechnungsreferenz, KSeF-Nummer, Status, Annahmedatum und Link oder heruntergeladene UPO-XML speichern. Ohne diese Daten ist die spätere Suche deutlich schwieriger.

Im Alltag werden Rechnungs-UPO und Sitzungs-UPO leicht verwechselt. Rechnungs-UPO betrifft ein einzelnes Dokument. Sitzungs-UPO ist eine Sammelbestätigung nach Abschluss und Verarbeitung der Sitzung.

Bei wenigen Rechnungen brauchen Sie meist die Bestätigung für eine konkrete Rechnung. Bei Batch-Sendungen zählt auch die Kontrolle der ganzen Paketoperation: welche Dokumente angenommen, welche abgelehnt und welchen KSeF-Nummern UPO zugeordnet wurden.

Die KSeF-Nummer identifiziert eine vom System angenommene Rechnung und erscheint in der UPO. Für sitzungsbasierte Download-Endpunkte wird aber auch der Sitzungskontext benötigt. Ohne zu wissen, wo und wie gesendet wurde, reicht die Nummer oft nicht für eine schnelle Wiederherstellung der UPO.

Ein weiteres Problem ist die Vermischung von Nummern. Die eigene Rechnungsnummer kommt aus dem System des Verkäufers, die Sitzungsreferenz beschreibt die technische Operation und die KSeF-Nummer entsteht erst nach Annahme der Rechnung.

Wenn Sie nur die Rechnungsnummer aus Feld P_2 haben, suchen Sie zuerst im Tool, über das gesendet wurde. Lesen Sie danach KSeF-Nummer, Sitzungsnummer und UPO-Pfad ab.

Eine KSeF-Nummer ist ein starkes Signal, dass die Rechnung angenommen wurde. Das Herunterladen der UPO kann aber trotzdem an Link, Berechtigungen, Kontext oder Anwendung scheitern. Erstellen Sie deshalb keine neue Rechnung und senden Sie dasselbe Dokument nicht erneut.

Aktualisieren Sie zuerst den Rechnungsstatus. Wenn die Antwort einen UPO-Link enthält, prüfen Sie dessen Ablaufdatum. OpenAPI beschreibt `upoDownloadUrl` als Link, der bei der Statusabfrage erzeugt, per HTTP GET geladen und nach definierter Zeit ungültig wird.

Wenn der Link abgelaufen ist, erzeugen Sie ihn über den Status erneut. Wenn Sie in einer Anwendung arbeiten, prüfen Sie den richtigen NIP-Kontext und ob die Anwendung UPO für diese Rechnung unterstützt. In KSeFGPT ist UPO für Rechnungen verfügbar, die über diese Anwendung gesendet wurden.

Wenn weder KSeF-Nummer noch UPO vorhanden sind, ist der Vorgang offen. Das Dokument kann noch verarbeitet werden oder wurde abgelehnt. Senden Sie nicht automatisch eine weitere Version, solange der Endstatus nicht bekannt ist.

Prüfen Sie, ob der Status noch 100 oder 150 ist. Wenn ein Fehlerstatus vorliegt, lesen Sie Code, Beschreibung, Details und mögliche Erweiterungen. Bei Code 440 prüfen Sie die ursprüngliche Sitzung und ursprüngliche KSeF-Nummer, weil ein Duplikat vorliegen kann.

Die vollständige Fehlerprozedur finden Sie im Leitfaden Rechnung von KSeF abgelehnt. Dieser Artikel erklärt nur, warum UPO fehlt und wie Sie feststellen, ob sie bereits existieren sollte.

KSeFGPT ordnet den Prozess nach dem Senden: Benutzer sehen Dokumentstatus, Referenznummer, Verarbeitungsergebnis und nächste Aktionen an der Rechnung. Das ist wichtig, weil fehlende UPO nicht zu manuellem Raten führen sollte.

Wenn die Rechnung über KSeFGPT gesendet wurde, kann die Anwendung ihren Status anzeigen und UPO im selben Prozess verfügbar machen. Wenn das Dokument mit einem anderen System gesendet wurde, suchen Sie die Bestätigung dort, in der KSeF-Steuerzahleranwendung oder über eine API-Integration.

So hat das Buchhaltungsteam ein klares Vorgehen: Status prüfen, KSeF-Nummer lesen, UPO nach Erfolg herunterladen oder Fehlerdiagnose starten. Das reduziert das Risiko, eine Rechnung nur wegen fehlender Anzeige erneut zu senden.

Die technische FAQ des Finanzministeriums sagt, dass keine Pflicht besteht, KSeF-UPO herunterzuladen und zu archivieren. Im Betrieb ist lokale Ablage trotzdem sinnvoll, weil sie Audit, Statuskontrolle und Rückfragen erleichtert.

Der beste Satz umfasst XML der Rechnung, KSeF-Nummer, UPO, eigene Rechnungsnummer aus P_2, Annahmedatum, NIP des Verkäufers, Steuerzahlerkontext und Information, mit welchem Tool die Rechnung gesendet wurde.

Eine einfache Dateinamensregel kann so aussehen: `NIP_verkaeufer-rechnungsnummer-KSeF_nummer-upo.xml`. Wichtiger als der Name ist, dass das Team UPO immer mit einer konkreten Rechnung verbinden kann.

Bedeutet eine fehlende UPO, dass die Rechnung nicht von KSeF angenommen wurde? - Nicht immer. Eine fehlende UPO kann laufende Verarbeitung, eine nicht abgeschlossene Sitzung, einen abgelaufenen Download-Link, eine falsche Sitzung oder eine abgelehnte Rechnung bedeuten. Prüfen Sie zuerst den Rechnungsstatus und die KSeF-Nummer.

Wann kann man UPO in KSeF herunterladen? - Die UPO einer Rechnung kann nach erfolgreicher Verarbeitung heruntergeladen werden, also nach Erfolgsstatus und Vergabe der KSeF-Nummer. Eine Sitzungs-UPO ist nach Abschluss und Verarbeitung der Sitzung verfügbar, wenn UPO-Seiten erzeugt wurden.

Kann UPO über die KSeF-Nummer heruntergeladen werden? - Ja. Die KSeF-API ermöglicht das Herunterladen der Rechnungs-UPO aus einer Sitzung anhand der KSeF-Nummer und der Sitzungsreferenz. In Benutzeranwendungen verwenden Sie meist die Rechnungssuche oder eine Aktion am Dokument.

Reicht Status 100 oder 150 zum Herunterladen der UPO? - Nein. Status 100 bedeutet Annahme zur weiteren Verarbeitung, Status 150 bedeutet laufende Verarbeitung. In diesen Zuständen muss dieselbe Rechnung oder Sitzung weiter überwacht werden.

Was tun, wenn die Rechnung eine KSeF-Nummer hat, aber die UPO nicht heruntergeladen wird? - Aktualisieren Sie den Status, prüfen Sie den UPO-Link und sein Ablaufdatum, erzeugen Sie den Link erneut über den Status, prüfen Sie den richtigen NIP-Kontext und ob das Tool UPO für diese Rechnung unterstützt.

Muss man KSeF-UPO aufbewahren? - Laut technischer FAQ des Finanzministeriums besteht keine Pflicht, KSeF-UPO herunterzuladen und zu archivieren. Operativ lohnt es sich trotzdem, UPO zusammen mit XML, KSeF-Nummer, Rechnungsnummer und Annahmedatum abzulegen.

Kann KSeFGPT UPO für eine Rechnung herunterladen, die mit einem anderen System gesendet wurde? - Davon sollten Sie nicht ausgehen. In KSeFGPT ist UPO für Rechnungen verfügbar, die über diese Anwendung gesendet wurden. Für Rechnungen aus anderen Systemen suchen Sie UPO im ursprünglichen Tool, in der KSeF-Steuerzahleranwendung oder über die API-Integration.

Beginnen Sie bei fehlender UPO nicht mit erneuter Sendung. Prüfen Sie zuerst Status derselben Rechnung oder Sitzung, KSeF-Nummer, Referenznummer, NIP-Kontext und Sendequelle. Erst der Status zeigt, ob Sie warten, den Link erneuern, in einem anderen Tool suchen oder einen Fehler beheben müssen.

Bei Status 200 laden Sie UPO herunter und speichern sie mit KSeF-Nummer und eigener Rechnungsnummer. Bei Status 100 oder 150 überwachen Sie weiter. Bei Fehlerstatus diagnostizieren Sie die Ablehnung statt eine neue Version des Dokuments zu erstellen.

Weiterlesen: UPO in KSeF, Rechnung von KSeF abgelehnt, Rechnungen an KSeF senden und Fristen für KSeF-Rechnungen.