Jak wysyłać faktury z SAP do KSeF przez KSeFGPT?

KSeFGPT nie ma obecnie bezpośredniej integracji z SAP. Wystawione w SAP faktury sprzedażowe można jednak wyeksportować do PDF albo pliku CSV, XLS lub XLSX, jeśli pozwala na to konfiguracja systemu. Taki plik można zaimportować do KSeFGPT, sprawdzić dane faktury i wysłać dokument do KSeF.

PDF jest odczytywany przez OCR i AI, natomiast plik tabelaryczny przechodzi przez mapowanie kolumn oraz kontrolę wersji roboczych faktur. Żaden z tych formatów nie trafia bezpośrednio do KSeF. Po weryfikacji KSeFGPT przygotowuje dane faktury do wysyłki w wymaganej strukturze XML FA(3).

Ten przepływ dotyczy faktur sprzedażowych wystawianych przez firmę. Faktur zakupowych nabywca nie wysyła ponownie do KSeF, ponieważ po wystawieniu i przyjęciu przez KSeF pobiera je z systemu jako faktury przychodzące.

Planowana integracja ma pobierać wystawione faktury bezpośrednio z SAP i po przyjęciu dokumentu przez KSeF zapisywać numer KSeF przy właściwym dokumencie SAP. Nie ma jeszcze ogłoszonej daty premiery ani listy wspieranych wersji SAP.

Integracja SAP z KSeF może oznaczać dwa różne zadania. Pierwsze dotyczy tego, jak wysłać faktury do KSeF teraz. Drugie dotyczy automatyzacji, w której dane wychodzą z SAP, a wynik przyjęcia wraca do tego samego dokumentu bez ręcznego przenoszenia numerów.

Obecnie import faktur do KSeF pozwala przesłać do KSeFGPT dane faktur sprzedażowych wyeksportowanych z SAP. Bezpośrednia integracja z SAP pozostaje w planie rozwoju. Import plikowy nie daje automatycznego odczytu dokumentów z SAP ani zapisu numeru KSeF z powrotem w tym systemie.

SAP oferuje również własne rozwiązania eDocument i DRC. KSeFGPT nie jest więc jedyną możliwą drogą do KSeF. Wybór zależy od wersji SAP, obecnej architektury, wolumenu faktur, zakresu kontroli i tego, gdzie zespół chce obsługiwać błędy.

1. Czy SAP obsługuje KSeF

2. Jak KSeFGPT obsługuje eksport faktur z SAP

3. Jak wygląda obecny obieg z SAP do KSeF

4. Czego nie potwierdza samo wysłanie faktury

5. Jak ma wyglądać planowana integracja KSeFGPT z SAP

6. Jak przygotować SAP do przyszłej integracji

7. Jak wybrać właściwy model obsługi

8. Perspektywa wdrożeniowa

9. Najczęściej zadawane pytania

Poniższe zestawienie oddziela funkcje dostępne obecnie od planowanej integracji i natywnych możliwości SAP.

Tak, ale nie istnieje jedna odpowiedź wspólna dla każdego produktu i każdej instalacji SAP. Oficjalna dokumentacja opisuje obsługę polskich e-faktur między innymi dla SAP ERP, SAP S/4HANA i SAP Business One. W zależności od środowiska wykorzystywane są eDocument, eDocument Cockpit, Manage Electronic Documents albo SAP Document and Reporting Compliance.

Rodzina produktu: sprawdź, czy firma pracuje na SAP ERP, S/4HANA, Business One czy innym wariancie. Poziom aktualizacji: potwierdź wersję wydania, SP lub FPS oraz wymagane SAP Notes. Zakres procesu: upewnij się, czy rozwiązanie tworzy dokument, wysyła go, pobiera status, zapisuje numer KSeF i udostępnia Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO).

Oficjalne materiały SAP pokazują także mechanizm zapisu numeru KSeF otrzymanego od administracji w danych dokumentu. Nie oznacza to jednak, że każde środowisko ma tę funkcję aktywną bez konfiguracji, aktualizacji albo projektu wdrożeniowego.

Obecny proces zaczyna się od eksportu faktury sprzedażowej wystawionej w SAP. Jeżeli faktura zostanie wyeksportowana do pojedynczego pliku PDF, KSeFGPT odczyta jej pola przez OCR i AI. Użytkownik powinien następnie sprawdzić nabywcę, NIP, daty, pozycje, stawki, kwoty oraz rachunek bankowy.

Przy powtarzalnym albo większym wolumenie lepszym źródłem bywa CSV, XLS lub XLSX. KSeFGPT odczytuje kolumny, pozwala przypisać je do pól faktury, pokazuje wersje robocze dokumentów i oddziela pozycje wymagające poprawy. Szczegóły przygotowania arkusza opisuje poradnik masowej wysyłki faktur z Excela.

Faktur przychodzących nie należy w ten sposób wysyłać do KSeF. Wysyła je wystawca, a nabywca pobiera je z KSeF po przyjęciu przez system.

PDF: sprawdza się przy pojedynczych i nieregularnych dokumentach, ale wymaga kontroli odczytu. CSV/XLS/XLSX: lepiej pasuje do danych powtarzalnych, lecz wymaga poprawnego mapowania kolumn. XML FA(3): jest strukturą wysyłaną do KSeF, a nie zamiennikiem kontroli danych źródłowych.

Obecny obieg ma wyraźny punkt ręcznego przekazania pliku. Najpierw użytkownik eksportuje dokument albo dane z SAP, a następnie uruchamia import w KSeFGPT. Dopiero po kontroli wersji roboczej faktura może zostać wysłana do KSeF.

Krok 1: wyeksportuj PDF albo dane CSV/XLS/XLSX z właściwego dokumentu SAP. Krok 2: zaimportuj plik do KSeFGPT. Krok 3: sprawdź odczyt OCR albo mapowanie kolumn. Krok 4: popraw dane faktury i usuń duplikaty. Krok 5: przeprowadź walidację. Krok 6: zatwierdź wysyłkę do KSeF. Krok 7: sprawdź wynik przetwarzania, numer KSeF i UPO.

SAP -> eksport pliku -> KSeFGPT -> kontrola -> KSeF to prawidłowy opis obecnego przepływu. Nie obejmuje on automatycznego zapisu numeru KSeF w SAP, ponieważ taki zapis wymaga przyszłej integracji albo osobnego połączenia przygotowanego po stronie klienta.

Wysłanie faktury uruchamia asynchroniczne przetwarzanie. Odpowiedź techniczna zawiera numer referencyjny, który pozwala śledzić operację, ale nie jest numerem KSeF i nie potwierdza jeszcze przyjęcia dokumentu.

Numer dokumentu SAP: identyfikuje dokument w systemie źródłowym. Numer referencyjny: identyfikuje techniczną operację wysyłki. Numer KSeF: zostaje nadany po przyjęciu faktury. UPO: dokumentuje wynik przyjęcia i zawiera numer KSeF.

Model korelacji powinien zachowywać kolejno identyfikator dokumentu SAP, identyfikator importu w KSeFGPT, numer referencyjny wysyłki, numer KSeF po sukcesie oraz docelową referencję w SAP. Pierwsze cztery elementy można śledzić w obecnym procesie, natomiast automatyczny zapis ostatniego elementu należy do planowanej integracji.

Dopiero końcowy sukces przetwarzania, numer KSeF i dostępne UPO pozwalają zamknąć ścieżkę przyjętej faktury. Jeżeli operacja nadal trwa albo zakończyła się błędem, automatyczne ponowienie bez sprawdzenia stanu może prowadzić do duplikatu. Szersze wyjaśnienie zawierają artykuły Numer KSeF na fakturze oraz Jak sprawdzić status faktury w KSeF.

Planowana integracja ma usunąć ręczny eksport i ponowny zapis wyniku. Zakładany przepływ rozpocznie się od pobrania danych wystawionej faktury sprzedażowej z SAP, następnie obejmie mapowanie, kontrolę i wysyłkę przez KSeFGPT, a zakończy się po otrzymaniu wyniku z KSeF.

Potwierdzony kierunek produktu: po przyjęciu faktury numer KSeF ma wrócić do SAP i zostać powiązany z właściwym dokumentem. Zakres do ustalenia: wspierane produkty i wersje SAP, technika połączenia, miejsce zapisu numeru, synchronizacja statusu, dat, UPO i błędów oraz zasady ponowień.

Dopóki specyfikacja i data premiery nie są publiczne, integrację należy traktować jako plan rozwoju. Nie należy zakładać obsługi SAP ECC, S/4HANA, Business One, wersji chmurowych i instalacji lokalnych w jednym, identycznym zakresie.

Jeżeli potrzebujesz integracji SAP z KSeF, napisz na contact@flippi.co. W wiadomości warto podać używaną wersję SAP, przybliżoną liczbę faktur sprzedażowych oraz oczekiwany zakres wymiany danych.

Przed rozpoczęciem integracji firma może uporządkować najważniejsze decyzje. Najwięcej czasu w projekcie zwykle zajmuje nie samo połączenie, lecz ustalenie źródeł danych, odpowiedzialności, sposobu korelacji oraz obsługi wyjątków.

Środowisko: zapisz rodzinę SAP, wersję wydania, poziom aktualizacji, model wdrożenia i lokalne rozszerzenia. Dokumenty: zinwentaryzuj typy faktur, spółki, NIP-y, waluty, korekty i wolumeny. Dane: wskaż właściciela każdego pola oraz stabilny identyfikator dokumentu. Wynik: ustal, gdzie ma trafić numer KSeF i kto obsługuje odrzucenie.

Testy powinny objąć poprawne przyjęcie, błąd walidacji, brak uprawnienia, duplikat, przerwane połączenie i ponowienie. Przed ponowną wysyłką system musi sprawdzić stan poprzedniej operacji, aby ten sam dokument nie trafił do KSeF drugi raz.

Import plikowy jest rozwiązaniem przejściowym, gdy wolumen można kontrolować, a użytkownik ma dostęp do poprawnego eksportu faktur sprzedażowych z SAP. Pozwala sprawdzić jakość danych i rzeczywiste błędy przed rozpoczęciem większego projektu integracyjnego.

Natywne rozwiązanie SAP ma sens, gdy organizacja chce utrzymywać proces w swoim krajobrazie SAP, ma odpowiednie wersje i kompetencje oraz planuje rozwój eDocument lub DRC. Trzeba wtedy zweryfikować pełny obieg, a nie tylko możliwość utworzenia i wysłania dokumentu.

Planowana integracja KSeFGPT będzie warta rozważenia, gdy firma chce korzystać z KSeFGPT jako warstwy kontroli i monitorowania, ale wyeliminować ręczny eksport oraz ręczny zapis numeru KSeF. Ostateczna decyzja wymaga jednak opublikowania zakresu integracji i przetestowania go na konkretnym środowisku SAP.

Koszt i czas wdrożenia należy porównywać dla tego samego zakresu: danych wejściowych, typów faktur, uprawnień, statusów, UPO, błędów, ponowień, monitoringu i wsparcia. Pomocą może być osobny model opisany w artykule Koszt wdrożenia KSeF w firmie produkcyjnej.

Projektu nie warto zaczynać od wyboru techniki połączenia. Najpierw trzeba wskazać dokument źródłowy, właściciela danych oraz warunek zakończenia procesu. Jeżeli firma nie wie, który rekord SAP ma otrzymać numer KSeF i kto reaguje na odrzucenie, samo połączenie systemów nie rozwiąże problemu operacyjnego.

Import plikowy może być użytecznym etapem obserwacji przed automatyzacją. Pokazuje, których danych brakuje w eksporcie, gdzie pojawiają się różnice w mapowaniu i jakie decyzje użytkownik podejmuje przed wysyłką. Te ustalenia można później zamienić w reguły przyszłej integracji zamiast projektować je wyłącznie na podstawie dokumentacji technicznej.

Gotową integrację należy odebrać na scenariuszach biznesowych, a nie tylko na jednym poprawnym dokumencie. Test sukcesu, odrzucenia, duplikatu, przerwanego połączenia i ponowienia powinien zakończyć się jednoznacznym stanem zarówno w KSeFGPT, jak i w SAP. Dopiero wtedy automatyczny zapis numeru KSeF rzeczywiście zamyka proces faktury.

Jeżeli przygotowujesz proces SAP i KSeF, te cztery artykuły pomogą uporządkować kolejne decyzje:

Jak wysłać wiele faktur do KSeF z Excela - przygotowanie i kontrola pliku tabelarycznego przed wysyłką.

Czy PDF można wysłać do KSeF - różnica między dokumentem źródłowym a fakturą ustrukturyzowaną.

Numer KSeF na fakturze - moment nadania numeru i jego znaczenie w procesie.

Koszt wdrożenia KSeF w firmie produkcyjnej - elementy analizy, integracji, testów i utrzymania.