Schriftliche Anleitung

Was Sie tun werden

Sie laden eine Datei mit einer Partnerliste in KSeFGPT hoch, prüfen, wie die Anwendung die Spalten der Datei den Feldern der Partnerkarte zugeordnet hat, und bestätigen die Speicherung. Am Ende sehen Sie die importierten Firmen in der Liste Geschäftspartner.

Das Beispiel dieser Anleitung nutzt eine CSV-Datei, in der fünf Zeilen einen Firmennamen haben und eine Zeile nicht. Diese Zeile wird nicht importiert, deshalb meldet die Vorschau fünf Datensätze und eine übersprungene Zeile.

Voraussetzungen

Bevor Sie beginnen

Der Import läuft im Kontext der ausgewählten Firma. Die Geschäftspartner werden in der Firma gespeichert, die beim Bestätigen des Imports aktiv ist.

Element	Anforderung
Zugang	Firmeninhaber oder Organisationsmitglied mit Zugriff auf das Modul Geschäftspartner. Das Modul muss im Tarif enthalten sein.
Benötigte Datei	Eine XLSX-, XLS- oder CSV-Datei. Die Anwendung liest das erste Blatt und behandelt dessen erste Zeile als Spaltenüberschriften.
Pflichtspalte	Der Name des Geschäftspartners. Eine Zeile ohne Firmennamen wird übersprungen und erscheint nicht in der Vorschau.
Erkannte Felder	name, nip, regon, street, city, postal_code, country, email, phone, bank_account, bank_name und notes. Jede weitere Spalte wird zu einem zusätzlichen Feld der Partnerkarte.
Startpunkt	Wählen Sie nach der Anmeldung die richtige Firma und öffnen Sie Geschäftspartner.
Zeitaufwand	Etwa 2 Minuten für eine Datei mit einigen Dutzend Zeilen.
Wichtige Auswirkung	Pro Konto kann es nur einen Geschäftspartner mit derselben NIP-Nummer geben. Eine Zeile mit einer bereits gespeicherten Nummer wird nicht erneut angelegt.

Prozessvideo

PT28.32S

Die Aufnahme zeigt den Datei-Upload, die zugeordneten Spalten, die Bestätigung des Imports und die neuen Datensätze in der Partnerliste.

Geschäftspartner aus CSV oder Excel in KSeFGPT importieren - Videoanleitung

01Schritt

Öffnen Sie das Modul Geschäftspartner

Wählen Sie im Hauptmenü Geschäftspartner. Prüfen Sie in der Menüfußzeile, ob die Firma aktiv ist, in die Sie die Daten laden möchten.

Sie sehen die Partnerliste dieser Firma sowie die Schaltflächen Geschäftspartner importieren und Partner hinzufügen oben rechts.

Das Modul Geschäftspartner in KSeFGPT mit leerer Liste und der Schaltfläche Geschäftspartner importieren oben rechts — Schritt 1

02Schritt

Öffnen Sie das Importfenster

Klicken Sie auf Geschäftspartner importieren. Es öffnet sich das Fenster Geschäftspartner importieren mit der Beschreibung Geschäftspartner aus XLSX/CSV-Datei importieren.

Im Fenster sehen Sie den Upload-Bereich mit dem Text Klicken um Datei auszuwählen und die unterstützten Formate: XLSX, XLS, CSV.

Das Fenster Geschäftspartner importieren in KSeFGPT mit dem Auswahlbereich für die Datei und den Formaten XLSX, XLS, CSV — Schritt 2

03Schritt

Wählen Sie die Datei mit den Partnern

Klicken Sie auf den Upload-Bereich und wählen Sie die Datei auf Ihrem Rechner. Die Anwendung beginnt sofort mit der Verarbeitung und zeigt Datei wird verarbeitet...

In diesem Schritt liest KSeFGPT die Überschriften und Daten des ersten Blattes und ordnet die Spalten den Partnerfeldern zu. Leere Zeilen werden übersprungen.

04Schritt

Prüfen Sie die zugeordneten Spalten und die Vorschau

Nach der Verarbeitung zeigt das Fenster den Abschnitt Zugeordnete Spalten. Jede Marke hat das Format Dateiüberschrift → Partnerfeld, zum Beispiel Firmenname → name oder Postleitzahl → postal_code.

Eine Spalte ohne passendes Standardfeld erhält einen eigenen Schlüssel und steht nach dem Import in den zusätzlichen Feldern der Partnerkarte. Im Beispiel wird aus der Spalte Kategorie der Schlüssel category.

Darunter folgt eine Vorschau der ersten zehn Zeilen mit Name, NIP, Stadt und E-Mail-Adresse und unter der Tabelle der Zähler Gefunden mit der Anzahl der Datensätze. Enthielt die Datei Zeilen ohne Namen, steht daneben der Hinweis übersprungen.

Prüfen Sie, ob Firmenname und NIP in den richtigen Spalten stehen. Ist die Zuordnung falsch, klicken Sie auf Zurück, korrigieren Sie die Überschriften in der Datei und laden Sie sie erneut hoch.

Die Importvorschau für Geschäftspartner in KSeFGPT mit zugeordneten Spalten, fünf Datensätzen und einer übersprungenen Zeile — Schritt 4

05Schritt

Bestätigen Sie den Import

Klicken Sie auf Importieren. Die Schaltfläche zeigt die Anzahl der zu speichernden Datensätze in Klammern, zum Beispiel Importieren (5). Während der Speicherung erscheint Importiere...

Danach zeigt das Fenster Import abgeschlossen und die Zeile Importiert mit der Anzahl gespeicherter Datensätze. Dieselbe Zahl bestätigt die Meldung oben rechts im Bildschirm.

Das Importfenster in KSeFGPT mit der Meldung Import abgeschlossen und fünf importierten Datensätzen — Schritt 5

Endzustand

Prüfen Sie das Ergebnis

Klicken Sie auf Schließen. Die Partnerliste wird automatisch aktualisiert und zeigt die neuen Datensätze mit Name, NIP, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und dem Status Aktiv.

Öffnen Sie eine der importierten Karten, um die übrigen Daten zu prüfen. Werte aus Spalten außerhalb der Standardfelder stehen im Abschnitt Zusätzliche Felder.

Fehlerdiagnose

Wenn etwas nicht funktioniert

Vergleichen Sie das sichtbare Symptom mit der folgenden Tabelle.

Symptom	Wahrscheinliche Ursache	Was zu tun ist
Die Schaltfläche Geschäftspartner importieren fehlt	Der Tarif enthält das Modul Geschäftspartner nicht, oder das Organisationsmitglied hat keinen Zugriff darauf.	Prüfen Sie den Tarif oder bitten Sie den Inhaber der Organisation um Zugriff auf das Modul Geschäftspartner.
Nach dem Upload erscheint die Meldung Importfehler	Die Datei konnte nicht gelesen werden, zum Beispiel wegen eines nicht unterstützten Formats, einer beschädigten Datei oder eines leeren ersten Blattes.	Speichern Sie die Daten erneut als XLSX, XLS oder CSV, stellen Sie eine Überschriftenzeile im ersten Blatt sicher und laden Sie die Datei nochmals hoch.
Die Vorschau zeigt weniger Datensätze als die Datei Zeilen hat	Zeilen ohne Partnernamen werden übersprungen, ebenso vollständig leere Zeilen.	Ergänzen Sie die Spalte mit dem Firmennamen in der Quelldatei und wiederholen Sie den Import für die fehlenden Zeilen.
Eine Spalte landete im falschen Feld	Die Überschrift war unklar oder missverständlich, deshalb wählte die automatische Zuordnung ein anderes Feld.	Klicken Sie auf Zurück, benennen Sie die Überschrift eindeutig, etwa Firmenname, NIP oder Postleitzahl, und laden Sie die Datei erneut hoch.
Es wurden weniger Datensätze importiert als angezeigt	Eine NIP-Nummer aus der Datei war bereits im Konto gespeichert. Pro Konto ist nur ein Partner je Nummer möglich.	Prüfen Sie die Liste auf den vorhandenen Partner und entfernen Sie doppelte Zeilen vor dem nächsten Import aus der Datei.
Die Partner wurden in einer anderen Firma gespeichert	Beim Bestätigen des Imports war eine andere Firma aktiv.	Prüfen Sie den Firmennamen in der Menüfußzeile, wechseln Sie zur richtigen Firma und wiederholen Sie den Import.

Wie es weitergeht

Ergänzen Sie die importierten Karten um Daten, die nicht in der Datei standen. Die Anleitung zu zusätzlichen Feldern zeigt, wie Sie eigene Paare aus Name und Wert speichern.

Wenn Sie nur eine einzelne Karte statt einer ganzen Liste brauchen, nutzen Sie die Anleitung zum Anlegen eines neuen Geschäftspartners in KSeFGPT.

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Wie importiere ich Geschäftspartner aus einer CSV- oder Excel-Datei in KSeFGPT?