Wie lege ich Gruppenberechtigungen fest und weise die Gruppe einem Benutzer in KSeFGPT zu?
Erstellen oder bearbeiten Sie eine Gruppe, wählen Sie die erlaubten Aktionen aus und weisen Sie die Gruppe einem aktiven Organisationsmitglied zu. Die Zugriffsänderung gilt sofort.
- Modul
- Organisationen
- Lesezeit
- 6 Min.
- Schwierigkeitsgrad
- Das schaffst du mit geschlossenen Augen :)
- Veröffentlicht
- 11. August 2026
- Autor
- Rafał Zeidler
- Format
- Textanleitung
Schriftliche Anleitung
Was Sie tun werden
Sie konfigurieren eine Berechtigungsgruppe in Ihrer KSeFGPT-Organisation: Sie wählen die Aktionen aus, die ihre Mitglieder ausführen dürfen, und speichern die Änderungen.
Anschließend weisen Sie die Gruppe einem aktiven Benutzer zu. Ab diesem Zeitpunkt ergibt sich sein Zugriff auf die Daten und Module der ausgewählten Firma aus den kombinierten Berechtigungen aller ihm zugewiesenen Gruppen.
Voraussetzungen
Bevor Sie beginnen
Legen Sie zuerst fest, welche Aufgaben der Benutzer ausführen soll. Erteilen Sie nur die benötigten Berechtigungen, insbesondere für den Rechnungsversand, die Verwaltung von KSeF-Autorisierungen oder die Verwaltung anderer Organisationsmitglieder.
| Element | Voraussetzung |
|---|---|
| Zugriff | Inhaber der Organisation oder Mitglied mit der Berechtigung organization:manage_groups. |
| Organisation | Eine für die richtige Firma erstellte Organisation. Wählen Sie diese Firma vor Beginn im Kontowechsler aus. |
| Benutzer | Ein aktives Organisationsmitglied, das die Einladung angenommen hat. Gruppen können beim Inhaber und bei Personen mit dem Status Eingeladen nicht geändert werden. |
| Zugriffsumfang | Eine Liste der Aufgaben des Benutzers, etwa Rechnungen einsehen, an KSeF senden, importieren, Analysen einsehen oder Kontrahenten verwalten. |
| Ausgangspunkt | Wählen Sie nach der Anmeldung die richtige Firma und öffnen Sie Organisation. |
| Dauer | Etwa 3 Minuten. |
| Wichtige Auswirkung | Eine Änderung der Gruppenberechtigungen gilt sofort für alle Gruppenmitglieder, nicht nur für den in dieser Anleitung genannten Benutzer. |
Organisation der richtigen Firma öffnen
Wählen Sie im Kontowechsler die Firma aus, in der Sie Gruppenberechtigungen festlegen möchten. Wählen Sie anschließend Organisation in der Hauptnavigation.
Wenn Sie mehrere Firmen verwalten, prüfen Sie vor einer Gruppenänderung den Namen der ausgewählten Organisation. Gruppen und Mitglieder gehören jeweils zu einer bestimmten Organisation.
Gruppen öffnen
Wählen Sie Gruppen in der oberen Navigation des Moduls Organisation. Sie sehen die Gruppen, die Anzahl ihrer Mitglieder, die zugewiesenen Berechtigungen sowie die Schaltflächen Bearbeiten und Neue Gruppe.
Die Systemgruppe Zarząd hat vollständigen Zugriff und kann nicht gelöscht werden. Für Mitarbeiter, die Buchhaltung oder eine externe Kanzlei ist es in der Regel sicherer, eine eigene Gruppe mit engeren Berechtigungen anzulegen.
Gruppe erstellen oder Berechtigungen festlegen
Um eine vorhandene Gruppe zu konfigurieren, wählen Sie Bearbeiten in ihrer Zeile. Um eine neue Gruppe anzulegen, wählen Sie Neue Gruppe, geben Sie einen Namen ein und wählen Sie eine Farbe, mit der sie in der Benutzerliste leichter zu erkennen ist.
Wählen Sie unter Gruppenberechtigungen die erlaubten Aktionen aus. Sie können nach der Berechtigungskennung oder ihrer Beschreibung suchen. Jede Berechtigung wird separat ausgewählt.
| Bereich | Berechtigung | Was sie ermöglicht |
|---|---|---|
| Organisation | activities:read | Aktionsverlauf der Benutzer in der Organisation einsehen. |
| Organisation | organization:invite | Benutzer in die Organisation einladen. |
| Organisation | organization:manage_groups | Gruppen, ihre Berechtigungen und Mitgliederzuordnungen verwalten. |
| Firma und KSeF | companies:create | Neue Firmen anlegen. |
| Firma und KSeF | credentials:manage | KSeF-Autorisierungen hinzufügen und entfernen. |
| Firma und KSeF | settings:edit | Firmeneinstellungen bearbeiten. |
| Rechnungen | invoices:read | Rechnungen einsehen. |
| Rechnungen | invoices:send | Rechnungen an KSeF senden. |
| Rechnungen | invoices:import | Einzelne Rechnungen importieren. |
| Rechnungen | invoices:bulk_import | Rechnungen massenhaft importieren. |
| Weitere Module | chat:use | Den KI-Chat nutzen. |
| Weitere Module | automation:manage | Automatisierungen verwalten. |
| Weitere Module | analytics:read | Analysen einsehen. |
| Weitere Module | contractors:manage | Kontrahenten verwalten. |
| Weitere Module | integrations:manage | Integrationen verwalten. |
Gruppe speichern
Prüfen Sie den Gruppennamen und die ausgewählten Berechtigungen. Wählen Sie bei einer vorhandenen Gruppe Speichern und bei einer neuen Gruppe Gruppe erstellen.
Nach erfolgreichem Speichern erscheint Gruppenänderungen gespeichert oder Gruppe wurde erstellt. Die Liste Gruppen zeigt die aktuellen Berechtigungskennungen an.
Wenn die bearbeitete Gruppe bereits Mitglieder hat, gelten die neuen Berechtigungen sofort für diese Personen. Prüfen Sie vor dem Entzug einer wichtigen Berechtigung die neben dem Gruppennamen angezeigte Mitgliederzahl.
Zur Benutzerliste zurückkehren
Wählen Sie Einstellungen in der oberen Navigation des Moduls Organisation. Suchen Sie auf der Karte Benutzer die E-Mail-Adresse des aktiven Mitglieds, dessen Zugriff Sie ändern möchten.
Beim Inhaber und bei einer Person mit dem Status Eingeladen ist die Gruppenbearbeitung gesperrt. Gruppen können beim Senden einer Einladung ausgewählt werden; weitere Änderungen sind nach deren Annahme möglich.
Gruppe dem Benutzer zuweisen
Wählen Sie in der Spalte Gruppen beim richtigen Benutzer hinzufügen. Wählen Sie anschließend die vorbereitete Gruppe aus der Liste. Die Zuordnung wird sofort gespeichert—es gibt keine separate Schaltfläche Speichern.
Nach dem Hinzufügen erscheint der Gruppenname neben der E-Mail-Adresse des Benutzers. Die Liste unter hinzufügen enthält nur Gruppen, denen diese Person noch nicht angehört.
Um dem Benutzer die Berechtigungen dieser Gruppe später zu entziehen, wählen Sie × neben ihrem Namen. Beachten Sie, dass dieselben Berechtigungen weiterhin aus einer anderen zugewiesenen Gruppe stammen können.
Aktionsverlauf prüfen
Wählen Sie Aktivität in der oberen Navigation des Moduls Organisation. Das Protokoll zeigt die erfassten Vorgänge für die ausgewählte Firma: die E-Mail-Adresse des Benutzers, die Aktion sowie Datum und Uhrzeit. Ein erfolgloser oder blockierter Vorgang wird zusätzlich als abgelehnt gekennzeichnet.
Nach Abschluss dieser Anleitung sollten in der Liste hat eine Gruppe geändert und hat einen Benutzer zur Gruppe hinzugefügt erscheinen. So können Sie prüfen, wer den Zugriff eines Organisationsmitglieds wann geändert hat.
Der Inhaber der Organisation hat automatisch Zugriff auf das Protokoll. Ein anderes Mitglied kann Aktivität nur öffnen, wenn mindestens eine seiner Gruppen activities:read enthält.
Endzustand
Ergebnis prüfen
Auf der Karte Benutzer sollte der Name der zugewiesenen Gruppe neben der E-Mail-Adresse des Mitglieds angezeigt werden. Unter Gruppen sollte die Mitgliederzahl dieser Gruppe steigen und die Initialen des Benutzers sollten daneben erscheinen.
Der neue Zugriff funktioniert korrekt, wenn der Benutzer nach Auswahl der Organisation in seinem Konto die erlaubten Module öffnen und die von der Gruppe gewährten Aktionen ausführen kann, während alle anderen Aktionen weiterhin gesperrt bleiben.
Fehlerdiagnose
Wenn etwas nicht funktioniert
Vergleichen Sie den angezeigten Status oder die Meldung mit der folgenden Tabelle.
| Problem | Wahrscheinliche Ursache | Was ist zu tun |
|---|---|---|
| Neue Gruppe und Bearbeiten sind nicht sichtbar | Ihr Konto hat für die ausgewählte Firma nicht die Berechtigung organization:manage_groups. | Bitten Sie den Inhaber oder Organisationsadministrator um die Berechtigung zur Gruppenverwaltung. |
| Aktivität lässt sich nicht öffnen | Ihr Konto hat für die ausgewählte Firma nicht die Berechtigung activities:read. | Bitten Sie den Inhaber oder Organisationsadministrator, Sie einer Gruppe mit activities:read zuzuweisen. |
| Beim Benutzer wird hinzufügen nicht angezeigt | Es handelt sich um den Inhaber, die Person hat noch den Status Eingeladen oder Ihnen fehlt organization:manage_groups. | Wählen Sie ein aktives Mitglied. Wenn die Einladung noch aussteht, bitten Sie den Benutzer, sie anzunehmen. |
| Die Gruppe steht nicht unter hinzufügen | Der Benutzer gehört dieser Gruppe bereits an. | Prüfen Sie die Gruppenkennzeichnungen direkt neben seiner E-Mail-Adresse. |
| Nach der Änderung erscheint Vorgang fehlgeschlagen | Die Gruppe oder Mitgliederzuordnung konnte nicht gespeichert werden. | Lassen Sie die Seite geöffnet. Prüfen Sie die Verbindung und Ihre Berechtigung organization:manage_groups und versuchen Sie es erneut. |
| Der Benutzer kann die benötigte Aktion weiterhin nicht ausführen | Die Gruppe enthält nicht die richtige Berechtigung oder eine andere Organisation ist ausgewählt. | Prüfen Sie die aktive Firma, öffnen Sie Gruppen, wählen Sie Bearbeiten und vergleichen Sie die benötigte Kennung mit den ausgewählten Berechtigungen. |
| Der Benutzer hat mehr Zugriff als erwartet | Er gehört zusätzlich einer anderen Gruppe an, die weitere Berechtigungen erteilt. | Prüfen Sie alle Gruppenkennzeichnungen beim Benutzer und entfernen Sie die unnötige Zuordnung mit ×. |
Wie geht es weiter?
Prüfen Sie regelmäßig die Mitglieder von Gruppen mit invoices:send, credentials:manage, organization:invite oder organization:manage_groups, da diese Berechtigungen Aktionen mit größeren Auswirkungen erlauben.
Wenn der Benutzer noch kein Organisationsmitglied ist, folgen Sie der Anleitung Wie füge ich einer Organisation in KSeFGPT einen Benutzer hinzu?.
Teamzugriff in KSeFGPT konfigurieren
Melden Sie sich an, legen Sie die Gruppenberechtigungen fest und weisen Sie die Gruppe einem aktiven Organisationsmitglied zu.