Vereinfachte Rechnung in KSeF. Wann ist sie möglich?

Nach polnischem Recht können Sie eine vereinfachte Rechnung ausstellen, wenn der Gesamtbetrag 450 PLN beziehungsweise 100 EUR bei einer Rechnung in Euro nicht überschreitet und die übrigen gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind. Sie dürfen dann bestimmte Angaben weglassen. Eine Rechnung mit vollständigen Angaben bleibt ebenfalls möglich.

Ein Betrag bis 450 PLN befreit nicht automatisch von KSeF, Polens nationalem System für elektronische Rechnungen. Im Jahr 2026 gelten daneben die Monatsgrenze von 10.000 PLN brutto und eine eigene Ausnahme für Rechnungen aus Registrierkassen sowie Kassenbons mit der polnischen Steueridentifikationsnummer NIP, die als vereinfachte Rechnungen anerkannt werden.

Beide Übergangserleichterungen enden am 31. Dezember 2026. Die vereinfachte Rechnung selbst bleibt bestehen und kann über KSeF ausgestellt werden. Das polnische Finanzministerium bestätigte am 16. September 2026 die Pflicht für die kleinsten Unternehmen ab Januar 2027. Der zugleich angekündigte weitere Aufschub der Sanktionen für Fehler setzt eine Gesetzesänderung voraus.

Was ist eine vereinfachte Rechnung und was bedeutet UPR?

Welche Angaben muss eine vereinfachte Rechnung enthalten?

Wann muss eine vereinfachte Rechnung über KSeF ausgestellt werden?

Wie wird die Grenze von 10.000 PLN im Jahr 2026 berechnet?

Rechenbeispiele zur Grenze von 10.000 PLN

Was ändert sich ab dem 1. Januar 2027?

Wie bereiten Sie die Rechnungsstellung in Ihrem Unternehmen vor?

Häufig gestellte Fragen

Sie verkaufen einem Unternehmen eine Dienstleistung für 300 PLN und möchten wissen, ob die NIP des Kunden als Käuferangabe genügt und ob die Rechnung außerhalb von KSeF bleiben darf. Das sind zwei getrennte Fragen. Die erste betrifft die Angaben auf dem Dokument, die zweite die Pflicht zur Nutzung des Systems. Die folgenden Erläuterungen berücksichtigen die am 16. September 2026 verfügbaren polnischen Vorschriften und Mitteilungen des Finanzministeriums.

Art. 106e Abs. 5 Nr. 3 des polnischen Umsatzsteuergesetzes erlaubt einen vereinfachten Umfang der Rechnungsangaben bei einem Gesamtbetrag bis 450 PLN beziehungsweise 100 EUR, wenn der Betrag in Euro angegeben ist. Aus dem Dokument muss sich die Umsatzsteuer für die einzelnen Steuersätze ermitteln lassen. Genau 450 PLN liegen innerhalb der Grenze, 450,01 PLN nicht mehr.

In KSeF erhält eine solche Rechnung im Format FA(3) die Kennzeichnung UPR. Diese bezeichnet den Rechnungstyp und kein eigenständiges Verfahren zur Steuerabrechnung. Ein Betrag unterhalb der Grenze verpflichtet nicht zur Wahl dieses Typs: Eine Rechnung über 300 PLN mit vollständigen Angaben ist ebenfalls zulässig.

Für die Praxis sind die drei unterschiedlichen Regelungen in der Tabelle entscheidend. Vereinfachte Angaben, die monatliche Erleichterung für den Aussteller und die Ausnahme für Registrierkassen haben jeweils eigene Voraussetzungen. Weitere Dokumenttypen vergleichen wir im Ratgeber zu den Rechnungsarten in KSeF.

Auf einer vereinfachten Rechnung dürfen der Name beziehungsweise Vor- und Nachname sowie die Anschrift des Käufers entfallen. Für die Angaben des Verkäufers gilt dies nicht. Die vorgeschriebene steuerliche Identifikationsnummer des Käufers bleibt erforderlich, bei einem typischen Inlandsgeschäft die NIP. NIP und Betrag allein ergeben noch keine vollständige Rechnung.

Das Handbuch KSeF 2.0, Teil II erläutert in Kapitel 2.10, welche Angaben entfallen dürfen und wie die Steuer bestimmbar bleiben muss. Die Beispiele 15 und 16 aus dem offiziellen Dateipaket des Finanzministeriums zeigen zwei Darstellungen einer vereinfachten Rechnung über denselben Betrag von 450 PLN.

Beispiel 15 des Finanzministeriums: Das Dokument enthält Summen von 365,85 PLN netto, 84,15 PLN Umsatzsteuer und 450 PLN brutto. Der Käufer wird durch seine NIP identifiziert, ohne Namen und Anschrift. In der Rechnungsposition steht die Warenbezeichnung.

Beispiel 16 des Finanzministeriums: Das Dokument nennt 450 PLN brutto und den Steuersatz von 23 % in der Rechnungsposition. Auch aus diesen Angaben lässt sich die Steuer ermitteln. Die Beispiele des Ministeriums veranschaulichen unterschiedliche Möglichkeiten, die erforderliche Information abzubilden.

Bei mehreren Umsatzsteuersätzen reicht ein einziger, nicht zugeordneter Bruttobetrag nicht aus. Die Angaben müssen weiterhin die Ermittlung der Steuer für jeden Steuersatz ermöglichen. Die Vereinfachung lässt bestimmte Felder entfallen, beseitigt aber nicht diese Informationspflicht.

Art. 106e Abs. 6 schließt die Vereinfachung unter anderem bei innergemeinschaftlichen Lieferungen, innergemeinschaftlichen Fernverkäufen, Fernverkäufen eingeführter Gegenstände, Verkäufen ohne die vorgeschriebene steuerliche Identifikationsnummer des Käufers sowie im Sonderfall nach Art. 106a Nr. 2 Buchst. a aus. Nicht jeder grenzüberschreitende Verkauf wird daher gleich behandelt. Auch weitere für den jeweiligen Umsatz vorgeschriebene Vermerke sind zu berücksichtigen.

Bei einer vereinfachten Rechnung, die in einer Software und nicht über eine Registrierkasse erstellt wird, ist die KSeF-Pflicht genauso zu prüfen wie bei anderen Rechnungen. Ein Betrag von 100 PLN, 200 PLN oder 450 PLN begründet keine eigenständige Ausnahme. Unterliegen Aussteller und Umsatz der Pflicht und greift keine besondere Erleichterung oder Ausnahme, muss das Dokument über KSeF ausgestellt werden.

Prüfen Sie vor der Ausstellung diese vier Fragen:

1. Welches Dokument stellen Sie aus? Prüfen Sie im Jahr 2026, ob es sich um eine Rechnung aus einer Registrierkasse oder um einen fiskalischen Kassenbon mit NIP handelt, der die Voraussetzungen einer vereinfachten Rechnung erfüllt. Für diese Dokumente gilt die eigene Ausnahme nach Art. 145n. Ein gewöhnlicher Rechnungsausdruck aus einer Software wird dadurch nicht zur Rechnung aus einer Registrierkasse.

2. Greift für den Aussteller oder den Umsatz eine andere Ausnahme? Beispielsweise unterliegen Rechnungen an Verbraucher nicht der KSeF-Pflicht. Entscheidend ist die tatsächliche Einordnung des Umsatzes, nicht allein der Rechnungsbetrag.

3. Können Sie die Grenze von 10.000 PLN noch nutzen? Würde die Rechnung ohne diese Erleichterung der KSeF-Pflicht unterliegen, ermitteln Sie die Summe der dafür relevanten, im Monat ausgestellten Dokumente. Berücksichtigen Sie die geplante Rechnung und prüfen Sie, ob die Berechtigung bereits früher entfallen ist.

4. Sind vereinfachte Angaben zulässig? Prüfen Sie davon getrennt die Grenze von 450 PLN oder 100 EUR, die Angaben zum Käufer und die gesetzlichen Ausschlüsse. Je nach den vorangegangenen Antworten kommt eine Rechnung mit vollständigen oder vereinfachten Angaben in Betracht, innerhalb oder außerhalb von KSeF.

Die Änderungen für Kassenbons mit NIP ab dem 1. Januar 2027 erläutern wir gesondert. Die folgende Übersicht gilt für den Zeitraum bis Ende 2026 und zeigt, warum der Kaufbetrag allein nicht entscheidet.

Art. 145m erlaubt vom 1. April bis zum 31. Dezember 2026 die Ausstellung der davon erfassten Rechnungen außerhalb von KSeF, wenn der damit dokumentierte Umsatz einschließlich Steuer im Monat 10.000 PLN nicht überschreitet. Genau 10.000 PLN liegen innerhalb der Grenze. Die Vorschrift verlangt nicht zusätzlich, dass jede einzelne Rechnung höchstens 450 PLN beträgt.

Nach den Antworten des Finanzministeriums zur Betragsgrenze entscheidet das Ausstellungsdatum darüber, welchem Monat die Rechnung zugeordnet wird. Maßgeblich sind weder der Zahlungszeitpunkt noch das Datum der Leistung. Eine im September ausgestellte Rechnung für eine Dienstleistung im August zählt beispielsweise zur Septembersumme, auch wenn der Kunde erst im Oktober zahlt.

Rechnen Sie nicht automatisch den gesamten Unternehmensumsatz zusammen. Das Finanzministerium stellt auf Rechnungen ab, die ohne diese Erleichterung der KSeF-Pflicht unterlägen. Die Erläuterungen vor Beginn der zweiten Einführungsphase nehmen unter anderem Dokumente für Verbraucher sowie Rechnungen und Kassenbons mit eigener Kassenausnahme von der Berechnung aus.

Vergleichen Sie die Summe vor jeder weiteren Rechnung mit der Grenze. Bereits das Dokument, das zur Überschreitung führt, muss über KSeF ausgestellt werden. Sie warten nicht auf die nächste Rechnung oder den Folgemonat. Nach Wegfall dieser Erleichterung lässt ein geringerer Umsatz im nächsten Monat sie nicht wieder aufleben. Andere Ausnahmen sind weiterhin gesondert zu prüfen.

Weder eine polnische Umsatzsteuerbefreiung noch die Rechtsform eines Einzelunternehmens befreit für sich genommen von KSeF. Die Erleichterung betrifft die Ausstellung von Dokumenten: Rechnungen Ihrer Geschäftspartner müssen Sie bereits 2026 aus KSeF empfangen können. Weitere Vorbereitungen behandelt der Ratgeber KSeF für kleine Unternehmen.

Die Beispiele veranschaulichen die Berechnung der Grenze. Alle Beträge sind Bruttobeträge. Vorausgesetzt werden polnische Inlandsgeschäfte zwischen Unternehmen, das Fehlen anderer Ausnahmen und eine bestehende Berechtigung zur Erleichterung vor der beschriebenen Überschreitung.

Besonders leicht lassen sich zwei Fälle verwechseln: eine Rechnung über 200 PLN, mit der die Monatsgrenze überschritten wird, und eine Rechnung über 5.000 PLN, bei der dies nicht geschieht. Die erste kann trotz zulässiger vereinfachter Angaben KSeF erfordern. Die zweite darf nicht aufgrund der Grenze von 450 PLN vereinfacht werden, kann aber noch rechtmäßig außerhalb des Systems ausgestellt werden.

Überschreiten Sie die Grenze im September und stellen im Oktober nur Rechnungen über 3.000 PLN aus, kehren Sie nicht zur Erleichterung nach Art. 145m zurück. Deshalb sollten Sie neben der Monatssumme festhalten, ob die Berechtigung bereits zuvor entfallen ist.

Ende 2026 laufen zwei unterschiedliche Erleichterungen aus: die Monatsgrenze von 10.000 PLN und die Ausnahme für Registrierkassen. Die kleinsten Unternehmen, die bisher die Betragsgrenze genutzt haben und nicht unter eine andere Ausnahme fallen, müssen ab dem 1. Januar 2027 Rechnungen über KSeF ausstellen. Andere Ausnahmen, etwa für Rechnungen an Verbraucher, werden dadurch nicht insgesamt aufgehoben.

Auch vereinfachte Rechnungen werden nicht insgesamt abgeschafft. Der reduzierte Umfang der Angaben ergibt sich weiterhin aus Art. 106e, und KSeF sieht dafür den Rechnungstyp UPR vor. Hingegen ändert sich der Status eines fiskalischen Kassenbons mit NIP. In Antwort Nr. 17 vom 27. April 2026 erklärt das Finanzministerium, dass ein solcher Bon ab 2027 weiterhin ausgestellt werden darf, aber nicht mehr als vereinfachte Rechnung gilt.

Am 16. September 2026 veröffentlichte das Finanzministerium eine Mitteilung zum geplanten weiteren Aufschub der Sanktionen für KSeF-Fehler bis Ende 2027. Darin stellt es ausdrücklich klar, dass der Vorschlag Gesetzesänderungen voraussetzt und die Arbeit an einem Gesetzentwurf beginnt. Zum Veröffentlichungsdatum dieses Artikels handelt es sich somit um eine angekündigte Gesetzesänderung, nicht um eine bereits beschlossene Verlängerung.

Dieselbe Mitteilung bestätigt die Pflicht für die kleinsten Steuerpflichtigen ab dem 1. Januar 2027 und betont, dass ein Aufschub der Sanktionen die KSeF-Pflicht nicht aufhebt. Die Vorbereitung Ihres Unternehmens sollte sich deshalb nach dem Beginn der Rechnungspflicht richten. Die angekündigte Änderung der Sanktionen erlaubt nicht, das System ein weiteres Jahr zu umgehen.

Ein verlässlicher Ablauf beginnt mit der Einordnung des Umsatzes und des Dokuments. Stützen Sie ihn nicht allein auf die Annahme, dass Beträge unter 450 PLN außerhalb von KSeF bleiben dürfen. Eine solche allgemeine Regel gibt es nicht. Prüfen Sie vor der nächsten Rechnung diese Punkte:

Käufer und Dokument: Klären Sie, ob Sie an ein Unternehmen oder einen Verbraucher verkaufen und ob das Dokument über eine Registrierkasse ausgestellt wird.

Grundlage für die Ausstellung außerhalb von KSeF: Benennen Sie die konkrete Ausnahme oder bestätigen Sie die Berechtigung zur monatlichen Erleichterung. Halten Sie fest, ob die Grenze bereits früher überschritten wurde.

Monatssumme: Berücksichtigen Sie die relevanten Rechnungen anhand ihres Ausstellungsdatums. Prüfen Sie die Summe vor Ausstellung des Dokuments, mit dem die Grenze überschritten werden könnte.

Rechnungsangaben: Prüfen Sie bei der Vereinfachung den Betrag, die Identifikationsnummer des Käufers, die Verkäuferangaben und die Ermittelbarkeit der Steuer. Wählen Sie auch bei einem kleinen Betrag eine Rechnung mit vollständigen Angaben, müssen alle dafür vorgeschriebenen Daten enthalten sein.

Zugang und Software: Bereiten Sie die Authentifizierung und die Berechtigungen zum Ausstellen und Empfangen von Rechnungen vor. Möchten Sie vereinfachte Rechnungen nutzen, prüfen Sie die Unterstützung dieses Rechnungstyps in Ihrer konkreten Software. Dass KSeF das Format unterstützt, bedeutet nicht, dass jedes Formular diese Option anbietet.

Mit KSeFGPT können Sie eine Rechnung im Formular oder im KI-Chat erstellen, an KSeF senden und eine lesbare Visualisierung auf Polnisch, Englisch, Deutsch oder Ukrainisch herunterladen. So lässt sich die tägliche Rechnungsstellung organisieren, unabhängig davon, wann die Erleichterung für Ihr Unternehmen endet.

Rechnungsarten in KSeF Vergleichen Sie vereinfachte Rechnungen mit regulären Rechnungen, Anzahlungs-, Schluss- und Korrekturrechnungen.

Kassenbon mit NIP ab dem 1. Januar 2027 Erfahren Sie, wie sich das Ende der Übergangsfrist auf Dokumente aus Registrierkassen auswirkt.

KSeF für kleine Unternehmen Verschaffen Sie sich einen Überblick über Termine, Berechtigungen sowie den Empfang und die Ausstellung von Rechnungen in einem kleinen Unternehmen.

Umsatzsteuerrechnung in KSeF Schritt für Schritt Erfahren Sie, wie Sie eine reguläre Rechnung vorbereiten und das Ergebnis der Übermittlung an das System prüfen.