PDF-zu-KSeF-XML-Konverter mit Buchhaltungsintegrationen

KSeFGPT verbindet sich direkt mit Fakturownia.pl. A-Cube stellt eine polnische API für das Auslesen von PDFs und die Verarbeitung von KSeF-XML bereit. PDFdoKSEF führt API-Zugang im Paket L auf. Für die Auswahl zählt, ob Sie eine eingerichtete Verbindung nutzen, eine eigene API-Anbindung entwickeln oder Dateien zwischen den Programmen übertragen möchten.

Fakturownia dokumentiert Exporte für Optima, Symfonia FK und InsERT-Produkte. Dabei werden XML für die verteilte Arbeit in Optima, eine Symfonia-Textdatei beziehungsweise InsERT EPP verwendet. Diese Formate sind keine anderen Bezeichnungen für die Rechnungsstruktur FA(3) des polnischen KSeF-Systems.

Ist eine Rechnung bereits in KSeF vorhanden, prüfen Sie zuerst den direkten Abruf in Ihrer Buchhaltungssoftware. Das erneute Auslesen ihrer PDF-Datei verursacht meist einen unnötigen Zwischenschritt. Annahme durch KSeF, Import in die Software und Verbuchung sind weiterhin getrennte Ergebnisse.

Eine Kanzlei benötigt möglicherweise eine Eingangsrechnung im Umsatzsteuerregister. Ein Unternehmen möchte dagegen eine Ausgangsrechnung erstmals an KSeF übermitteln. Dieselbe PDF-Datei bedeutet deshalb nicht dieselbe Aufgabe. Dieser Vergleich behandelt konkrete Verbindungen und dokumentierte Bedingungen mit Stand vom 21. September 2026. Herausgeber ist KSeFGPT, dessen Produkt ebenfalls vorkommt. Der Vergleich hilft bei der Auswahl eines zu prüfenden Weges. Er ist kein OCR-Genauigkeitstest und garantiert keine vollständige Feldübertragung zwischen beliebigen Programmversionen.

Welche Konverter bieten Anbindungen?

Wie gelangen Daten zu Optima, Symfonia und InsERT?

Wann ist der direkte KSeF-Abruf sinnvoll?

Was kostet die Integration?

Was sollte ein Probeimport prüfen?

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Häufig gestellte Fragen

FA(3), das XML-Format für verteilte Arbeit in Optima, Symfonia-TXT und InsERT-EPP erfüllen unterschiedliche Aufgaben. Lassen Sie die empfangende Buchhaltung festlegen, welches Format und welche Version sie für den Import benötigt.

Kalkulieren Sie neben dem Konverter auch das Nutzerkonto beim zwischengeschalteten Dienst, Zusatzmodule, Buchhaltungssoftware und Einrichtung. Ein Probeimport bis in das Zielprogramm zeigt, ob die benötigten Daten dort richtig ankommen.

Die Verbindung von KSeFGPT zu Fakturownia.pl wird direkt in der Anwendung mit Subdomain und API-Token eingerichtet. A-Cube bietet eine Programmierschnittstelle: Die polnische Spezifikation beschreibt das Hochladen einer PDF-Datei, den Abruf des Ergebnisses als XML oder JSON und die gesonderte Rechnungsübermittlung an KSeF. Die Anbindung an das eigene Zielsystem wird entwickelt und getestet.

KSeFGPT übernimmt Daten aus Fakturownia und ermöglicht die Übermittlung ausgewählter Rechnungen an KSeF. In Gegenrichtung überträgt KSeFGPT bereits in KSeF vorhandene Rechnungen an Fakturownia. Dieser Export unterstützt reguläre Rechnungen des Typs VAT und Korrekturrechnungen des Typs KOR, höchstens 50 Dokumente pro Stapel. Anzahlungsrechnungen des Typs ZAL und Schlussrechnungen des Typs ROZ werden von dieser Exportfunktion nicht unterstützt.

A-Cube verlangt die Prüfung und gegebenenfalls Ergänzung der ausgelesenen Daten. Für die Weiterverarbeitung in Optima, Symfonia oder InsERT müssen Datenzuordnung und Übertragung an das jeweilige Programm eingerichtet werden.

Die Optima-Anleitung von PDFdoKSEF beschreibt den PDF-Export im Ausgangsprogramm und das manuelle Hochladen in den Konverter. ksefpdf.pl stellt nach der Konvertierung eine XML-Arbeitsdatei zum Herunterladen bereit. Die Datei wird anschließend im vorgesehenen System weiterverarbeitet.

Prüfen Sie nach der Werkzeugauswahl das vom Empfänger benötigte Format. Die Bezeichnung XML allein reicht dafür nicht aus.

Für eine eigene Ausgangsrechnung, die erstmals an KSeF übermittelt werden soll, kann der Weg mehrere Schritte umfassen: PDF-Auslesen in KSeFGPT, Entwurfsprüfung, KSeF-Übermittlung, Übergabe an Fakturownia und Export im Zielformat. Fakturownia stellt dafür gesonderte Exportanwendungen bereit. Jede Übergabe ist ein eigener Vorgang mit eigenen Einstellungen.

Ist die Rechnung bereits in KSeF vorhanden, beginnt der Weg beim Abruf ihrer strukturierten Daten. Eine außerhalb von KSeF erhaltene Eingangsrechnung bearbeiten Sie dagegen über den dafür vorgesehenen Import oder die Belegerfassung Ihrer Buchhaltung. Übermitteln Sie diese Lieferantenrechnung nicht als eigene Ausgangsrechnung an KSeF.

Optima: Der Export verwendet die Funktion für verteilte Arbeit. Buchhaltungskonfiguration und Datenbankkennungen müssen zusammenpassen. Diese XML-Datei darf nicht anstelle einer FA(3)-Rechnung an KSeF übermittelt werden.

Symfonia: Wählen Sie die aktuelle Anwendung Eksport Symfonia FK. Fakturownia beschreibt eine TXT-Datei und die Übernahme der KSeF-Nummer, sofern sie in der Rechnung vorhanden ist. Stimmen Sie Importprofil und Softwareversion auf Empfängerseite ab.

InsERT: Die Exportversion ist entscheidend. EPP 1.11 enthält keine KSeF-Nummern; die separate Exportanwendung EPP 1.12 berücksichtigt sie. Prüfen Sie außerdem den Kommunikationszweck und den konkreten Importer Ihrer Kanzlei.

Nach der Übertragung zu Fakturownia können zusätzliche Kategorien oder Exporteinstellungen erforderlich sein. Ein erfolgreicher Teilschritt garantiert nicht die Vollständigkeit aller Daten im nächsten. Für eine bereits in KSeF vorhandene Rechnung kommt außerdem ein kürzerer Weg infrage.

Hat ein Lieferant seine Rechnung bereits in KSeF ausgestellt, kann die Buchhaltungssoftware deren strukturierte Daten abrufen. Die Rechnung muss nicht aus dem erhaltenen PDF rekonstruiert werden. Stellen Sie eine Lieferantenrechnung auch nicht erneut als eigenen Verkauf aus.

Optima: Ab Version 2026.4.1 können Rechnungen automatisch paketweise im Hintergrund aus KSeF abgerufen werden. Der KSeF-Abruf war bereits in früheren Versionen verfügbar. Diese Versionsangabe bezeichnet weder den Beginn des KSeF-Empfangs noch die Mindestversion für den Import von Fakturownia-Dateien.

Symfonia: Die Dokumentation zu Finanse i Księgowość 2026.1 beschreibt KSeF Plus, die Dokumentprüfung und die Übernahme in den Bereich Bufor anhand vorbereiteter Dokumentvorlagen. Die weitere Kontierung und Verbuchung erfolgen gesondert.

InsERT: Für Rachmistrz GT und Rewizor GT ist die zertifikatsgestützte KSeF-Kommunikation ab Version 1.87 dokumentiert. Rewizor verwendet eigene Importschemata für die Kontierung. Der Abruf einer Rechnung bestimmt nicht automatisch deren vollständige buchhalterische Behandlung.

Prüfen Sie bei jedem Weg Berechtigungen, Lizenzen und Leistungsbedingungen. Eine dokumentierte Funktion bedeutet nicht, dass ihre gesamte Nutzung kostenlos ist.

Kalkulieren Sie den tatsächlich vorgesehenen Weg. KSeFGPT und Fakturownia benötigen passende Konten und Berechtigungen. Bei einer eigenen A-Cube-Anbindung kommen Entwicklung, Datenzuordnung und Fehlerbehandlung hinzu. Der Preis für das PDF-Auslesen deckt nicht die gesamte Einführung ab.

Tarif: KSeFGPT Medium kostet 99 PLN netto monatlich und umfasst 20 PDF-Importe. Pro kostet 499 PLN netto monatlich und enthält 100 PDF-Importe. Das sind keine Grenzen für sämtliche im Formular erstellten Rechnungen. Der beschriebene Fakturownia-Export setzt mindestens Medium voraus.

Zusatzanwendungen: Die Fakturownia-Anleitungen verlangen die Aktivierung der jeweiligen Exportanwendung. Bestätigen Sie vor dem Kauf deren Verfügbarkeit und Preis in Ihrem Tarif sowie die Lizenz der empfangenden Software.

API: Lassen Sie sich von A-Cube Konvertierung, Übermittlung und Wartung der Integration anbieten. Der aktuelle PDFdoKSEF-Katalog nennt API im Paket L für 899 PLN netto: 600 Rechnungen mit jeweils bis zu fünf Seiten, sechs Monate gültig. Der Preis gilt für dieses Kontingent, nicht für ein monatliches Abonnement. Die Einrichtung einer eigenen Verbindung ist gesondert zu kalkulieren.

Nutzungsbedingungen: ksefpdf.pl verlangt eine gesonderte Zustimmung zur automatisierten Massenverarbeitung. Kalkulieren Sie eine solche Anbindung nicht allein anhand des normalen Guthabenpreises.

Bitten Sie um eine Probe mit mehreren Dokumenten aus typischen Arbeitssituationen: eine gewöhnliche Rechnung, eine Fremdwährungsrechnung, eine Korrektur und eine Datei mit mehreren Positionen. Prüfen Sie den gesamten Weg bis zur empfangenden Software. Ein XML-Download allein reicht nicht. Demonstrationstests dürfen keine fiktiven oder erneut ausgestellten Rechnungen im produktiven KSeF erzeugen.

Identität: Vergleichen Sie Unternehmen, polnische Steuernummer NIP, Rechnungsnummer und die gegebenenfalls zugewiesene KSeF-Nummer. Prüfen Sie das Verhalten des Importers bei erneuter Übertragung derselben Rechnung.

Beträge: Prüfen Sie Währung, Netto, Umsatzsteuer, Brutto und Positionsaufteilung. Klären Sie Rundungsdifferenzen vor einem größeren Import.

Buchhaltung: Kontrollieren Sie Datumsangaben, Register, Kategorien und Importschemata. Korrekt ausgelesene PDF-Daten müssen nicht ausreichen, um die richtigen Sachkonten zu bestimmen. Prüfen Sie bei einer Korrekturrechnung auch die Verknüpfung mit der ursprünglichen Rechnung.

Ergebnis: Halten Sie das Resultat jedes Schrittes fest und bestimmen Sie die Zuständigkeit für Fehlerkorrekturen. Wählen Sie eine Verbindung, deren Ergebnis Sie in Ihrer Software prüfen können.

Ein Unternehmen mit Fakturownia kann zunächst die integrierte KSeFGPT-Verbindung prüfen. Bei einem eigenen ERP ist die dokumentierte A-Cube-API möglicherweise der passendere Ausgangspunkt für ein Gespräch mit der Entwicklung. Beide Wege erfordern die Prüfung des tatsächlichen Datenumfangs.

Eine Kanzlei mit Optima, Symfonia oder InsERT sollte zuerst feststellen, ob die Rechnungen bereits in KSeF verfügbar sind. Für solche Dokumente bestehen dokumentierte Abrufwege. Ein Konverter erfüllt eine andere Aufgabe, wenn eine eigene Rechnung aus einer PDF-Vorlage erstmals für KSeF vorbereitet wird.

Wählen Sie anhand des Probeimports, der Versionskompatibilität und der Gesamtkosten. KSeFGPT organisiert Rechnungen und deren Weitergabe; Kontierung und Verbuchung bleiben Aufgaben der Buchhaltungssoftware und der zuständigen Buchhaltung.

Nutzen Sie den siebentägigen PRO-Testzeitraum, um eigene Ausgangsrechnungen mit der PDF-Warteschlange als Entwürfe vorzubereiten. Prüfen Sie jede Rechnung vor ihrer ersten Übermittlung an KSeF. Für eine bereits in KSeF vorhandene Rechnung folgen Sie der Anleitung zum Fakturownia.pl-Export. Klären Sie anschließend den benötigten Buchhaltungsexport innerhalb von Fakturownia.

Die Exportanleitung beschreibt Verbindung und Berechtigungen sowie die Verwendung eines KSeF-Tokens. Ein Zertifikat allein genügt für diesen konkreten Vorgang nicht. Prüfen Sie vor der Tarifwahl die aktuellen Preise und den Funktionsumfang der empfangenden Software.

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