Rechnungsarten in KSeF: VAT, KOR, ZAL, ROZ und UPR

Im FA(3)-Schema bestimmt das Feld RodzajFaktury, mit welcher Dokumentart Sie arbeiten: einer gewöhnlichen Rechnung, einer Korrektur, einer Anzahlungsrechnung, einer Abrechnungsrechnung, einer vereinfachten Rechnung oder einer Korrektur im Zusammenhang mit Anzahlungen.

VAT ist die am häufigsten verwendete Art. Dennoch darf nicht jede Rechnung mit Umsatzsteuer diesen Code tragen. Nachdem KSeF ein Dokument angenommen hat, erfordert eine Berichtigung in der Regel KOR, KOR_ZAL oder KOR_ROZ, je nachdem, welche Rechnung korrigiert wird.

Prüfen Sie vor der Übermittlung die Rechnungsart in der XML-Datei und in der Dokumentvorschau. Ein falscher RodzajFaktury-Wert kann nicht nur einen technischen Fehler verursachen, sondern auch einen Verkauf, eine Anzahlung, eine Abrechnung oder eine Korrektur falsch abbilden.

RodzajFaktury ist ein Element der polnischen XML-Rechnung FA(3) und nicht nur eine Beschreibung für die Benutzeroberfläche. Im offiziellen FA(3)-Schema hat das Feld den Typ TRodzajFaktury. Dieser Typ lässt bestimmte Werte zu: VAT, KOR, ZAL, ROZ, UPR, KOR_ZAL und KOR_ROZ.

Das ist wichtig, weil KSeF strukturierte Daten und nicht das Aussehen des Dokuments verarbeitet. Zwei Rechnungen können in einer PDF-Datei ähnlich aussehen. Ein anderer Code kennzeichnet für das System jedoch einen anderen Vorgang: den ursprünglichen Verkauf, eine Korrektur, eine Anzahlung, die Abrechnung einer Anzahlung oder eine vereinfachte Rechnung.

Wenn Sie zunächst die grundlegenden Begriffe klären möchten, lesen Sie XML und das FA(3)-Schema in KSeF. Dieser Artikel konzentriert sich auf die nächste praktische Frage: Welche Art ist vor der Ausstellung oder Korrektur einer Rechnung zu wählen?

Die folgende Tabelle ist eine praktische Orientierung und keine vollständige Auslegung des polnischen Umsatzsteuergesetzes. Sie bietet einen Ausgangspunkt für die Wahl der Dokumentart und verweist auf weiterführende Erläuterungen.

Fragen Sie zuerst, ob das Dokument einen neuen Vorgang abbildet oder ein bereits von KSeF angenommenes Dokument korrigiert. Für eine erste gewöhnliche Verkaufsrechnung ist VAT meist der Ausgangspunkt. Bei der Korrektur eines angenommenen Dokuments wechseln Sie zur Gruppe der Korrekturarten.

Die zweite Frage betrifft Anzahlungen. Erhalten Sie einen Teil der Zahlung vor der Lieferung oder Leistung, prüfen Sie ZAL. Stellen Sie nach der Anzahlung ein Dokument aus, das den gesamten Umsatz abrechnet, prüfen Sie ROZ. Bei der Korrektur eines dieser Dokumente sollten Sie nicht automatisch KOR wählen, denn FA(3) enthält die eigenen Arten KOR_ZAL und KOR_ROZ.

Die dritte Frage betrifft die vereinfachte Rechnung. Wenn das Dokument eine vereinfachte Rechnung ist, prüfen Sie UPR. Behandeln Sie jedoch nicht jeden Kassenbon mit NIP als denselben Fall. In der Praxis sind Kassenbeleg, vereinfachte Rechnung, vollständige Rechnung und Übergangsregelungen voneinander zu unterscheiden.

VAT bezeichnet im FA(3)-Schema die gewöhnliche Rechnung. Dieser Code ist der passende Ausgangspunkt für eine typische Verkaufsrechnung, wenn Sie keine Anzahlungsrechnung, Abrechnungsrechnung, vereinfachte Rechnung oder Korrektur ausstellen.

VAT ist jedoch nicht die Bezeichnung für jede Rechnung, die Umsatzsteuer enthält. Auch eine Anzahlungsrechnung kann Umsatzsteuer ausweisen, hat in FA(3) aber eine andere Art. Ebenso darf die Korrektur einer gewöhnlichen Verkaufsrechnung nicht als weitere VAT-Rechnung übermittelt werden, sondern als Korrekturrechnung.

Den vollständigen Ablauf beschreibt VAT-Rechnung in KSeF Schritt für Schritt. Hier geht es darum, wann VAT die richtige Wahl ist und wann Sie zu einer anderen Art wechseln müssen.

KOR bezeichnet eine Korrekturrechnung. Diese Art wird verwendet, wenn KSeF die ursprüngliche Rechnung bereits angenommen hat und ihre Daten oder Folgen im vorgesehenen Korrekturverfahren berichtigt werden müssen.

Die praktische Grenze ist entscheidend: Eine von KSeF angenommene Rechnung wird weder durch Bearbeiten des alten Dokuments noch durch erneute Übermittlung derselben XML-Datei berichtigt. Hat das Dokument eine KSeF-Nummer und muss korrigiert werden, ist die richtige Korrekturart zu bestimmen.

Bei einer gewöhnlichen Verkaufsrechnung ist KOR der Ausgangspunkt. Bei einer Anzahlungs- oder Abrechnungsrechnung nach einer Anzahlung sind KOR_ZAL und KOR_ROZ getrennt zu prüfen. Der ausführliche Ablauf steht im Artikel Korrekturrechnung in KSeF.

ZAL gilt für eine Rechnung über den Erhalt einer vollständigen oder teilweisen Zahlung vor Ausführung der Leistung. In der Praxis betrifft dies Anzahlungen, Vorauszahlungen und ähnliche Fälle, in denen das Dokument vor der endgültigen Lieferung oder Leistung entsteht.

ROZ wird für eine Rechnung verwendet, die nach einer früheren Anzahlung den Umsatz abrechnet. Unternehmen sprechen häufig von einer Schluss- oder Abrechnungsrechnung. In der XML-Datei müssen jedoch der konkrete Code und die Verknüpfungen mit früheren Dokumenten stimmen.

Ein häufiger Fehler besteht in der vereinfachten Annahme: Es gab eine Anzahlung, also gilt immer ZAL. Das reicht nicht. ZAL dokumentiert die Anzahlung selbst. Wenn Sie den Umsatz nach der Anzahlung abrechnen, prüfen Sie ROZ. Mehr dazu erfahren Sie im Artikel Anzahlungsrechnung in KSeF.

UPR bezieht sich im FA(3)-Schema auf die in Artikel 106e Absatz 5 Nummer 3 des polnischen Umsatzsteuergesetzes genannte Rechnung. Praktisch ist festzuhalten, dass UPR die polnischen Regeln für vereinfachte Rechnungen betrifft. Der genaue gesetzliche Umfang sollte stets anhand des aktuellen Gesetzestextes geprüft werden.

Der Code kann nicht automatisch jedem Kassenbon mit NIP zugeordnet werden. Für KSeF sind B2C-Dokument, vereinfachte Rechnung, vollständige Rechnung und Übergangsfälle zu unterscheiden. Das Thema hat einen eigenen praktischen Zusammenhang, insbesondere nach Änderungen für die kleinsten Steuerpflichtigen und dem Auslaufen ausgewählter Übergangsregelungen ab 2027.

Die für diesen Artikel erforderliche Unterscheidung erläutert Bon mit NIP ab 1. Januar 2027 mit weiteren Angaben zum Ablauf und zu den Risiken.

KOR_ZAL und KOR_ROZ sind erforderlich, weil Anzahlungen eine eigene Dokumentenkette bilden. Die Korrektur einer gewöhnlichen Verkaufsrechnung unterscheidet sich von der Korrektur einer Anzahlungsrechnung oder einer Schlussrechnung nach einer Anzahlung.

KOR_ZAL gilt für die Korrektur einer Rechnung, die eine Anzahlung oder eine Zahlung vor Ausführung der Leistung dokumentiert. KOR_ROZ gilt für die Korrektur einer nach der Anzahlung ausgestellten Abrechnungsrechnung. Prüfen Sie in beiden Fällen die Verknüpfung mit dem korrigierten Dokument, die Beträge nach der Korrektur und gegebenenfalls die Positionen vor und nach der Änderung.

Diese Arten werden hier definiert, damit nicht alle Korrekturen gleich behandelt werden. Ausführliche Beispiele gehören in eigene Leitfäden, denn der korrekte Ablauf ist wichtiger als nur die Bezeichnung des Codes.

Der erste Fehler ist die Verwendung von VAT für ein Dokument, das eine Korrektur ist. Hat KSeF die Rechnung bereits angenommen und ändern Sie Beträge, Daten oder Folgen des Dokuments, ist in der Regel eine Korrektur erforderlich und keine zweite gewöhnliche Rechnung.

Der zweite Fehler ist die Verwechslung von ZAL und ROZ. Eine Anzahlungsrechnung dokumentiert eine Zahlung vor der Leistung. Eine Abrechnungsrechnung schließt den Umsatz nach Anzahlungen ab oder rechnet ihn ab. Bei mehreren Anzahlungen erschwert eine falsche Art die spätere Verknüpfung der Dokumente.

Der dritte Fehler ist die Behandlung von KOR_ZAL und KOR_ROZ als rein technische Varianten einer gewöhnlichen Korrektur. Es sind eigene Codes, weil das korrigierte Dokument einen anderen Charakter hat. Eine XML-Validierung kann einige Probleme erkennen, ersetzt aber keine buchhalterische Entscheidung.

Der vierte Fehler ist die automatische Verbindung von UPR mit jedem Kassenbon mit NIP. Für eine vereinfachte Rechnung gelten eigene Regeln. Es ist zu prüfen, ob und in welcher Form das Dokument überhaupt an KSeF übermittelt werden muss.

KSeFGPT unterstützt die Arbeit mit FA(3)-Rechnungsarten in mehreren Schritten. Der XML-Validator erkennt RodzajFaktury, zeigt den Wert im Bericht an und meldet einen nicht unterstützten Wert. Die Rechnungsvorschau übersetzt Codes wie KOR_ZAL oder KOR_ROZ in verständliche Bezeichnungen, sodass Sie einen Fehler vor der weiteren Bearbeitung leichter erkennen.

In der vollständigen KSeFGPT Anwendung können Sie den Prozess der Ausstellung von Rechnungen und Korrekturen innerhalb der FA(3)-Arten ordnen: von der Vorbereitung des Dokuments über XML-Prüfung und Vorschau bis zur Bearbeitung von Korrekturen. Der öffentliche Generator im Bereich der kostenlosen Werkzeuge ist einfacher und dient vor allem gewöhnlichen VAT-Rechnungen. Er ist daher nicht mit dem vollständigen Funktionsumfang der Anwendung gleichzusetzen.

Der sicherste Ablauf ist einfach: Wählen Sie die richtige Art, validieren Sie die XML-Datei, prüfen Sie die Rechnungsvorschau und übermitteln Sie das Dokument erst danach an KSeF oder geben Sie es im Unternehmen weiter. Weitere Informationen finden Sie auf der Seite KSeFGPT Rechnungen.

Prüfen Sie vor der Übermittlung, ob der RodzajFaktury-Code dem tatsächlichen Vorgang entspricht und nicht nur der Dokumentbezeichnung im Buchhaltungssystem. Der Name einer Vorlage im ERP-System und der Code in der XML-Datei sind nicht immer identisch.

Prüfen Sie bei einer Korrektur die Nummer der korrigierten Rechnung, den Korrekturgrund, die Beträge nach der Korrektur und die Daten des Käufers. Klären Sie bei einer Anzahlung, ob das Dokument die Zahlung selbst oder die Abrechnung einer früheren Anzahlung erfasst. Stellen Sie bei UPR sicher, dass Sie eine vereinfachte Rechnung nicht mit einem Kassenbon mit NIP oder einer vollständigen Rechnung verwechseln.

Validieren Sie abschließend die XML-Datei gegen das FA(3)-Schema. Der Validator trifft keine steuerliche Entscheidung für Sie, zeigt aber technische Fehler, fehlende Felder und einen nicht unterstützten RodzajFaktury-Wert schnell an.