XML-Validierung und -Verarbeitung in KSeF – Wie die Plattform eine Rechnung interpretiert

Im Nationalen E-Rechnungssystem (KSeF) ist eine Rechnung kein visuelles Dokument (z. B. PDF), sondern ein strukturiertes XML-Dokument, das dem offiziellen Schema des Finanzministeriums entsprechen muss.

Das Repository CIRFMF/ksef-docs enthält die technische API-Dokumentation und Integrationsprozesse für KSeF 2.0 und ist die Hauptwissensquelle für ERP-System-Integratoren und Rechnungsanwendungen.

Wenn ein XML-Dokument an KSeF übermittelt wird, beginnt ein mehrstufiger Validierungs- und Parsing-Prozess, der darüber entscheidet, ob die Rechnung in das System aufgenommen wird.

Der Rechnungsverarbeitungsprozess lässt sich in mehrere Hauptphasen unterteilen: Dokumentübermittlung an die KSeF-API, technische XML-Dokumentvalidierung, geschäftliche Datenvalidierung, Duplikatidentifikation, Rechnungsspeicherung und KSeF-Nummernvergabe.

Jede dieser Phasen ist für die Prüfung einer anderen Art von Anforderung verantwortlich.

Die erste Phase ist die Validierung der XML-Struktur gegen das XSD-Schema. Die Rechnung muss im XML-Format vorliegen, in UTF-8 kodiert sein und dem aktuellen Rechnungsschema FA(3) entsprechen.

Das XSD-Schema definiert: Dokumentstruktur, erlaubte Elemente und Attribute, Datentypen (z. B. Datum, Betrag, Identifikator), Pflicht- und optionale Felder sowie Wertbeschränkungen.

Beispielfehler, die in dieser Phase erkannt werden: fehlende Pflichtfelder (z. B. Rechnungsnummer P_2), ungültiges Datumsformat, XML-Namespace-Abweichung, ungültiger Datentyp.

Wenn das XML nicht dem XSD-Schema entspricht, wird das Dokument noch vor der geschäftlichen Analyse abgelehnt.

Nach der strukturellen Validierung beginnt das KSeF-System mit dem Parsing des Dokuments. Das Parsing umfasst das Lesen der XML-Struktur, die Konvertierung von XML-Elementen in die internen Datenmodelle des Systems und die Überprüfung der Beziehungen zwischen Elementen.

In diesem Prozess werden XML-Elemente wie Podmiot1 (Verkäufer), Podmiot2 (Käufer), Fa (Rechnungskopfdaten) und FaWiersz (Rechnungsposition) auf Objekte im KSeF-System abgebildet.

In dieser Phase baut das System das Rechnungsmodell in der KSeF-Datenbank auf.

Nach dem Aufbau des Datenmodells folgt die geschäftliche Validierung. Geprüft werden u. a.: Datumskorrektheit, Feldbeziehungen, Konsistenz der Netto- und MwSt.-Summen sowie Übereinstimmung der Steueridentifikatoren.

Beispielregel: Das Ausstellungsdatum der Rechnung darf nicht nach dem Zeitpunkt der Dokumentannahme in KSeF liegen.

In dieser Phase werden auch Probleme wie inkonsistente Werte in der Rechnungszusammenfassung, fehlende Pflicht-Steuerdaten und fehlerhafte Subjektidentifikatoren erkannt.

KSeF führt auch eine Einzigartigkeitsprüfung der Rechnung durch. Das System prüft die Kombination aus: Verkäufer-NIP, Rechnungsart und Rechnungsnummer.

Wenn im System bereits eine Rechnung mit diesem Datensatz existiert, wird das Dokument als Duplikat abgelehnt. Der Duplikatprüfungszeitraum umfasst bis zu 10 Jahre zurück.

Vor dem Speichern der Rechnung werden auch technische Limits geprüft. Beispielbeschränkungen: maximale XML-Größe ca. 1 MB, bis zu 3 MB für Dokumente mit Anhängen, Stapelübermittlung in ZIP-Paketen bis 100 MB.

Diese Kontrolle dient der Gewährleistung der Stabilität der Systeminfrastruktur.

Nach der Dokumentübermittlung wird der Inhalt kryptographisch geschützt. Verwendet werden u. a. AES-256-CBC-Verschlüsselung für Rechnungsdaten und RSAES-OAEP für den Verschlüsselungsschlüssel.

Zusätzlich wird die elektronische Signatur des Dokuments validiert. Die XML-Strukturvalidierung (XSD) und die kryptographische Signaturvalidierung sind zwei unabhängige Prozesse.

Wenn das Dokument alle Überprüfungsphasen besteht: Die Rechnung wird im System gespeichert, das System weist ihr eine eindeutige KSeF-Kennung zu, und das Dokument wird zu einer offiziell ausgestellten Rechnung.

Erst ab diesem Zeitpunkt gilt das Dokument im rechtlichen Sinne als ausgestellt.

Bevor Sie eine Rechnung an KSeF senden, sollten Sie sicherstellen, dass Ihre XML-Datei korrekt ist. Wir bieten einen kostenlosen KSeF-XML-Validator an, der die Dokumentkonformität mit dem XSD-Schema, Strukturkorrektheit, NIPs, Daten und Beträge prüft - ohne Registrierung und ohne Datenübertragung an externe Server.

Testen Sie unseren kostenlosen XML-Validator und beseitigen Sie Fehler, bevor sie das KSeF-System erreichen.

Die XML-Rechnungsvalidierung in KSeF ist ein mehrstufiger Prozess, der sowohl technische als auch geschäftliche Kontrollen umfasst.

Schlüsselelemente des Prozesses: XML-Strukturvalidierung gegen XSD-Schema, Dokument-Parsing und Datenmapping, Geschäftsregelvalidierung, Duplikatprüfung, technische Limitprüfung, Sicherheits- und Signaturüberprüfung sowie Rechnungsspeicherung mit KSeF-Nummernvergabe.

Dieser Ansatz stellt sicher, dass jede im KSeF-System gespeicherte Rechnung konsistent, strukturell korrekt und konform mit den Steuervorschriften ist.