An welcher Tankstelle erhalten Sie keine KSeF-Rechnung?

An einer AMIC-Tankstelle können Sie eine Kraftstoffrechnung erhalten, die nicht in KSeF, dem nationalen E-Rechnungssystem Polens (Krajowy System e-Faktur), zu finden ist. AMIC Polska erklärt, dass mit einer Registrierkasse ausgestellte Rechnungen während der Übergangszeit, längstens bis zum 31. Dezember 2026, außerhalb des Systems bleiben. Das betrifft diese Art der Rechnungsausstellung und nicht sämtliche Rechnungen des Betreibers.

Derselbe Betreiber AMIC bestätigt KSeF unter anderem für OPT-Tankautomaten, Flottenkarten und Korrekturrechnungen. ORLEN S.A. erklärt, Rechnungen für Käufe polnischer Unternehmer an seinen Tankstellen seit dem 1. April in KSeF auszustellen, BP seit dem 1. September 2026. Der Markenname an der Tankstelle allein sagt noch nicht, wo Sie Ihre Rechnung finden.

Das Papier, das Sie nach dem Tanken erhalten, kann eine vollständige Rechnung außerhalb von KSeF, ein Kassenbeleg mit der polnischen Steueridentifikationsnummer (NIP), eine Transaktionsbestätigung oder eine Visualisierung einer im System vorhandenen Rechnung sein. Prüfen Sie zuerst die Dokumentart, die NIP des Verkäufers und die Abrechnungsweise des Kaufs.

Die Übersicht gibt den Stand der Veröffentlichungen der Betreiber vom 5. September 2026 wieder. Für einige Tankstellenketten, darunter Circle K, AVIA und Pieprzyk, ließ sich der Status nicht anhand einer eindeutigen öffentlichen Mitteilung feststellen. Das bedeutet nicht, dass ihre Rechnungen nicht an KSeF übermittelt werden.

Sie tanken den Firmenwagen, geben Ihre NIP an und kehren mit einem Ausdruck zur Arbeit zurück. Bei der Abrechnung der Ausgaben stellen Sie fest, dass die Rechnung in KSeF fehlt. Klären Sie zunächst, welchen Beleg die Tankstelle Ihnen tatsächlich ausgehändigt hat, bevor Sie ein fehlendes Dokument melden. Im September 2026 werden nicht alle Kraftstoffkäufe in Polen auf dieselbe Weise dokumentiert. Im Folgenden finden Sie einen Vergleich der Angaben der Betreiber und Hinweise dazu, wie Sie eine Rechnung, die außerhalb von KSeF bleibt, von einem Dokument unterscheiden, das im System erscheinen sollte.

An welcher Tankstelle kann die Rechnung außerhalb von KSeF bleiben?

Welche Tankstellen bestätigen Rechnungen in KSeF?

Was ist über die übrigen Tankstellenketten bekannt?

Warum darf eine Tankstelle 2026 eine Rechnung außerhalb von KSeF ausstellen?

Bedeutet ein Papierbeleg, dass die Rechnung in KSeF fehlt?

Was sollten Sie prüfen, wenn die Kraftstoffrechnung in KSeF fehlt?

Schließt eine fehlende KSeF-Rechnung die steuerliche Berücksichtigung von Kraftstoff aus?

Wie sammeln Sie Kraftstoffrechnungen nach den Änderungen?

Häufig gestellte Fragen

Ob eine Rechnung in KSeF vorliegt, hängt vom konkreten Dokument und vom Verfahren seines Ausstellers ab. Fünf Unterscheidungen helfen Ihnen, die Rechnung am richtigen Ort zu suchen.

Ein eindeutiges Beispiel liefert AMIC Polska. In seiner Mitteilung zu KSeF schreibt der Betreiber, ins Deutsche übersetzt: „Rechnungen werden weiterhin mit einer Registrierkasse ausgestellt und nicht an KSeF übermittelt.“ Als Ende der Übergangszeit nennt er spätestens den 31. Dezember 2026.

Wenn Sie eine solche Rechnung erhalten, erklärt das beschriebene Verfahren ihr Fehlen in KSeF. Bewahren Sie das erhaltene Dokument für die Abrechnung auf. Gehen Sie aber nicht davon aus, dass jede Rechnung mit dem AMIC-Logo auf dieselbe Weise bearbeitet wird.

Ein gesonderter Fall ist eine Rechnung, die nachträglich zu einem Kassenbeleg mit NIP über mehr als 450 PLN ausgestellt wird. AMIC beschreibt die Übermittlung dieser Rechnung an KSeF und den Versand einer Visualisierung mit KSeF-Nummer per E-Mail. Verwechseln Sie dieses Verfahren nicht mit der Ausstellung einer vollständigen Rechnung direkt über die Registrierkasse.

Die Mitteilung stammt von AMIC Polska. Prüfen Sie bei einer Franchise-Tankstelle den Namen und die NIP des Verkäufers auf dem Dokument, da ein unabhängiger Betreiber eigene Verfahren anwenden kann. Diese Unterscheidung ist auch beim Vergleich anderer Tankstellenketten hilfreich.

Die folgende Tabelle umfasst acht Tankstellenketten oder Betreiber, deren eigene Veröffentlichungen mindestens ein Verfahren der Rechnungsausstellung eindeutig beschreiben. Stand der Übersicht: 5. September 2026. Ein „Ja“ bezieht sich auf den Geltungsbereich der Mitteilung und bedeutet nicht, dass jede Tankstelle unter der jeweiligen Marke unabhängig geprüft wurde.

WATIS: Die Mitteilung zu Kasse und Tankautomat ab dem 1. Juli betrifft ausdrücklich die Tankstelle in Rybnik. Sie legt nicht die Verfahren aller übrigen Standorte dieser Kette fest.

Bei MOYA und MOL bestätigen die eigenen Unterlagen KSeF für die beschriebenen Flottenkartenprogramme. Auch die Nutzungsbedingungen für „MOYA firma-Flottenkarten für Barzahlungen“ betreffen weiterhin Karten. Die Bezeichnung bedeutet nicht, dass die Regeln für jeden gewöhnlichen Barkauf gelten.

Die Termine für ORLEN und BP in der Tabelle stammen von den Betreibern und gelten für bestimmte Abläufe. Sie schaffen keine zusätzlichen gesetzlichen Termine für die Einführung von KSeF. Tankstellenketten ohne eine ebenso eindeutige Stellungnahme müssen gesondert eingeordnet werden.

Bei den folgenden Marken reichen die zum 5. September 2026 öffentlich verfügbaren Informationen nicht aus, um die KSeF-Verfahren für Kraftstoffrechnungen eindeutig zu beschreiben. Dies ist keine Liste von Tankstellen, die Rechnungen im System verweigern. Für eine konkrete Transaktion sollte der Aussteller des Dokuments Auskunft geben.

E-Rechnung im Portal: Allein die Verfügbarkeit einer elektronischen Datei sagt nicht, ob sich das Original auch in KSeF befindet.

Informationsmaterial über KSeF: Eine Erläuterung der Vorschriften auf der Website eines Unternehmens ist keine Erklärung dazu, wie es seine eigenen Rechnungen für Tankvorgänge ausstellt.

Gemeinsame Marke: Der Markenname eines Partnernetzes legt nicht fest, welche Gesellschaft oder welcher Unternehmer den Kraftstoff verkauft und die Rechnung ausstellt.

Die vollständige Übersicht über 74 Tankstellenketten und Betreiber in polnischer Sprache enthält auch kleinere Ketten und erläutert bei jedem Eintrag die Grenzen der verfügbaren Informationen. Die dargestellten Verfahren beruhen auf öffentlichen Angaben der genannten Aussteller und betreffen die beschriebenen Vertriebswege.

Ergänzend lässt sich das Kraftstoffinfrastrukturregister der polnischen Energieregulierungsbehörde URE nutzen, um Betreiber und Adressen zu identifizieren. Es enthält jedoch keinen KSeF-Status. Im Export vom 5. September hatten 748 Betreiber mindestens zwei nicht leere Adressangaben für ihre Infrastruktur. Das bedeutet weder, dass 748 Verfahren zur Rechnungsausstellung geprüft wurden, noch, dass es sich ausschließlich um öffentlich zugängliche Tankstellen handelt. Ein Standort kann bei mehreren Betreibern aufgeführt sein.

Das polnische Finanzministerium erläutert in seinen Antworten zur Rechnungsausstellung, dass vollständige, mit Registrierkassen ausgestellte Rechnungen nach polnischem Recht bis Ende 2026 unabhängig vom Betrag außerhalb von KSeF bleiben dürfen. Eine gesonderte Regel gilt für Kassenbelege mit NIP, die als vereinfachte Rechnungen anerkannt werden.

Vollständige Kassenrechnung: Die Übergangsausnahme hat keine Grenze von 450 PLN. Das Dokument kann beispielsweise über 600 PLN ausgestellt sein und trotzdem außerhalb von KSeF bleiben, wenn es mit einer Registrierkasse unter Anwendung dieser Ausnahme ausgestellt wurde.

Kassenbeleg mit NIP: Die Grenze von 450 PLN oder 100 EUR betrifft die Anerkennung des Belegs als vereinfachte Rechnung, sofern die übrigen Voraussetzungen erfüllt sind. Ein solches Dokument darf bis zum 31. Dezember 2026 außerhalb von KSeF bleiben.

Deshalb ist die Aussage „Jede Kraftstoffrechnung über 450 PLN muss in KSeF vorliegen“ falsch. Unterschieden werden muss zwischen dem Betrag auf einem Kassenbeleg, der als vereinfachte Rechnung gilt, und dem Betrag einer vollständigen Rechnung aus einer Registrierkasse.

Für die verpflichtende Einführung von KSeF gelten ein eigener Zeitplan und ein vom polnischen Finanzministerium erläuterter Anwendungsbereich. Die Änderung des Verfahrens bei BP ab September ist kein neuer gesetzlicher Termin. Ebenso bedeutet die Möglichkeit, die Ausnahme bis Jahresende zu nutzen, nicht, dass jede Tankstellenkette sie während des gesamten Zeitraums in Anspruch nehmen muss.

Nein. Das Papier kann lediglich eine Transaktionsbestätigung oder eine lesbare Visualisierung eines Dokuments sein, das sich in KSeF befindet. ORLEN beschreibt den Ausdruck einer Bestätigung mit Transaktionsdaten und QR-Code. BP händigt seit September an der Kasse eine „Transaktionsbestätigung zur Umsatzsteuerrechnung“ aus und übermittelt die eigentliche Rechnung an das System.

Dokumentüberschrift: Prüfen Sie, ob es sich um eine Rechnung, einen Kassenbeleg, eine Transaktionsbestätigung oder eine Visualisierung handelt.

Nummern und Kennzeichnungen: Die vom Verkäufer vergebene Nummer ist nicht dasselbe wie die KSeF-Nummer. Auch ein QR-Code allein ersetzt nicht die Bestimmung der Dokumentart.

Abrufverfahren: Hinweise auf dem Ausdruck oder in der Mitteilung des Betreibers können Sie zu einer Rechnung führen, die nach der Verarbeitung verfügbar wird.

Hilfreich ist die Unterscheidung im Artikel über die KSeF-Nummer auf der Rechnung. Eine PDF-Datei und ein Ausdruck sind Darstellungsformen der Daten. Für sich genommen sagen sie nicht, ob der Verkäufer eine strukturierte Rechnung in KSeF ausgestellt hat.

Laut den FAQ von BP sind an KSeF übermittelte Rechnungen nicht mehr in BPme verfügbar. Wenn Sie Ihre Dokumente bisher in der App abgerufen haben, beweist ihr Fehlen nach der Verfahrensänderung nicht, dass keine Rechnung existiert. Suchen Sie im nächsten Schritt nach der eigentlichen Rechnung in KSeF.

Beginnen Sie mit dem Dokument und der Transaktion. Ein fehlendes Suchergebnis allein sagt nicht, ob die Rechnung außerhalb des Systems bleibt, noch verarbeitet werden muss oder eine Klärung mit dem Verkäufer erforderlich ist.

1. Ermitteln Sie den Aussteller. Lesen Sie den Namen und die NIP des Verkäufers ab. Prüfen Sie bei einer Flottenkarte, wer die Rechnung über die Tankvorgänge ausstellt. Das muss nicht der Betreiber sein, dessen Name an der Tankstelle steht.

2. Bestimmen Sie die Dokumentart. Unterscheiden Sie eine vollständige Rechnung von einem Kassenbeleg mit NIP, einer Transaktionsbestätigung und einer Visualisierung. Halten Sie Dokumentnummer, Datum, Betrag und Adresse der Tankstelle fest.

3. Prüfen Sie den Vertriebsweg und das Datum. Für Kasse, Tankautomat und Flottenabrechnung können unterschiedliche Verfahren gelten. Berücksichtigen Sie die Änderung bei BP ab dem 1. September und den örtlich begrenzten Geltungsbereich der WATIS-Mitteilung für Rybnik.

4. Suchen Sie das Dokument im richtigen Unternehmenskontext. Prüfen Sie die NIP des Käufers, den Zugriff auf Eingangsrechnungen und den Datumsbereich. Wenn Sie ein mit KSeF verbundenes Programm verwenden, vergewissern Sie sich, dass es neue Dokumente abgerufen hat. Die Grundlagen erklärt der Leitfaden zum Empfang von Rechnungen über KSeF.

5. Vergleichen Sie das Ergebnis mit dem Verfahren des Ausstellers. Sieht der Betreiber KSeF vor und ist das Dokument weiterhin nicht verfügbar, übermitteln Sie der Tankstelle oder dem Kundenservice die Transaktionsdaten und bitten Sie um Klärung des Rechnungsstatus.

Es gibt keine einheitliche Wartezeit für alle Tankstellenketten. BP nennt in seinen FAQ in der Regel wenige bis knapp zwanzig Minuten und empfiehlt eine Kontaktaufnahme, wenn die Rechnung am nächsten Tag noch fehlt. WATKEM gibt an, dass Rechnungen am nächsten Arbeitstag verfügbar sind. Dies sind Angaben zu den Verfahren dieser Betreiber und keine allgemeine gesetzliche Frist.

Ein Beispiel: Ein Unternehmer erhält an einer AMIC-Kasse eine vollständige Rechnung über 600 PLN, die gemäß der Mitteilung des Betreibers außerhalb von KSeF ausgestellt wurde. Er sollte diese Rechnung aufbewahren. Beim nächsten Tankvorgang bei BP nach dem 1. September erhält er eine Transaktionsbestätigung und sollte die eigentliche Rechnung in KSeF suchen. Ein ähnlicher Betrag und zwei Papierausdrucke führen zu zwei unterschiedlichen nächsten Schritten.

Wenn das Dokument an das System übermittelt werden soll, unterscheiden Sie die Bestätigung des Kaufs von der Bestätigung, dass die Rechnung angenommen wurde. Dabei hilft die Erläuterung zum Rechnungsstatus in KSeF. Sobald geklärt ist, wo sich das Dokument befindet, lässt sich seine steuerliche Behandlung beurteilen.

Das Fehlen einer Rechnung in KSeF bedeutet nach polnischem Recht nicht automatisch den Verlust des Vorsteuerabzugs. Das polnische Finanzministerium erklärt in seinen Antworten für Käufer, dass der Käufer nicht prüfen muss, wer eine Rechnung in KSeF und wer sie in anderer Form ausstellen sollte. Eine solche Prüfung ist keine Voraussetzung für den Vorsteuerabzug.

Diese Antwort hebt die übrigen Voraussetzungen für die steuerliche Berücksichtigung nicht auf. Sie benötigen weiterhin ein geeignetes Dokument, einen tatsächlich erfolgten Kauf und eine Berechtigung zum Vorsteuerabzug. Für Fahrzeugausgaben gelten in Polen eigene Beschränkungen, die unter anderem von der Nutzung des Fahrzeugs abhängen. Allein die Tatsache, dass eine Rechnung in KSeF vorliegt, berechtigt weder zum vollständigen Vorsteuerabzug noch dazu, den gesamten Betrag als Betriebsausgabe anzusetzen.

Im Alltag sollten Sie daher zwei Fragen trennen: Wo erhalten Sie die Rechnung und wie ist die Ausgabe steuerlich zu behandeln? Die erste Frage beantworten das Verfahren des Verkäufers und der Dokumentstatus. Die zweite beurteilt sich nach den steuerlichen Regeln, die für das Unternehmen und das Fahrzeug gelten.

Im Jahr 2026 sollte der betriebliche Belegprozess sowohl Rechnungen aus KSeF als auch korrekt außerhalb des Systems ausgestellte Rechnungen berücksichtigen. Vereinbaren Sie mit den Personen, die Firmenfahrzeuge betanken, dass Transaktionsbestätigungen bis zur Zuordnung zur Rechnung aufzubewahren sind und vollständige Rechnungen außerhalb von KSeF an die Buchhaltung weitergegeben werden müssen.

Im Modul Rechnungen von KSeFGPT können Sie Rechnungen aus KSeF empfangen, einsehen und eine lesbare Visualisierung herunterladen. Beginnen Sie bei der Suche nach einer Ausgabe mit dem Verkäufer und den Daten des Tankvorgangs. Geben Sie Dokumente, die außerhalb von KSeF ausgestellt wurden, in den im Unternehmen vereinbarten Belegprozess, damit sie bei der Monatsabrechnung nicht fehlen.

Die Umwandlung einer erhaltenen PDF-Rechnung in XML stellt die Rechnung des Verkäufers nicht in KSeF ein. Stellen Sie keine eigene Kopie seiner Rechnung aus und übermitteln Sie eine solche Kopie nicht an das System, um eine fehlende Ausgabe zu ergänzen. Wenn das Dokument in KSeF vorliegen sollte, klären Sie seinen Status mit dem Aussteller.

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