Procedura pisemna

Co zrobisz

Utworzysz szkic faktury w KSeFGPT i zachowasz dokument przed wysyłką do KSeF. Możesz zapisać fakturę ręcznie podczas wystawiania albo wgrać PDF, z którego OCR i AI automatycznie przygotują szkic.

Na końcu sprawdzisz dokument w zakładce Szkice. Zobaczysz tam jego nazwę, rodzaj, źródło oraz datę ostatniej zmiany i będziesz mógł ponownie otworzyć szkic do edycji.

Wymagania

Zanim zaczniesz

Szkic faktury jest dokumentem roboczym zapisanym w KSeFGPT. Samo utworzenie szkicu nie wysyła faktury do KSeF i nie nadaje jej numeru KSeF.

Element	Opis
Dostęp	Aktywny moduł Faktury. Członek organizacji potrzebuje uprawnienia do pracy ze szkicami faktur.
Firma	Co najmniej jedna firma dodana do KSeFGPT. Przed rozpoczęciem wybierz właściwą firmę w przełączniku nad zakładkami.
Metoda ręczna	Dane, które masz już dla faktury, na przykład numer, daty, nabywca i pozycje. Możesz zapisać także niekompletny szkic.
Metoda z PDF	Jeden plik PDF o rozmiarze do 10 MB w pojedynczym wyborze. Kolejne pliki możesz przesłać jeden po drugim.
Autoryzacja KSeF	Token lub certyfikat nie jest potrzebny do zapisania szkicu. Będzie potrzebny dopiero przy wysyłce faktury do KSeF.
Punkt startowy	Po zalogowaniu otwórz moduł Faktury.
Czas wykonania	Około 2 minut dla szkicu ręcznego. Odczyt PDF może potrwać do kilku minut.
Skutek wysyłki	Po skutecznym wysłaniu powiązanego dokumentu do KSeF szkic znika z listy Szkice, ponieważ jego rolę przejmuje wystawiona faktura.

01Krok

Otwórz moduł Faktury i wybierz firmę

Po zalogowaniu wybierz Faktury w głównej nawigacji KSeFGPT. Nad zakładkami sprawdź przełącznik firmy i wybierz podmiot, dla którego chcesz utworzyć szkic faktury.

Szkice są przypisane do firmy. Jeżeli wybierzesz inny podmiot, zobaczysz inną listę dokumentów roboczych.

02Krok

Wybierz sposób utworzenia szkicu faktury

Wybierz jedną z dwóch ścieżek. Jeżeli wpisujesz dane nowej faktury w KSeFGPT, przejdź do kroków 3 i 4. Jeżeli masz już fakturę w PDF, przejdź do kroków 5 i 6.

Metoda	Gdzie kliknąć	Kiedy jej użyć	Źródło na liście Szkice
Ręczne zapisanie szkicu	Faktury → Wystaw → Faktura	Gdy tworzysz nową fakturę w edytowalnym formularzu KSeFGPT.	Ręcznie
Automatyczny szkic z PDF	Faktury → Import → Plik PDF	Gdy masz dokument PDF i chcesz odczytać jego dane przez OCR oraz AI.	Import PDF

03Krok

Rozpocznij fakturę w zakładce Wystaw

Wybierz zakładkę Wystaw, a następnie kartę Faktura z opisem Wystaw nową fakturę. KSeFGPT otworzy edytowalny podgląd faktury VAT i uzupełni dane sprzedawcy na podstawie wybranej firmy.

Klikaj bezpośrednio pola na podglądzie dokumentu. Wpisz dane, które są już dostępne: numer faktury, datę wystawienia, datę sprzedaży albo okres rozliczeniowy, dane nabywcy oraz pozycje faktury. Nabywcę możesz wybrać w polu Wybierz kontrahenta albo wprowadzić ręcznie.

Nie musisz uzupełnić wszystkich pól przed zapisaniem. Jeżeli nie podasz numeru faktury, dokument będzie widoczny na liście jako Szkic bez nazwy.

04Krok

Kliknij Zapisz jako szkic

W pasku nad podglądem faktury znajdź opcję Zapisz jako szkic. Jest widoczna obok przełączników Edycja, PDF i XML. Kliknij ją, zanim użyjesz przycisku Wyślij do KSeF.

Po zapisaniu zobaczysz komunikat Szkic został zapisany, a przy dokumencie pojawi się status Zapisano. Od tej chwili zmiany w otwartym szkicu zapisują się automatycznie. Podczas zapisu status zmieni się na Zapisywanie..., a po zakończeniu ponownie na Zapisano.

Edytowalna faktura w KSeFGPT z widocznym przyciskiem Zapisz jako szkic nad podglądem dokumentu — Krok 4

05Krok

Wgraj PDF, aby utworzyć szkic automatycznie

Jeżeli chcesz utworzyć szkic z istniejącego dokumentu, wybierz zakładkę Import, a następnie tryb Plik PDF. W sekcji Import faktury kliknij pole Przeciągnij pliki lub kliknij i wskaż plik PDF albo przeciągnij go do tego pola.

W pojedynczym wyborze dodaj jeden plik o rozmiarze do 10 MB. Po przesłaniu zobaczysz komunikat Plik przesłany — konwersja w toku oraz status W kolejce lub Przetwarzanie. OCR i AI odczytają dane faktury, przygotują XML FA(3) i zapiszą wynik jako szkic.

Aby przygotować szkice z kolejnych faktur PDF, powtórz przesyłanie dla każdego pliku. Każdy poprawnie przetworzony PDF tworzy osobny szkic faktury.

06Krok

Kliknij Kontynuuj w kreatorze

Poczekaj, aż przy nazwie dokumentu pojawi się komunikat Utworzono nowy szkic z pliku. Następnie wybierz Kontynuuj w kreatorze.

Na tym kończą się czynności w zakładce Import. Szkic został zapisany, ale nie otworzy się jeszcze w edytorze. Aby sprawdzić i zmienić dane rozpoznane przez OCR i AI, przejdź do zakładki Szkice.

Komunikat Utworzono nowy szkic z pliku PDF oraz przycisk Kontynuuj w kreatorze w KSeFGPT — Krok 6

07Krok

Otwórz zakładkę Szkice

W module Faktury wybierz zakładkę Szkice. Znajdź dokument po nazwie lub numerze faktury i sprawdź kolumny Rodzaj, Źródło oraz Ostatnia zmiana.

Szkic zapisany podczas wystawiania ma źródło Ręcznie. Dokument utworzony przez OCR z pliku PDF ma źródło Import PDF. Kliknij wiersz szkicu, aby otworzyć go ponownie w zakładce Wystaw i kontynuować edycję.

Lista Szkice faktur w KSeFGPT z dokumentami ze źródłem Ręcznie i Import PDF — Krok 7

Stan końcowy

Sprawdź rezultat

Szkic faktury został utworzony poprawnie, jeżeli widzisz go w zakładce Szkice dla właściwej firmy. Wiersz powinien zawierać nazwę dokumentu albo Szkic bez nazwy, rodzaj faktury, źródło Ręcznie lub Import PDF oraz czas ostatniej zmiany.

Po otwarciu szkicu jego dane powinny wrócić do edytowalnego podglądu w zakładce Wystaw. Status Zapisano potwierdza, że bieżąca wersja dokumentu została zachowana. Na tym etapie faktura nadal nie ma numeru KSeF i nie została wysłana do systemu Ministerstwa Finansów.

Diagnostyka

Jeśli coś nie działa

Porównaj komunikat lub brakujący element interfejsu z poniższą tabelą.

Objaw	Prawdopodobna przyczyna	Co zrobić
Nie widzisz zakładki Szkice albo opcji Zapisz jako szkic	Funkcja nie jest dostępna w planie lub Twoja rola w organizacji nie ma uprawnienia do szkiców faktur.	Sprawdź plan konta. W organizacji poproś właściciela o nadanie dostępu do szkiców w module Faktury.
Pojawia się komunikat Nie udało się zapisać szkicu	Żądanie zapisu nie dotarło do serwera albo sesja użytkownika wygasła.	Nie zamykaj edytora. Sprawdź połączenie, odśwież sesję po ponownym logowaniu i ponów zapis.
Przy otwartym szkicu widzisz status Nie zapisano	Automatyczny zapis ostatniej zmiany zakończył się błędem.	Zachowaj otwartą stronę. Po przywróceniu połączenia zmień jedno pole i poczekaj na status Zapisywanie..., a następnie Zapisano.
PDF nie został przyjęty	Plik ma niewłaściwy format albo przekracza limit 10 MB.	Wybierz plik PDF o rozmiarze do 10 MB i prześlij go ponownie.
Widzisz komunikat Konwersja nie powiodła się	OCR nie zdołał poprawnie odczytać dokumentu albo przetwarzanie zostało przerwane.	Użyj czytelnego pliku PDF i spróbuj ponownie. Jeżeli błąd się powtarza, utwórz szkic ręcznie w zakładce Wystaw.
Szkicu nie ma na liście	Wybrana jest inna firma niż ta, dla której utworzono dokument.	W przełączniku firmy wybierz właściwy podmiot i ponownie otwórz zakładkę Szkice.

Co dalej

Otwórz szkic, uzupełnij brakujące dane i poczekaj na status Zapisano. Przed wysyłką sprawdź numer i daty faktury, dane sprzedawcy i nabywcy, pozycje, stawki VAT, kwoty oraz płatność.

Gdy dokument jest kompletny, zaznacz wymagane potwierdzenie odpowiedzialności i wybierz Wyślij do KSeF. Po skutecznej wysyłce szkic zostanie usunięty z listy dokumentów roboczych.

Więcej informacji o wystawianiu, imporcie i statusach dokumentów znajdziesz na stronie modułu Faktury.

Utwórz szkic faktury w KSeFGPT

Zaloguj się, otwórz moduł Faktury i zapisz dokument ręcznie albo utwórz szkic z pliku PDF.

Zaloguj się do KSeFGPT