Co robić, gdy na koncie KSeF pojawi się faktura za nie nasze zakupy?

Faktura widoczna w KSeF na Twój NIP nie oznacza jeszcze, że masz ją automatycznie zaksięgować, zaakceptować albo odliczyć z niej VAT. Najpierw trzeba ustalić, czy dokument dotyczy realnego zakupu firmy, zakupu pracownika, pomyłki sprzedawcy, sporu z kontrahentem czy podejrzenia oszustwa.

Najbezpieczniejsza reakcja to oznaczenie faktury jako do wyjaśnienia, wstrzymanie księgowania i odliczenia, sprawdzenie danych sprzedawcy, kwoty, daty, numeru KSeF oraz wewnętrznych zamówień. Dopiero po tej weryfikacji decydujesz, czy kontaktujesz się ze sprzedawcą, prosisz o korektę, czy zgłaszasz nadużycie w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0.

Od 24 kwietnia 2026 r. Ministerstwo Finansów udostępnia w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 funkcję zgłaszania faktur scamowych. MF wskazuje, że takich faktur nie należy już zgłaszać przez Formularz zgłoszeniowy KSeF.

Faktury zakupowe w KSeF są widoczne dla podmiotu, który występuje na fakturze jako nabywca, czyli Podmiot2. Jeżeli sprzedawca wpisał Twój NIP, dokument może pojawić się na liście faktur zakupowych nawet wtedy, gdy w firmie nikt nie kojarzy takiego zakupu.

To nie zawsze oznacza oszustwo. Czasem przyczyna jest prosta: pracownik kupił coś na firmę, sprzedawca źle wybrał kontrahenta z bazy, doszło do pomyłki w NIP, faktura dotyczy jednostki organizacyjnej albo zakup jest związany z zamówieniem, które nie dotarło jeszcze do księgowości.

Dlatego pierwszy krok nie powinien brzmieć: księguj albo kasuj. Pierwszy krok brzmi: zakwalifikuj problem i zabezpiecz ślad weryfikacji.

Nie księguj faktury tylko dlatego, że jest widoczna w KSeF. System potwierdza, że dokument został wystawiony i trafił do KSeF, ale nie potwierdza za Ciebie, że firma faktycznie kupiła towar lub usługę.

Nie odliczaj VAT przed wyjaśnieniem sprawy. Ministerstwo Finansów w odpowiedziach dotyczących KSeF przypomina, że prawo do odliczenia zależy od przesłanek materialnych z ustawy o VAT i braku przesłanek negatywnych, w tym sytuacji, gdy faktura dokumentuje transakcję, która nie miała miejsca.

Nie traktuj też problemu jako zwykłego błędu technicznego. Jeżeli dokument wygląda na fakturę scamową, potrzebujesz dowodów i właściwej ścieżki zgłoszenia, a nie tylko komentarza w systemie księgowym.

Oficjalny podręcznik KSeF 2.0 stawia sprawę jasno: KSeF nie ma opcji zatwierdzania ani odrzucania faktur po otrzymaniu ich przez nabywcę. System służy do wystawiania, otrzymywania i dostępu do faktur, a nie do rozstrzygania sporów między stronami.

Jeżeli faktura została wystawiona na błędnego nabywcę, wyjaśnienie odbywa się poza KSeF. W systemie widać dopiero efekt takiego wyjaśnienia, na przykład fakturę korygującą do zera i nową fakturę wystawioną na właściwy podmiot.

Opcja ukrycia faktury, o której wspomina podręcznik, ma znaczenie porządkowe. Nie zastąpi kontaktu ze sprzedawcą, korekty, decyzji księgowej ani zgłoszenia nadużycia, jeżeli dokument wygląda na fakturę scamową.

Zacznij od danych z listy faktur zakupowych. Oficjalny podręcznik Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 opisuje, że lista może zawierać m.in. identyfikator i nazwę sprzedawcy, numer KSeF, numer faktury, datę wystawienia, datę zapisania w KSeF, datę otrzymania, kwoty netto, brutto i VAT oraz tryb wysyłki.

Porównaj te dane z wewnętrznymi źródłami: zamówieniami, umowami, mailami, kartą firmową, delegacjami, raportami wydatków i potwierdzeniami odbioru. Jeżeli firma ma kilka oddziałów albo wiele osób kupujących na NIP, sprawdź także, czy faktura nie dotyczy jednostki lub pracownika.

Dobra procedura polega na tym, że jedna osoba nie rozstrzyga sprawy z pamięci. KSeF dostarcza dokument, ale firma musi potwierdzić gospodarczy sens zakupu.

Jeżeli sprzedawca jest znany, a problem wygląda na pomyłkę, zacznij od kontaktu. W wiadomości podaj numer KSeF, numer faktury, datę wystawienia, kwotę i prosty opis: faktura pojawiła się na naszym NIP, ale nie potwierdzamy takiego zakupu.

Poproś o wyjaśnienie podstawy wystawienia faktury. Jeżeli sprzedawca potwierdzi błąd, ustal z księgowością właściwą ścieżkę korekty. Przy dokumencie wystawionym na niewłaściwego nabywcę praktycznie może być potrzebna korekta, a w niektórych przypadkach korekta do zera i wystawienie nowej faktury dla właściwego podmiotu.

Nie opieraj się tylko na rozmowie telefonicznej. Zachowaj mail albo notatkę z rozmowy, bo później trzeba będzie pokazać, dlaczego faktura nie została zaksięgowana albo dlaczego czekasz na korektę.

Funkcja zgłoszenia nadużycia jest właściwa wtedy, gdy podatnik ma podejrzenie, że faktura jest wynikiem oszustwa lub nadużycia. To mocniejszy scenariusz niż zwykła pomyłka w NIP albo sporna jakość usługi.

Ministerstwo Finansów wskazuje ścieżkę w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0: zaloguj się, przejdź do zakładki Faktury i Lista faktur, wybierz fakturę, wejdź w jej szczegóły, skorzystaj z opcji Zgłoszenie nadużycia, wskaż powód, uzupełnij uzasadnienie, potwierdź oświadczenie i zatwierdź zgłoszenie.

MF podaje również, że faktur scamowych nie należy już zgłaszać przez Formularz zgłoszeniowy KSeF. To ważna zmiana operacyjna, bo procedura przenosi się bezpośrednio do kontekstu konkretnej faktury.

Najbezpieczniejsza zasada jest prosta: faktura do wyjaśnienia nie powinna trafiać do odliczenia VAT ani do kosztów tylko dlatego, że pojawiła się w KSeF. Najpierw trzeba potwierdzić, że zakup był realny i związany z działalnością firmy.

MF w najczęstszych pytaniach o KSeF wyjaśnia, że prawo do odliczenia VAT zależy od ogólnych przesłanek materialnych i braku przesłanek negatywnych. Jako przykład przesłanki negatywnej wskazuje sytuacje, w których faktura dokumentuje transakcje, które nie miały miejsca.

Jeżeli dokument okazał się błędny, trzymaj w aktach korespondencję, korektę lub informację o zgłoszeniu. Jeżeli sprawa dotyczy znacznej kwoty, powtarzającego się schematu albo potencjalnego oszustwa, skonsultuj decyzję z doradcą podatkowym.

KSeF zmienia obieg faktur zakupowych, bo dokumenty mogą pojawiać się w systemie bez maila, papieru albo osobnego powiadomienia od sprzedawcy. Dlatego firma powinna mieć statusy robocze: nowa faktura, do wyjaśnienia, potwierdzona, czeka na korektę, zgłoszona jako nadużycie, nie księgować.

To jest szczególnie ważne, bo KSeF nie wysyła automatycznych powiadomień systemowych o każdej nowej fakturze. Oficjalny podręcznik wskazuje, że informacje o dostępnych fakturach powinien pobierać program używany przez podatnika, odpytując KSeF.

Najważniejsze jest rozdzielenie pobrania faktury od decyzji księgowej. Pobranie z KSeF to etap techniczny. Decyzja o księgowaniu wymaga weryfikacji gospodarczej, akceptacji kosztu i sprawdzenia przesłanek podatkowych.

W KSeFGPT taki proces można oprzeć na pracy z listą faktur, filtrowaniu dokumentów, kontroli kontrahentów i szybkim oznaczaniu spraw do wyjaśnienia. To pomaga zespołowi nie mieszać faktur gotowych do obsługi z dokumentami spornymi albo podejrzanymi.

Część pozornie obcych faktur może wynikać z zakupów pracowniczych. MF wskazuje, że przy zakupach, w których nabywcą jest podatnik, a fizycznie zakupu dokonuje pracownik, możliwe jest ujęcie danych pracownika w elemencie Podmiot3 z rolą 11 - Pracownik.

W praktyce nie każdy sprzedawca będzie poprawnie uzupełniał takie dane. Dlatego firma powinna mieć wewnętrzny kanał potwierdzania zakupów: kto kupił, po co, na podstawie jakiego zamówienia, kto akceptuje koszt i gdzie znajduje się potwierdzenie odbioru.

Dopiero gdy nikt w firmie nie potwierdza zakupu, sprzedawca nie potrafi wyjaśnić podstawy wystawienia faktury albo dokument ma cechy nadużycia, przechodzisz do mocniejszych działań.

Jeżeli obca faktura okazała się pomyłką sprzedawcy, przeczytaj poradnik Faktura korygująca w KSeF, bo pokazuje, kiedy potrzebna jest korekta i dlaczego faktury przyjętej przez KSeF nie poprawia się przez edycję.

Przy ustalaniu dat i momentu otrzymania dokumentu przyda się tekst Termin płatności faktury w KSeF. Pomaga oddzielić datę wystawienia, datę numeru KSeF i obowiązki płatnicze.

Jeśli problem dotyczy statusów, numerów KSeF i dowodów przyjęcia dokumentów, zobacz UPO w KSeF. Przy problemach z narzędziami MF pomocny będzie też poradnik Aplikacja mobilna KSeF nie działa.