Jak sprawdzić, czy KSeF ma awarię?

Klikasz wyślij, a KSeF nie odpowiada. Zanim uznasz, że system ma awarię, ustal, po której stronie leży problem: po stronie Ministerstwa Finansów (awaria, niedostępność, prace serwisowe) czy po Twojej (internet, certyfikat, uprawnienia, błędne dane w XML FA(3)). Od tej diagnozy zależy, w jakim trybie wystawiasz faktury i w jakim terminie je dosyłasz.

Oficjalnym źródłem prawdy są komunikaty Ministerstwa Finansów oraz publiczne API statusu Latarnia KSeF. KSeFGPT udostępnia publiczny monitor statusu pod adresem ksefgpt.pl/status, który pobiera dane wprost z Latarni MF i odświeża je automatycznie co 60 sekund.

Od rodzaju stanu zależy termin dosłania: po zapowiadanej niedostępności dosyłasz nie później niż w następnym dniu roboczym (art. 106nh ustawy o VAT), po awarii masz 7 dni roboczych (art. 106nf), a w czasie awarii całkowitej faktur w ogóle nie dosyła się do KSeF. Przy zwykłym problemie z łączem po Twojej stronie stosujesz tryb offline24 (art. 106nda).

Aby sprawdzić, czy KSeF ma awarię, wejdź na monitor statusu ksefgpt.pl/status lub odpytaj publiczne API Latarnia KSeF Ministerstwa Finansów. Jeśli status pokazuje Awaria lub Awaria całkowita, problem jest po stronie MF. Jeśli status pokazuje Dostępny, szukaj przyczyny po swojej stronie: internet, certyfikat, uprawnienia.

Kolejność szybkiej diagnozy:

1. Sprawdź publiczny status systemu - monitor KSeFGPT na /status pokazuje na żywo stan produkcyjnego KSeF z Latarni MF.

2. Sprawdź komunikaty techniczne MF - tam pojawiają się informacje o pracach serwisowych, niedostępnościach i awariach.

3. Sprawdź, czy problem nie jest po Twojej stronie - łącze internetowe, ważność certyfikatu, uprawnienia do wystawiania faktur, poprawność danych w XML.

To najważniejsze rozróżnienie w całej diagnozie. Awaria po stronie MF dotyczy wszystkich podatników jednocześnie: status Latarni pokazuje awarię, pojawia się komunikat techniczny, a błędy występują niezależnie od tego, z jakiego programu wysyłasz. Problem po Twojej stronie dotyczy tylko Ciebie: status MF pokazuje Dostępny, a inni wysyłają faktury bez przeszkód.

Nie myl też technicznego błędu HTTP (timeout, kod 5xx) ze statusem prawnym awarii. Pojedynczy nieudany request to jeszcze nie awaria KSeF w rozumieniu ustawy o VAT - awarię ogłasza Ministerstwo Finansów. Dopiero ogłoszony stan uruchamia tryb offline z terminem 7 dni roboczych na dosłanie.

Poniższa tabela prowadzi przez najczęstsze objawy i wskazuje, gdzie szukać przyczyny.

Podstawowym kanałem są komunikaty techniczne MF na portalu ksef.podatki.gov.pl. Tam Ministerstwo Finansów publikuje informacje o pracach serwisowych, niedostępnościach i awariach - prace serwisowe są zapowiadane z wyprzedzeniem, a awarie ogłaszane po ich stwierdzeniu. Awaria całkowita jest dodatkowo ogłaszana w środkach społecznego przekazu.

Bieżący stan systemu udostępnia publiczne API statusu Latarnia KSeF (api-latarnia.ksef.mf.gov.pl), prowadzone przez Ministerstwo Finansów. To z niego korzystają zewnętrzne monitory statusu, w tym monitor KSeFGPT. Ogólne aktualności o systemie MF publikuje w sekcji KSeF News, a w sprawach indywidualnych działa infolinia KSeF: 22 330 03 30.

Nie opieraj diagnozy wyłącznie na mediach społecznościowych. Wpisy użytkowników mówią o objawach, ale o statusie prawnym awarii - i o terminie dosłania faktur - decydują wyłącznie ogłoszenia Ministerstwa Finansów.

KSeFGPT udostępnia publiczny monitor statusu KSeF pod adresem ksefgpt.pl/status. Monitor pokazuje jeden bieżący stan produkcyjnego KSeF i pobiera dane bezpośrednio z publicznego API Latarnia KSeF Ministerstwa Finansów - bez modyfikacji i bez opóźniania informacji.

Strona odświeża status automatycznie co 60 sekund, ma przycisk ręcznego odświeżenia i pokazuje czas ostatniej aktualizacji. Rozróżnia cztery stany systemu: Dostępny, Planowana przerwa, Awaria oraz Awaria całkowita, a gdy nie uda się pobrać danych, pokazuje stan nieznany. Pod statusem znajdziesz listę aktywnych komunikatów MF: awarie, planowane przerwy serwisowe i informacje o przywróceniu dostępu.

Monitor jest dostępny publicznie i nie wymaga konta. Pokazuje stan bieżący wraz z aktywnymi komunikatami MF - nie prowadzi historii uptime ani statystyk historycznych. Jeśli potrzebujesz jednego miejsca, w którym w czasie problemów z wysyłką sprawdzisz, czy to awaria po stronie MF, dodaj tę stronę do zakładek.

Dla użytkownika aplikacji awaria wygląda zwykle tak: wysyłka kończy się błędem lub trwa w nieskończoność, dokument nie dostaje numeru KSeF, a UPO nie pojawia się mimo poprawnie przygotowanego pliku. Dla integratora to timeouty połączeń, kody 5xx z bramki KSeF oraz sesje, które nie przechodzą do stanu końcowego.

Uwaga na fałszywe alarmy. Status faktury 100 (przyjęta do dalszego przetwarzania) i 150 (trwa przetwarzanie) to normalne stany przejściowe, a nie objaw awarii - zwłaszcza przy większych paczkach dokumentów przetwarzanie chwilę trwa. Podobnie brak UPO nie zawsze oznacza problem systemu: dokument może nadal się przetwarzać albo mógł zostać odrzucony z konkretnym kodem błędu.

Zanim uznasz awarię, sprawdź status tej samej faktury i tej samej sesji. Jak to zrobić krok po kroku, opisujemy w artykułach Jak sprawdzić status faktury w KSeF po wysyłce oraz Brak UPO w KSeF. Jeśli dokument został odrzucony z kodem błędu, przejdź do poradnika Faktura odrzucona przez KSeF.

Przepisy rozróżniają kilka stanów systemu i dla każdego przewidują inny tryb pracy oraz inny termin dosłania faktur. Zapowiadana niedostępność (prace serwisowe) jest ogłaszana z wyprzedzeniem w BIP MF. Awaria jest nieplanowana i ogłaszana w BIP MF oraz w komunikatach. Awaria całkowita to stan wyjątkowy, ogłaszany w środkach społecznego przekazu.

Dla porównania tabela zawiera też tryb offline24, który nie jest stanem systemu - to dobrowolny wybór podatnika, gdy problem (np. brak internetu) leży po jego stronie, a KSeF działa normalnie.

Jeśli status i komunikaty MF potwierdzają awarię lub niedostępność, przejdź na tryb offline. Fakturę ustrukturyzowaną wystawiasz normalnie: data wystawienia to data z pola P_1 w XML FA(3), a nabywcy przekazujesz wizualizację z kodami QR. Do prawidłowego oznaczenia dokumentów w trybie offline potrzebujesz certyfikatu KSeF - warto mieć go wystawionego wcześniej, a nie wnioskować o niego w środku awarii.

Prowadź prostą listę faktur wystawionych w czasie awarii lub niedostępności i licznik dni do dosłania. Po komunikacie MF o zakończeniu awarii masz 7 dni roboczych na dosłanie (art. 106nf ustawy o VAT), a po zakończeniu zapowiadanej niedostępności dosyłasz nie później niż następnego dnia roboczego (art. 106nh). Spóźnione dosłanie może rodzić konsekwencje na zasadach ogólnych Kodeksu karnego skarbowego, dlatego nie traktuj terminu jako bufora do wykorzystania w całości.

Ważne ostrzeżenie: zanim wyślesz tę samą fakturę drugi raz w czasie problemów z systemem, sprawdź status pierwotnej sesji. Jeśli pierwsza wysyłka jednak doszła, ponowna próba po powrocie systemu skończy się błędem duplikatu (kod 440) i bałaganem w śladzie operacji.

Jeśli problem jest po Twojej stronie, a KSeF działa: napraw łącze, certyfikat lub uprawnienia i wyślij fakturę online. Gdy naprawa się przeciąga, skorzystaj z trybu offline24 i dosyłaj niezwłocznie, najpóźniej następnego dnia roboczego po dniu wystawienia. Wszystkie terminy dla poszczególnych trybów zebraliśmy w artykule Ile czasu na wysłanie faktury do KSeF.

1. Uznanie problemu z własnym łączem lub certyfikatem za awarię MF. Jeśli status pokazuje Dostępny, a błąd dotyczy tylko Ciebie, to nie awaria - i nie biegnie żaden termin z art. 106nf.

2. Mylenie planowanej przerwy z awarią. Prace serwisowe są zapowiadane z wyprzedzeniem i mają inny termin dosłania (następny dzień roboczy po zakończeniu, art. 106nh) niż awaria (7 dni roboczych, art. 106nf).

3. Traktowanie wiszącego statusu 100 lub 150 jako awarii. To normalne stany przejściowe przetwarzania - monitoruj tę samą fakturę, zamiast wysyłać ją ponownie.

4. Utożsamianie braku UPO z awarią. Brak UPO może oznaczać przetwarzanie, odrzucenie dokumentu albo szukanie potwierdzenia w złej sesji lub złym kontekście NIP.

5. Poleganie wyłącznie na mediach społecznościowych. O awarii w rozumieniu przepisów decydują ogłoszenia MF, nie liczba wpisów o problemach.

6. Ponowna wysyłka tej samej faktury w czasie awarii. Po powrocie systemu ryzykujesz błąd duplikatu (kod 440) - najpierw sprawdź status pierwotnej sesji.

Gdy KSeF przestaje odpowiadać, działaj w stałej sekwencji: sprawdź publiczny status systemu, ustal, po której stronie leży problem, wybierz właściwy tryb wystawiania i dosyłki, a na końcu dopilnuj terminu dosłania faktur.

Te cztery artykuły pomogą Ci w kolejnych krokach diagnozy:

Jak sprawdzić status faktury w KSeF po wysyłce - co oznaczają statusy 100, 150 i 200 oraz jak czytać status sesji i dokumentu.

Brak UPO w KSeF - pełna diagnostyka sytuacji, w której potwierdzenia nie widać mimo wysłania faktury.

Faktura odrzucona przez KSeF - jak czytać kody błędów i co poprawić przed ponowną wysyłką.

Ile czasu na wysłanie faktury do KSeF - wszystkie terminy dla trybów online, offline24, niedostępności i awarii w jednym miejscu.