Конвертери PDF у XML KSeF з інтеграціями з бухгалтерією

KSeFGPT має вбудоване з’єднання з Fakturownia.pl. A-Cube надає API для зчитування PDF та роботи з польським KSeF, а PDFdoKSEF включає доступ до API в пакет L. Вбудоване з’єднання, власна інтеграція через API та ручне передавання файлу потребують різних налаштувань і витрат.

Fakturownia описує окремі експорти для Optima, Symfonia FK та продуктів InsERT. Вони використовують XML розподіленої роботи Optima, текстовий файл Symfonia та EPP InsERT відповідно. Ці формати не є іншими назвами структури рахунку FA(3), яку використовує польська система KSeF.

Якщо рахунок уже є в KSeF, спочатку перевірте його пряме отримання у своїй бухгалтерській програмі. Повторне зчитування того самого документа з PDF зазвичай додає зайвий крок. Прийняття рахунку системою KSeF, імпорт у програму та бухгалтерське проведення залишаються різними результатами.

Бухгалтерському бюро може бути потрібний рахунок постачальника в реєстрі ПДВ, а підприємству власний рахунок продажу для першого надсилання до KSeF. Для цих завдань потрібні різні шляхи передавання даних. Порівнюємо можливості з’єднань, формати й умови станом на 21 вересня 2026 року. Видавець статті KSeFGPT також представлений у порівнянні. Опис спирається на документацію постачальників; точність зчитування PDF і повноту передавання даних варто перевірити на документах, з якими ви працюєте.

Які конвертери мають з’єднання?

Як передати дані в Optima, Symfonia та InsERT?

Коли отримувати рахунок безпосередньо з KSeF?

Скільки коштує інтеграція?

Що перевірити під час пробного імпорту?

Як вибрати шлях інтеграції?

Як почати роботу з KSeFGPT?

Поширені запитання

Почніть із формату, який приймає ваша бухгалтерська програма. XML FA(3), XML розподіленої роботи Optima, TXT Symfonia та EPP InsERT призначені для різних операцій і не є взаємозамінними.

Порівнюйте повну вартість шляху: конвертер, обліковий запис у проміжному сервісі, модулі експорту, бухгалтерську програму та налаштування обміну. Пробний імпорт має завершитися перевіркою даних у програмі одержувача.

З’єднання KSeFGPT з Fakturownia.pl налаштовується в застосунку за допомогою субдомену й токена API. З Fakturownia можна отримати дані та надіслати вибрані рахунки до KSeF. У зворотному напрямку KSeFGPT передає до Fakturownia рахунки, які вже мають номер KSeF.

Експорт із KSeF до Fakturownia підтримує звичайні рахунки VAT і коригувальні рахунки KOR, до 50 документів в одній партії. Авансові рахунки ZAL і розрахункові рахунки ROZ цим експортом не підтримуються. Ненадіслану чернетку з PDF також не можна вибрати для цього експорту.

A-Cube пропонує API для завантаження PDF й отримання результату у XML або JSON. Розпізнані дані потрібно перевірити та за потреби доповнити. Надсилання рахунку до KSeF є окремою операцією, а з’єднання з вашою бухгалтерською програмою потребує розроблення й зіставлення полів.

У процесі PDFdoKSEF для Optima ви експортуєте PDF із вихідної програми та завантажуєте його в конвертер. Для програмного обміну пакет L містить доступ до API. ksefpdf.pl дає змогу підготувати й завантажити робочий XML; подальше передавання файлу виконується окремо.

Fakturownia має окремі експорти для Optima, Symfonia FK та InsERT. Для власного рахунку продажу, який ви ще не надсилали до KSeF, шлях через KSeFGPT може охоплювати зчитування PDF, перевірку чернетки, надсилання до KSeF, передавання у Fakturownia та експорт у форматі одержувача. Кожен етап виконується окремо.

Для рахунку, який уже є в KSeF, починайте з отримання його даних. Рахунок постачальника, що обліковується поза KSeF, потребує окремого імпорту витрат у бухгалтерську програму. Перетворення PDF у FA(3) не замінює такого імпорту та не дає підстав виставити цю покупку як власний продаж.

Optima: експорт використовує механізм розподіленої роботи. Потрібно узгодити налаштування бухгалтерії та ідентифікатори баз даних. Отриманий XML призначений для імпорту в Optima.

Symfonia: застосунок Eksport Symfonia FK створює TXT-файл і переносить номер KSeF, якщо він є в рахунку. Для завантаження потрібен відповідний профіль імпорту в Symfonia Finanse i Księgowość.

InsERT: для перенесення номерів KSeF використовуйте окремий застосунок експорту EPP 1.12. EPP 1.11 цих номерів не містить. Виберіть мету обміну відповідно до імпортера, який використовує бюро.

Після передавання рахунку у Fakturownia можуть знадобитися категорії або налаштування експорту. Під час проби перевірте, чи потрібні дані збереглися також після імпорту в бухгалтерську програму.

Якщо постачальник уже виставив рахунок у KSeF, бухгалтерська програма може отримати його структуровані дані. Не потрібно відтворювати той самий рахунок з отриманого PDF. Також не виставляйте рахунок постачальника повторно як власний продаж.

Optima: від версії 2026.4.1 програма автоматично отримує документи з KSeF пакетами у фоновому режимі. Саме отримання рахунків було доступне й раніше. Після завантаження документи потрібно перевірити й перенести до відповідного реєстру або модуля.

Symfonia: документація Finanse i Księgowość 2026.1 описує KSeF Plus, перевірку документів і перенесення до розділу Bufor за підготовленими шаблонами. Подальший вибір бухгалтерських рахунків та проведення є окремими діями.

InsERT: постачальник описує обмін із KSeF за сертифікатом у Rachmistrz GT і Rewizor GT від версії 1.87. Rewizor використовує окремі схеми імпорту для бухгалтерських проведень. Саме отримання документа не визначає за бухгалтера всі правила обліку.

Для кожного шляху перевірте права доступу, ліцензію та умови послуг. Описана в документації функція не означає, що весь процес безкоштовний.

Рахуйте вартість для обраного шляху. KSeFGPT із Fakturownia потребують відповідних облікових записів і прав. Власна інтеграція A-Cube додатково потребує розроблення з’єднання, зіставлення даних та обробки помилок. Ціна зчитування PDF не охоплює всього впровадження.

Тариф: KSeFGPT Medium коштує 99 PLN без ПДВ на місяць і містить 20 імпортів PDF на місяць. Pro коштує 499 PLN без ПДВ на місяць і містить 100 імпортів PDF на місяць. Ліміти стосуються зчитування PDF, а створення рахунків у формі є окремою функцією. Описаний експорт у Fakturownia потребує щонайменше Medium.

Додатки: для експорту з Fakturownia потрібно активувати відповідний застосунок. До бюджету включіть вартість доступу до нього у своєму тарифі, а також ліцензію бухгалтерської програми та налаштування імпорту.

API: попросіть A-Cube про пропозицію, що охоплює конвертацію, передавання та підтримку інтеграції. PDFdoKSEF включає API в пакет L за 899 PLN без ПДВ: 600 рахунків до п’яти сторінок кожен. Пакет дійсний шість місяців; це разова оплата пакета. Розроблення з’єднання з ERP оцінюється окремо.

Умови використання: ksefpdf.pl вимагає окремої згоди на автоматичну масову обробку. Для такого використання умови потрібно узгодити з постачальником окремо від купівлі стандартного пакета конвертацій.

Попросіть провести пробу на кількох документах, характерних для вашого бюро: звичайному рахунку, документі в іноземній валюті, коригуванні та файлі з кількома позиціями. Перевірте весь шлях до програми одержувача, а не лише завантаження XML із конвертера. Демонстраційні тести не повинні створювати фіктивні або повторно виставлені рахунки в робочому середовищі KSeF.

Ідентифікація: порівняйте компанію, польський податковий номер NIP, номер рахунку та номер KSeF, якщо його вже присвоєно. Перевірте поведінку імпортера під час повторного передавання того самого рахунку.

Суми: перевірте валюту, суму без ПДВ, ПДВ, загальну суму та розподіл за позиціями. Різницю в округленні потрібно з’ясувати до масового імпорту.

Бухгалтерія: перевірте дати, реєстри, категорії та схеми імпорту. Для коригувального рахунку перевірте також зв’язок із початковим документом. Правильно зчитаних даних із PDF може бути недостатньо для вибору потрібних рахунків обліку.

Результат: збережіть результат кожного етапу й визначте, хто виправляє помилки. Вибирайте з’єднання, результат якого можете перевірити у своїй програмі.

Компанія, яка працює у Fakturownia, може почати з перевірки вбудованого з’єднання KSeFGPT. Для власної ERP-системи задокументований API A-Cube може бути зручнішою основою розмови з програмістом. Обидва шляхи потребують оцінки даних, які фактично передаються.

Бюро з Optima, Symfonia або InsERT спочатку має з’ясувати, чи потрібні рахунки вже доступні в KSeF. Для таких документів існують задокументовані шляхи отримання. Конвертер має інше завдання, коли ви лише готуєте власний рахунок із PDF до першого надсилання.

Вибирайте з’єднання за результатом пробного імпорту, сумісністю версій і повною вартістю. KSeFGPT упорядковує рахунки та їх передавання. Бухгалтерський облік і проведення документів залишаються завданням вашої бухгалтерської програми та бухгалтера.

Протягом семи пробних днів PRO перевірте чергу PDF і підготовку чернеток для власного рахунку продажу, який ще не надсилали до KSeF. Порівняйте чернетку з оригіналом, виправте дані й лише тоді надішліть рахунок. Для документа, який уже є в KSeF, скористайтеся інструкцією експорту у Fakturownia.pl, а потім налаштуйте потрібний бухгалтерський експорт у самій Fakturownia.

Інструкція експорту описує з’єднання, права доступу та використання токена KSeF. Самого сертифіката недостатньо для цієї конкретної операції. Перед вибором тарифу перевірте актуальні ціни та можливості програми одержувача.

Як вибрати конвертер PDF у XML KSeF?

Помилки під час конвертації PDF у XML KSeF

Як працює черга PDF у KSeFGPT?

Як надіслати рахунки з KSeF у Fakturownia?