Як виставити рахунок у режимі самофактурування в KSeFGPT?
Як покупець виставте рахунок від імені продавця, позначте документ як самофактурування та надішліть його до KSeF. Спочатку потрібні угода з продавцем і відповідні дозволи KSeF.
- Модуль
- Рахунки-фактури
- Час читання
- 7 хв
- Рівень складності
- Уважно виконуйте інструкцію, і у вас обов’язково все вийде
- Опубліковано
- 12 серпня 2026
- Автор
- Rafał Zeidler
- Формат
- Текстова інструкція
Письмова процедура
Що ви зробите
Як покупець товарів або послуг ви виставите рахунок від імені та на користь продавця. Постачальник залишиться в розділі Продавець, ваша компанія буде покупцем, а KSeFGPT збереже ознаку самофактурування P_17 = 1.
Після перевірки даних ви надішлете документ до KSeF і дочекаєтеся кінцевого статусу. Вибір цього режиму у формі не замінює угоду з продавцем, узгоджену процедуру затвердження рахунків і необхідні дозволи KSeF.
Вимоги
Перш ніж почати
Самофактурування означає, що покупець виставляє рахунок від імені продавця. Правові вимоги, правила укладення угоди та надання дозволів описано в посібнику Самофактурування в KSeF: що це таке та як оптимізувати масовий імпорт рахунків.
| Елемент | Опис |
|---|---|
| Угода з продавцем | До виставлення першого рахунку покупець і продавець мають укласти угоду, яка уповноважує покупця виставляти рахунки від імені та на користь продавця. |
| Затвердження рахунків | Угода має визначати процедуру затвердження продавцем кожного рахунку. Дотримуйтеся способу та строків, узгоджених сторонами. |
| Дозволи KSeF | Особа або суб’єкт, який надсилає документ, повинен мати в KSeF дозвіл на виставлення рахунків від імені продавця. Самого підключення власної компанії до KSeF недостатньо. |
| Доступ у KSeFGPT | Активний модуль Рахунки та доступ до вкладки Виставити. Учаснику організації потрібні дозволи invoices:read та invoices:send. |
| Компанія в KSeFGPT | Виберіть компанію, яка є покупцем. Для надсилання в неї має бути налаштований відповідний токен або сертифікат KSeF. |
| Дані продавця | Підготуйте назву, NIP, адресу та, якщо потрібно, банківський рахунок постачальника, від імені якого ви виставляєте документ. |
| Дані рахунку | Підготуйте номер і дати рахунку, місце виставлення, позиції, кількість, ціни, ставки ПДВ, суми й умови оплати. |
| Початкова точка | Після входу виберіть компанію, яка є покупцем, і відкрийте Рахунки → Виставити. |
| Час виконання | Близько 5–10 хвилин після підготовки даних і дозволів. |
| Наслідок надсилання | Після прийняття документа KSeF присвоює йому номер KSeF. Не надсилайте рахунок, доки ролі сторін і дані продавця не будуть правильними. |
Розпочніть виставлення нового рахунку
У перемикачі компаній виберіть суб’єкта, який придбав товар або послугу та має виставити документ як покупець. Потім відкрийте Рахунки → Виставити й виберіть картку Рахунок із описом Виставити новий рахунок.
KSeFGPT відкриє редагований документ. Спочатку дані вибраної компанії з’являться в розділі Продавець. На наступному кроці ви зміните режим і правильно розташуєте сторони для самофактурування.
Виберіть Покупець (самофактурування)
У розділі Виставити як виберіть Покупець (самофактурування). KSeFGPT увімкне для документа ознаку самофактурування та покаже під сторонами кнопку Поміняти місцями продавця та покупця.
Одразу після вибору режиму активна компанія все ще може відображатися як продавець. Не заповнюйте інші дані, доки не перевірите та не виправите розташування сторін на наступному кроці.
Розмістіть продавця та покупця у правильних розділах
Якщо дані вашої компанії містяться в розділі Продавець, виберіть Поміняти місцями продавця та покупця. Потім у розділі Продавець введіть постачальника, від імені якого виставляєте рахунок, а в розділі Покупець залиште власну компанію.
Насамперед перевірте назви та NIP обох сторін. Продавець — це постачальник товару або послуги й платник податків, від імені якого виставляється рахунок. Покупець — це вибрана в KSeFGPT компанія, яка виставляє документ у режимі самофактурування.
Якщо рахунок містить банківський рахунок для оплати, укажіть рахунок продавця. Не використовуйте автоматично рахунок власної компанії, яка є покупцем.
Заповніть дані рахунку та позиції
Введіть номер рахунку, дату виставлення, дату продажу або розрахунковий період і місце виставлення. Додайте щонайменше одну позицію з назвою товару чи послуги, кількістю, одиницею, ціною та правильною ставкою ПДВ.
Заповніть строк і спосіб оплати та інші поля, потрібні для цієї операції. Суми нетто, ПДВ і брутто мають відповідати розрахунку, узгодженому з продавцем, і процедурі затвердження з угоди про самофактурування.
Панель над документом показує незаповнені поля та помилки XML. Продовжуйте лише тоді, коли список помилок порожній, а обидві сторони залишаються у правильних розділах.
Перевірте ознаку самофактурування
У режимі Редагування переконайтеся, що в розділі Виставити як і далі вибрано Покупець (самофактурування). Також можна відкрити вкладку XML і знайти елемент P_17.
Для рахунку, виставленого в цьому режимі, XML має містити <P_17>1</P_17>. Значення 2 означає, що документ не позначено як самофактурування. Поверніться до Редагування та ще раз виберіть правильний параметр.
Надішліть рахунок до KSeF
Поверніться до Редагування та перевірте вибраний спосіб авторизації. Позначте Я беру на себе повну відповідальність за правильність даних, надісланих до KSeF, а потім виберіть Надіслати до KSeF.
Спочатку з’явиться повідомлення Рахунок надіслано до KSeF. Це статус очікування, а не кінцеве підтвердження виставлення рахунку. KSeFGPT продовжить оновлювати статус сесії.
Якщо KSeF відхилить документ через відсутність дозволу діяти від імені продавця, не замінюйте продавця власною компанією. Спочатку надайте правильний дозвіл KSeF, а потім повторно надішліть виправлений документ.
Кінцевий стан
Перевірте результат
Операцію завершено успішно, коли на екрані з’явиться Рахунок прийнято KSeF. Перевірте референсний номер, остаточний опис статусу та номер KSeF, присвоєний документу.
У прийнятому рахунку постачальник має бути продавцем, ваша компанія — покупцем, а ознака самофактурування має відповідати P_17 = 1. Збережіть документ і UPO та виконайте процедуру затвердження, узгоджену з продавцем.
Діагностика
Якщо щось не працює
Порівняйте видиму проблему з таблицею нижче.
| Проблема | Ймовірна причина | Що робити |
|---|---|---|
| Немає параметра Покупець (самофактурування) | Ви не перебуваєте в редагованій формі нового рахунку. | Відкрийте Рахунки → Виставити → Рахунок. Параметр міститься в розділі Виставити як над блоками Продавець і Покупець. |
| Ваша компанія все ще є продавцем | Самофактурування ввімкнено, але сторони не поміняли місцями. | Виберіть Поміняти місцями продавця та покупця, потім введіть постачальника в розділі Продавець, а власну компанію — у розділі Покупець. |
| XML містить <P_17>2</P_17> | Вибрано режим Продавець або зміна режиму не збереглася. | Поверніться до Редагування, виберіть Покупець (самофактурування), дочекайтеся повторного створення XML і ще раз перевірте P_17. |
| Кнопка Надіслати до KSeF неактивна | Відсутнє обов’язкове поле, щонайменше одна позиція, правильний XML або підтвердження відповідальності. | Заповніть елементи, указані на панелі перевірки, усуньте помилки XML і позначте підтвердження відповідальності. |
| З’являється повідомлення про помилку підключення до KSeF | Вибрана компанія не має активного токена чи сертифіката або облікові дані втратили чинність. | Налаштуйте підключення в Налаштуваннях і переконайтеся, що спосіб авторизації охоплює дозвіл на виставлення рахунку від імені продавця. |
| Кінцевий статус — Рахунок відхилено KSeF | KSeF повернув помилку документа або дозволів, зокрема через відсутність права виставляти рахунки від імені вказаного продавця. | Прочитайте код і опис помилки. Перевірте уповноваження KSeF, NIP продавця, ролі сторін і P_17; усуньте причину перед повторним надсиланням. |
Що далі
Передайте рахунок на затвердження відповідно до процедури з угоди з продавцем і збережіть підтвердження її виконання у своєму документообігу.
Завантажте UPO та перевірте документ у списку рахунків. Для кожного наступного рахунку знову перевіряйте продавця, покупця, P_17 і чинність дозволів; не вважайте, що попередня конфігурація досі актуальна.
Докладніше про угоду, затвердження документів, дозволи та масовий імпорт читайте в посібнику Самофактурування в KSeF.
Виставте рахунок у режимі самофактурування
Увійдіть, виберіть компанію, яка є покупцем, і підготуйте документ від імені продавця.
Пов’язані інструкції
Як виставити рахунок із роллю 8 — орган місцевого самоврядування як отримувач?
Додайте підпорядкований орган місцевого самоврядування як окремий Podmiot3 і виберіть офіційну роль 8.
Як масово перетворити PDF-рахунки на XML KSeF у KSeFGPT?
Додавайте PDF-рахунки один за одним до спільної черги, дочекайтеся підготовки XML і перевірте окремі документи в Чернетках. Файли вибираються по одному, але чекати завершення опрацювання попереднього файлу не потрібно.
Як створити чернетку рахунку в KSeFGPT перед надсиланням до KSeF?
Збережіть розпочатий рахунок як чернетку або автоматично створіть чернетку з PDF-файлу. Документ залишиться в KSeFGPT і не потрапить до KSeF, доки ви не перевірите та самостійно не надішлете його.